Identifikasi Masalah Analisis Sistem .1 Gambaran Sistem Lama

37 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Identifikasi Masalah

Dalam penulisan bab ini dibahas tahap pengindentifikasian masalah dan keperluan akan kebutuhan sistem. Permasalahan yang kerap kali dihadapi saat ini adalah pada saat reviewer telah selesai melakukan penilaian terhadap proposal, penilaian tersebut tidak langsung tersampaikan kepada mahasiswa. Beberapa kendala yang dihadapi sekretariat WR III adalah penyimpanan data proposal yang sangat banyak dan dokumen yang sering hilang dan usang. Sementara itu dari sisi reviewer mengalami kendala pada saat pengembalian berkas proposal mahasiswa ke sekretariat WR III terkadang tidak tersampaikan langsung pada mahasiswa demikian pula sebaliknya mahasiswa tidak dapat secara langsung melihat hasil penilaiannya. Untuk membantu permasalah tersebut diatas, penulis dalam hal ini mencoba membangun sebuah sistem berbasis web yang akan membantu pengguna jasa baik sekretariat WR III, WRIII, Mahasiswa, dan Reviewer untuk dapat membantu reviewer menyeleksi proposal-proposal dari aspek isi proposal berdasarkan kriteria penilaian usulan PKM, memudahkan mahasiswa dalam menerima informasi dan melihat hasil penilaian, membantu sekretariat WR III dalam menyimpan proposal dan 38 merekapitulasi data proposal, serta membantu WR III dalam melihat statistik proposal. 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Gambaran Sistem Lama Pada sistem sebelumnya untuk semua proses masih dikerjakan secara manual baik itu pengumpulan, pencarian, rekapitulasi, statistik, dan penilaian terhadap proposal. Berikut gambaran dari sistem lama pengelolaan PKM Terima surat edaran dari DIKTI Pengumuman kepada mahasiswa mengenai PKM Sosialisasi PKM Pendampingan Proposal Pengumpulan Proposal Review Intern di USD Pengumuman kepada mahasiswa mengenai evaluasi Pengembalian revisi proposal dan tenggat waktu mengumpulkan kembali Mengirimkan Proposal ke DIKTI Gambar 3.1 Sistem lama Dari sistem yang lama ini ada beberapa kendala yang dialami oleh pihak- pihak terkait yaitu penyimpanan data proposal yang sangat banyak, dokumen yang sering hilang dan usang, penyampaian informasi yang masih dikerjakan manual, 39 penilaian proposal yang memakan waktu yang lama dan tidak tersampaikan langsung pada mahasiswa, susahnya untuk melihat judul-judul proposal yang sudah ada sebagai referensi, pengaksesan informasi mengenai PKM, dan untuk mengetahui hasil evaluasi proposal. Maka, dapat disimpulkan bahwa mahasiswa, reviewer, WR III dan sekretariat WR III memerlukan sebuah sistem baru yang membantu dalam mengelola PKM dan memberikan penilaian terhadap proposal PKM mana yang sesuai dengan persyaratan dari DIKTI.

3.2.2 Gambaran Sistem Baru

Untuk membangun sebuah sistem yang baik, diperlukan sebuah perubahan terhadap sistem lama untuk menjadi sistem baru yang lebih memudahkan dalam mengelola proposal dan penyampaian informasi kepada mahasiswa. Sistem yang akan dibuat ini digunakan untuk membantu reviewer menyeleksi proposal-proposal dari aspek isi proposal berdasarkan kriteria penilaian usulan PKM, memudahkan mahasiswa dalam menerima informasi dan melihat hasil penilaian, membantu sekretariat WR III dalam menyimpan proposal dan merekapitulasi data proposal, serta membantu WR III dalam melihat statistik proposal. Kriteria yang menentukan penilaian ini akan mengacu pada Pedoman PKM Program Kreativitas Mahasiswa 2011. Proses dari sistem baru ini adalah pemberian informasi mengenai PKM Program Kreativitas 40 Mahasiswa dan input kriteria penilaian usulan dikerjakan melalui sistem ini oleh sekretariat WR III, kemudian mahasiswa dapat mendaftarkan dan melampirkan proposalnya ke sistem, sistem secara otomatis akan menyimpan proposal. Reviewerpenguji masuk ke sistem kemudian melakukan penilaian terhadap proposal, setelah penilaian dilakukan sistem dapat menyimpan hasil penilaiannya. Lalu kemudian ketika mahasiswa masuk ke sistem kembali, sistem dapat secara langsung menampilkan hasil penilaian yang telah dilakukan reviewer. Sistem juga dapat menampilkan Statistik dari proposal yang ada kepada WR III. 3.2.3 Orang Yang Terlibat dalam Sistem a. Sekretariat WR III Orang yang memiliki hak akses untuk mencari data-data proposal, mengelolamenyimpan, mengedit, dan menghapus kriteria usulan proposal PKMProgram Kreativitas Mahasiswa, dan memiliki hak untuk mengelolamenyimpan, mengedit, dan menghapus informasi PKM.

b. ReviewerPenilai