Analisis Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

ANALISIS PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

HARINTO 072101136

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

MEDAN 2010

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirahim,

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Analisis Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang terdalam kepada :

1. Ayahanda tercinta Muslim Buchori , dan ibunda tercinta Ernelis, yang dengan penuh kesabaran telah mendidik penulis dan banyak memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materil, serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga.M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Bapak Prof.Dr.Paham Ginting,SE,MS, selaku Ketua Program Studi Jurusan Keuangan Pakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs.Syafrizal Helmi Situmorang,SE,Msi, selaku sekretaris Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

5. Bapak Drs. Firman Syarief,Msi,AK, selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis

7. Buat kakak, dan adik - adikku tersayang, terima kasih atas dukungan dan doa kalian semua selama ini.

Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis. Amin yaa Rabbal Alamin ...

Medan, 2010 Penulis

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Struktur Organisasi FE USU ... 16 Gambar III.1 Prosedur Penerimaan Kas FE USU ... 46 Gambar III.2 Prosedur Pengeluaran Kas FE USU ... 51

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR GAMBAR ... iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Maksud dan Tujuan ... 4

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei / Observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 11

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 12

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 13

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 13

B. Jenis Usaha Kegiatan ... 14

C. Struktur Organisasi ... 15

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas ... 24

B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 32

C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 36

D. Pengawasan Internal Penerimaan Kas Instansi... ... ... 40

E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU ... 43

F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada FE USU ... 52

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 54

B. Saran ... 58 DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) yang besar selalu berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan/instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap kas.

Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta ataupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan/instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggungjawab yang tidak dapat diabaikan.

Didalam mencapai tujuannya perusahaan/instansi selalu menghadapi persoalan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu menjadi objek utama yang disalahgunakan, untuk itu diperlukan adanya pengawasan–pengawasan internal yang dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan kas.

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas perusahaan/instansi agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu perusahaan/instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan–kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan dapat dihindari. Dengan kata lain pengawasan internal yang baik didalam suatu perusahaan/instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu perusahaan/instansi (dalam hal ini lembaga pendidikan).

Kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh

aktiva yang ada. Ini karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan/instansi selalu berhubungan dengan kas. Oleh karena itu kas menjadi

objek yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagai cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya pengawasan intern yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam sebuah perusahaan/instansi berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.

Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul “ Analisis Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

B. Permasalahan

Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu sejauh mana peran pengawasan internal kas baik secara operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Apa yang menjadi tujuan dari sistem pengawasan internal kas.

3. Apa yang menjadi syarat atau unsur mutlak dalam suatu sistem pengawasan internal kas.

4. Apakah pengawasan internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien atau dengan kata lain dapat mencegah penyelewengan dan penyalahgunaan yang mungkin dapat terjadi.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui tujuan dan syarat mutlak dari sistem pengawasan internal kas.

c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan internal kas yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

d. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien.

2.

Manfaat penelitian

Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :

a. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

b. Bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

c. Bagi pembaca, dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu pengetahuan, dserta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survei / observasi

Penelitian ini dilakukan di fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini daspat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :

NO Kegiatan

Minggu Ke

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 18 Maret 2010 – 29 Mei 2010.

2. Rencana isi

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal survei dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini meliputi sejarah singkat Instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pengawasan intern dan juga mengenai pengertian dan fungsi kas, serta prosedur pengawasan intern kas yang diterapkan oleh perusahaan.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di masa yang akan datang.

A. Pengertian dan Fungsi Kas

Kas adalah komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi. Hal ini dikarenakan setiap transaksi memerlukan suatu dasar dasar pengukuran yaitu kas. Bahkan walaupun perkiraan kas tidak langsung terlibat dalam transaksi tersebut besarnya nilai transaksi tetap diukur dengan kas. Kas adalah aktiva yang tidak produktif. Oleh karena itu kas harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang menganggur. Disamping itu kas merupakan suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan dengan tidak semestinya oleh karyawan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dibandingkan dengan aktiva lainnya serta paling uda dipindahtangankan. Menurut ikatan Akuntan Indonesia bahwa,” Kas

terdiri dari saldo kas (cash and hand) dan rekening giro setara kas (cash Equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek

dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan – perubahan yang signifikan. (PSAK No 2 Tahun 2007)”

Kas adalah alat pembayaran yang dapat dipakai untuk membiayai kegiatan suatu perusahaan institusi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dan harus tersedia didalam perusahaan/institusi selama periode tertentu. Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak hanya terbatas pada uang tunai yag tersedia di dalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua jenis aset yang dapat dipergunakan dengan segera untuk untuk membiayai kegiatan perusahaan.

Kas merupakan semua uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri maupun luar negeri serta surat-surat yang mempunyai sifat seperti mata uang yaitu sifat yang dengan segera dapat dipergunakan untuk melakukan pembayaran – pembayaran pada setiap saat dikehendaki. Kas berarti uang dan segala sesuatu yang digunakan sebagai alat tukar yang diterima oleh bank pada nilai nominalnya.

Pemgertian kas yang lain adalah :

“ Kas adalah segala sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan adapat diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” (Soemarso,2004 : 320)

“ Kas adalah jumlah uang tunai yang ada diperusahaan dan rekening giro di bank yang pengambilannya tidak dibatasi baik dalam waktu maupun jumlahnya dan investasi jangka pendek yang secara formal disebut kas dan setara kas.” (Munawir, 2002 : 242)

“ Kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.” (Zaki Baridwan,1997 : 86)

“ Kas juga berarti sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untyk membiayai kegiatan umum perusahaan.” (Abdul halim,1997 : 35)

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kas merupakan harta perusahaan yang paling rawan dan mudah dipindahtangankan sehingga

menimbulkan niat seseorang untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi dengan berbagai cara.

Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas, tidak hanya terbatas pada uang tunai yang tersedia dalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua jenis aset yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan. Sebagai harta yang likuid kas adalah media pertukaran dan dasar bagi pengukuran akuntansi untuk semua pos lainnya. Agar dapat dilaporkan sebagai kas, pos yang bersangkutan harus siap sedia untuk pembayaran kewajiban lancar Adapun fungsi kas adalah sebagai berikut :

a. Membiayai kegiatan operasional perusahaan b. Sebagai alat bantu pembayaran

c. Alat yang diterima sebagai net bank sebesar nilai nominal d. Sebagai investasi baru dalam aktiva tetap

B.Pengertian dan Fungsi Pengawasan Internal Kas

Pengawasan erat hubungannya dengan perencanaan, dimana tanpa adanya perencanaan sebagai pedoman, maka pengawasan akan sangat sulit dilaksanakan. Begitu juga sebaliknya, perencanaan tanpa pengawasan akan cenderung menimbulkan penyimpangan-penyimpangan sehingga hal ini selalu mendapat perhatian khusus dalam setiap kegiatan agar tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai atau setidaknya mendekati sasaran yang diinginkan.

“ Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan,memastikan bahwa informasi usaha akurat,memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.” (Warren, Reeve, Fees,2005 : 289)

“Sistem untuk Pengawasan kas harus disesuaikan dengan bisnis tertentu. Tidak memungkinkan untuk menjelaskan semua ciri dan teknik yang digunakan dalam berbagai jenis dan ukuran bisnis. Secara umum, bagaimanapun juga, sistem kontrol kas ini menolak akses terhadap catatan akuntansi pada mereka yang memegang kas. Hal ini menurunkan kemungkinan masukan tidak tidak tepat sehingga mencegah penyalahgunaan penerimaan dan pembayaran kas. Kemungkinanan penyalahgunaan banyak dikurangi jika dua pegawai atau lebih harus berkonspirasi dalam sebuah penipuan.”(Skousen, Stice, Stice,2001: 378)

Pengawasan internal merupakan alat pengawasan yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting.

BAB II

PROFIL INSTANSI / LEMBAGA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan

kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

(Sumber Fakultas Ekonomi)

Gambar II.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu rektor Dekan dan Pembantu dekan Dewan pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Lab/Studio /bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Intra D Ketua Program Studi Inter departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan(misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan

norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. PENGERTIAN SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS

Maju mundurnya suatu perusahaan/instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.

Untuk itu sistem yang dijalankan perusahaan/instansi haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan/instansi tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengawasan dilakukan, harus dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengawas tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal terhadap perusahaan/instansi.

Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. karena tujuan pengawasan adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengawasan itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.

Salah satu fungsi manajamen yang penting adalah fungsi pengawasan yang mempunyai pengertian keseluruhan daripada kegiatan-kegiatan yang sudah

dilaksanakan dengan kriteria, norma, tanda atau rencana-rencana yang telah ditetapkan dan didahului. Dengan demikian pengawasan dapat juga diartikan mengendalikan kegiatan-kegiatan agar supaya hal tersebut sesuai dengan rencana semula.

S. Hadibroto menyatakan pengawasan adalah

“ Segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas penentuan apakah pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah terhadap harta benda telah diadakan pengamatan yang sebaik-baiknya.” (Hadibroto,1984: 36)

Pengawasan dapat dilakukan secara aktif melalui pemeriksaan dan laporan. Namun pemeriksaan maupun laporan umumnya bersifat refrensif, yaitu bahwa apabila sesuatu kecurangan telah terjadi dan diketahui, maka kejadiannya telah berlalu.

Untuk memperoleh sistem pengawasan yang sifatnya preventif maka perlu adanya suatu cara tertentu. Cara pengawasan yang bersifat preventif itu adalah terdapat pada apa yang didalam ilmu akuntasi disebut Pengawasan Intern. Pengawasan Intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi suatu Instansi/perusahaan.

Dalam pengawasan kas fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntasi. Fungsi akuntasi tidak boleh digabungkan dengan fungsi penyimpan, hal ini untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntasi untuk

menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntasi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Jika fungsi akuntasi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas, timbul kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingannya sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan akuntasi.

Sistem pengawasan internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau kesalahan (errors), kecurangan (Frauds), ataupun kejahatan (irrgularities).

Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :

a) Melindungi harta atau aktiva perusahaan

b) Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya

c) Meningkatkan efisiensi kerja karyawan

d) Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi hata perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan

Pengawasan internal kas meliputi 3 hal : 1. Prosedur Awal

Sebelum yang terinci atas saldo kas, auditor harus memastikan bahwa dia telah memperoleh pemahaman tentang bisnis entitas dan pentingnya saldo kas bagi entitas tersebut. Sebagai contoh, auditor dapat memahami volume transaksi yang melibatkan berbagai akun kas, kemampuan entitas untuk menghasilkan arus kas yang positif dari operasi, kebijakan untuk menginvestasikan kelebihan kas.

Titik awal untuk memverifikasi saldo kas adalah menelusuri saldo awal periode berjalan ke saldo akhir yang telah diaudit dalam kertas kerja tahun sebelumnya (apabila dapat diterapkan). Berikutnya, aktivitas selama periode berjalan dalam akun buku besar kas harus dikaji-ulang menyangkut setiap ayat jurnal signifikan yang bersifat tidak biasa atau jumlah yang memerlukan penyelidikan khusus. Disamping itu, setiap skedul yang dibuat oleh klien yang menunjukkan ikhtisar penerimaan kas yang belum disetor pada lokasi yang berbeda dan/ atau ikhtisar saldo bank juga harus ditentukan dan kecocokannya dengan saldo kas yang berkaitan dalam buku besar juga harus diperiksa. Pengujian ini memberikan bukti tentang asersi penilaian atau lokasi.

2. Prosedur Analitis

Efektivitas prosedur analitis secara signifikan bervariasi dari satu klien lainnya. efektivitas prosedur analitis dapat mengurangi jumlah bukti yang diperlukan dari pengujian substantif lainnya dibandingkan dengan yang dibutuhkan apabila datanya tidak sesuai dengan pengharapan yang dikembangkan dari anggaran atau peramalan kas, atau kebijakan perusahaan mengenai investasi kelebihan kas. Dalam Prosedur Analitis kita akan menjumpai beberapa pengujian yaitu:

2.1 Pengujian Rincian Transaksi

Beberapa pengujian substantif atas rincian transaksi melibatkan penelusuran dan vouching transaksi penerimaan kas serta pengeluaran kas yang biasanya dilakukan bersamaan dengan pengujian pengendalian sebagai pengujian bertujuan ganda. Bukti yang diperoleh dari pengujian tersebut harus digabungkan dengan bukti dari prosedur yang telah dibahas di sini dalam menarik kesimpulan mengenai kewajaran penyajian saldo kas.

2.2 Pengujian Rincian Saldo

Ada lima pengujian substantif yang biasa digunakan untuk saldo kas dalam kategori ini. Setiap pengujian ini akan diuraikan dalam bagian berikut.

a) Menghitung Kas di tangan

Penerimaan kas yang belum disetor dan uang kembalian biasanya dipandang sebagai kas di tangan. Untuk melaksanakan perhitungan kas secara tepat, auditor harus:

1) Mengendalikan semua instrumen kas dan yang dapat dinegoisasikan yang ditahan oleh klien sampai semua uang telah dihitung.

2) Meminta agar petugas kas hadir sepanjang perhitungan.

3) Mendapatkan tanda terima yang ditanda tangani dari petugas pada waktu mengembalikan uang kepada klien.

4) Memastikan bahwa semua cek yang belum disetor dapat dibayarkan kepada klien, baik secara langsung atau melalui endorsemen.Pengamanan yang menyangkut pengawasan kas dilakukan untuk meminimalkan kemungkinan, dalam hal terjadinya kekurangan, klien mengklaim semua kas adalah utuh pada saat diserahkan kepada auditor untuk dihitung.

b) Mengkonfirmasi Saldo Kas dan Pinjaman di Bank.

Merupakan hal yang biasa bagi auditor untuk mendapatkan konfirmasi bank mengenao saldo kas dan pinjaman di bank pada tanggal neraca. Permintaan konfirmasi disiapkan rangkap dua dan ditandatangani oleh penandatangan cek yang berwenang dari klien. Kedua salinan itu lalu dikirim ke bank, dan aslinya dikembalikan kepada auditor.

c) Mengkonfirmasi Perjanjian Lainnya dengan Bank.

Perjanjian lainnya dengan bank meliputi hal-hal seperti lini kredit, saldo kompensasi, dan kewajiban kontinjen. Perjanjian untuk menetapkan lini kredit dengan bank mungkin mengharuskan peminjaman mempertahankan saldo kas di bank. Jumlahnya dapat berupa persentase yang disetujui dari jumlah yang dipinjam, atau dapat berupa jumlah dollar yang ditetapkan.

d) Melakukan scan, Mereview atau menyiapkan Rekonsliasi Bank.

Apabila tingkat resiko deteksi yang dapat diterima tinggi, auditor dapat menscan rekonsiliasi bank yang disiapkan klien dan memverifikasi ketepatan matematis dari rekonsiliasi itu. Jika risiko deteksi sedang, maka auditor dapat menelaah rekonsiliasi bank klien.

e) Mendapatkan dan Menggunakan Laporan Pisah-Batas Bank.

Laporan pisah-batas bank (bank cutoff statement) adalah suatu bank pada tanggal sesudah tanggal neraca. Tanggal ini harus berada pada titik waktu yang memungkinkan sebagian besar cek yang beredar pada akhir tahun sudah dikliring dibank.

2. Perbandingan Penyajian Laporan Dengan GAAP(Generally Accepted Accounting Principles).

Kas harus diidentifikasi dan diklarifikasikan dengan benar di neraca. Misalnya, kas yang disetor merupakan suatu aktiva lancar. Akan tetapi, kas dana pelunasan Obligasi dianggap sebagai investasi jangka panjang. Selain itu, harus ada pengungkapan yang tepat mengenai perjanjian dengan bank seperti lini kredit,

saldo kompensasi, dan kewajiban kontinjen. Suatu overdraf bank biasanya dilaporkan sebagai kewajiban lancar.

Auditor menentukan kelayakan penyajian laporan dari penelaahan atas naskah laporan klien dan bukti yang diperoleh dari pengujian substantif sebelumnya. Disamping itu, auditor juga harus menelaah notulen rapat dewan direksi dan melakukan tanya-jawab dengan manajemen menyangkut bukti pembatasan terhadap penggunaan saldo kas.

Menurut Suharli (2006;173), kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resio perubahan nilai yang signifikan.

Kas pada khususnya, tidak mempunyai kepemilikan dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :

1. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan 2. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima 3. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas pemilik perusahaan

Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi keamanan dan meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.

Secara garis besar kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu: administrative dan accounting controll sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :

1. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamimn kelancaran operasi perusahaan /instansi

2. Menghindari terjadinya kas yang menganggur

3. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian–kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas

atau penyalahgunaan wewenang.

Adanya suatu perencanaan kas mutlak diperlukan agar setiap saat diperlukan, tersedia kas yang cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan/instansi dan menghindari persediaan kas yang berlebihan, karena dengan demikian akan mengurangi produktifitas dan profitabilitas perusahaan dan menghindari persediaan kas yang berlebihan.

B.TUJUAN DAN FUNGSI PENGAWASAN INTERNAL KAS 1. Tujuan sisiem pengawasan internal kas

Adapun tujuan dari sistem pengawasaninternal kas adalah sebagai berikut : a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan

Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawaan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab yang cepat.

Jadi, perlindungan yang dilakukan pengawasan internal yang berfungsi baik terhadap kelemahan manusia merupakan hal yang sangat penting, sehingga akan mengurangi kemungkinan kesalahan atau usaha kecendrungan. Dengan adanya pengawasan internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan/ Instansi akan menaruh kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia. b. Manjaga ketelitian data akuntansi

Sistem akuntansi dan administrasi yang baik sangat perlu untuk menjaga ketelitian data akuntansi yang ada dengan mengadakan formulir dan bulkti pencatatan sebagai dasar pengawasan,suatu transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang otomotis akan timbul diantara petugas-petugas yang terkait dengan transaksi tersebut. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada.

c. Mewujudkan efisiensi kerja

Untuk dapat mewujukan efisiensi kerja, perlu dibuat sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan/instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan akan berjalan dengan lancar dan tertib.

d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, sehingga setiap transaksi dari permulaan hingga akhir harus mengikutsertakan beberapa pelaksanaan tugas dan tanggungjawab yang berbeda akan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi yang baik

2. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas 3. Sistem akuntansi yang baik

4. Kebijaksanaan personalia yag baik

5. Badan atau staf internal auditor yang cakap 6. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap

Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :

1. Sebagian besar transaksi peusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.

2. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. perkreditan piutang

disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penermaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.

3. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.

4. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.

Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.

2. Fungsi pengawasan internal kas

Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan interal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :

a) Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)

Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya.

b) Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat

Yakni dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang

c) Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat

d) Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat

Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur unuk menghindari kesalahgunaan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.

e) Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat

Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal.

f) Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat

g) Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.

C. UNSUR-UNSUR PENGAWASAN INTERNAL KAS

Pengertian pengawasan internal dapat dilihat dalam arti yang sempit dan luas. Dalam arti yang sempit istilah pengawasan internal disamakan dengan internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanik untuk memeriksa dari data-data administratif seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar dengan penjumlahan vertikal.

Sedangkan dalam arti luas, istilah pengawasan internal mencakup pengawasan yang bersifat accounting dan administratif yang meliputi struktur

organisasi, formulir-formulir dan prosedur, pembukuan dan laporan (administrasi budget dan standar, pemeriksaan internal dan sebagainya).

Untuk tercapainya hal tersebut diatas, diperlukan syarat teretentu yang merupakan unsur dari pengawasan itu sendiri, yangmana apabila syarat tersebut

dipenuhi maka tujuan perusahaan/instansi dapat dicapai secara maksimum dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efesien.

Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawan internal adalah sebagai berikut :

1) Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fugsi secara tepat. 2) Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk

melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.

3) Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

4) Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya

1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan, Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengwasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a) Membantu mempermudah penyusunan laporan–laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi. b) Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam

setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.

3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :

a) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya. c) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

d) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.

4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya

Tingkat kecakapan pegawai mepengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan internal tidak akan berhasil dengan baik.

D. PENGAWASAN INTERNAL PENERIMAAN KAS INSTANSI

Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atau tidak dterimanya kas yang seharusnya diterima dapat diminimalkan. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima dan yang mencatat penerimaan kas.

b. Setiap penerimaan kas langsung disetor kepada bank bagaimana adanya (Soemarso, 2004:297)

Prosedur penerimaan kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menurut penulis sudah cukup memadai, hal ini ditandai karena :

1) Adanya tanggungjawab pengelolaan dan pengawasan kas

2) Semua surat-surat masuk dibukukan dengan pengawasan yang cukup

3) Dibuatnya catatan oleh yang membukukan surat tentang uang yang diterima dari siapa, jumlahnya, dan untuk siapa

4) Setiap penerimaan menggunakan bukti-bukti penerimaan

5) Bukti setoran kas dicocokkan dengan buku kas dan lembaran buku bank 6) Pengunaan bukti yang telah dirancang dengan baik, dimana

bukti-bukti tersebut brguna untuk membukti-buktikan terjadinya transaksi atau penerimaan kas yang telah dirancang sedemikian rupa.

7) Penyimpanan bukti-bukti pendukung dalam tempat yang rapi dan berurutan.

Selain hal-hal diatas, pengetahuan mengenai cara yang biasa dalam penyalahgunaan kas dapat membantu menciptakan pengawasan intern kas dengan cara lebih hati-hati. Yang perlu dipertimbangkan dalam penciptaan pengawasan intern adalah kecurangan. Pengawasan yang terbaik dilakukan adalah dengan menempatkan kemungkinan tindakan kecurangan dijauhi oleh setiap orang.

Adapun bentuk-bentuk kecurangan yang umum adalah : 1. Pencurian kas melalui penerimaan kas.

Contoh kecurangan dalam bentuk ini adalah :

a) Pencurian uang dari hasil transaksi dengan tidak memasukkan kedalam register kas.

b) Tidak mencatat penerimaan uang kas. c) Mengurangi uang tunai dari suatu transaksi.

d) Menilai potongan dari suatu transaksi terlalu besar.

e) Mendebet perkiraan bukan kas pada saat penerimaan uang kas.

f) Menghapus suatu perkiraan yang baik dengan menganggapnya seolah-olah tidak bisa ditagih.

g) Membuat suatu perkiraan fiktif di pembukuan. 2. Pencurian kas melalui pengeluaran kas.

Contoh kecurangan dalam bentuk ini adalah : a) Pencurian kas kecil atau dana kas lain.

b) Memalsukan cek, menguangkannya dan kemudian melenyapkannya apabila cek yang sudah diuangkan itu dikembalikan.

c) Memperbesar angka-angka pada cek yang dikembalikan oleh bank sesudah selesasi dibayarkan.

d) Mengubah tanggal pada voucher pembayaran yang sudah dibayarkan lalu mengajukannya sekali lagi untuk meminta pembayaran.

e) Membuat voucher palsu untuk pembelian fiktif, membuat ayat-ayat jurnal yang tidak benar, lalu menyiapkan cek untuk pembayarab yang semestinya.

f) Penggelapan upah dengan membesar-besarkan penghasilan karyawan, mencantumkan nama karyawan fiktif, dan lain-lain.

3. Cara Pencegahan kecurangan-kecurangan yang dipaparkan diatas adalah : 3.1. Untuk pencurian kas melalui penerimaan kas.

a) Pemisahan tugas kasir dan tugas bagian transaksi.

b) Meneliti catatan potongan-potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas.

c) Mencek kebenaran ayat jurnal pada penerimaan kas.

d) Memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat-surat masuk serta cek-cek yang diterima.

3.2. Untuk pencurian kas melalui pengeluaran kas.

a) Senantiasa menstempel setiap bukti kas yang sudah dipakai, pengendalian voucher kas jangan diserahkan kepada pemegang kas. b) Tanggal pembayaran pada voucher harus distempel.

c) Komposisi kas pada akhir masa pembukuan harus diawasi dengan cermat.

d) Memisahkan tugas pembuatan voucher dengan pembayaran cek. e) Mencek penjumlahan setiap pembayaran pengeluaran.

F. Jenis-jenis penerimaan dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Jenis –jenis penerimaan kas

Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :

a) Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah

b) Biaya administrasi dari surat- surat keterangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

c) Legalisir Ijazah Mahasiswa d) Sumbangan pribadi

e) Sumbangan Instansi / perusahaan

Berdasarkan sistem Pengawasan Intern Kas yang baik, maka sistem penerimanaan Kas mengharuskan :

a) Penerimaan kas dalam bentuk apapun harus segera disetor ke bank disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan Internal Check

b) Bukti setor bank yakni dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas kebank. Bukti setor 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas kebank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntasi dan dipakai oleh fungsi akuntasi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas.

Dalam sistem penerimaan kas pencatatan kedalam catatan akuntasi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Setiap pencatatan kedalam akuntasi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntasi tersebut. Sehabis karyawan tersebut memutakhirkan catatan akuntasi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntasi pada tanggal tersebut.

Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntasi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntasi yang

tidak dipertanggung jawabkan. Pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi akuntasi dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber hal ini sangat berguna untuk memperkecil terjadinya penyelewengan dana.

Prosedur Penerimaan Kas

(Setelah disetujui)

(Sumber Fakultas Ekonomi)

Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Setoran SPP

Mahasiswa

Biro Rektor USU Fakultas

Mengajukan Rencana Anggaran

Mengirimkan Cek

Fakultas Ekonomi

USU

Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku

Besar Keuangan Fakultas

Pengelolaan Dana Oleh

Fakultas

Pembukuan

Realisasi Anggaran Biro Rektor

2. Jenis-jenis pengeluaran kas

Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :

A. Belanja Pegawai

Belanja pegawai terdiri dari : a. Pendidikan, mencakup : 1. Kuliah di kelas

2. Dosen pembimbing dan penguji skripsi 3. Seminar lokakarya

4. Pelaksana Administrasi

5. Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian 6. Pembimbing praktikum / PKL 7. Tim penilai karya ilmiah 8. Penulsan karya ilmiah

9. Tim pengembangan program pendidikan

b) Biaya penelitian

c) pengabdian kepada masyarakat

d) Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat e) Pembinaan kerumahtanggan dan lingkungan kampus

B. Belanja barang, mencakup : a) Bahan

b) Inventaris

c) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon d) Penyelenggaraan, mencakup :

1. Proses belajar-mengajar 2. Seminar dan Workshop

3. Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran, dll C. Belanja pemeliharaan, mencakup :

a) pemeliharaan perabot/ inventaris b) pemeliharaan kendaraan operasional

c) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang d) pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik

D. Belanja perjalanan, mencakup :

a) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai

b) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi, dll E. Prosedur pengeluaran kas

Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada FE USU.

Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi:

a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya

d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.

e. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.

f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro

g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.

h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya

dilaporkan kembali ke Birek USU.

Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:

1) kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.

2) kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.

3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.

4) bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.

5) buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.

6) buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.

Bagan Prosedur Pengeluaran Kas

(Sumber Fakultas Ekonomi)

Gambar III.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Menerima

berkas tagihan pembayaran

Melampirkan dokumen pendukung

Membuat bukti pengeluaran kas

Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran

Meminta pengesahan pejabat (Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran

Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan

b

Membuat Laporan Realisassi Anggaran Untuk pembayaran

melalui Bank dibuatkan Cek/Giro

F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU

1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membukt ikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank.

2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pengertian Pengawasan Kas

Sistem Pengawasan Intern meliputi sistem-sistem prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjaga atau mengamankan dana perusahaan/instansi. Sistem ini menciptakan pengawasan intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntasi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.

Istilah pengawasan intern meliputi sistem-sistem prosedur-prosedur dan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh suatu perusahaan untuk membantu memastikan bahwa transaksi- transaksi telah diotorisasi, diperiksa dan dicatat secara layak.

Pengawasan intern didefinisikan oleh AICPA(American Institute of Certified Public Accountants) sebagai berikut :

Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta dan alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan didalam suatu instansi dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik suatu instansi, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntasi, memajukan efisiensi didalam suatu instansi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengawasan kas merupakan bagian yang tidak terpisah dari pengawasan intern secara umum. Oleh karena itu segala sesuatu mengenai

pengawasan intern juga berlaku terhadap pengawasan kas sebagai bagian yang lebih khusus dan mendetail.

2. Fungsi Pengawasan Kas

Fungsi pengawasan kas secara umum antara lain ialah untum menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpanannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disyahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri- ciri dasar sebuah pengawasan kas adalah sebagai berikut :

1. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas. 2. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.

3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. 4. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. 5. Pemeriksaan Intern dalam interval waktu yang tak terduga.

Fungsi pengawasan meliputi semua aktvitas yang berhubungan dengan penentuan atau evaluasi mengenai apa yang telah dicapai, sampai sejauh mana pelaksanaan perencanaan dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Penyimpangan dalam pelaksanaan perlu diketahui atau jika perlu diadakan tindakan koreksi, karena perencanaan sebagai standard atau alat pengawasan bagi pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Pengawasan yang menyeluruh terhadap fungsi penanganan kas dan fungsi pencatatan termasuk didalamnya laporan kas secara harian yang menggambarkan posisi penerimaan dan pengeluaran kas untuk keperluan intern perlu mendapat

perhatian. Oleh karena itu pemeriksaan intern terhadap kas harus dilakukan guna mendorong efisiensi usaha dalam suatu pengawasan intern kas dan penilaian secara wajar posisi kas dalam laporan keuangan.

3. Tujuan Pengawasan Kas

Mengingat mayoritas transaksi disuatu Instansi melibatkan kas, maka pengawasan kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan kas tercakup dalam suatu pengawasan intern kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan kas adalah :

1. Diperolehnya data/ informasi mengenai kas yang sebenarnya.

2. Untuk mengecek kecermatan antara dana dari catatan menuru pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.

3. Untuk mengecek pelaksanaan/ aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dari sistem yang diterapkan dapat diambil tindakan koreksi.

Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga

jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari – hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengawasan internal

yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.

2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU berasal dari SPP Mahasiswa, Biaya administrasi dari surat- surat keterangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, Legalisir Ijazah Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat,

3. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/Instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik.

4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Saran

Berdasarkan data – data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis ungkapkan adalah sebagai berikut :

1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang terutama di dunia pendidikan.

2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari – harinya.

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen (Management Control System), Jakarta : Pustaka Quantum.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta: Salemba Empat.

Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.

Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess. 2005. Accounting, Jakarta : Salemba Empat.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntasi, Jakarta : Salemba Empat.

Nasution Manahan, “ Pengawasan Terhadap Kas “, Jurnal Jurusan Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2004.

Earl K. Stice, James D. Stice dan K. Fred Skousen. 2004. Intermediate Accounting, edisi lima belas, Jakarta : Salemba Empat.

C Boynton William,N. Johnson Raymond, G Kell Walter. 2002. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Jilid II, Jakarta : Erlangga.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

1. Pengertian Pengawasan Kas

Sistem Pengawasan Intern meliputi sistem-sistem prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjaga atau mengamankan dana perusahaan/instansi. Sistem ini menciptakan pengawasan intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntasi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.

Istilah pengawasan intern meliputi sistem-sistem prosedur-prosedur dan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh suatu perusahaan untuk membantu memastikan bahwa transaksi- transaksi telah diotorisasi, diperiksa dan dicatat secara layak.

Pengawasan intern didefinisikan oleh AICPA(American Institute of

Certified Public Accountants) sebagai berikut :

Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta dan alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan didalam suatu instansi dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik suatu instansi, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntasi, memajukan efisiensi didalam suatu instansi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengawasan kas merupakan bagian yang tidak terpisah dari pengawasan intern secara umum. Oleh karena itu segala sesuatu mengenai

pengawasan intern juga berlaku terhadap pengawasan kas sebagai bagian yang lebih khusus dan mendetail.

2. Fungsi Pengawasan Kas

Fungsi pengawasan kas secara umum antara lain ialah untum menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpanannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disyahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri- ciri dasar sebuah pengawasan kas adalah sebagai berikut :

1. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas. 2. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.

3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. 4. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. 5. Pemeriksaan Intern dalam interval waktu yang tak terduga.

Fungsi pengawasan meliputi semua aktvitas yang berhubungan dengan penentuan atau evaluasi mengenai apa yang telah dicapai, sampai sejauh mana pelaksanaan perencanaan dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Penyimpangan dalam pelaksanaan perlu diketahui atau jika perlu diadakan tindakan koreksi, karena perencanaan sebagai standard atau alat pengawasan bagi pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Pengawasan yang menyeluruh terhadap fungsi penanganan kas dan fungsi pencatatan termasuk didalamnya laporan kas secara harian yang menggambarkan posisi penerimaan dan pengeluaran kas untuk keperluan intern perlu mendapat

perhatian. Oleh karena itu pemeriksaan intern terhadap kas harus dilakukan guna mendorong efisiensi usaha dalam suatu pengawasan intern kas dan penilaian secara wajar posisi kas dalam laporan keuangan.

3. Tujuan Pengawasan Kas

Mengingat mayoritas transaksi disuatu Instansi melibatkan kas, maka pengawasan kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan kas tercakup dalam suatu pengawasan intern kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan kas adalah :

1. Diperolehnya data/ informasi mengenai kas yang sebenarnya.

2. Untuk mengecek kecermatan antara dana dari catatan menuru pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.

3. Untuk mengecek pelaksanaan/ aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dari sistem yang diterapkan dapat diambil tindakan koreksi.

Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga

jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari – hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengawasan internal

yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.

2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU berasal dari SPP Mahasiswa, Biaya administrasi dari surat- surat keterangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, Legalisir Ijazah Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat,

3. Pengawasan internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/Instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik.

4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Saran

Berdasarkan data – data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis ungkapkan adalah sebagai berikut :

1. Sistem pengawasan yang berlaku di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus, mengingat semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang terutama di dunia pendidikan.

2. Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas dan dibuat laporan realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari – harinya.

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya, sebelumnya harus disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen (Management

Control System), Jakarta : Pustaka Quantum.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta: Salemba Empat.

Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu.

Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess. 2005. Accounting, Jakarta : Salemba Empat.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntasi, Jakarta : Salemba Empat.

Nasution Manahan, “ Pengawasan Terhadap Kas “, Jurnal Jurusan Akuntasi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2004.

Earl K. Stice, James D. Stice dan K. Fred Skousen. 2004. Intermediate

Accounting, edisi lima belas, Jakarta : Salemba Empat.

C Boynton William,N. Johnson Raymond, G Kell Walter. 2002. Modern