Perhitungan Cost-Benefit Sederhana untuk Manfaat yang Tangible
6. Perhitungan Cost-Benefit Sederhana untuk Manfaat yang Tangible
Analisa Cost-Benefit dalam metode penghitungan investasi pengembangan teknologi informasi menggunakan prinsip memperbandingkan biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan di dalam situasi dimana penggunaan teknologi informasi memberikan manfaat yang tangible dan cenderung mudah diukur (measurable) secara kuantitatif. Konsep ini sebenarnya cukup sederhana, namun ada baiknya dipahami sungguh-sunggu sebelum mencoba menggunakan teknik lain yang lebih rumit. Untuk mudahnya, akan diberikan 4 (empat) buah contoh pendekatan ini masing-masing terkait dengan manfaat teknologi informasi dalam:
• Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost displacement); • Menghindari biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost avoidance); • Memperbaiki kualitas keputusan yang diambil (decision analysis); dan • Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact analysis).
COST DISPLACEMENT
Banyak biaya yang dapat direduksi dengan dimanfaatkannya komputer atau teknologi informasi di sebuah perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan, pada saat teknologi informasi dipergunakan sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja efisiensi, dalam hal ini memanfaatkan keunggulan yang ditawarkan untuk mengurangi total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan (biasanya terkait dengan biaya overhead). Misalnya dengan dipergunakannya komputer, maka lembur tidak perlu dilakukan lagi sehingga biaya tunjangan gaji karyawan maupun penyelia dapat dikurangi. Atau dengan dipergunakannya aplikasi spreadsheet, maka tidak perlu lagi direkrut karyawan honorer untuk membuat laporan konsolidasi dalam bentuk grafik, karena komputer telah secara otomatis mengeluarkannya. Karena pada dasarnya biaya-biaya tersebut dapat dengan mudah dihitung secara kuantitatif, maka ROI atau payback dari investasi teknologi informasi tersebut dapat dengan mudah dan sederhana dihitung seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut ini.
dalam 000,000
Biaya Investasi
Personal Computer
Rp100
Aplikasi Spreadsheet
Printer dan Scanner
Biaya Bulanan
Karyawan
Rp9
Pemeliharaan
Rp12
Pengembangan Aplikasi
Manfaat Bulanan
Reduksi gaji pegawai
Rp42
Reduksi proses kontrol
Rp8
Reduksi biaya administrasi
Rp4
Reduksi biaya sewa tempat
Rp2
Reduksi biaya lain-lain
Keuntungan per Bulan
Rp12
Manfaat per Tahun
Simple Payback
2 tahun
Dalam tabel tersebut jelas diperlihatkan bahwa dalam waktu sebulan, perusahaan berhasil memperoleh manfaat – dalam bentuk reduksi biaya – sebesar Rp 12 juta per bulan atau RP 144 juta per tahun. Sehingga jelas terlihat bahwa investasi yang dikeluarkan diperkirakan akan kembali dalam kurun waktu kurang lebih 2 (dua) tahun, karena memberikan ROI sebesar 46%. Dengan mudah tabel ini dapat di-extend misalnya untuk kurun waktu 3 (tiga) tahun jika diperlukan oleh manajemen sehingga akan menghasilkan perhitungan seperti yang diperlihatkan pada ilustrasi berikut.
dalam 000,000
Biaya Investasi
Personal Computer
Rp100
Aplikasi Spreadsheet
Printer dan Scanner
Biaya Bulanan
Pengembangan Aplikasi
Manfaat Bulanan
Reduksi gaji pegawai
Reduksi proses kontrol
Reduksi biaya administrasi
Reduksi biaya sewa tempat
Rp2
Rp2
Rp2
Reduksi biaya lain-lain
Keuntungan per Bulan
Manfaat per Tahun
Simple Payback
2 tahun
Cost of capital
Discounted Annual Net Benefit
Discounted Payback
3 tahun
Dalam tabel ini terlihat bahwa manajemen dapat pula memperhitungkan indikator finansial lainnya seperti discounted annual net benefit dan discounted payback dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun tersebut terkait dengan investasi yang dikeluarkan dan manfaat reduksi biaya yang diberikan oleh teknologi informasi.
COST AVOIDANCE
Jika pada cost diplacement diperoleh manfaat berupa reduksi biaya, maka prinsip yang dipergunakan dalam cost avoidance adalah dihindarinya atau diantisipasinya pengeluaran biaya yang tidak perlu karena adanya teknologi informasi. Misalnya adalah dengan dipergunakannya aplikasi Computer Based Training (CBT), maka tidak diperlukan lagi pengeluaran biaya karyawan untuk keperluan administrasi, akomodasi, material, instruktur, dan transportasi ke luar kota karena proses pelatihan tersebut dapat dilakukan di tempat kerja. Cara perhitungan yang sama dapat dipergunakan seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut ini. Terlihat dari perhitungan tersebut bahwa investasi yang dikeluarkan dapat dikembalikan dalam kurun waktu kurang lebih 6 (enam) tahun karena memberikan ROI sebesar 16%.
dalam 000,000
Biaya Investasi
Personal Computer
Rp432
Aplikasi Computer Based Training
Printer dan Scanner
Biaya Bulanan
Pengembangan Aplikasi
Rp8
Lain-Lain
Rp4
Amortisasi
Rp23
Total
Rp134
Manfaat Bulanan
Tidak memerlukan instruktur
Rp120
Tidak memerlukan biaya transportasi
Rp7
Tidak memerlukan biaya akomodasi
Rp12
Tidak memerlukan biaya makalah
Rp3
Tidak memerlukan administrasi
Keuntungan per Bulan
Rp11
Manfaat per Tahun
Simple Payback
6 tahun
DECISION ANALYSIS
Terkadang dengan diimplementasikannya sebuah sistem informasi yang efektif, manajemen dapat diuntungkan dalam hal pengambilan keputusan yang lebih baik. Contohnya adalah penerapan Transactional Information System dan Management Information System untuk proses pemantauan piutang dan penagihan. Perusahaan yang memiliki pelanggan hingga puluhan atau bahkan ratusan ribu, mengalami kesulitan dalam proses penagihan piutang (pada umumnya mereka yang tidak ditagih cenderung akan terlambat membayar hutangnya). Dengan dibangunnya sebuah sistem aplikasi yang membantu manajemen dalam menentukan dan memonitor para pelanggan yang harus segera melunasi kewajibannya, akan banyak manfaat yang dapat diperoleh. Misalnya akan diperolehnya masukan uang tunai dari piutang pada waktunya, yang kemudian akan berpengaruh terdapat adanya pemasukan tambahan dari bunga bank hasil tabungan pemasukan tersebut, yang berarti pula akan berkurangnya tugas debt collector sehingga mereka dapat memanfaatkan waktu untuk melakukan penjualan produk/jasa perusahaan, dan lain sebagainya.
dalam 000,000
Biaya Investasi
Personal Computer
Rp876
Aplikasi TIS dan MIS
Printer dan Scanner
Biaya Bulanan
Pengembangan Aplikasi
Rp11
Lain-Lain
Rp7
Amortisasi
Rp20
Total
Rp131
Manfaat Bulanan
Pembayaran piutang lebih cepat
Rp14
Bunga bank karena tagihan cepat
Rp8
Kenaikan penjualan
Rp111
Manfaat lain-lain
Keuntungan per Bulan
Rp45
Manfaat per Tahun
Simple Payback
2 tahun
Dari situasi ini terlihat bahwa sebenarnya pengambilan keputusan penagihan yang lebih baik memberikan keuntungan bagi perusahaan sekitar Rp 45 juta per bulan atau kurang lebih Rp 540 juta per tahun.
IMPACT ANALYSIS
Manfaat lain yang kerap diperoleh dari implementasi teknologi informasi terkait dengan penghematan waktu, yang berdampak langsung terhadap penghematan biaya atau peluang memperoleh pendapatan. Misalnya penerapan Sales Information System untuk menggantikan proses penjualan secara manual melalui telepon atau tatap muka. Sebelum sistem ini diterapkan, dalam satu hari setiap salesman dapat melakukan sales call sebanyak 6 kali dengan masing-masing lama pembicaraan sekitar 35 menit dan pengisian formulir selama 60 menit. Dengan sistem yang baru, maka lama transaksi dari 35 menit dapat direduksi menjadi 15 menit, dan pengisian formulir untuk semua pelanggan dari 60 menit dapat dikurangi menjadi 10 menit. Artinya, setiap hari akan dihemat waktu sebesar 170 menit. Artinya setiap salesman dengan waktu tambahan 170 menit tersebut dapat melakukan tambahan sales call sebanyak 3 transaksi per hari (dengan asumsi durasi sela antar telepon adalah 25 menit). Jika setiap telepon mendatangkan pendapatan atau revenue sebesar Rp 1.5 juta sebagia nilai transaksi, maka dalam satu hari perusahaan mendapatkan tambahan pendapatan sebesar Rp 4.5 juta. Jika net profit per transaksi adalah 7.5%, maka setiap harinya akan diperoleh manfaat sebesar Rp 1.69 juta per hari atau Rp 33.75 juta per bulan. Katakanlah sistem yang diinvestasikan ada 5 (lima) buah, berarti manfaat bulanan satu buah sistem adalah Rp 6.75 juta atau Rp 81 juta per tahun. Perusahaan akan memperoleh ROI yang cukup besar dalam hal ini yaitu sekitar 63%.
dalam 000,000
Biaya Investasi 5 Buah Sistem
Personal Computer Rp30 Aplikasi Sales Information System
Rp23 Jaringan
Rp10 Modem
Rp10 Printer dan Scanner
Rp10 Instalasi
Rp45
Total Rp128
Biaya Bulanan
Karyawan Rp4 Pemeliharaan
Rp6 Pengembangan Aplikasi
Rp3 Lain-Lain
Rp2 Amortisasi
Rp12
Total Rp27
Manfaat Bulanan
Rata-rata "sales call" per hari 6 Rata-rata nilai penjualan per "call"
Rp1.5 Reduksi rata-rata durasi "sales call" dari 35 menjadi 15 menit
20 menit Reduksi waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dari 60 menjadi 10 menit
50 menit
Total Hemat Waktu
Rp170 menit
Rata-rata waktu sela antara "sales call" 25 menit
Artinya terdapat tambahan peluang untuk melakukan tambahan "sales call" 3 per hari