Fase Requirement Planning Metode Pengembangan Sistem

4.2 Metode Pengembangan Sistem

Untuk metode pengembangan sistem ini, penulis menggunakan metode RAD yang terbagi dalam 3 fase, yaitu Requirement Planning, Workshop Design dan Implementasi

4.2.1 Fase Requirement Planning

Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, fase requirement adalah fase dimana peneliti melakukan analisis dan identifikasi tujuan- tujuan aplikasi atau sistem serta mengidentifikasikan syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut.

4.2.1.1 Profil

Sejalan dengan roda pembangunan yang terus bergulir di seluruh Indonesia dalam rangka meningkatkan kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat indonesia, sesuai dengan tujuan dan cita- cita bangsa maka seluruh masyarakat Indonesia di tuntut untuk berpartisipasi dalam segala segi pembangunan guna mewujudkan tujuan dan cita – cita bangsa tersebut. Dengan segala ketulusan dan keihlasan maka pemuda – pemudi yang berjiwa luhur bergabung dalam PT. Adjitama Persada yang didirikan pada awal 2010 mencoba turut serta dalam membangun bangsa. Dengan usia yang relatif masih belia PT. Adjitama Persada. Dengan segala tantangan yang ada dalam pembangunan siap untuk mengarungi dan menjawab tantangan dan hambatan yang dimaksud. PT. Adjitama Persada yang sejak berdirinya mencoba untuk eksis pada bidang catering, jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia, jasa kebersihan, bisnis dengan segala keahlian dan pengalaman serta konsisten untuk tetap mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi. Berpijak pada pengalaman yang telah dimiliki, tenaga ahli yang profesional dibidangnya serta didukung oleh peralatan yang cukup memadai, PT. Adjitama Persada siap menjadi rekanan berbagai pihak, baik di departemen-departemen di pemerintahan pusat, dinas-dinas di pemerintah daerah, BUMN, BUMD serta pihak-pihak swasta dalam melaksanakan pekerjaannya. 4.2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 4.2.1.2.1 Visi Menjadi Perusahaan terdepan di industri jasa katering, manajemen , serta jasa cleaning service dalam skala nasional dan internasional.

4.2.1.2.2 Misi

1. Mengembangkan perusahaandengan pengelolaan manajemen secara professional. 2. Membangun kompetensi dan skill SDM yang profesional dan bersertifikasi di bidangnya secara bertahap. 3. Membangun jaringan mitra pengguna jasa di lembaga pemerintah dan swasta nasional dan internasional. 4. Kemampuan penanganan proyek secara professional dan berkualitas.

4.2.1.3 Struktur Organisasi

PT. Adjitama Persada mengedepankan profesionalitas dan kualitas dalam pengelolaan dan penanganan proyek perusahaan, hal tersebut tercermin dalam pembagian divisidepartemen kerja perusahaan, agar tercipta pembagian wilayah kerja yang jelas dan terukur serta tingkat efektifitas dan efesiensi hasil kerja yang berkualitas. Tiap departemen di kelola oleh SDM-SDM muda, berkualitas dan professional dibidangnya, dan dalam implementasi tiap proyek di lakukan analisa oleh para tenaga ahli dibidangnya untuk menghasilkan action plan yang tepat, adapun struktur manajemen tersebut sebagai berikut : 1. Direktur 2. Financial dan Accounting Manager 3. Operational Manager 4. Business Development Manager 5. Human Resources Manager 6. Marketing Manager 7. Purchasing Manager Gambar 4.1 Struktur Organisasi

4.2.1.4 Analisis Sistem Yang berjalan

Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti terhadap proses penggajian karyawan di PT. Adjitama Persada adalah sebagai berikut: 1. Bisnis proses absensi: a. Karyawan mengisi kartu absensi dengan memasukan jam masuk dan jam keluar setiap hari. b. Selanjutnya kartu amanoabsensi nanti akan di cek dan ditandatangani oleh Manajer HRD. Gambar 4.2 Bisnis Proses Absensi 2. Bisnis Proses peminjaman uang: a. Karyawan mengisi formulir permohonan pinjaman b. Selanjutnya formulir diserahkan ke direktur selaku pemilik perusahaan untuk dipertimbangkan. c. Kalau disetujui form akan diserahkan ke bagian keuangan dan finance untuk diberikan uangnya kepada karyawan Gambar 4.3 Bisnis Proses pinjaman 3. Bisnis Proses Lembur a. Manajer masing-masing bagian memerintahkan staffnya untuk menambah jam kerja. b. Lalu karyawan mengambil dan mengisi form lembur. c. Form lembur di tandatangani manajer yang bersangkutan lalu diserahkan pada bagian HRD untuk di tanda tangani Manajer HRD. Gambar 4.4 Bisnis Proses Lembur 4. Bisnis proses penggajian : a. Data pinjaman, data lembur, dan data absensi selama sebulan yang telah divalidasi tadi beserta form-form lainnya di input ke dalam file ms.excel daftar rekap gaji oleh staff HRD. b. Kemudian dari file rekap gaji tadi oleh staff HRD diolah menjadi laporan penggajian dan di print. c. Laporan penggajian kemudian divalidasi oleh manajer HRD dan selanjutnya diserahkan pada direktur PT. Adjitama persada untuk disetujui. d. Selanjutnya laporan diserahkan ke bagian accounting dan finance dan mentransfer gaji ke masing-masing rekening karyawan. e. Staff HRD kemudian menyiapkan slip gaji karyawan setelah menerima bukti transfer dari bagian accounting dan finance. f. Slip gaji kemudian di validasi oleh manajer HRD dan di distribusikan kepada karyawan. Gambar 4.5 Proses bisnis sistem penggajian yang berjalan

4.2.1.5 Identifikasi Masalah

Berdasarkan penjelasan pada sub bab di atas mengenai alur kerja yang sedang berjalan tersebut dan juga berdasarkan hasil observasi serta wawancara yang telah penulis lakukan, terdapat beberapa permasalahan yang lebih baik ditindak lanjuti untuk kemudian diberikan solusi-solusi yang tepat dan relevan. Berikut ini adalah beberapa permasalahan tersebut: 1. Beberapa data yang masih manual dalam penginputan memungkinkan pengolahan data menjadi terhambat apabila berkasnya hilang. 2. Penggunaan file yang tidak baik dimana dalam penggunaannya file Microsoft Excel dengan membuka data file lama, kemudian menghapus semua isi table dan mengisi nya dengan yang baru 3. Lambatnya proses informasi yang diterima oleh pihak manajemen HRD untuk membuat laporan kepada direktur.

4.2.1.6 Solusi Permasalahan

Proses pengolahan data gaji, data absensi, data pegawai pada PT.Adjitama Persada masih memiliki kelemahan. Dokumen masih dikelola secara manual. Belum terintegrasinya data-data dan belum adanya database membuat dokumen dapat disimpan pada server atau pada PC masing-masing karyawan.Oleh sebab itu, maka diperlukan strategi untuk menentukan solusi-solusi permasalahan sebagai berikut:

4.2.1.6.1 Identifikasi Strategi IT

Tabel 4.1 Identifikasi Strategi IT No. Judul Tolak Ukur Sasaran Perbaikan 1. Master data masih manual. Terdapat kemungkinan kertas- kertas form hilang. Pembuatan sistem basis data yang dapat menyimpan data form absensi, lembur, peminjaman. 2. Penggunaan file program berulang kali. Terdapat kemungkinan hilang atau terhapus secara sengaja maupun tidak sengaja saat penggunaan kembali program ms.excel. Pembuatan sebuah sistem yang tidak menyulitkan pembuatan data gaji yang baru. 3. Lambatnya proses birokrasi laporan. Proses yang berbelit- belit. Penyederhanaan proses birokrasi laporan.

4.2.1.6.2 Identifikasi Pola Solusi

Tabel 4.2 Identifikasi Pola solusi No. Sasaran Perbaikan Pola Solusi 1. Pembuatan sistem basisdata untuk form-form manual tersebut dan saling terhubung ke penggajian. Pembuatan tabel absensi, tabel lembur, dan peminjaman yang terhubung ke tabel karyawan dan ke tabel pembayaran gaji. 2. Pembuatan sebuah sistem yang tidak menyulitkan pembuatan data gaji yang baru. Dengan menginput periode gaji berupa bulan dan tahun secara otomatis sistem akan membuat daftar gaji baru. 3. Penyederhanaan proses birokrasi laporan Laporan gaji bisa di proses langsung di sistem dengan memasukan tanggal periode dan user bisa melihat laporan langsung di sistem. Berdasarkan identifikasi strategi IT dan identifikasi pola solusi di atas, sangat memungkinkan untuk pembuatan sebuah aplikasi berbasis web yaitu Sistem informasi penggajian karyawan berbasis web pada PT. Adjitama Persada yang dapat mengakomodasi semua solusi yang telah dipaparkan di atas.

4.2.1.6.3 Kebutuhan Fungsional Sistem

Sistem yang dibuat harus memenuhi kebutuhan fungsional functional requirements sebagai berikut : 1. Sistem informasi penggajian karyawan dapat melakukan penginputan data ke dalam database. 2. Sistem dapat mempermudah dalam proses penghitungan gaji karyawan. 3. Dapat meng-generate laporan secara langsung dan mencetak berkas.

4.2.1.6.4 Kebutuhan Non Fungsional Sistem

Selain kebutuhan fungsional sistem ada pula kebutuhan non fungsional sistem diantaranya yaitu: 1. Sistem dapat diakses oleh masing-masing user yang telah ditentukan oleh admin. 2. Sistem berjalan pada sistem operasi windows. 3. Sistem dapat digunakan dengan web browser yang berbeda-beda, seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain. Gambar 4.6 Proses Bisnis Sistem Usulan Keterangan Gambar : Pada proses bisnis yang ditawarkan peran Admin tugasnya mengelola data user, data karyawan, data jabatan, dan data PTKP. Untuk HRD mengolah absensi, data lembur, data gaji dan cetak slip gaji. Untuk direktur memvalidasi permohonan pinjaman serta melihat laporan dan mencetaknya. Untuk Accounting dan Finance mengelola data gaji dan pinjaman. Untuk karyawan mengisi form permohonan pinjaman.

4.2.1.7 Perbandingan sistem berjalan dengan sistem usulan

Pengembangan sistem bertujuan untuk membantu pihak HRD dalam melakukan tugas menghitung gaji dan pembuatan laporan serta form- form yang sudah terkomputerisasi. Selain itu dengan adanya sistem ini dapat mempermudah HRD, direktur, accounting dan finance dalam mengakses langsung ke dalam sistem penggajian. Sehingga mengurangi proses birokrasi dokumen. Tabel 4.3 Perbedaan Antara Sistem Yang Sedang Berjalan Dan Sistem Yang Diusulkan No Sistem yang sedang berjalan Sistem yang diusulkan 1. Data absensi, lembur, dan pinjaman masih manual. Sistem absensi, lembur, karyawan, pinjaman, serta penggajian terkomputerisasi dan saling terhubung. Jadi data gaji otomatis ter-input. 2. Masih menggunakan file excel sehingga penggunaan yang berulang untuk menghitung gaji. Sistem otomatis membuat data baru sesuai periode tanpa mengubah data yang lama. 3. Proses birokrasi pembuatan laporan berbelit-belit. Proses birokrasi di persingkat dengan ikut login ke sistem.

4.2.2 Fase Workshop Desain