c Cashier menyiapkan bukti penyetoran uang tunai atau cheque, giro atau
lainnya, kemudian mencatatkannya ke dalam buku penerimaan sejumlah penerimaan tersebut dan disesuaikan dengan bukti transfernya.
Sehubungan dengan prosedur penerimaan kas ini maka formulir-formulir yang digunakan, yaitu
a. Invoice Penjualan b. Surat Perintah pengiriman Barang SPPB
c. Voucher d. Dokumen kontrak
e. Dan lain-lain.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran uang kas yang terdapat di PT. PP London Sumatra Indonesia dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis pengeluaran yaitu pengeluaran untuk
operasional perusahaan dan pengeluaran untuk pembelian bahan. Secara terperinci pengeluaran tersebut meliputi :
a Untuk pembelian bahan baku material
b Pembelian peralatan dan aktiva lainnya.
c Pembayaran biaya penjualan dan biaya operasional
d Pengiriman uang ke Estate.
e Transfer uang ke Branch Office dan Estate yang ada di Jawa dan Sulawesi.
f Dan berbagai macam transaksi lainnya yang menyangkut operasional
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun formulir yang digunakan sehubungan dengan prosedur pengeluaran uang pada perusahaan ini, yaitu :
a Purchase Requisition PR
b Purchase Order PO
c Goods and Services Received Note GSRN
d Invoice Penjualan dari Supplier
e Voucher
Selanjutnya unit Departsment yang terkait dalam prosedur pengeluaran uang dan pembayaran hutang, yaitu:
a Bagian PembelianPesanan Estate Department, Management Department,
Engineering Department . b
Seluruh Department di Head Office, Estate dan Branch Office . c
Administrasi d
Cashier Berikut ini adalah prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT. PP London
Sumatra Indonesia : a
Permintaan kebutuhan barang datang dari Department yang ada di Head Office, Estate dan Branch Office. Terlebih dahulu mereka harus membuat
Prosedur Purchase Requisition PR sebanyak rangkap tiga masing-masing dikirim ke:
a. Lembar 1 : Bagian Pembelian Management Department, Estate
Department, Engineering Department . b.
Lembar 2 : Bagian Penerimaan dan Pembayaran di Administrasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Lembar 3 : File
b Bagian Pemeriksaan setelah menerima PR lembar pertama, kemudian
memeriksa tentang kelayakan permintaan tersebut. Bila layak yang dipenuhi maka dibuat Purchase Order PO sebanyak rangkap empat yang kemudian
dikirimkan ke : a. Lembar 1 : Supplier
b. Lembar 2 : Administrasi c. Lembar 3 : Bagian Pemesan Estate, Branch Office, Head Office
d. Lembar 4 : File c
Setelah menerima Purchase order dari perusahaan, maka supplier mengirimkan barang pesanan sesuai dengan perjanjian bersama dengan
invoice penjualan dari supplier ke bagian pemesan barang. Kemudian bagian pemesan barang mencocokkan barang yang diterima dengan jumlah barang
yang diminta pada Purchase order. Setelah sesuai maka bagian ini mengeluarkan Surat Penerimaan barang SPB rangkap tiga yang dikirim
kepada : a. Lembar 1 : Supplier
b. Lembar 2 : Bagian pembelian c. Lembar 3 : File
d Berdasarkan Surat Penerimaan Barang dan invoice penjualan yang diterima
dari bagian pemesan, maka bagian pembelian mengeluarkan dokumen yaitu Goods of Services Received Note GSRN sebanyak rangkap tiga yang
dikirim kepada :
Universitas Sumatera Utara
a. Lembar 1 : Supplier b. Lembar 2 : Administrasi
c. Lembar 3 : File e
Untuk mendapatkan pembayaran dari pihak perusahaan, maka supplier harus mengirimkan dokumen yang lengkap berupa nota penagihan yang didalamnya
terlampir dokumen yaitu GSRN, PO, SPB. Kemudian Admin Department, Bagian Penerimaan dan Pembelian untuk diperiksa kembali kebenarannya.
Setelah dilakukan pemeriksaan ternyata benar adanya, kemudian
diotorisasikan kepada Head of Admin sebagai tanda pengesahan atas dokumen untuk dibayar. Dokumen yang telah diotorisasikan dibuatkan
vouchernya selanjutnya diotorisasikan oleh Head of Admin dan selanjutnya dikirim ke bagian cashier.
f Cashier kemudian menyiapkan bukti pembayaran yang disesuaikan dengan
permintaan supplier apakah transfer rekening yang sebelumnya telah diotorisasikan dengan pejabat yang berwenang. Disamping itu cashier juga
membuat laporan harian daily report yang merupakan laporan mengenai jumlah penerimaan dan pengeluaran yang terjadi, Sehingga dengan mudah
posisi keuangan dapat diketahui dengan mudah.
Universitas Sumatera Utara
3. Metode Pencatatan Kas
