22
Dari dua simpulan mengenai menulis dan surat dinas, dapat disimpulkan kembali bahwa menulis surat dinas merupakan bentuk penyampaian informasi
tertulis yang bersifat produktif dan ekspresif dengan cara mengubah bunyi yang dapat didengar menjadi tanda-tanda yang dapat dilihat dengan menggunakan
sehelai kertas atau lebih yang membahas masalah kedinasan, dikirimkan oleh perseorangan atau kantor pemerintahswasta kepada perseorangan atau kantor
pemerintahswasta dengan menggunakan bahasa dan format yang baku.
2.2.1.2 Bahasa Surat Dinas
Surat berfungsi untuk menyampaikan informasi kepada penerima surat. Agar informasi atau pesan dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami
hendaknya surat ditulis dengan bahasa yang benar, yaitu sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang karena surat termasuk jenis karangan
tertulis. Kaidah yang terkait dengan surat menyurat meliputi pemilihan kata,
pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut ini akan disajikan bahasa dalam surat dinas tersebut Arifin
1989:60-74.
1 Pemilihan Kata
Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik atau baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik,
ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.
23
2 Penerapan Ejaan yang Disempurnakan
Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang terdapat
dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. 3 Penyusunan Kalimat
Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak
dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya
memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun tidak berarti
bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan
simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. 4 Penyusunan Paragraf
Gagasan penulis dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah
dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan
kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya beberapa gagasan yang berbeda tidak
dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama.
24
Sabariyanto 1998:63 mengungkapkan bahwa ada beberapa bentuk- bentuk tertentu dalam surat dinas yang perlu mendapat perhatian, yaitu pemakaian
kata, frasa, dan kalimat dalam surat dinas. Berbeda dengan pendapat tersebut, Ali dan Tandzili 2006:40 mengungkapkan bahwa bahasa atau kalimat surat harus
jelas. Artinya, dengan sekali baca, pihak penerima surat dapat langsung menangkap isi surat tersebut tanpa ada keraguan. Dengan kata lain, bahasa surat
dinas tidak boleh ambigu atau dapat ditafsirkan ganda oleh penerimanya. Hal tersebut untuk menghindari kesalahan informasi pada surat yang merupakan alat
komunikasi secara tidak langsung. Surat dinas harus menggunakan bahasa yang tepat sesuai dengan kaidah
yang telah ditentukan. Selain itu, surat dinas memiliki bahasa yang berbeda dengan karya ilmiah dan tulisan jurnalistik. Surat dinas menggunakan ragam
bahasa hukum, sedangkan karya ilmiah menggunakan ragam bahasa baku, dan tulisan jurnalistik menggunakan ragam bahasa jurnalistik. Oleh karena itu, penulis
surat dinas harus memperhatikan aturan penulisan surat dinas.
2.2.1.3 Bagian-Bagian Surat Dinas
