Pengawasan Intern Kas Pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis persembahkan ke Hadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah serta PerlindunganNya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ Pengawasan Intern

Kas Pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan “.

Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa penulis tidak akan dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tanpa bantuan dan dukungan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan segala ketulusan dan kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih yang tidak terhingga antara lain kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menjadi orang yang penulis kagumi.

2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, M.S Selaku Ketua Jurusan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi S, SE, M.S Selaku Sekretaris Jurusan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sebagai dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir ini.

4. Seluruh Bapak Ibu Staf Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya Kak Nur yang telah banyak membantu penulis selama di bangku perkuliahan.

5. Bapak Wahidin Yasin, Ak, Selaku dosen wali.

6. Bapak Pimpinan dan Staf Karyawan PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk Medan khususnya Bapak Drs. Riyanto M.Sc selaku Training Manager dan Bapak Achyar yang telah sudi meluangkan waktunya dan memberi masukan kepada penulis.

7. Teristimewa kepada kedua Orang Tua penulis Ayahanda Sofyan Simatupang dan Ibunda Maswarni Nasution yang telah banyak memberikan kasih sayang serta pengorbanan yang sebesar-besarnya kepada Penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Sodara-sodara Penulis yang tersayang Kak Elvi Sofiah, adik-adik penulis yang lucu dan paling manis sedunia Ririz Marito dan Hariz Emeraldi serta seluruh keluarga besar yang telah banyak membantu dan memberi dorongan pada penulis.

9. Buat rekan-rekan seperjuangan di Keu`06 khususnya Grup B : Leni, Lestarri, Rahmi, Nurhabibah, Liza, Lina, Amy, Junita dan Dinda serta teman-teman lain yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu, semoga sukses dan persahabatan kita tidak terputus.

10.Kepada Teman-teman Kost 103 FM : K` uTin, Rika, H5,Anggi, a`Nur, Tiwi, Iir dan Dalila. Tak lupa buat B` SaLim ( Kapan?? ), B` Iwan dan B` As Terimakasih untuk semuanya.

11.FE... Terimakasih banyak atas cita dan cinta yang telah engkau berikan kepadaku..

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi para pembacanya dan semoga ilmu yang penulis peroleh dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat, agama, bangsa dan negara. Amiin.

Medan, Juni 2009

Penulis

( Elli Sofiah S )

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

BAB II :PT. PP LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk MEDAN A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Jenis Usaha dan Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Job Description ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 25

BAB III : PEMBAHASAN A. Prosedur Penerimaan Kas ... 27

B. Prosedur Pengeluaran Kas ... 29

B. Metode Pencatatan Kas ... 33

C. Pengawasan Intern Kas... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2.1 Estate milik PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk ………. 10 Tabel 2.2 Kebun pengolahan PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk ... 24

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PP London Sumatra Indonesia …... 13 Gambar 3.2 Bagan Prosedur Penerimaan Kas PT. PP London Sumatra... 27

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Dengan melihat sejarah perkembangan perusahaan masalah keuangan adalah faktor terpenting bagi kelangsungan suatu perusahaan. Setiap perusahaan memiliki berbagai kegiatan atau aktifitas baik yang menghasilkan barang maupun jasa dengan tujuan meningkatkan laba dan menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan kontiniuitas perusahaan.

Dengan tercapainya tujuan utama perusahaan yaitu meningkatkan laba, maka tujuan perusahaan yang lain akan dapat tercapai dimana besar kecilnya keuntungan atau laba yang diperoleh oleh suatu perusahaan merupakan ukuran kesuksesan manajemen dalam mengelola keuangan.

Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya selalu membutuhkan kas. Kas adalah salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas diperlukan baik untuk, membiayai operasi perusahaan sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap. Semakin besar jumlah kas yang ada dalam suatu perusahaan berarti semakin tinggi pula tingkat likuiditasnya. Hal ini berarti bahwa perusahaan mempunyai risiko yang lebih kecil untuk tidak dapat memenuhi kewajiban finansialnya. Tetapi hal ini tidak berarti bahwa perusahaan harus berusaha untuk mempertahankan persediaan kas yang sangat besar, karena semakin besar kas berarti makin banyak uang yang menganggur sehingga akan memperkecil tingkat profitabilitasnya. Riyanto ( 1995 : 93-94 ).

Kompleksnya masalah yang terjadi di dalam perusahaan, maka dibutuhkan suatu pengawas keuangan, pengawasan keuangan yang dimaksud disini adalah bagaimana suatu perusahaan dapat melindungi harta kekayaannya dari usaha penyelewengan, penipuan, penggelapan bahkan pemborosan yang dapat dilakukan oleh pihak-pihak yang ada di lingkungan perusahaan.

Pengawasan diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas perusahan agar sesuai dengan rencana semula. Pengawasan intern kas juga merupakan salah satu fungsi manajemen yang berperan penting dalam aktifitas perusahaan. Tujuan dari sistem pengawasan intern ini adalah untuk mengamankan harta milik perusahaan, memperoleh data akuntansi yang akurat, tepat dan wajar, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk memenuhi kebutuhan manajemen.

Adapun ciri-ciri pengawasan kas yang baik adalah Pertama, dalam pelaksanaannya terdapat pemisahan fungsi penyimpanan kas dan fungsi pencatatan kas. Kedua, penyetoran setiap hari semua uang kas yang diterima yang bertujuan untuk menghindari penumpukan uang kas dalam perusahaan yang mungkin dapat dipergunakan untuk keperluan di luar perusahan dan dapat mengurangi pinjaman pegawai juga dapat menghindarkan uang kas dari pencurian, kebakaran dan sebagainya. Ketiga, penggunaan voucher system untuk pengawasan pengeluaran kas. Voucher system adalah suatu cara pemakaian formulir khusus tempat mencatat data

tentang hutang dan pembayarannya dengan tambahan persetujuan dari orang yang berwenang. Keempat, mengadakan pemeriksaan kas secara tiba-tiba. Harnanto ( 2002 : 148 ).

Dengan adanya suatu sistem pengawasan intern kas yang memadai juga merupakan syarat mutlak demi perlindungan dan keamanan terhadap kas. Pengawasan intern itu sendiri meliputi sarana, alat, dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan maksud untuk mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan in-efisiensi dari sumber-sumber ekonomi yang dipunyai perusahaan, menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya ( reability ) kebenaran data operasi dan akuntansi yang dihasilkan serta mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Pengawasan intern kas tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan, tetapi lebih diutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan dana pada kas perusahaan.

Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan kas harus ditujukan agar semua uang yang seharusnya diterima, benar-benar diterima dan dicatat. Sedangkan dalam kaitannya dengan pengeluaran kas; pengawasan kas harus diarahkan agar tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Untuk itu penetapan wewenang, tanggung jawab yang jelas dan adanya verifikasi keuangan terhadap setiap transaksi yang menyangkut kas oleh suatu bagian/fungsionaris yang independen merupakan cara yang biasa dipakai untuk mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas.

Secara umum segala transaksi yang terjadi dalam perusahaan akan berhubungan kas, karena transaksi yang terjadi dalam perusahaan akan berhubungan langsung dengan kas. Setiap aktifitas perusahaan berawal dari kas dan berakhir pada kas, baik dalam bentuk penerimaan maupun dalam bentuk pengeluaran kas. Oleh

karena itu, dibutuhkan pengawasan intern kas untuk mengawasi adanya kemungkinan terjadinya penyalahgunaan oleh pihak-pihak tertentu yang dapat merugikan perusahaan.

Melihat pentingnya peranan kas dalam kegiatan operasional suatu perusahaan seperti uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitian secara langsung untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengawasan intern kas yang dilakukan oleh PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk. Medan dengan memilih judul “ PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. PP LONDON SUMATRA

INDONESIA Tbk. MEDAN “. B. Perumusan Masalah

Merumuskan masalah penelitian sering disebut sebagai topik penelitian. Disebut masalah penelitian, karena yang menjadi objek penelitian memang merupakan suatu masalah yang harus dipecahkan. Perumusan masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan sebelum sampai ke tahap pembahasan. Perumusan masalah yang tidak jelas akan mengakibatkan tidak bermanfaatnya data-data yang dikumpulkan untuk di analisis.

Pengawasan intern kas merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu organisasi perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan dengan tujuan untuk mencegah terjadinya kecurangan dan penyelewengan dana dalam perusahaan. Adapun masalah yang akan dirumuskan penulis yaitu: Bagaimana pelaksanaan pengawasan intern kas yang dilakukan oleh PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk. Medan dalam mengamankan kas yang ada dalam perusahaan?

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui bagaimana kebijaksanaan perusahaan dalam hal ini PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk. Medan dalam melaksanakan pengawasan intern terhadap kas.

2. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Diploma III Jurusan Keuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian Bagi Penulis

1. Menambah wawasan dan memperluas ilmu pengetahuan penulis khususnya mengenai pengawasan intern yang selama ini diperoleh di bangku perkuliahan.

2. Sebagai usaha untuk meningkatkan kemampuan berfikir dan kemampuan menganalisa setiap permasalahan yang dihadapi untuk menyelaraskan dan menerapkan teori yang dipelajari selama dalam perkuliahan.

3. Dapat dipergunakan sebagai bahan perbandingan dalam melakukan penulisan dan penelitian pada masa yang akan datang.

Bagi Perusahaan

1. Dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dalam menentukan perencanaan dan kebijaksanaan pada masa yang akan datang.

2. Dengan dilaksanakannya penelitian ini penulis dituntut untuk memberikan sumbangsih terhadap perusahaan baik berupa saran, maupun kritikan yang

membangun agar menjadi sumber masukan untuk meningkatkan kinerja pada lingkungan perusahaan tersebut.

3. Sebagai dasar pertimbangan dalam memperbaiki/mengembangkan perusahaan dalam memperkuat sistem pengawasan kas pada perusahaan.

Bagi Pembaca

1. Sebagai sumber informasi dan masukan bagi pembaca dalam memahami pengawasan intern kas dalam suatu perusahaan.

2. Sebagai bahan referensi apabila hendak melakukan penelitian dan penulisan pada masa yang akan datang.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN 1. Sejarah Ringkas

Sejalan dengan perkembangan sejarah perkembangan Indonesia, baik masa penjajahan Belanda, Jepang sampai pada masa kemerdekaaan dan masa pembangunan saat ini, perusahaan di Indonesia khususnya di kawasan Sumatera Utara yang dikenal dengan daerah perkebunan yang banyak mengalami perkembangan. Berbagai perusahaan perkebunan mengalami kesempatan untuk memanfaatkan sumber daya alam yang ada di daerah Sumatera Utara ini.

Kesempatan ini diambil oleh Horrison & Crossfield Ltd, yang berdiri sejak tahun 1884 di London dan beroperasi di Indonesia pada tahun 1906. Pada mulanya perusahaan ini bekas hak Concessie berdasarkan perjanjian antara Zelfbestuur Deli dengan beberapa perusahaan Rubber Company Ltd, yang disyahkan resident Sumatera Timur. Dalam rangka Konfersi Undang-Undang Pokok Agraria Tanggal 1 Maret 1962 No. Ka. 13/7/1. Pada tahun 1962 perusahaan ini memperluas bidang usahanya dengan mengadakan penggabungan diantara perusahaan perkebunan Inggris yang memiliki beberapa kebun di Sumatera Indonesia.

PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk didirikan dengan dengan akte pendirian No. 93 tanggal 18 Desember 1962 dihadapkan notaris Raden Kardiman di Jakarta, dan naskah No. 20 tanggal 9 September 1963 yang dibuat dihadapan notaris yang sama. Kemudian timbul pergolakan akibat adanya perubahan situasi antara Pemerintah Indonesia dengan Pemerintah Inggris. Pemerintah Indonesia berniat mengambil alih pengurusan perusahaan dan menyerahkannya kepada Bangsa

Indonesia. Pengambilan alih ini segera dilaksanakan pada tanggal 22 Januari 1964 oleh Badan Pengawasan Perkebunan Asing Republik Indonesia (BPPARI) dan perkebunan ini diganti namanya PT. PP Dwikora I & II.

Kemudian berdasarkan ketetapan Presiden No. 6 tahun 1967, diadakanlah suatu perjanjian antara pemerintah Republik Indonesia dengan Horrison & Crossfield Ltd, dan anak perusahaannya. Persetujuan perjanjian ini berlaku mulai tanggal 20

Maret 1968. Dengan adanya perjanjian ini maka kepemilikan dan penguasaan perusahaan tersebut oleh Pemerintah Republik Indonesia dikembalikan kepada pemiliknya semula yaitu Horrison & Crossfield Ltd pada tanggal 1 April 1968 dan diganti kembali namanya menjadi PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk. Dalam perjanjian itu disebutkan hak-hak eksploitasi termasuk menguasai dan menjual hasil produksi dan hak untuk menanam semua jenis tanaman.

Pada tanggal 21 November 1991, PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk, melakukan merger dengan beberapa perusahaan di bawah ini:

a. PT Nagodang Plantation Company b. PT Seibulan Plantation Company

c. PT Perusahaan Perkebunan Bajue Kidoel d. PT Perusahaan Perkebunan Sulawesi

Keempat perusahaan ini menggabungkan namanya menjadi PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk, status PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) berdasarkan Surat Ketua Badan Penanaman Modal Tanggal 12 November 1991 No. 794/III/PMA/1991. Pada tanggal 27 Juli 1994, kepemilikan saham PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk sepenuhnya

diambil oleh Pan London Sumatra Plantation dengan komposisi saham mengalami beberapa kali perubahan. Pada tahun 1998 kepemilikan saham PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah Pan London Sumatra Plantation dengan komposisi saham sebesar 47,23% Commerzbank (SEA) Ltd. Singapura sebesar 5,83% dan sisanya 46,94% dimiliki oleh masyarakat.

Sejak tahun 1996, perusahaan ini menjadikan perusahaan yang Go Public. Dengan demikian PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk, telah dituntut untuk menjalankan aktifitasnya secara lebih profesional lagi.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan mengolah hasil produksi dari bahan mentah menjadi bahan baku. Ruang lingkup kegiatan perusahaan ini meliputi penanaman, pemeliharaan, pemanenan, pengolahan dan penjualan hasil produksi. Perusahaan ini mempunyai perkebunan terbesar di wilayah Republik Indonesia yaitu Sumatera Utara, Sumatera Selatan, Jawa, Sulawesi dan Kalimantan.

Setiap Estate dikepalai oleh General Manager (GM). Adapun Estate milik PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk antara lain:

Tabel 2.1

Estate milik PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk

Nama Estate/Mill Nama Estate/Mill

GM-Serdang

- Turangie - Turangie POM

GM-Serdang

- Pulau Rambong - Bungara

- Sei Merah - Begerpang - Begerpang POM - Rambong Sialang - Kertasarie

- QCTL

GM-Lima Puluh

- Sibulan - Bah Bulian

GM-Lima Puluh

- Bah Lias - Dolok - Dolok POM - Gunung Melayu - Gunung Melayu POM - Treblasala

- Pungkol

GM-Rubber

- Sei Rumbiya - Balombessie - Palngisang - Kubu Pakaran - Tulung Gelam - Bebah Permata

GM-Kalimantan

- Pahu Permai - Issue Makmur - Pahu Makmur - Jelau Makmur - Sari Jampang

- Tibona

GM-Bingin Teluk

- Ketapat Bening - Sei Kepayang - Bukit Hijau - Belani Elok - Belani Elok POM - Batu Cemerlang

GM-Muara Rupit

- Sei Lakitan - Sei Lakitan POM - Rian Indah - Sei Gemang - Gunung Bais

GM-Lahat

- Arta Kencana - Kencana Sari

GM-Terawas

- Terawas Indah - Terawas Indah POM - Eka Sari POM

GM-Muba

- Tirta Agung - Budi Tirta - Suka Damai

Research

- Bah Lias Research Station (BLRS-NS)

- SPS-Kalimantan

PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk menanam berbagai jenis tanaman meliputi kelapa sawit, karet dan coklat (cocoa) yang lokasi perkebunannya mayoritas berada di Sumatera Utara, sedangkan untuk tanaman karet dan kopi berada di daerah Jawa yaitu Jember dan Surabaya. Tanaman lainnya yaitu kacang dan teh terletak di Ujung Pandang, Palembang, Jakarta, Samarinda, Sampit dan Kertasari.

C. Struktur Organisasi Perusahaan

Semakin berkembangnya suatu perusahaan maka semakin banyak pula kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan tidak dapat bekerja sendiri saja dalam mengatasi semua masalah perusahaan. Untuk dapat melaksanakan kepemimpinan tersebut, maka pimpinan perusahaan memerlukan pemakaian suatu sistem organisasi di dalam perusahaan, sehingga semua kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat berjalan dengan sempurna, efektif dan efisien.

Dalam hal ini struktur organisasi merupakan suatu hal yang penting sebagai penunjuk dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian. Dengan demikian struktur organisasi merupakan gambaran yang memperlihatkan susunan, fungsi Departemen atau posisi mereka dalam organisasi serta bagaimana hubungannya antara satu sama lainnya disamping menunjukkan garis perintah maupun jalur komunikasi formal. Sehingga dapat tercipta suatu team kerja yang kompak dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Sejalan dengan hal tersebut, dapat dikemukakan Struktur Organisasi PT. PP London Sumatra Indonesia adalah struktur organisasi yang berbentuk garis ( Line Organization Structure ) yang menggambarkan pembagian tugas, fungsi tanggung

jawab serta wewenang di dalam perusahaan secara vertikal serta mencerminkan hubungan antara Departemen secara horizontal. Dengan adanya Struktur Organisasi yang memisahkan dengan jelas, maka dapat diperoleh keuntungan yaitu adanya ketegasan fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing karyawan.

Melalui badan organisasi akan terlihat jelas bagaimana informasi mengalir dari satu organisasi kesatuan lainnya. Juga memberikan petunjuk-petunjuk tentang pembagian tugas, Luasnya rentangan kekuasaan atau kendali ( Span Of Co Atrol ). Wewenang dan tanggung jawab ( Authority Responsibility ). Oleh karena itu setiap karyawan harus mutlak memahami Struktur Organisasi di tempat mereka bekerja.

Perusahaan PT. PP. London Sumatra Indonesia, Tbk Cabang Medan di pimpin oleh Dewan Komisaris, President Director, Managing Direction Sales, Managing Director Finance dan Director HR & BS.

Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah bagan Struktur Organisasi PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk Cabang Medan

DIRECTOR

RESEARCH MANE

Deputi Dir.Research BLRS (NS) BLRS (SS) SPS TISSUE CULTURE Inspectorat Dev.Office Estate Dept Inspectorat Estate Dept Nort Sumatra Sulewesi&Jawa Est. Mgr Acting Mgr Head Asst ASST’S Ist Mandor Mandor Clerk Labours Nort Sumtra Sulewesi&jawa Kalimantan Est Mgr Acting Mgr Head Asst ASST’S Ist Mandor Mandor Clerk Labour Management Dept DIRECTOR MANEGEMENT BOARD OF COMMISSIONER Establ/Develop Personal Section Public Rel/ Security Gen &

Home Aff Training Sect Clinic Bection Branch Officer Palembang Jakarta/ WTC Surabaya, Makasar P Es C O PRESIDENT DIREKTOR DIREKTOR MANEGENT

D. Job Description

1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner )

Dewan Komisaris adalah posisi tertinggi dalam struktur organisasi di PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk.

Wewenang dan tanggung jawab dari Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: a. Mengawasi pekerjaan Direksi.

b. Berhak memeriksa dokumen kantor, gedung dan kekayaan perusahaan.

c. Meminta berbagai keterangan dari Direksi yang berkenaan dengan kepentingan perusahaan.

d. Berhak atas beban perusahaan serta meminta bantuan ahli untuk melakukan pemeriksaan.

e. Mempertimbangkan serta memutuskan laporan tahunan dan program kerja tahunan yang diajukan Presiden Direktur.

f. Menyetujui kebijaksanaan Presiden Direktur dalam penggunaan kekayaan menurut cara pandang yang baik.

2. Presiden Direktur ( President Director )

Presiden Direktur adalah pimpinan tertinggi yang berkuasa penuh terhadap perusahaan dengan berkewajiban mengawasi pekerjaan pada Direktur.

Wewenang dan tanggung jawab dari Presiden Direktur adalah sebagai berikut: a. Membuat kebijaksanaan yang diperlukan dalam pelaksanaan.

b. Mengatur strategi agar pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

c. Merencanakan dan mengendalikan kebijaksanaan keuangan yang telah dibuat oleh bagian keuangan termasuk menyetujui anggaran belanja dan biaya perusahaan.

d. Seluruh strategi dan kebijaksanaan yang dilakukan harus dapat dipertanggungjawabkan kepada Dewan Komisaris.

3. Head of Government and Community Relations.

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.

b. Memimpin dan mengelola Government dan Community Relations.

c. Membuat kebijakan perusahaan mengenai Government dan Community Relations.

d. Membina hubungan antara perusahaan dan masyarakat atau Pemerintah, dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang memberi manfaat bagi masyarakat yang ada di sekitar perusahaan.

e. Membawahi Community Relations Manager and Government Relations Manager.

4. Coorporate Secretary and Head of Legal Affairs

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada President Direktur.

b. Berperan sebagai Sekretaris Perusahaan.

c. Menangani masalah hukum yang ada diperusahaan.

d. Memimpin dan mengelola pelaksanaan dan administrasi perizinan serta dokumentasi.

5. Head of Coorporate Communications

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada President Direktur.

b. Memimpin dan mengelola aktifitas Coorporate Communication termasuk: 1) Mengkonsolidasi informasi tentang aktifitas perusahaan

2) Menyediakan media komunikasi internal dan eksternal 3) Membina hubungan dengan wartawan

c. Membawahi Internal Communications Manager dan External Communication Manager.

6. Head of Investor Relations.

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan informasi untuk para investor/calon investor.

b. Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan investor dengan memperluas jaringan komunikasi lewat berperan aktif di lembaga investasi, pasar bursa, dan perusahaan sekuritas atau BAPEPAM.

c. Mengkoordinasi pertemuan BOD dengan investor.

d. Menjadi pendamping bagi investor yang berminat melihat secara langsung, serta berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait.

e. Mengidentifikasi isu-isu internal yang dapat memepengaruhi citra perusahaan di mata investor dan mencari penyelesaiannya dengan berkoordinasi dengan pihak tersebut.

7. Head of Internal Audit and Risk Management.

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.

b. Memimpin dan mengelola kegiatan Internal Audit dan Risk Management. c. Membuat kebijakan Risk Management.

d. Membuat Audit dan Menyiapkan laporan Audit.

e. Memastikan perusahaan telah memiliki dan menjalankan semua standar yang diperlukan.

f. Membawahi Internal Audit Manager dan Risk Management Manager.

8. Head of Human Resources

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR ( Human Resources ) dan GS (General Services).

b. Memimpin dan mengelola aktifitas pengembangan dan pengelola SDM guna mendukung pencapaian bisnis.

c. Mengembangkan strategi dan sistem pengembangan SDM serta mengelola pelaksanaannya.

d. Membawahi HR Service Manager dan HR Planning dan Recruitment Manager.

9. Head of General Services

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR dan GS.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktifitas yang berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan keamanan kerja.

c. Menyediakan sarana pendukung yang memadai dan menunjang kelancaran operasi perusahaan.

d. Membawahi Support Facilities Manager, Head and Safety Manager dan GS Administration Staff.

10. Head of Security

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab kepada Managing dan Director HR dan GS.

b. Memimpin dan mengelola aktifitas yang berhubungan dengan keamanan untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.

c. Memantau pelaksanaan sistem dan prosedur keamanan di seluruh wilayah.

d. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal terkait mengenai masalah keamanan ( misalnya Polda, dll ) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.

e. Membawahi semua Regional Security Manager dan Security Coordinator.

11. Head of Treasury

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebgai berikut: a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.

b. Memimpin dan mengelola dana ( penerimaan, penempatan dan pengeluaran ) perusahaan terselenggara dengan baik.

c. Membawahi Financial Institution Relations Manager, Cash Management dan Payment Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasma Financing serta Administrasi Manager.

12. Head of Accounting and Tax

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh aktifitas akuntansi dan pajak perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

c. Melakukan semua koordinasi dengan semua Regional Finance Manager untuk pelaksanaan pencatatan akuntansi dimasing-masing wilayah.

d. Membawahi Recording and Consolidation Manager, Tax Planning and Administration Manager, Statutory Reporting Manager and Fixed Asset Manager.

13. Head of Procurement and Logistic

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan, penyimpanan dan distribusi barang agar dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan secara optimal.

c. Membawahi Logistic Procurement Administration Manager, Estate and Planting Proucurement Manager. Direct Material dan General Supplies Procurement Manager, Instrafradtructure and Non Planting Pricyrenebt Manager, Logistic Center Manager.

14. Co-Head of Procurement and Logistic

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap Head of Procurement & Logistic.

b. Membantu Head of Procurement & Logistic untuk mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pengadaan barang.

15. Head of Project Management Office

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi kegiatan monitoring perkembangan proyek-proyek yang sedang berjalan.

c. Melaporkan proyek-proyek yang sedang berjalan.

16. Head of Information System & Bussines Process

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap Manager Director Finance.

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan sistem informasi perusahaan agar dapat mendukung seluruh kegiatan perusahaan secara optimal. c. Memahami Management Information System & Application Support Manager, IT

Quality Manager, Infrastructure, Communication & Data Center Operation Manager, Bussines Process dan System Prosedur Manager.

E. Kinerja Usaha Terkini

Selain perkebunan, PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk juga memiliki beberapa unit pabrik pengolahan yang berlokasi di dalam areal kebun untuk mengolah semua produk yang dihasilkan oleh kebun-kebun milik sendiri. Hal ini bertujuan untuk mencapai efisiensi kerja serta mempermudah pengolahan dan penghematan biaya khususnya biaya angkut. Lokasi unit pengolahan yang ada di Deli Serdang adalah sebagai berikut:

a. Begerpang POM untuk mengolah kelapa sawit.

b. Rambong Sialang Cocoa untuk mengolah biji kakao (coklat). c. Sei Merah Crumb & Sibulan Sheet untuk mengolah karet.

Dengan adanya pabrik pengolahan karet tersebut maka seluruh hasil perkebunan dapat diolah sendiri tanpa harus mengirimkannya ke tempat lain. Semua produk yang dihasilkan merupakan komoditi ekspor seperti CPO, Latek dan Biji cokelat kering. Oleh karena itu produk tersebut termasuk komoditi yang mutunya diawasi oleh pemerintah, dalam hal ini adalah Departemen Perdagangan. Hasil produksi akan di ekspor dikirimkan ke negara pengimpor khususnya Singapura dan beberapa negara lainnya seperti Amerika, Jerman, Belanda, Italia, Kanada, dan juga India. Hasil produksi tersebut dikirimkan dengan menggunakan jasa perkapalan melalui pelabuhan Belawan. Barang-barang yang telah dipersiapkan langsung dimuat ke kapal yang akan membawanya ke negara importer.

Dari tahun ke tahun PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk mengalami perkembangan yang semakin pesat. Hal ini membuktikan bahwa perusahaan telah memiliki metode pengolahan organisasi yang baik. Dengan keberhasilan yang

diperoleh PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk telah banyak memberikan manfaat kepada pemerintah antara lain:

a. Penghasil devisa Negara.

b. Memberikan bantuan modal dalam pelaksanaan pembangunan

c. Menciptakan lapangan pekerjaan dan memberikan kesempatan kerja sehingga dapat mengurangi jumlah pengangguran.

d. Memberikan sumbangan kepada negara dalam bidang Pajak Bumi dan Bangunan, Pajak Perseroan dan Pajak Ekspor.

e. Mempertahankan dan melestarikan alam Indonesia.

Untuk memperoleh hasil produksi yang baik serta memperlancar arus perdagangan ekspor maka diperlukan orang-orang yang terampil dan menguasai bidang kegiatannya. Dalam hal pendayagunaan tenaga kerja PT London Sumatra Indonesia Tbk sangat kreatif dalam memperkerjakan tenaga kerjanya. Pada tahun 2000 PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk telah mempekerjakan lebih dari 26.000 tenaga kerja tetap dan tidak tetap. Untuk kebun di Sumatera Utara, Jawa, Sulawesi, Sumatera Selatan dan Kalimantan. Jumlah tersebut terdiri dari 513 orang staff, 12.867 orang tenaga kerja tidak tetap. Pengurangan tenaga kerja tidak tetap sejumlah 8000 orang pada tahun 1999 terjadi karena efisiensi yang dilakukan perusahaan akibat dampak krisis, namun pengurangan tersebut tidak berpengaruh besar terhadap produksi perusahaan.

Untuk meningkatkan keahlian serta kemampuan para staff dan karyawan, PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk secara terus menerus melaksanakan program pelatihan dan mengikutsertakan staff dan karyawan pada kursus dan seminar yang

dilaksanakan di dalam maupun di luar perusahaan. Pelatihan yang dilaksanakan dari dalam perusahaan seperti kursus budi daya tanaman dan manajemen pengolahan tanaman. Selain itu pelatihan yang diperoleh dari luar perusahaan seperti pelatihan administrasi akuntansi, perpajakan, komputer, pengendalian hama penyakit tanaman, pengolahan dan perencanaan pabrik.

Perusahaan juga berusaha untuk tetap memperhatikan kesejahteraan pekerjanya dengan memberikan sarana-sarana seperti perumahan, keagamaan, sosial, pelayanan keamanan, kesehatan dan olahraga.

PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk juga mengelola lahan perkebunan milik masyarakat yang disebut dengan plasma. Adapun kebun pengolahan ( Plasma Estate) tersebut antara lain:

Tabel 2.2

Kebun pengolahan milik PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk

No Nama Kebun Daerah Propinsi Keterangan

1. Air Bening Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 2. Bukit Hijau Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 3. Dwi Makmur Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 4. Eka Sari Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 5. Marga Sido Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 6. Muara Kelingi Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 7. Pelita Jaya Musi Rawas South Sumatera Oil Palm Estate 8. Tirta Agung Musi Banyuasin South Sumatera Oil Palm Estate 9. Suka Damai Musi Banyuasin South Sumatera Oil Palm Estate 10. Arta Kencana Lahat South Sumatera Oil Palm Estate 11. Bebah Permata Ogan Komering Ilir South Sumatera Rubber Estate 12. Kubu Pakaran Ogan Komering Ilir South Sumatera Rubber Estate 13. Tulung Gelam Ogan Komering Ilir South Sumatera Rubber Estate 14. Tibona Ogan Komering Ilir South Sumatera Rubber Estate

F. Rencana Kegiatan Perusahaan

PT. PP London Sumatra Indonesia melakukan buy back pada dua transaksi yang berbeda; transaksi pertama pada 13 November 2008 lalu membeli 377.500 saham dengan harga Rp. 2.142,17 per saham dan mengeluarkan dana sebesar Rp. 801.870.000 dengan Indopremier Securities, yang bertindak sebagai pelaksana buy back. Sementara aksi buy back kedua pada 16 November 2008 dalam keterbukaan

informasi di Bursa Efek Indonesia (BEI) dengan jumlah saham yang di beli sebanyak 2.768.000 saham yang dibeli dengan harga Rp. 2.251,31 per saham. PT. PP London Sumatra Indonesia telah menggunakan dana sebesar Rp. 6.230.000.000 sehingga total saham yang dibeli sebesar 3.145.500 saham dengan nilai transaksi Rp. 7.030.000.000 dan menganggarkan dana sebesar Rp. 627.700.000.000 untuk buy back saham, dimana jumlah maksimal saham yang bakal di buy back sebanyak 20%.

PT. PP London Sumatra Indonesia juga mengakusisi sekaligus tiga perusahaan kelapa sawit yaitu Tani Musi Persada (20.000 Ha), Tani Andalas Persada (10.000 Ha) dan Sumatra Agri Sejahtera (16,000) senilai Rp. 48.000.000.000. Pada tahun 2009 PT. PP London Sumatra Indonesia juga mengalokasikan dana US $ 100 juta untuk membiayai ekspansi seperti pembangunan pabrik kelapa sawit di sejumlah lokasi perkebunannya. Disamping perusahaan ini juga berencana mengembangkan lahan sawit di Sumatra Selatan hingga 46.000 Ha. Pada tahun 2009 PT. PP London Sumatra Indonesia menargetkan pertumbuhan produksi Crude Palm Oil (CPO) meningkat sebesar 10% dari realisasi tahun sebelumnya. Pencapaian produksi tersebut dilakukan dengan mengacu kriteria yang ditetapkan dalam Roundtable for Suistainable Palm Oil ( RSPO ) atau lebih dikenal dengan minyak sawit lestari.

Berdasarkan strategi yang dilakukan, diharapkan lima tahun ke depan, PT. PP London Sumatra Indonesia memperoleh dua keuntungan, yakni: harga jual CPO yang tinggi dan biaya produksi yang efisien dibanding perusahaan lainnya. Rencana pengambilalihan dapat memperkuat bisnis model perkebunan Grup Indo Agri, antara lain; mengembangkan usaha inti perkebunan, memperluas lahan dan perkebunan yang telah ditanami dengan kelapa sawit, meningkatkan produksi, memenuhi kebutuhan internal untuk CPO dan menjadi produsen atas bibit kelapa sawit unggul.

Realisasi rencana jangka panjang Grup Indo Agri memiliki 250.000 Ha perkebunan kelapa sawit. Total lahan perkebunan dan total lahan yang telah ditanami kelapa sawit meningkat sekitar 387.483 Ha dan 138.081 Ha. Secara keseluruhan luas lahan yang telah ditanami sekitar 165.000 Ha termasuk tanaman karet dan tanaman lainnya.

BAB III PEMBAHASAN A. Prosedur Penerimaan Kas

Pengawasan intern kas yang baik dapat dicapai jika semua kegiatan dilaksanakan dengan baik. Untuk itu perlu adanya pedoman yang menggambarkan adanya prosedur-prosedur sekaligus sistem otoisasinya pada setiap kegiatan termasuk penerimaan kas. Sebelum membahas tentang prosedur penerimaan kas, perlu diketahui terlebih dahulu sumber-sumber penerimaan kas yang terdapat pada PT. PP London Sumatra Indonesia antara lain :

1. Panjar penjualan lokal berupa penjualan : a) Commodity

b) Bibit ( seeds ) c) Barang Bekas d) Dan lain-lain.

2. Penerimaan trade debtors ( penjualan ekspor ) 3. Sewa ruangan

4. Klaim asuransi

5. Bunga, dapat berupa deposito dan rekening koran 6. Dan lain-lain.

Berikut ini merupakan unit-unit yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas serta prosedur penerimaan kas PT. PP London Sumatra Indonesia antara lain:

BAGAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS PADA PT.PP. LONDON SUMATERA INDONESIA

BUYERS COMMONITY

SECTION

ACCOUNTS DEPARTEMEN

ACCOUNTS ADM SECTION

PENCATATAN CASHIER

KONTRAK

KONTRAK

PANJAR PANJAR

KONTRAK KONTRAK PANJAR VOUCHER RECEIVE REGISTER VOUCHER CEK GIRO TRANSFER CEK GIRO TRANSFE Keterangan : H & C. Horrison &

Crossfield London ** : Penjualan lokal

Sumber : PT. PP. London Sumatera Indonesia Tbk. Medan

a) Commodidity Section, Branch Office, dan Estate yang fungsinya membuat kontrak penjualan, menerima atau memerintahkan untuk mentransfer uang panjar, selain itu Commodity Section berwenang untuk membuat penerimaan uang sejumlah panjar yang diterimanya.

b) Accounts Administration Section, menerima uang dan vouchernya dari Commodity Section untuk dinilai apakah telah sesuai dengan kontrak yang telah dibuat, membuat voucher dan memberitahu Branch Office apabila telah menerima transfer kontrak penjualan serta meminta otorisasi dari Head of Accounts Administration Section atas voucher yang dibuat tersebut.

c) Cashier dalam hal ini bertugas menyiapkan bukti penyetoran yang berupa uang tunai, giro, cheque, serta bukti-bukti penerimaan transfer kemudian mencatatnya ke dalam buku harian sejumlah uang tersebut.

2. Penerimaan lainnya

a) Commodidity Section, Branch Office membuat pelaksanaan kontrak dalam bentuk invoice atas penjualan, ekspor, Estate Departement dan Management Departement membuat tender dan kontrak penjualan barang bekas yang ada di Estate maupun di Head Office, demikian pula dengan penerimaan lainnya harus mempunyai tanda bukti persetujuan dari bagian-bagian yang berwenang.

b) Accounts Administration Section, menerima uang tunai atau mentransfer ke bank, membuat voucher dan meminta otorisasi kepada Head of Accounts Administration Section.

c) Cashier menyiapkan bukti penyetoran uang tunai atau cheque, giro atau lainnya, kemudian mencatatkannya ke dalam buku penerimaan sejumlah penerimaan tersebut dan disesuaikan dengan bukti transfernya.

Sehubungan dengan prosedur penerimaan kas ini maka formulir-formulir yang digunakan, yaitu

a. Invoice Penjualan

b. Surat Perintah pengiriman Barang ( SPPB ) c. Voucher

d. Dokumen kontrak e. Dan lain-lain.

2. Prosedur Pengeluaran Kas

Pengeluaran uang kas yang terdapat di PT. PP London Sumatra Indonesia dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis pengeluaran yaitu pengeluaran untuk operasional perusahaan dan pengeluaran untuk pembelian bahan. Secara terperinci pengeluaran tersebut meliputi :

a) Untuk pembelian bahan baku ( material ) b) Pembelian peralatan dan aktiva lainnya.

c) Pembayaran biaya penjualan dan biaya operasional d) Pengiriman uang ke Estate.

e) Transfer uang ke Branch Office dan Estate yang ada di Jawa dan Sulawesi. f) Dan berbagai macam transaksi lainnya yang menyangkut operasional

Adapun formulir yang digunakan sehubungan dengan prosedur pengeluaran uang pada perusahaan ini, yaitu :

a) Purchase Requisition ( PR )

b) Purchase Order ( PO )

c) Goods and Services Received Note ( GSRN )

d) Invoice Penjualan dari Supplier

e) Voucher

Selanjutnya unit Departsment yang terkait dalam prosedur pengeluaran uang dan pembayaran hutang, yaitu:

a) Bagian Pembelian/Pesanan ( Estate Department, Management Department, Engineering Department ).

b) Seluruh Department di Head Office, Estate dan Branch Office ). c) Administrasi

d) Cashier

Berikut ini adalah prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT. PP London Sumatra Indonesia :

a) Permintaan kebutuhan barang datang dari Department yang ada di Head Office, Estate dan Branch Office. Terlebih dahulu mereka harus membuat Prosedur Purchase Requisition ( PR ) sebanyak rangkap tiga masing-masing dikirim ke:

a. Lembar 1 : Bagian Pembelian ( Management Department, Estate Department, Engineering Department ).

c. Lembar 3 : File

b) Bagian Pemeriksaan setelah menerima PR lembar pertama, kemudian memeriksa tentang kelayakan permintaan tersebut. Bila layak yang dipenuhi maka dibuat Purchase Order ( PO ) sebanyak rangkap empat yang kemudian dikirimkan ke :

a. Lembar 1 : Supplier b. Lembar 2 : Administrasi

c. Lembar 3 : Bagian Pemesan ( Estate, Branch Office, Head Office ) d. Lembar 4 : File

c) Setelah menerima Purchase order dari perusahaan, maka supplier mengirimkan barang pesanan sesuai dengan perjanjian bersama dengan invoice penjualan dari supplier ke bagian pemesan barang. Kemudian bagian

pemesan barang mencocokkan barang yang diterima dengan jumlah barang yang diminta pada Purchase order. Setelah sesuai maka bagian ini mengeluarkan Surat Penerimaan barang ( SPB ) rangkap tiga yang dikirim kepada :

a. Lembar 1 : Supplier

b. Lembar 2 : Bagian pembelian c. Lembar 3 : File

d) Berdasarkan Surat Penerimaan Barang dan invoice penjualan yang diterima dari bagian pemesan, maka bagian pembelian mengeluarkan dokumen yaitu Goods of Services Received Note ( GSRN ) sebanyak rangkap tiga yang

a. Lembar 1 : Supplier b. Lembar 2 : Administrasi c. Lembar 3 : File

e) Untuk mendapatkan pembayaran dari pihak perusahaan, maka supplier harus mengirimkan dokumen yang lengkap berupa nota penagihan yang didalamnya terlampir dokumen yaitu GSRN, PO, SPB. Kemudian Admin Department, Bagian Penerimaan dan Pembelian untuk diperiksa kembali kebenarannya. Setelah dilakukan pemeriksaan ternyata benar adanya, kemudian diotorisasikan kepada Head of Admin sebagai tanda pengesahan atas dokumen untuk dibayar. Dokumen yang telah diotorisasikan dibuatkan vouchernya selanjutnya diotorisasikan oleh Head of Admin dan selanjutnya dikirim ke bagian cashier.

f) Cashier kemudian menyiapkan bukti pembayaran yang disesuaikan dengan permintaan supplier apakah transfer rekening yang sebelumnya telah diotorisasikan dengan pejabat yang berwenang. Disamping itu cashier juga membuat laporan harian ( daily report ) yang merupakan laporan mengenai jumlah penerimaan dan pengeluaran yang terjadi, Sehingga dengan mudah posisi keuangan dapat diketahui dengan mudah.

3. Metode Pencatatan Kas

Metode pencatatan dan pengeluaran kas yang digunakan oleh PT. PP London Sumatra Indonesia adalah metode tanpa buku pembantu atau yang lebih dikenal dengan sistem voucher. Adapun proses pencatatan dapat diuraikan sebagai berikut :

a) Setelah semua dokumen dilengkapi dan diselesaikan pembayarannya, dokumen tersebut diserahkan ke bagian pencatatan untuk dimasukkan ke “ receipt register “ atau “ register payment “.

b) Register payment dan register receipt merupakan dua bentuk dari General Ledge Form yang berupa lembaran-lembaran terpisah sebagai tempat

mencatatkan segala bentuk penerimaan maupun pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan.

c) Dari voucher-voucher yang ada maka dicatatkan ke lembaran General Ledger Form ( GLF ) tadi setiap saat dan setiap harinya. Apabila sebuah lembaran

GLF telah penuh kemudian disusun sesuai dengan nomor urutnya dan dikumpulkan dalam suatu tempat dan menunggu sampai tiba akhir bulan. d) Pada setiap akir bulan, lembaran-lembaran GLF ini diperiksa oleh pejabat

yang telah ditunjuk. Setelah nyata kebenarannya kemudiaan diotorisasikan kepada Head of Accounts Administration Section. Kemudian dikirim ke bagian Data Collection And Validation Section ( DCVS ). Pada bagian inilah semua data transaksi terkumpul untuk kemudian dilakukan pemeriksaan ulang dan disesuaikan dengan dokumen bukti yang ada.

e) Dari bagian DCVS ini kemudian data tadi dikirim ke bagian ISS untuk dimasukkan ke dalam komputer. Di bagian inilah dilakukan pengolahan data sebagai bahan untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan.

f) Setelah semua data dimasukkan ke dalam komputer kemudian dilakukan pemeriksaan ulang oleh petugas pada bagian tersebut. Selain sebagai pengawasan atas berjalannya proses pencatatan data akuntansi mulai dari pencatatan transaksi ke GLF sampai dimasukkan ke dalam komputer disediakan tempat pada bagian bawah dari lembaran-lembaran GLF, kolom nama dan tanggal dibuat serta dimasukkan data serta pihak yang melaksanakannya.

4. Pengawasan Intern Kas

Seperti telah diketahui bersama, bahwa teknik pengawasan intern disusun dengan tujuan agar tercapai sasaran pengawasan akuntansi yaitu pengamanan kekayaan perusahaan, mencegah terjadinya kewajiban yang tidak semestinya dan memastikan kecermatan dan keandalan laporan keuangan.

Setiap perusahaan akan selalu berusaha untuk menyempurnakan teknik pengawasan intern yang digunakan untuk memperkecil berbagai kemungkinan penyelewengan. Sama halnya dengan PT. PP London Sumatra Indonesia dalam hal ini Account Department menggunakan beberapa teknik-teknik pengawasan intern kas, antara lain:

1. Pengendalian Pengamanan Fisik, antara lain :

a) Untuk pengamanan kas secara fisik PT. PP London Sumatra Indonesia menggunakan alat penyimpanan uang dan pengamanan atas harta

perusahaan seperti penggunaan lemari besi, tanda bahaya, emergency door, sistem alarm dan adanya strong room.

b) Informasi System Section ( ISS ) bagian dari Account Department merupakan seksi yang bertugas menjalankan Sistem EDP perusahaan. c) Pengoperasian Sistem EDP dilaksanakan dalam ruangan tersendiri dan

yang dibolehkan memasukinya hanya para operator yang bertugas.

d) Dibatasinya karyawan pada bagian sistem informasi ini yaitu hanya sebanyak 4 orang dengan maksud untuk memudahkan pengawasannya. 2. Pengawasan Organisasi

a) Dilakukannya ketaatan terhadap prinsip-prinsip akuntansi yang sudah lazim dalam hal pengolahan data dan pembuatan laporan keungan untuk menghindarkan kekeliruan pengungkapan dan pelaporan keuangan ynag tidak wajar.

b) Pemakaian perkiraan pengawasan untuk pencegahan dan pelacakan kecurangan, pencurian dan kekeliruan.

3. Pekerjaan Administratif

a) Setiap penerimaan maupun pengeluaran harus dibuatkan vouchernya sekaligus diotorisasikan kepada pejabat yang telah ditunjuk, kemudian diselesaikan pembayarannya.

b) Setiap dokumen-dokumen serta formulir-formulir bukti yang mendukung sebuah transaksi dibuatkan nomor urutnya sekaligus dicetakkan tempat untuk pengotorisasian dan tanda pengecekan serta siapa yang membuat atau yang mengisi formulir tersebut.

c) Bukti penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diselesaikan prosesnya di cap “ paid “ disertai dengan tanggal panyelesaiannya.

d) Proses penerimaan dan pengeluaran yang jumlahnya besar, dilakukan melalui bank sedangkan jumlahnya relatif kecil melalui petty cash perusahaan.

e) Verifikasi bukti pendukung transaksi pengeluaran yang dimaksudkan bahwa setiap pengeluaran kas baru dilaksanakan setelah diyakini kebenarannya.

f) Semua formulir yang digunakan untuk mendukung kebenaran sebuah transaksi dibuat rangkap ganda dan satu lembar disimpan sebagai file. g) Semua penerimaan dan pengeluaran dilaksanakan dengan menggunakan

cek, giro atau transfer rekening kecuali untuk pengeluaran rutin dan pengeluaran kecil kas perusahaan.

h) Dilaksanakannya Rekonsiliasi Bank tiap bulannya dengan metode dua kolom.

i) Digunakannya juga peralatan mekanis dan elektronis untuk pencatatan akuntansi disamping penggunaan sistem manual sebagai proses awalnya. j) Diterapkannya Sistem EDP perusahaan untuk memproses setiap transaksi

yang terjadi sehingga pada akhirnya menjadi di sebuah informasi.

Pengawasan kas intern lainnya adalah pengawasan untuk pengeluaran petty cash. Pada umumnya di setiap perusahaan terdapat kebutuhan akan dana untuk

melakukan pembayaran yang jumlahnya relatif kecil. Namun karena pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil begitu jumlahnya dapat menjadi besar,

maka sebaiknya dilakukan pengawasan cukup ketat atas pembayaran tersebut. PT. PP London Sumatra Indonesia juga menyelenggarakan petty cash untuk melayani transaksi-transaksi yang jumlahnya relatif kecil. Berikut ini merupakan biaya-biaya yang pendanaannya ditanggung oleh petty cash perusahaan, antara lain :

a. Biaya telepon, listrik, air, serta telex.

b. Biaya untuk pembelian alat-alat kantor seperti materai, alat tulis, perangko, dan lain-lain.

c. Biaya perjalanan yang jumlahnya relatif kecil.

d. Biaya iuran yang bersifat umum seperti: iuran sampah, LKMD, dan lain-lain. e. Biaya makan para Direktur dan staff.

f. Biaya yang bersifat sosial dan tidak terus-menerus misalnya sumbangan. g. Biaya jamuan tamu dan masih banyak jenis biaya-biaya lainnya.

Pengelolaan dana petty cash dilakukan oleh seorang kasir sekaligus sebagai pemegang dana tersebut. Metode yang digunakan oleh PT. PP London Sumatra Indonesia untuk mengelola petty cash yaitu metode imperest. Dimana pengisian atas dana petty cash ini dilakukan bila dana tersebut menipis. Pembayaran atas permintaan pengisian kembali petty cash baru dipenuhi setelah melalui prosedur yang telah ditetapkan, dalam hal ini prosedur yang digunakan sama dengan prosedur pengeluaran kas. Pencatatan yang dilakukan untuk administrasi petty cash ini juga menggunakan sistem voucher, hanya bedanya untuk petty cash ini digunakan bentuk General Journal Register ( GJR ) yang lain dari payment register dan receipt register.

Dalam hal pencatatan untuk petty cash sendiri yang ada hanya catatan-catatannya yang sifatnya untuk memudahkan mengetahui berapa posisi petty cash

yang ada, berupa voucher-voucher yang telah diselesaikan pembayarannya. Jadi dalam metode imperest yang digunakan perusahaan, Cashier dibebani tugas bagaimana membuktikan pengeluaran-pengeluaran yang telah dilakukan sesuai dengan sisa petty cash yang ada, karena berdasarkan bukti inilah nantinya pengisian kembali atas petty cash perusahaan dilakukan.

Pengawasan intern kas perusahaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku dimana dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya didasarkan atas ketentuan prosedur yang telah berlaku dalam suatu buku pedoman disamping instruksi dari pihak manajemen, sehingga tercipta suatu standar operasional sekaligus sebagai suatu alat pengawas apakah pekerjaan karyawan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan-peraturan tersebut. Pada dasarnya pada perusahaan ini telah tercipta suatu sistem pengawasan intern atas kas yang cukup memadai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab terakhir ini penulis telah membuat suatu uraian yang berupa beberapa kesimpulan dan saran atas hasil penelitian yang telah dilakukan penulis pada PT. PP London Sumatra Indonesia Tbk Cabang Medan. Adapun kesimpulan dan saran yang mencakup penulisan tugas akhir ini sebagai berikut:

A. Kesimpulan

1) PT. PP London Sumatra Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemuliaan tanaman, pemanenan, pengolahan, dan penjualan produk, kelapa sawit, karet, kakao, teh, kopi; termasuk penjualan benih tanaman sawit dan kakao.

2) Susunan organisasi PT. PP London Sumatra Indonesia telah menunjukkan adanya pemisahan tugas dan wewenang sesuai dengan yang diinginkan dalam menciptakan pengawasan intern atas kas. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasinya, dimana seorang bawahan hanya mempunyai satu orang atasan. Dengan demikian tiap-tiap bagian bertanggung jawab kepada atasannya masing-masing.

3) Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi didalam usaha, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu

4) Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku dimana dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya didasarkan atas ketentuan prosedur dalam suatu buku pedoman disamping instruksi dari pihak manajemen.

5) Pengawasan intern kas sudah baik dimana struktur organisasi PT. PP London Sumatra Indonesia telah menujukkan pemisahan tugas dan wewenang sesuai dengan yang diinginkan dalam menciptakan pengendalian intern atas kas dan memiliki kebiasaan-kebiasaan yang dapat mendukung terciptanya pengawasan intern kas yang baik.

B. Saran

1) Dalam menyelenggarakan rekonsiliasi bank sebaiknyaperusahaan menggunakan metode empat kolom agar lebih terkontrol dan terindentifikasi secara lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan penggunaan metode dua kolom.

2) Perusahaan diharapkan dapat meningkatkan sistem pengawasan intern kas yang juga meliputi estimasi cash flow untuk beberapa periode yang akan datang.

3) Pemberian pelatihan dan pemahaman mengenai sistem komputerisasi yang digunakan staff akan meningkatkan kompetensi sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan semakin efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Harnanto, 2002, Akuntansi Keuangan Menengah, BPFE, Yogyakarta

Riyanto, Bambang, 1995, Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan, BPFE UGM, Yogyakarta

Lonsum, 2007, Laporan Keuangan, Diakses tanggal 27 Mei 2009, < http: //guide.opendns.com/?url: