Pendekatan I.T. Value Chain Management dari Alinean

19. Pendekatan I.T. Value Chain Management dari Alinean

Pada tahun 2002 perusahaan konsultan terkemuka dunia Ernst and Young menghasilkan sebuah riset yang salah satu kesimpulannya memperlihatkan bahwa hampir 79% perusahaan pada saat ini menggunakan ROI dalam menganalisa investasi teknologi informasinya. Walaupun demikian, 65% dari perusahaan respondennya mengaku tidak tahu secara pasti apakah cara penghitungan ROI-nya sudah benar atau tidak jika diterapkan pada investasi teknologi informasi. 75% dari mereka juga menyatakan tidak memiliki prosedur yang jelas dan baku, maupun anggaran yang tersedia, dalam usahanya memakai ROI sebagai formula perhitungan. Bahkan 68% dari mereka tidak menggunakan ROI lagi setelah sebuah proyek teknonologi informasi selesai sebagai bahan pengukuran. Dengan kata lain, terlepas dari segala kelebihan dan kekurangannya, nampaknya ROI masih menjadi “satu-satunya” bahasa investasi yang disepakati oleh para stakeholder perusahaan. Oleh karena itu, untuk tidak membuat perhitungan menjadi misleading, sebuah perusahaan konsultan Alinean memperkenalkan metode yang diberi nama IT Value Chain Management untuk menganalisa dan mengukur cost-benefit dari implementasi teknologi informasi berbasis proyek.

Metodologi IT Value Chain Management dibagi menjadi empat langkah, yaitu masing- masing (Alinean, 2002):

1. Project ROI

2. Project Optimisation and Budgeting

3. Corporate Financial Impact

4. Competitive Peer Comparison

Keempat langkah tersebut berada di dalam dua buah domain perspektif, masing-masing adalah perspektif makro dan mikro (dalam kaitannya dengan dampak terhadap bisnis perusahaan yang terjadi karena diimplementasikannya teknologi informasi), dan perspektif internal dan eksternal (terkait dengan stakeholders yang memperoleh manfaat dari teknologi informasi).

Sumber: Alinean, 2002

LANGKAH 1: PROJECT ROI

Idealnya, setiap proyek teknologi informasi diharapkan mengarah pada tujuan peningkatan profitabilitas usaha yang ditandai dengan meningkatnya pendapatan perusahaan atau berkurangnya total biaya yang harus dikeluarkan. Hal ini diharapkan dapat terjadi - secara langsung maupun tidak langsung – setelah sebuah proyek teknologi informasi selesai dilaksanakan. Dengan kata lain, harus terdapat kinerja perbaikan yang jelas pada saat sebelum inisiatif teknologi informasi diimplementasikan (As-Is) dan setelah aplikasi teknologi informasi diterapkan (To-Be). Jika hal ini tidak terwujud tentu saja para sponsor proyek tidak akan bersedia menyisihkan sumber daya keuangannya untuk dialokasikan pada proyek teknologi informasi yang diusulkan.

Sumber: Alinean, 2002

Setiap proyek teknologi informasi pasti diusulkan karena adanya kebutuhan atau tuntutan tertentu dari bisnis (business case). Oleh karena itu, cara lain mengidentifikasan adanya Setiap proyek teknologi informasi pasti diusulkan karena adanya kebutuhan atau tuntutan tertentu dari bisnis (business case). Oleh karena itu, cara lain mengidentifikasan adanya

Value = (Cost and Benefit with IT Investment) – (Cost and Benefit without IT Investment)

Nilai value tersebut haruslah positif karena berarti (Benefit-Cost) ketika investasi dilakukan (To-Be) jauh lebih besar dibandingkan dengan (Benefit-Cost) jika investasi tidak dilakukan (As-Is). Adapun indikator finansial yang biasa dipergunakan dalam menghitung cost-benefit terkait dengan proyek teknologi informasi ini adalah: ROI, NPV, IRR, dan Payback Period.

Sumber: Alinean, 2002

Dimana masing-masing indikator tersebut akan melibatkan sejumlah formula dan variabel tertentu terkait dengan total biaya yang harus diperkirakan dan perkiraan manfaat yang dapat diperoleh seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut.

Sumber: Alinean, 2002

Sumber: Alinean, 2002

Untuk dapat mengukur manfaat secara tepat, tentu saja dibutuhkan pengetahuan yang cukup untuk dapat mengidentifikasi tidak saja tangible benefits tetapi memasukkan juga unsur-unsur intangible benefits. Demikian pula di dalam menghitung total cost, harus dimasukkan pula asumsi-asumsi terkait dengan sejumlah resiko yang kerap dihadapi proyek teknologi informasi.

LANGKAH 2: PROJECT OPTIMIZATION AND BUDGETING

”We don’t have all the money in the world” artinya adalah bahwa setiap perusahaan memiliki keterbatasan anggaran untuk dialokasikan terhadap sejumlah usulan atau inisiatif proyek teknologi informasi. Untuk itu, perusahaan harus melakukan proses seleksi dan prioritasi terhadap semua usulan proyek teknologi informasi yang ada. Cara pertama adalah dengan membuat tabel detail dan grafik ilustrasi mengenai profil masing-masing proyek seperti contoh berikut.

Sumber: Alinean, 2002

Berdasarkan tabel dan gambar di atas, maka dapat dilakukan proses seleksi melalui sejumlah kriteria dan perhitungan berbasis pada data ROI, resiko, biaya total, NPV, IRR, dan Payback Period. Katakanlah hasil perhitungan memperlihatkan bahwa dua proyek dapat ditunda atau tidak dilaksanakan karena nilai atau score-nya yang rendah, yaitu masing-masing: proyek Security Improvement dan proyek Human Capital Management Automation. Maka dapatlah disusun perkiraan anggaran yang dibutuhkan seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut.

Sumber: Alinean, 2002

LANGKAH 3: CORPORATE FINANCIAL IMPACT

Setelah anggaran dan perhitungan cost-benefit selesaikan dikerjakan barulah langkah berikutnya dilakukan, yaitu memetakan hasil perhitungan tersebut ke dalam bahasa standar keuangan perusahaan, yang dalam bentuk terkecilnya direpresentasikan dalam chart of account.

Sumber: Alinean, 2002

Dengan telah dipetakannya perhitungan tersebut, maka dengan sendirinya biaya dan manfaat seluruh proyek teknologi informasi telah diintegrasikan dengan seluruh komponen biaya dan manfaat perusahaan sehingga dapat diperoleh balance sheet, cash flow, dan income statement yang terpadu dan telah mereprentasikan profil proyek teknologi informasi – sehingga dapat dengan mudah dimengerti oleh para stakeholder terkait.

Sumber: Alinean, 2002

LANGKAH 4: COMPETITIVE PEER COMPARISON

Langkah terakhir yang kerap dilaksanakan oleh perusahaan moderen adalah melakukan komparasi atau benchmarking terhadap para saingan atau perusahaan di industri sejenis untuk membandingkan presentasi dan besarnya investasi teknologi informasi yang telah dan akan dilakukan. Sejumlah indikator tambahan dapat dipergunakan untuk memperoleh nilai perbandingan yang akurat dan relevan, misalnya dengan menggunakan konsep EVA atau Economic Value Added dan Information Productivity.

Sumber: Alinean, 2002

Tujuan dari dilakukannya perbandingan tersebut untuk dapat mengevaluasi apakah perusahaan cenderung melakukan over investment atau under investment disamping untuk melihat tingkat keunggulan kompetitif antara perusahaan dengan kompetitornya, sehingga usaha perbaikan dapat secara terus menerus dilakukan.