PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

BAB V PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

5.1. JADUAL IMPLEMENTASI SISTEM

Sistem Pengarsipan berbasis teknologi komputer hasil rekayasa yang dilakukan bukan merupakan satu sistem yang besar dan kompleks sehingga upaya implementasi dari sistem inipun tidaklah terlalu sulit dan menghabiskan waktu yang lama.

Menurut D. Suryadi H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk “Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi” (Gunadarma, 1995), inti aktivitas implementasi sebuah sistem adalah upaya konversi sistem. Konversi dari existed system ke expected system. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum konversi sistem adalah :

1. Dokumentasi Sistem (system documentation)

2. Penjadualan implementasi sistem (implementation scheduling)

3. Rencana persiapan lokasi untuk pusat kegiatan sistem (workplace preparation)

4. Pelatihan untuk personel lifeware yang akan mengendalikan sistem (lifeware training program)

Setelah ke 4 aktivitas persiapan implementasi sistem (preparation of system implementation) upaya konversi sistem (system conversion) baru dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk mengukur tingkat keberhasilan system implementation, pihak manajemen (dapat langsung dilakukan oleh system analyst and designer) kemudian harus melakukan tinjauan atau evaluasi pasca konversi (system evaluation).

Dokumentasi sistem yang dilakukan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan peruntukan pendokumentasian itu sendiri, berpedoman pada tahapan-tahapan implementasi sistem :

1. Pelatihan (recruitment and lifeware training)

2. Penginstruksian (daily, periodical and accidental instruction)

3. Pengkomunikasian (standard of communication ways)

4. Penetapan standar kinerja (standard of objectives task performance)

5. Pemeliharaan sistem (system maintenance)

6. Referensi historis (historically reference)

Semua hasil pendokumentasian tersebut, sesuai dengan klasifikasi masing-masing kemudian ditata secara kronologis di dalam suatu tempat khusus (documentation repository) agar mudah diakses pada saat realisasi konversi sistem.

Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan menghasilkan sebuah gant- chart berikut ini.

Jadual Implementasi Sistem

Mar 2005

Apr 2005

May 2005 Jun 2005

ID Task Name

4 Penetapan Standar Kinerja

5 Pemeliharaan Sistem

24d

6 Referensi Historis

14d

Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem

Dari Jadual implementasi sistem di atas tercermin bahwa masalah implementasi sistem yang dihadapi relatif kecil. Hal lain yang tercermin atau dapat dimaknai dari gantt-chart tersebut adalah upaya konversi sistem. Upaya konversi sistem dilakukan dengan cara langsung (direct conversion). Pertimbangan penggunaan upaya konversi langsung ini antara lain dapat dibaca pada alinea-aline berikut ini.

Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut dengan pendekatan cold-turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

1. Sebagai sub-sistem, sistem yang akan diimplementasikan tidak secara langsung 1. Sebagai sub-sistem, sistem yang akan diimplementasikan tidak secara langsung

2. Sistem yang lama hampir sepenuhnya tidak bernilai/tidak layak.

3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

Keuntungan atau kelebihan utama pendekatan ini adalah bahwa ia relatif tidak mahal, sedangkan kelemahan utamanya adalah bahwa ia mempunyai resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang ada akan mengambil peran yang sangat penting. Hal ini tercermin dari waktu pelatihan yang cukup panjang (30 hari).

5.2. DEFINISI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

Sistem ini membutuhkan perangkat lunak yang berupa program aplikasi komputer dan diharapkan memiliki kinerja seperti tersebut di bawah ini :

1. Bekerja dengan sistem operasi Microsoft Windows 9x/Me dan NT Family

2. Menggunakan database dengan struktur dan relasi sesuai rancangan sistem

3. Dapat melakukan transformasi data dengan mulus, sesuai dengan diagram aliran data yang telah dirancang.

4. Menggunakan antarmuka yang interaktif dan ramah pemakai.

5. Menerapkan sub-sistem keamanan sesuai rancangan.

5.3. RANCANGAN ANTARMUKA

A. Rancangan Splash

Splash adalah antarmuka yang hanya “bekerja” sesaat, yaitu pada saat proses loading sedang terjadi.

Gambar 5.1. Splash

B. Rancangan Jendela Login

Setelah proses loading selesai, Splash kemudian digantikan oleh sebuah jendela yang mirip dengannya. Fungsinya sebagai antarmuka proses login.

Gambar 5.2. Jendela Login

C. Rancangan Jendela Utama

Program ini karena berfungsi secara kontinyu seperti halnya program untuk para kasir di supermarket, tampilannya cukup sederhana tetapi memenuhi seluruh layar monitor (maximized). Tidak terlalu banyak mengandung teks. Bahkan menunyapun berbentuk image.

Gambar 5.3. Jendela Utama

Menu berada di pojok kiri bawah, terdiri dari :

a. Penetapan Regulasi Kearsipan

b. Pemeliharaan Tabel Petugas

c. Pengarsipan Tabel Arsip c. Pengarsipan Tabel Arsip

e. Pelaporan Tombol atas yang berada di sisi kiri gambar animasi ruang arsip digunakan mencatat identitas peminjam (pada saat prosesd peminjaman) dan yang berada di bawahnya untuk memasukkan keyword pada saat proses pengarsipan maupun pada saat proses peminjaman arsip. Berikut adalah tampilan program pada saat terjadi proses peminjaman (artinya ada proses pencarian arsip) :

Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman

D. Rancangan Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

E. Rancangan Jendela Petugas

Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas