Metode I.S.S.U.E untuk Mengukur Manfaat Teknologi Informasi
16. Metode I.S.S.U.E untuk Mengukur Manfaat Teknologi Informasi
Brown pada tahun 1994 membedakan manfaat teknologi informasi menjadi yang bersifat hard dan soft. Hard benefit adalah manfaat yang dapat secara langsung dirasakan oleh perusahaan yang mengimplementasikannya karena karakteristiknya yang dapat diukur secara kuantitatif, misalnya dengan menggunakan satuan finansial. Sementara itu soft benefit adalah manfaat yang tidak secara langsung dapat dinikmati oleh perusahaan karena karakteristiknya yang ”tidak terlihat” secara nyata. Ada tiga jenis soft benefit yang dimaksud, dimana masing-masing diberi nama: intangible, indirect, dan strategic.
Perbedaan di antara keempat jenis manfaat ini dapat digambarkan secara matriks dengan menggunakan pendekatan dua buah aspek. Aspek pertama terkait dengan seberapa jauh tipe teknologi informasi atau sistem informasi yang dikembangkan dapat secara langsung dirasakan manfaatnya oleh pengguna (attributable to the IT/IS), dan aspek kedua berhubungan dengan dapat tidaknya manfaat yang ada dikuantifikasikan atau diukur secara kuantitatif (measurable).
Sumber: Brown, 1994
Manfaat hard biasanya terkait dengan implementasi teknologi informasi yang secara jelas memberikan kontribusi kepada perusahaan dalam bentuk reduksi biaya, pengurangan staf atau karyawan, peningkatan produktivitas, dan lain sebagainya.
Manfaat intangible merupakan implementasi teknologi informasi yang segera dapat dirasakan manfaatnya bagi pengguna atau perusahaan yang menerapkannya, namun sangat sulit dilakukan pengukuran terhadap besarnya manfaat tersebut. Contohnya adalah bagaimana penerapan Decision Support System dapat memperbaiki kualitas pengambilan keputusan manajemen, namun sulit untuk dikuantifikasikan besaran manfaat yang diperoleh tersebut dalam satuan finansial.
Manfaat indirect pada dasarnya dapat dikuantifikasikan besarannya namun keberadaannya tidak langsung dapat dirasakan oleh para pengguna. Misalnya adalah pengembangan Local Area Network, dimana walaupun manfaatnya dapat dengan mudah dihitung karena adanya optimalisasi terhadap sumber daya yang ada (melalui proses sharable), namun user tidak dapat segera merasakan manfaatnya karena belum adanya aplikasi yang diinstalasi di atas jaringan tersebut (seperti e-mail, office productivity, intranet, dan lain sebagainya).
Manfaat strategic lebih merupakan suatu manfaat jangka panjang yang dapat dinikmati perusahaan karena dimiliki atau dikembangkannya teknologi informasi tertentu. Misalnya adalah keberadaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan daya saing usaha, memperbesar potensi pasar, memperbaiki citra perusahaan di mata pelanggan, mengoptimalkan hubungan dengan para mitra bisnis, dan lain sebagainya.
Dengan berpegang pada keempat manfaat tersebut, maka setiap jenis atau tipe aplikasi teknologi informasi yang ada dapat dipetakan kategori manfaat yang diberikan. Pertanyaan yang timbul kemudian adalah sebagai berikut: perusahaan harus memfokuskan diri pada penghitungan manfaat yang mana agar kajian cost-benefit dapat mencapai sasarannya?
Sumber: Brown, 1994
Sejumlah literatur mengusulkan agar proses pengukuran dilakukan secara bertahap atau evolusioner sesuai dengan kematangan perusahaan dalam menghadapi isu tersebut. Pendekatan ini menyarankan agar hal pertama yang sebaiknya dilakukan adalah mengukur manfaat yang bersifat hard terlebih dahulu, sebelum kemudian perusahaan ”belajar” untuk menerapkan metodologi untuk menghitung besarnya manfaat yang bersifat intangible atau indirect. Dengan sendirinya manfaat yang bersifat strategic akan dipelajari terakhir.
Sumber: Brown, 1994
Kenyataan memperlihatkan bahwa untuk melakukan pengukuran terhadap manfaat yang bersifat soft, perlu dipergunakan sejumlah simulation tool. Perusahaan- perusahaan di negara maju banyak sekali menggunakan perangkat simulasi bisnis seperti Extend, FinSim, dan lain sebagainya. Tujuan dari dipergunakannya perangkat simulasi ini adalah untuk sedapat mungkin menggambarkan keadaan lingkungan bisnis secara nyata sehingga berbagai variabel yang tidak tampak dan bersifat Kenyataan memperlihatkan bahwa untuk melakukan pengukuran terhadap manfaat yang bersifat soft, perlu dipergunakan sejumlah simulation tool. Perusahaan- perusahaan di negara maju banyak sekali menggunakan perangkat simulasi bisnis seperti Extend, FinSim, dan lain sebagainya. Tujuan dari dipergunakannya perangkat simulasi ini adalah untuk sedapat mungkin menggambarkan keadaan lingkungan bisnis secara nyata sehingga berbagai variabel yang tidak tampak dan bersifat
Sumber: Brown, 1994
Pada tahap Initiation ini hal pertama yang dilakukan adalah mendefinisikan obyektif dari sistem yang ingin dikembangkan, terutama berkaitan dengan manfaat yang dituju (yang tentu saja dengan tujuan akhir manfaat tersebut dapat dikuantifikasikan). Selain obyektif, hal yang perlu digambarkan pula adalah rangkaian proses bisnis terkait dengan sistem yang ada, termasuk di dalamnya pemberian atribut kinerja atau karakteristik proses seperti waktu, biaya, pelaku, dan lain sebagainya.
Sumber: Renaissance Indonesia, 2002
Tahap selanjutnya adalah Simulation dimana dilakukan konstruksi model yang menyerupai keadaan yang sebenarnya. Setelah model tersebut selesai dikembangkan, maka kondisi ”AS IS” atau lingkungan perusahaan saat ini tersebut disimulasikan sedemikian rupa sehingga dapat dilihat kinerjanya, terutama dalam kaitannya dengan performa finansial (atau menghitung indikator kinerja lain yang terkait dengan parameter keuangan).
Sumber: Renaissance Indonesia, 2002
Substantiation adalah tahap konfirmasi atau penegasan kembali bahwa model yang telah dibuat tersebut benar-benar mendekati kenyataan yang ada. Berbagai tes perlu dilakukan untuk membuktikan hal ini terhadap sistem yang dimodelkan tersebut.
Setelah dilakukan pengecekan atau validasi terhadap kehandalan model yang dibuat, barulah dilakukan tahap Utilisation dimana pada saat inilah dilakukan sejumlah kajian antara kondisi ”AS IS” dan kondisi di masa mendatang ”TO BE” ketika aplikasi teknologi informasi diterapkan. Perbandingan kinerja yang dinyatakan dalam sejumlah indikator antara kondisi lama dan baru inilah yang akan menjadi fokus kajian manfaat yang dimaksud.
Sumber: Renaissance Indonesia, 2002
Setelah perbandingan tersebut dilakukan, barulah tahap Estimation dimana para pimpinan atau praktisi bisnis terkait melakukan perkiraan pengukuran terhadap besarnya manfaat yang akan mereka peroleh akibat diimplementasikannya sistem terkait.
Sumber: Renaissance Indonesia, 2002