37
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Identifikasi Masalah
Dalam penulisan bab ini dibahas tahap pengindentifikasian masalah dan keperluan akan kebutuhan sistem. Permasalahan yang kerap
kali dihadapi saat ini adalah pada saat reviewer telah selesai melakukan penilaian terhadap proposal, penilaian tersebut tidak langsung tersampaikan
kepada mahasiswa. Beberapa kendala yang dihadapi sekretariat WR III adalah penyimpanan data proposal yang sangat banyak dan dokumen yang
sering hilang dan usang. Sementara itu dari sisi reviewer mengalami kendala pada saat pengembalian berkas proposal mahasiswa ke sekretariat
WR III terkadang tidak tersampaikan langsung pada mahasiswa demikian pula sebaliknya mahasiswa tidak dapat secara langsung melihat hasil
penilaiannya. Untuk membantu permasalah tersebut diatas, penulis dalam hal ini
mencoba membangun sebuah sistem berbasis web yang akan membantu pengguna jasa baik sekretariat WR III, WRIII, Mahasiswa, dan Reviewer
untuk dapat membantu reviewer menyeleksi proposal-proposal dari aspek isi proposal berdasarkan kriteria penilaian usulan PKM, memudahkan
mahasiswa dalam menerima informasi dan melihat hasil penilaian, membantu sekretariat WR III dalam menyimpan proposal dan
38
merekapitulasi data proposal, serta membantu WR III dalam melihat statistik proposal.
3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Gambaran Sistem Lama
Pada sistem sebelumnya untuk semua proses masih dikerjakan secara manual baik itu pengumpulan, pencarian, rekapitulasi, statistik, dan
penilaian terhadap proposal. Berikut gambaran dari sistem lama pengelolaan PKM
Terima surat edaran dari DIKTI
Pengumuman kepada mahasiswa mengenai
PKM
Sosialisasi PKM
Pendampingan Proposal
Pengumpulan Proposal
Review Intern di USD
Pengumuman kepada mahasiswa
mengenai evaluasi Pengembalian revisi
proposal dan tenggat waktu mengumpulkan
kembali Mengirimkan
Proposal ke DIKTI
Gambar 3.1 Sistem lama Dari sistem yang lama ini ada beberapa kendala yang dialami oleh pihak-
pihak terkait yaitu penyimpanan data proposal yang sangat banyak, dokumen yang sering hilang dan usang, penyampaian informasi yang masih dikerjakan manual,
39 penilaian proposal yang memakan waktu yang lama dan tidak tersampaikan
langsung pada mahasiswa, susahnya untuk melihat judul-judul proposal yang sudah ada sebagai referensi, pengaksesan informasi mengenai PKM, dan untuk
mengetahui hasil evaluasi proposal. Maka, dapat disimpulkan bahwa mahasiswa, reviewer, WR III dan sekretariat WR
III memerlukan sebuah sistem baru yang membantu dalam mengelola PKM dan memberikan penilaian terhadap proposal PKM mana yang sesuai dengan
persyaratan dari DIKTI.
3.2.2 Gambaran Sistem Baru
Untuk membangun sebuah sistem yang baik, diperlukan sebuah perubahan terhadap sistem lama untuk menjadi sistem baru yang lebih
memudahkan dalam mengelola proposal dan penyampaian informasi kepada mahasiswa. Sistem yang akan dibuat ini digunakan untuk
membantu reviewer menyeleksi proposal-proposal dari aspek isi proposal berdasarkan kriteria penilaian usulan PKM, memudahkan mahasiswa
dalam menerima informasi dan melihat hasil penilaian, membantu sekretariat WR III dalam menyimpan proposal dan merekapitulasi data
proposal, serta membantu WR III dalam melihat statistik proposal. Kriteria yang menentukan penilaian ini akan mengacu pada Pedoman
PKM Program Kreativitas Mahasiswa 2011. Proses dari sistem baru ini adalah pemberian informasi mengenai PKM Program Kreativitas
40
Mahasiswa dan input kriteria penilaian usulan dikerjakan melalui sistem ini oleh sekretariat WR III, kemudian mahasiswa dapat mendaftarkan dan
melampirkan proposalnya ke sistem, sistem secara otomatis akan menyimpan proposal. Reviewerpenguji masuk ke sistem kemudian
melakukan penilaian terhadap proposal, setelah penilaian dilakukan sistem dapat menyimpan hasil penilaiannya. Lalu kemudian ketika mahasiswa
masuk ke sistem kembali, sistem dapat secara langsung menampilkan hasil penilaian yang telah dilakukan reviewer. Sistem juga dapat menampilkan
Statistik dari proposal yang ada kepada WR III.
3.2.3
Orang Yang Terlibat dalam Sistem a. Sekretariat WR III
Orang yang memiliki hak akses untuk mencari data-data proposal, mengelolamenyimpan, mengedit, dan menghapus kriteria usulan
proposal PKMProgram Kreativitas Mahasiswa, dan memiliki hak untuk
mengelolamenyimpan, mengedit,
dan menghapus
informasi PKM.
b. ReviewerPenilai