71442005 Sistem Informasi an Berbasis Animasi 3d

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta

Disusun Oleh :

Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Program Studi : Teknik Informatika FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2005 HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D

di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta

Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas

: Teknologi Informatika

Program Studi

: Teknik Informatika

Jenjang Pendidikan : Strata 1 Telah disetujui pada Hari

Tanggal

Mengetahui

Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II

Bambang Eka Purnama, M.Kom Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D

di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta

Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas

: Teknologi Informatika

Program Studi

: Teknik Informatika Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika.

Surakarta, Oktober 2005

Dewan Penguji Skripsi

1. Ketua : Ir. Djoko Kuntjoro

2. Sekretaris : Bambang Eka Purnama, M. Kom ( )

3. Anggota : Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc ( )

Mengetahui Dekan

Ir. Djoko Kuntjoro

3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course Arif Sutikno – J031T0071

Faculty of Information Technology Surakarta University 2005

ABSTRACT

Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : “Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one?”

The goals of this scripts are : The first is “Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure”, the second is “Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system”, the third is “Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system”, The goals of this scripts are : The first is “Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure”, the second is “Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system”, the third is “Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system”,

After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system it’s already done and ready to implement for Pratama Mulia Surakarta Computer Course.

Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation. xi+62 pages; 14 figures; 15 tables; 4 attachment Bibliography : 5 (1990-2003)

Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno – J031T0071

Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2005

ABSTRAKSI

Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : “Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?”.

Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama “Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal”, kedua “Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan”, ketiga “Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini”, dan keempat “Membuat rencana implementasi Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama “Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal”, kedua “Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan”, ketiga “Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini”, dan keempat “Membuat rencana implementasi

Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah “observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem“ oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, “teori studi kelayakan” dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, “teori rencana implementasi sistem” oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi.

Setelah kegiatan di atas selesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta.

Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D. xi+62 halaman; 14 gambar; 15 tabel; 4 lampiran Daftar acuan : 5 (1990-2003)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan judul :

“Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta“

Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta

2. Sugeng Murdowo, ST sebagai Direktur LPK Pratama Mulia Surakarta.

3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta.

4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini

5. Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc sebagai dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini

6. Rekan-rekan mahasiswa yang banyak memberikan bantuan dan dukunganya

Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca umumnya.

Surakarta, Oktober 2005

Penulis.

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i HALAMAN PERSETUJUAN

ii HALAMAN PENGESAHAN

iii ABSTRACT

iv ABSTRAKSI

v KATA PENGANTAR

vi DAFTAR ISI

viii DAFTAR TABEL

x DAFTAR GAMBAR

xi BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

1.2. Rumusan Masalah

1.3. Batasan

1.4. Tujuan dan Manfaat

1.5. Metode

1.6. Kerangka Pemikiran

7 BAB 2.

1.7. Sistematika Penulisan

8 BAB 3.

GAMBARAN UMUM

LANDASAN TEORI

3.1. Konsep Dasar Sistem

3.2. Jenis-Jenis Sistem

3.3. Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi

19 BAB 4.

3.4. Metode Enkripsi Biner

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Terhadap Existed Sistem

36 BAB 5.

4.2. Analisis dan Perancangan Expected System

PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM

5.1. Jadwal Implementasi Sistem

5.2. Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak

56 BAB 6.

5.3. Rancangan Antarmuka

61 DAFTAR PUSTAKA

KESIMPULAN

63 LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid

19 Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb

30 Tabel 4.2. Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb

30 Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb

31 Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb

31 Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb

32 Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System

36 Tabel 4.7. Berkas Tabel REGULASI – ARSIP.mdb

48 Tabel 4.8. Berkas Tabel PETUGAS – ARSIP.mdb

48 Tabel 4.9. Berkas Tabel ARSIP – ARSIP.mdb

49 Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI – ARSIP.mdb

49 Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM – ARSIP.mdb

50 Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG– ARSIP.mdb

50 Tabel 4.13. Feasibility Impact Grid untuk Existed System

51 Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1. Skema Kerangka Pemikiran.

5 Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia

13 Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya

16 Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

18 Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner

21 Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan

25 Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System

28 Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System

29 Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System

38 Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System

39 Gambar 4.6. DFD Level Context – Sistem Keamanan - Expected System

40 Gambar 4.7. DFD Level 0 – Sistem Keamanan - Expected System

41 Gambar 5.1. Splash

56 Gambar 5.2. Jendela Login

56 Gambar 5.3. Jendela Utama

57 Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman

58 Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

59 Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia adalah sebuah lembaga pendidikan yang sangat memperhatikan kualitas sistem pelayanan mereka terhadap “warga belajar”. Salah satu bukti perhatian tersebut terlihat dari perhatian mereka atas kualitas pengelolaan arsip milik warga belajar. Lembaga ini telah mengembangkan sebuah sistem informasi pengarsipan yang cukup baik dan bahkan sistem pengarsipan ini telah berkembang menjadi sebuah sistem yang berbasis teknologi komputer yang dapat digolongkan sebagai office automation system.

Walaupun demikian, pihak manejemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia mengeluhkan bahwa masih ada beberapa hal yang mengganggu. Sebagai misal, dikeluhkan bahwa sistem yang sedang berjalan (existed system) masih bersifat tertutup dan sulit dikembangkan karena hanya digunakan untuk mengelola arsip mahasiswa sedangkan pada kenyataannya banyak jenis arsip lain yang harus dikelola. Contoh lain yang mengganggu adalah existed system seolah memiliki sub-sistem keamanan (security system) tetapi sebenarnya hanya berupa kelengkapan pada program aplikasi sehingga tidak cukup aman.

Pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia juga memiliki harapan bahwa apabila sistem ini akan dikembangkan, sistem yang diharapkan (expected system) harus memiliki program aplikasi yang mudah digunakan atau user friendly dan memiliki antar hadap visual yang dapat menunjukkan lokasi arsip dengan cara animasi 3D atau setidak-tidaknya gambar denah lokasi 2D dengan penunjuk lokasi Pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia juga memiliki harapan bahwa apabila sistem ini akan dikembangkan, sistem yang diharapkan (expected system) harus memiliki program aplikasi yang mudah digunakan atau user friendly dan memiliki antar hadap visual yang dapat menunjukkan lokasi arsip dengan cara animasi 3D atau setidak-tidaknya gambar denah lokasi 2D dengan penunjuk lokasi

1.2. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan dari latar belakang, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Apakah benar bahwa sistem yang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?

2. Bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?

1.3. BATASAN

Agar lebih terfocus dan tidak melebar, maka pokok bahasan dibatasi pada hal-hal berikut ini :

a. Analisis terhadap existed system dilakukan sesuai dengan disiplin ilmu informatika sampai dengan dianggap cukup sebagai bahan bagi perancangan expected system (dalam siklus kehidupan sistem disebut sebagai umpan balik)

b. Perancangan sub-sistem pendukung hanya terdiri dari sistem keamanan (security system) yang terdiri dari sistem otoritas (previledges system), sistem perekaman aktifitas (logging system) dan sistem penyamaran data (encryption system)

1.4. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan :

1. Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal.

2. Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.

3. Membuat protitipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan.

4. Membuat rencana implementasi sistem. Manfaat :

1. Memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata I Program Studi Teknologi Informasi Universitas Surakarta

2. Dapat digunakan oleh Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia untuk melakukan pengembangan atau rekayasa perangkat lunak sistem pengarsipan

1.5. METODE

Metode atau cara yang digunakan untuk menyelesaikan masalah pada skripsi ini adalah :

a. Metode Pendataan :

1. Kepustakaan

Dilakukan dengan cara mengumpulkan beberapa bahan pustaka dari buku- buku, skripsi, materi internet dan catatan kuliah yang berkaitan dengan skripsi ini.

2. Observasi

Dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktifitas pengarsipan Dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktifitas pengarsipan

3. Kuisioner dan wawancara

Dilakukan untuk mempermudah pemerolehan bahan masukan analisis sistem. Pembuatan kuisioner dibantu oleh wawancara langsung kepada semua pihak yang berkaitan dengan sistem pengarsipan di Lembaga Pendidikan Pratama Mulia agar diperoleh bahan masukan analisis yang akurat dan tidak bias.

b. Metode Pendekatan :

1. Analisis

Dilakukan untuk pemerolehan pemahaman terhadap existed system. Analisis dilakukan dengan standar analisis yang berlaku di disiplin informatika.

2. Studi Kelayakan

Dilakukan untuk menilai kelayakan dari existed system dengan metode feasibility impact grid.

3. Perancangan

Dilakukan untuk membangun rancangan expected system.

4. Rencana Implementasi

Dibuat agar sistem dapat diimplemetasikan dengan baik. Dilakukan dengan cara-cara standar minimal manajemen proyek dan dilengkapi dengan prototipe aplikasi untuk sistem komputer yang akan diterapkan sebagai sub- sistem dari sistem pengarsipan

1.6. KERANGKA PEMIKIRAN

Agar diperoleh gambaran yang jelas tentang upaya yang dilakukan untuk menanggapi atau menjawab rumusan masalah, berikut adalah kerangka pemikiran yang Agar diperoleh gambaran yang jelas tentang upaya yang dilakukan untuk menanggapi atau menjawab rumusan masalah, berikut adalah kerangka pemikiran yang

Analisis terhadap sis tem

Observasi,

yang sedang berjalan

PENDAHULUAN

Data F low Diagram Level

Context dan

Perancangan Sistem Baru

Level 0

Sistem Informasi Sistem

Baru dengan

Keamanan dgn

Struktur

Data Flow

Data F low

Perekaman

Diagram Level

Diagram Level

Phisik Basisdata

Context, Level 0 Context, Level 0

dan Struktur

dan Struktur

Perekaman Phisik Basisdata

Perekaman

Phisik Basisdata

sebagai Observasi,

sebagai

dokumentasi Kuisioner dan

Tabel Kelayakan

dokumentasi

(feasibility impact

Wawancara

grid)

Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan (Required Application Definition)

KESIMPULAN

Perencanaan Implementasi (termasuk pembuatan prototipe)

Gambar 1.1: Skema Kerangka Pemikiran.

Diskripsi :

1. Keluhan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia digunakan sebagai bahan arahan analisis pada Observasi Pendahuluan.

2. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dimana analisis tersebut harus menghasilkan :

a. Tabel Kelayakan. Pembuatannya dilakukan berdasarkan hasil observasi secara umum terhadap implementasi sistem yang sedang berjalan dan secara khusus terhadap kinerja program aplikasi yang digunakan oleh sistem yang bersangkutan

b. Data flow diagram level context dan level 0

c. Struktur basisdata

3. Hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan kemudian digunakan sebagai bahan masukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem yang baru yang terdiri dari sistem utama (sistem informasi pengarsipan) dan sistem penunjangnya (sistem keamanan).

4. Perencanaan Implementasi Sistem sesuai dengan standar minimal manajemen proyek.

1.7. SISTEMATIKA PENULISAN

BAB I PENDAHULUAN Secara berurut bab ini berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan, Tujuan Dan Manfaat, Metode, Kerangka Pemikiran dan Sistematika Penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM Bab ini diperlukan agar sidang pembaca lebih mudah dalam memahami kandungan isi dengan cara memaparkan situasi dan kondisi saat penulisan, serta aktivitas ilmiah yang mendahuluinya dilaksanakan. Situasi berkaitan dengan fungsi waktu dan atmosfir psikologis saat itu sedangkan kondisi lebih cenderung ke fungsi lokasi dan atmosfir fisiologis saat itu.

BAB III LANDASAN TEORI Isi dari bab ini adalah kumpulan teori (ide atau pemikiran untuk menjelaskan fakta atau kejadian) yang digunakan untuk melakukan pemecahan masalah (problem solving) dari seluruh aktivitas ilmiah yang diwakili oleh tulisan ini.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN Agar bab ini dapat memenuhi fungsinya dengan baik, bab yang merupakan bagian utama dari tulisan ini disusun berdasarkan urutan yang sesuai dengan

Kerangka Permikiran yang telah dijelaskan pada Bab I. BAB V

PERENCANAAN IMPLEMENTASI Berisi perencanaan dan penjadwalan proyek implementasi sistem baru apabila manajemen menghendaki untuk mengimplementasikan sistem yang baru.

BAB VI PENUTUP Dengan didahului kesimpulan sebagai jawaban dari rumusan masalah, bab ini berisi kesimpulan perihal beberapa hal yang berkaitan dengan implementasi sistem jika sistem yang baru akan direalisasikan.

BAB II GAMBARAN UMUM

Institusi apapun jika sudah berkaitan dengan hal-hal yang harus legitimate, harus sudah menerapkan Sistem Pengarsipan di dalam manajemennya. Sistem Pengarsipan, secara umum selain berfungsi sebagai perangkat untuk mencari informasi yang akurat dan sah, juga berfungsi sebagai perangkat activities tracking. Implikasinya juga cukup luas, di antaranya :

1. Bagi manajemen; digunakan untuk mencari informasi tertentu yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan (decision making).

2. Bagi lembaga hukum; digunakan untuk validasi pada kasus tertentu pada proses berperkara.

3. Bagi lembaga perpajakan; digunakan sebagai perangkat untuk melakukan activities tracking yang berkaitan dengan keuangan dan pajak.

4. Dan sebagainya.

Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia yang berkedudukan di Surakarta adalah sebuah lembaga yang telah cukup mapan. Komitmennya terhadap jasa pelayanan pendidikan yang berkualitas menjadikan institusi ini sangat perhatian terhadap kualitas model manajemen yang dikembangkannya. Gugus kendali mutu yang baik bahkan sudah diterapkan pada kegiatan manajemen institusi ini.

Salah satu sub-sistem manajemen yang menjadi perhatian institusi ini adalah Sistem Pengarsipan. Pihak manajemen merasakan bahwa kedudukan strategis Sistem

Pengarsipan adalah sangat penting. Pengalaman empiris mereka membuktikan hal itu.

Pengalaman mereka yang berkaitan dengan kecepatan, kemudahan dan ketepatan pelayanan akan bernilai tinggi jika didukung oleh sub-sistem pelayanan yang baik. Di antaranya adalah Sistem Pengarsipan. Contoh sub-sistem yang disumbang dengan pelayanan optimal dari Sistem Pengarsipan adalah :

1. Bimbingan dan Konseling Pendidikan

2. Evaluasi Pendidikan

3. Legalisasi Surat Tanda Selesai Belajar dan Ijazah Nasional

4. Pengambilan Keputusan Pemberian Subsidi Pendidikan

5. Dan sebagainya.

Sistem Pengarsipan yang sekarang ini sudah diimplementasikan di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sudah berbasis teknologi komputer. Sayangnya sistem ini tidak menjalani siklus kehidupan sistem yang layak. Bahkan sistem ini belum dipelihara dengan baik sebagaimana sub-sistem lain di lingkungan manajemen LPK Pratama Mulia.

Sebagian unsur manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia masih memiliki anggapan bahwa asal sistem sudah diimplementasikan dan digunakan oleh pemilik sistem adalah sistem yang berhasil. Anggapan ini tentu saja tidak sepenuhnya salah. Tetapi secara logis semua orang pasti berpendapat bahwa anggapan tersebut tidak dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan hal itu.

Untuk memelihara sebuah sistem saja, menurut D. Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi (Gunadarma, 1995) ada 4 hal yang harus dilakukan oleh pihak manajemen, yaitu :

1. Pemeliharaan korektif

2. Pemeliharaan adaptif

3. Pemeliharaan perfektif dan

4. Pemeliharaan prefentif

Pemeliharaan korektif

Pemeliharaan korektif adalah bagian dari pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani karena pemeliharaan ini mengoreksi kesalahan- kesalahan rancangan, pengkodean, dan implementasi yang seharusnya tidak perlu terjadi. Kebutuhan pemeliharaan sistem korektif seringkali disebabkan oleh perancangan sistem dan perancangan program aplikasi yang tidak baik.

Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki malfungsi dengan cepat sangat berharga bagi institusi yang bersangkutan.

Pemeliharaan adaptif

Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan existed system dengan perubahan dalam system environment, dan memenuhi kehendak user yang menghendaki Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan existed system dengan perubahan dalam system environment, dan memenuhi kehendak user yang menghendaki

Pemeliharaan adaptif ini tidak dapat dielakkan. Namun demikian, jika ditemui ada banyak pemeliharaan jenis ini berarti perekayasaan sistem dan perekayasaan program aplikasi yang dikembangkan tidak baik, tidak terbuka terhadap perubahan dan/atau tidak cermat.

Pemeliharaan perfektif

Pemeliharaan perfektif ini mempertinggi cara kerja atau maintenancy ability (kemampuan untuk dirawat). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pengguna yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluarsa, membetulkan kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi. Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini mungkin berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.

Pemeliharaan prefentif

Pemeliharaan prefentif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personel pemeliharaan yang bekerja dalam sistem ini seringkali menemukan symptom cacat-cacat yang menandakan permasalahan potensial. Cacat ini bila tidak dikoreksi ditingkat awal jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk merawatnya.

Skripsi ini sengaja memaparkan perihal pemeliharaan sistem dengan agak panjang lebar karena dianggap bahwa kegiatan ini sudah cukup untuk membuktikan betapa sistem harus mengalami proses-proses dinamik. Agar sistem dapat memenuhi fungsinya, dari waktu ke waktu sistem tersebut harus selalu berubah. Sesuai dengan zaman dan strata kebutuhan yang terus meningkat.

Bukti konkrit yang dapat digunakan untuk menunjukkan adanya dinamika sistem adalah struktur organisasi di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sendiri. Hanya dengan cara melihat diagram struktur organisasi tersebut, seorang ahli manajemen dengan segera akan mengetahui bahwa struktur organisasi tersebut dikembangkan atas dasar kebutuhan. Setiap unsur manajemen tercipta, bertumbuh dan berkembang karena adanya kebutuhan.

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KEPALA BAGIAN SUPERVISOR

ADMINIST RASI UMUM DAN KEUAN GAN

A KAAN

KEEP DR

PE

SE

Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia

Seksi Pengarsipan sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan masing-masing satu personel dari seksi- seksi Front Office, Keuangan, Administrasi Pendidikan dan Operasional difungsikan sebagai petugas-petugas pengarsipan.

Secara historis, seksi ini terbentuk karena pihak manajemen sangat membutuhkan pelayanan kearsipan yang berkaitan dengan pelayanan kepada Warga Belajar yang menjadi peserta didiknya. Tetapi karena pihak manajemen menyadari bahwa jika sistem ini telah menjadi matang, sistem ini akan dapat diaplikasikan untuk segala macam jenis arsip. Tidak hanya untuk arsip Warga Belajar LPK Pratama Mulia.

Tetapi sayang sekali, hampir seluruh lini yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem terjebak pada rutinitas pekerjaan yang membebani mereka secara terus menerus. Oleh karena itu sistem ini menjadi tidak terus bertumbuh serta berkembang ke arah yang lebih mature (matang).

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. KONSEP DASAR SISTEM

Ada dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem, yaitu yang berorientasi pada prosedur dan yang berorientasi pada komponen. Yang berorientasi pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu”. Sedangkan prosedur sendiri didefinisikan sebagai : urut-urutan yang tepat dari

tahapan-tahapan instruksi yang menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang harus mengerjakan, kapan (when) harus dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. Sedangkan yang berorientasi pada komponen mendefinisikan sistem sebagai : “Sistem adalah koleksi komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (goal)dan

sasaran (objectives) tertentu”.

Entitas Entitas Luar

Luar Sistem

Sistem

Entitas Entitas Luar

OUTPUT Luar Sistem

INPUT

PROS ES

Sistem Bahan baku

Prosedur

Kinerja

Konsekwensi Sumber

Biaya

Program Aplikasi

Keputusan

Layanan

Entitas Entitas Luar

Umpan Luar Sistem

Batas Balik Sistem Sistem

PENGAMBILAN KEPUT USAN

Entitas Entitas Luar

Luar Sistem

Sistem

Lingkungan Sistem

Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya

3.2. JENIS-JENIS SISTEM

a. Transaction Processing Systems

Adalah sistem informasi berbasis teknologi komputer yang dikembangkan untuk memproses data transaksi. Biasa digunakan untuk mengelola transaksi bisnis yang besar secara real time.

b. Office Automation System dan Knowledge Work Systems

Sistem informasi berbasis teknologi komputer yang tidak memasukkan knowledge pada generator laporannya. Jadi user bebas untuk membentuk laporannya sendiri. Biasanya berupa program aplikasi untuk membantu aktivitas manajemen. Contoh : Word processor, electronic spreadsheet, data base management system, dan sebagainya. Sedangkan yang sudah melibatkan knowledge disebut sebagai KWS. Contoh : Accounting utility, Project Management Utility, dan sebagainya.

c. Management Information System

Adalah sistem informasi yang berspektrum luas. Meliputi TPS, Analisis dan Pembuatan Keputusan.

d. Decision Support System

Jenis sistem informasi ini memberi tekanan khusus pada proses-proses pembuatan keputusan. Sistem ini memiliki strata yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan MIS.

e. Expert System dan Artificial Intellegent

Adalah sistem informasi yang berkaitan dengan proses pemecahan masalah. Keunikan sistem ini adalah kemampuannya untuk melakukan proses belajar dari “pengalaman”.

f. Group Decision Support Systems dan Computer Supported Collaborative Work Systems

Adalah sistem informasi yang memungkinkan sebuah teamwork untuk bersama-sama melakukan kolaborasi kerja dalam menyelesaikan masalah tertentu. Sistem ini dilengkapi dengan program aplikasi komputer yang mampu melayani kebutuhan- kebutuhan yang timbul akibat adanya kolaborasi yang bersangkutan. Remote Presenting, chating, progress work and schedules synchronizing, distributed whiteboard, dan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolaboratif lain adalah ciri khusus dari sistem ini.

g. Executive Support Systems

Sistem yang dependecy-nya terhadap MIS dan TPS sangat tinggi ini merupakan sistem yang mendukung para eksekutif dalam membuat keputusan dari sumber-sumber yang tidak terstruktur.

ESS GDSS CSCWS

SE/AI, DSS dan MIS

OAS dan KWS

TPS

Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

3.3. TAHAPAN UJI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

a. Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi

1. Melakukan analisis dan/atau menentukan tujuan sistem

2. Menentukan elemen-elemen sistem yang akan diuji

3. Melakukan Pengujian dengan cara analisis, observasi dan penanggukan data

4. Melakukan sinkronisasi data hasil pengujian

5. Memetakan hasil pengujian ke dalam feasibility impact grid

6. Menetapkan kelayakan sistem berdasarkan peta hasil uji

b. Contoh Feasibility Impact Grid FEASIBILITY IMPACT GRID

X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem

On time

Large

Quick/

placement Secure Otorisasi/

sequen Efficient

ce bility

Access

Layak Layak Penangan

Previledge Layak Layak

Layak Layak Basisdata

an Layak Layak

Antar hadap (UI)

Layak

Pelaporan Layak Layak

Layak Jumlah

Total konversi

KELAYAKAN = 3 (LAYAK)

Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid

Penetapan nilai kelayakan adalah 3 (tiga) untuk layak, 2 (dua) untuk cukup layak dan 1 (satu) untuk tidak layak.

3.4. METODE ENKRIPSI BINER

Enkripsi adalah sebuah proses transformasi yang mengubah sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi dapat diartikan sebagai kode atau Chiper. (Wahana Komputer, 2003).

b. Model-Model Enkripsi

1. Enkripsi Dengan Kunci Pribadi

Enkripsi dapat dilakukan jika si pengirim dan si penerima telah sepakat untuk menggunakan metode enkripsi atau kunci enkripsi tertentu. Metode enkripsi atau kuncinya harus dijaga ketat supaya tidak ada pihak luar yang mengetahuinya. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : Rivest Code 2 (RC2), Rivest Code (RC4), Caesar Chiper, DES.

2. Enkripsi Dengan Kunci Publik

Berbeda dengan metode enkripsi yang telah dijelaskan diatas. Metode enkripsi kunci publik ini memang sebagian kuncinya harus diketahui oleh umum sebelum proses komunikasi dapat berlangsung. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : RSA, PGP.

3. Metode Pergeseran Biner

Metode pergeseran biner adalah satu pilihan metode di antara berbagai pilihan lain yang menggunakan metode biner. Pergeseran biner dilakukan dengan algoritmik deskriptif seperti terlihat pada tahapan enkripsi berikut ini:

1. File sumber dibuka oleh program sebagai sebuah file data dengan tipe acak terstruktur. Disebut terstruktur karena file data dianggap tetap memiliki record chain (senarai/rantai record) walaupun hanya memiliki 1 buah field be rtipe byte (8 bit). Contoh record : 65 (A)

2. Setiap record diakses untuk kemudian dimasukkan ke dalam sebuah memory variable yang bertipe sama. Contoh record : 65

3. Isi memory variable tersebut kemudian dipindahkan ke memory variable lain dengan terlebih dahulu dikonversi menjadi sebuah string yang merepresentasikan sebuah bilangan biner dari urutan kode ASCII dari character yang bersangkutan. Contoh : “01000001”

Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner

4. Memory variable yang mengandung bentuk string dari bilangan biner tadi

kemudian digeser posisi bit-bitnya ke kiri (atau sebaliknya) sampai dengan beberapa langkah. Contoh : “01000001” menjadi “10000010” jika bergeser (atau lebih tepat ber-rotasi) ke kiri 1 bit.

5. String tersebut kemudian dikonversi kembali menjadi sebuah bilangan (byte). Contoh “10000011” menjadi 130 (‘)

6. Hasilnya kemudian “diletakkan” ke dalam file baru.

7. Demikian seterusnya sampai dengan character terakhir.

Catatan :

Character yang dikonversi tidak hanya character data sumber saja (plain) tetapi juga character-character pembawa informasi proses yang disebut non-visual character, yaitu character ASCII di bawah nomor 32. Jadi inilah penyebab dari luasnya cakupan tipe file yang dapat ditangani oleh program enkripsi biner. Bahkan tipe data tertutup seperti *.doc milik Microsoft Word, atau *.psd milik Adobe Photoshop.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisis terhadap existed system dilakukan agar diperoleh pandangan lengkap pada sistem yang lama dalam wujud data/informasi untuk kepentingan analisis dan perancangan sistem yang baru (expected system).

Pada saat dilakukan penilaian pendahuluan (pre-assesment) atas kinerja existed system, tidak didapati adanya documentation report yang cukup. Oleh karena itu diambil keputusan untuk melakukan analisis ulang. Terutama pada aliran informasi serta kinerja program aplikasi komputer yang digunakan sistem yang sedang berjalan. Yang dimaksud dengan existed system adalah sistem yang sedang bekerja dan menjalani siklus hidupnya (Shlaer, S. dan S. Mellor, 1988).

Analisis terhadap existed system dilakukan untuk memperoleh informasi perihal :

a. Entitas Sistem

b. Aliran Informasi dan

c. Kelayakan Sistem.

Analisis terhadap expected system dilakukan dengan kecenderungan agar diperoleh sekumpulan informasi yang dapat membantu proses perancangan. Jadi walaupun akan didapat informasi-informasi yang sejenis dengan analisis terhadap existed system, kecenderungan pemaknaannya berbeda.

4.1. ANALISIS TERHADAP EXISTED SYSTEM

4.1.1. Analisis Entitas Sistem Terhadap Existed System

Analisis entitas sistem dilakukan dengan cara melakukan identifikasi terhadap entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang terlibat di dalam sistem dapat terdiri dari lifeware (perangkat hidup, brainware, personel) tunggal, organisasi, institusi, software, hardware, sub-sistem dan sebagainya (Anonim, 1982).

a. Entitas Dalam Pada Existed System

Entitas dalam adalah elemen-elemen sistem yang terintegrasi, secara individu dan/atau bersama-sama melakukan transformasi atau pemrosesan data dalam rangka memenuhi tugas bersama yang telah didefinisikan sebelumnya (Whitten, J.L, L.D. Bentley dan V.M. Barlow, 1994).

1. Struktur (Lifeware)

Organisasi lifeware yang terlibat pada entitas dalam dari sistem ini dinilai telah cukup efisien, sesuai dengan kebijakan manajemen, secara skematis terlihat pada Gambar 4.1. Organisasi ini secara struktural ber-strata 2, disebut Seksi Pengarsipan, di bawah strata 1 Bagian Administrasi (manajemen superior).

Kepala Seksi Pengarsipan secara otomatis memiliki previledge (hak/otoritas) sebagai Administrator sistem. Petugas-petugas di bawahnya memiliki previledge sebagai operator dan berfungsi sebagai entitas dalam secara penuh.

Manajemen Superior

Kepala Seksi Pengarsipan

Petugas Pengarsipan 1

Petugas Pengarsipan 2

Catatan :

Seksi ini sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan satu personel dari seks i-seksi

1. F ront Office Petugas

2. Keuangan Pengarsipan N

3. Administrasi Pendidikan 4. Operasional

diberi tanggungjawab sebagai Petugas Pengarsipan.

Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan

Jadi, entitas dalam struktur adalah Kepala Seksi Pengarsipan sebagai Administrator sistem dan petugas-petugas di bawahnya sebagai operator sistem.

2. Suprastruktur (Software)

Entitas suprastruktur yang pertama adalah mekanisme/prosedur manajemen yang berwujud regulasi-regulasi formal yang mempengaruhi pergerakan sistem. Pada saat observasi tidak diketemukan dokumen phisik regulasi apapun yang mempengaruhi pergerakan sistem.

Entitas suprastruktur yang kedua dari sistem ini adalah sebuah peralatan pembantu sistem (utilitas) yang berupa sebuah program aplikasi komputer untuk pengarsipan. Program aplikasi ini dinamai Sistem Pengarsipan Dokumen Warga Belajar LPK Pratama Mulia Surakarta.

3. Infrastruktur (Hardware)

Selain gedung, meubeler dan perangkat lainnya, sistem ini memiliki satu buah perangkat sistem komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut :

Central Processing Unit : Intel P4 2.2 GHz processor Main Memory

: DDR 128 Megabyte

Northbridge

: SIS 648FX

Front Side Bus

: 800 MHz speed

Storage Capacity : HDD 80 Gbyte IDE/ATA 5300 rpm Video Display Unit

: AGP 64 Mbyte RAM, 110 Hz max. Printing Unit

: Canon, Pixma iP1000, color inkjet. Platform

: Microsoft Windows XP Prof. Status pada jaringan

: Cut Off.

b. Entitas Luar

1. Bagian Administrasi

Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan memberi masukan sistem (external system resource entity) berupa dokumen arsip secara phisik beserta informasi yang dikandung di dalamnya. Bagian Administrasi juga berfungsi sebagai sumber informasi perihal regulasi-regulasi formal perihal kearsipan.

Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan menerima keluaran sistem (external system comsumer entity) berupa informasi hasil pemrosesan sistem.

2. Unsur Manajemen lain dengan previledge

Pihak-pihak lain pada manajemen lembaga dapat memiliki previledge (hak/otoritas) untuk mengakses serta menggunakan dokumen arsip yang dikelola oleh sistem dengan meminjam dokumen arsip secara phisik.

Catatan : Dalam hal mengakses sistem, Bagian Administrasi statusnya sama dengan unsur manajemen lain (status previledge-nya sama).

4.1.2. Analisis Aliran Informasi

Analis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data (data flow diagram), yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem. Secara mendasar, diagram aliran data harus dapat Analis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data (data flow diagram), yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem. Secara mendasar, diagram aliran data harus dapat

a. Data Flow Diagram Level Context

Laporan Peminjaman Dokumen

Laporan Arsip

Bagian Unsur Administrasi

Sistem Pengarsipan

Manajemen Lain

Dokumen dan Sumber D ata Identifikasi Dokumen

Permohonan Peminjaman D okumen

Dokumen (Pengembalian)

Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System

b. Data Flow Diagram Level 0

Pembuatan Laporan Arsip

Laporan Arsip Bagian Administrasi

Laporan Bagian

Peminjaman Administrasi

Data Dokumen

(queried)

Dokumen dan Pembuatan Sumber Data

Laporan Identifikasi

Peminjaman Dokumen

1 Menerima

Dokumen dan

Sumber Data

Data Dokumen

B ARSIP

Peminjaman Dokumen

2 (search dan flagup) Data Dokumen

Memproses Peminjaman

Dokumen

Permohonan Data Dokumen Peminjaman

dan Dokumen

Data Dokumen (search dan

D ata Peminjam

Peminjam flagdown)

(add dan flagup)

Unsur Manajemen Lain

3 C PINJAM

Memproses Pengembalian

U nsur Manajemen Dokumen dan

Lain Pengembalian Dokumen

Dokumen

Data Peminjam (search dan

flagdown)

Data D okumen dan Peminjam

D ata Dokumen dan Peminjam

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System

4.1.3. Analisis Basisdata

Basisdata yang digunakan oleh suprastruktur adalah basisdata berformat terstruktur milik Microsoft Access® dengan tajuk MASTERDATA.mdb dan mengandung beberapa table berikut ini.

1. Tabel Almari Nama Tabel

: ALMARI Fungsi Tabel : Menyimpan data almari Medan Kunci : NOALMARI Jumlah Medan : 5

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

NOALMARI

Byte

2 Nomor almari

NO PINTU

Byte

2 Nomor Pintu

NORAK

Byte

2 Nomor Rak

AWAL

Byte

2 Nomor awal map

AKHIR

Byte

2 Nomor akhir map

Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb

2. Tabel WB Nama Tabel

: WB Fungsi Tabel : Menyimpan data Warga Belajar Medan Kunci : NOBERKAS

Jumlah Medan : 7

Nama Medan Jenis Panjang Keterangan

NOBERKAS String 10 Nomor berkas NOINDUK

String 10 Nomor Induk NAMA WB

String 25 Nama Warga Belajar ALAMAT WB

String 40 Alamat Warga Belajar KOTA WB

String 20 Kota Warga Belajar TGL ARSIP

Date 8 Tanggal diarsipkan PETUGAS ARSIP

String 2 Kode Petugas

Tabel 4.2. Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb

3. Tabel Petugas Nama Tabel

: PETUGAS Fungsi Tabel : Menyimpan data petugas Medan Kunci : KODEPETUGAS Jumlah Medan : 2

Nama Medan Jenis Panjang Keterangan

KODE PETUGAS String 2 Kode Petugas PETUGAS

String 25 Nama Petugas

Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb

4. Tabel Petugas Nama Tabel

: PASS Fungsi Tabel : Menyimpan data sandi Medan Kunci : DATA Jumlah Medan : 1

Nama Medan Jenis Panjang Keterangan

DATA String

15 Kata Sandi

Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb

5. Tabel Peminjam

Nama Tabel : PEMINJAM Fungsi Tabel : Menyimpan data peminjaman arsip Medan Kunci : NIKPEMINJAM Jumlah Medan : 5

Nama Medan Jenis

Panjang Keterangan

NIK PEMINJAM String

15 NIK Peminjam

NAMA PEMINJAM String

40 Nama

BAGIAN String

25 Bagian

NAMA PETUGAS String

40 Nama Petugas

TANGGAL KEMBALI Date

8 Tanggal Kembali

Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb

4.1.4. Analisis Kelayakan Sistem

a. Tujuan Sistem Yang Dirancang

Secara umum, tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut :

1. Dapat melakukan penyimpanan dokumen arsip secara kronologis - on time sequence

2. Dapat menghemat penempatan dokumen arsip (1 folder = 1 entitas pemilik) - efficient

3. Dapat berintegrasi dengan sebagian atau seluruh sistem superior - comprehensive

4. Dapat dikembangkan untuk jenis dokumen arsip lain - extendable

5. Dapat menangani sejumlah besar dokumen arsip – large capability

6. Mempercepat akses terhadap dokumen arsip – quick access

7. Mempermudah akses terhadap dokumen arsip – easy access

8. Mempertepat akses terhadap dokumen arsip – accurate placement

9. Mengamankan kandungan dokumen arsip dengan baik – secure

b. Analisis Sistem Yang Akan Dibangun

Berawal dari tujuan sistem, kemudian dikembangkan sebuah tabel kelayakan atau Feasibility Impact Grid (Weinberg, GM, 1982). Agar dapat digunakan sebagai alat bantu analisis kelayakan sistem, tabel ini sengaja dirancang agar mampu menjawab kesesuaian kinerja dengan tujuan sistem (kelayakan).

Pengisian tabel diperoleh dari hasil analisis yang dilakukan dan dengan dibantu oleh beberapa kali interview informal serta resume kuisioner dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Didistribusikan kepada 9 responden terpilih.

b. Responden terpilih adalah responden yang termasuk dalam struktur lifeware Seksi Kearsipan dan unsur manajemen lain yang pernah bersentuhan dengan sistem, termasuk pejabat yang memberi persetujuan diimplementasikannya existed system.

c. Diberikan dalam bentuk multiple choice dengan 3 jawaban berurut yang dapat dikonversi ke nilai kelayakan skala 3. Yaitu Layak, Cukup Layak dan Tidak Layak.

d. Akumulasi jawaban setiap pertanyaan diasumsikan memenuhi syarat validitas jika melewati batas nilai (passing grade) sama dengan atau lebih besar 7 dan pertanyaan dianggap gagal jika penilaian akumulatif gagal.

Daftar kuis/pertanyaan :

1. Dapatkah anda menggunakan program tanpa memasukkan account dan password?

a. Tidak dapat

b. Dapat karena mendapatkan account dan password Administrator

c. Dapat

2. Apakah anda mengerti tatacara penggunaan password dengan hanya melihat user interface yang tersedia? 2. Apakah anda mengerti tatacara penggunaan password dengan hanya melihat user interface yang tersedia?

e. Cukup mengerti

f. Tidak mengerti

3. Apakah sistem keamanan sistem dengan cara pemberian account dan password kepada user program aplikasi seperti saat ini dapat dipertahankan?

g. Dapat

h. Tidak tahu

i. Tidak dapat

4. Dengan menggunakan sistem ini, apakah dalam mencari sebuah dokumen menjadi lebih singkat?

j. Ya, cukup signifikan. k. Ya, tetapi saya berharap dapat lebih cepat lagi

l. Tidak

5. Seandainya anda bukan administrator, dapatkah anda melihat daftar account petugas yang berhak menggunakan sistem?

m. Tidak dapat n. Dapat, dengan akses langsung ke basisdata lewat program tertentu o. Dapat

6. Seandainya anda dari seksi lain dengan hak untuk mengakses dokumen arsip, merasa terbebankah anda dengan adanya sistem pengarsipan ini?

p. Tidak q. Cukup terbebani r. Terbebani

7. Apakah anda merasa nyaman dengan user interface (window, formulir, pesan kesalahan, dsb.) milik program aplikasi yang digunakan untuk melayani sistem pengarsipan ini?

s. Nyaman t. Cukup nyaman u. Tidak nyaman

8. Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sistem ini sesuai dengan harapan anda? 8. Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sistem ini sesuai dengan harapan anda?

9. Seandainya anda seorang pengambil keputusan, apakah sistem ini mampu membantu anda dalam proses pembuatan keputusan?

y. Ya z. Cukup membantu

aa. Tidak

10. Menurut kacamata anda, apakah sistem ini memiliki kaitan dengan sistem informasi lain di institusi anda.

bb. Ya

cc. Sedikit

dd. Tidak

Hasil penilaian :

1. Tidak Layak (7)

6. Tidak Layak (7)

2. Layak (8)

7. Tidak Layak (7)

3. Layak (8)

8. Tidak Layak (9)

4. Layak (7)

9. Tidak Layak (8)

5. Tidak Layak (9)

10. Tidak Layak (8)

FEASIBILITY IMPACT GRID

X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem

On time

Compre- hensive

Accurate Secure

Pelayanan Login dan

Tidak Logout

Layak

Otorisasi/ Tidak Previledge

Layak

Antar hadap

Pelaporan Layak

Jumlah Konversi

Total Konversi

KELAYAKAN = 1 (TIDAK LAYAK)

Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System

4.2. ANALISIS DAN PERANCANGAN EXPECTED SYSTEM

4.2.1. Analisis Entitas Expected System

a. Entitas Dalam Expected System

Tidak terjadi perubahan pada struktur dan infrastruktur. Dengan cara mencermati ketidak-layakan existed system, kemudian dirancang expected system yang diharapkan dapat menutup lubang ketidak-layakan tersebut. Usaha tersebut menghasilkan sebuah expected system yang jika dibandingkan dengan existed system perubahannya cukup radikal. Yaitu pada entitas dalam sistem. Tepatnya pada suprastrukturnya.

Existed system yang semula hanya sebuah sistem tunggal (monolitic system) dipecah menjadi 3 sub-sistem, yaitu :

a. Sistem Informasi (information system)

b. Sistem Keamanan (security system)

c. Sistem Penanggukan Data (data mining system)

b. Entitas Luar Expected System

Tidak terjadi perubahan signifikan hanya penambahan sebuah entitas luar Tidak terjadi perubahan signifikan hanya penambahan sebuah entitas luar

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Data Waktu

Real Time Clock Sistem Komputer Resi Pengembalian D okumen

Dokumen dan Res i Peminjaman Dokumen

Resi Pengembalian Dokumen Bagian

Administrasi

Sistem Informasi

Pengarsipan

D okumen dan Resi Peminjaman

Regulasi Formal Perihal Kearsipan

Permohonan Peminjaman Dok umen

Dokumen dan D okumen dan R esi Peminjaman Dokumen Sumber Data Identifikasi D okumen

(Pengembalian)

Permohonan Peminjaman D okumen

Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen Unsur (Pengembalian)

Manajemen Lain

Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System

Real Time Clock 7 8 Sistem Komputer

D ata Wakt u

Pembuatan

Proses Validasi

Laporan Aktual

Berjangka

Bebas (SQL-ing) Arsip

R egulasi Formal Perihal

Bagian Kearsipan

Laporan Administrasi Aktual Bagian

1 Informasi Validasi

Bebas Administrasi

Menerima

Data Dokumen (flagup)

R egulasi Formal

(SQL-ing) Arsip

Kearsipan

Regulasi

Data D okumen Dokumen dan

(queried) Sumber D ata

A REGULASI

Identifikasi Dokumen

2 Dokumen dan

Menerima

R esi Peminjaman

D okumen dan

Dokumen

Sumber Data

Data Dokumen

B ARSIP

Peminjaman Dokumen

3 (search dan flagup) Data D okumen

Memproses

Membuat Resi

Peminjaman

D ata Dokumen dan Peminjam

Peminjaman

Dokumen Permohonan

Dokumen

Dokumen Peminjaman

dan R esi Dokumen

Data Dokumen

D ata Peminjam

(search dan

Peminjaman D okumen flagdown)

(add dan flagup)

Unsur Manajemen

U nsur Lain

C PINJAM

Manajemen Lain

Memproses Pengembalian Dokumen

Resi Resi Peminjaman Dokumen

6 Pengembalian (Pengembalian)

Dokumen dan

Data Peminjam (search dan

f lagdow n)

Dokumen Membuat Resi

D ata Dokumen dan Peminjam

Pengembalian Dokumen

Resi Pengembalian Dokumen

9 Pembuatan

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing)

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Peminjaman

Peminjaman

Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System

Catatan :

DFD Level 0 sudah diasumsikan telah cukup untuk menggambarkan aliran data pada sistem informasi ini. Analisis lebih rinci akan dilakukan secara pararel dengan perancangan basisdata. Wujud hasil analisis dapat berupa DFD Level 1, system flowchart dan pseudocode. Asumsi ini juga berlaku pada sistem keamanan.