4.2 Metode Pengembangan Sistem
Untuk metode pengembangan sistem ini, penulis menggunakan metode RAD yang terbagi dalam 3 fase, yaitu Requirement Planning, Workshop Design
dan Implementasi
4.2.1 Fase Requirement Planning
Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, fase requirement adalah fase dimana peneliti melakukan analisis dan identifikasi tujuan-
tujuan aplikasi atau sistem serta mengidentifikasikan syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut.
4.2.1.1 Profil
Sejalan dengan roda pembangunan yang terus bergulir di seluruh Indonesia dalam rangka meningkatkan kemakmuran dan
kesejahteraan masyarakat indonesia, sesuai dengan tujuan dan cita- cita bangsa maka seluruh masyarakat Indonesia di tuntut untuk
berpartisipasi dalam segala segi pembangunan guna mewujudkan tujuan dan cita
– cita bangsa tersebut.
Dengan segala ketulusan dan keihlasan maka pemuda –
pemudi yang berjiwa luhur bergabung dalam PT. Adjitama Persada yang didirikan pada awal 2010 mencoba turut serta dalam
membangun bangsa.
Dengan usia yang relatif masih belia PT. Adjitama Persada. Dengan segala tantangan yang ada dalam pembangunan siap untuk
mengarungi dan menjawab tantangan dan hambatan yang dimaksud. PT. Adjitama Persada yang sejak berdirinya mencoba untuk eksis
pada bidang catering, jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia, jasa kebersihan, bisnis dengan segala keahlian dan
pengalaman serta konsisten untuk tetap mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi.
Berpijak pada pengalaman yang telah dimiliki, tenaga ahli yang profesional dibidangnya serta didukung oleh peralatan yang
cukup memadai, PT. Adjitama Persada siap menjadi rekanan berbagai pihak, baik di departemen-departemen di pemerintahan
pusat, dinas-dinas di pemerintah daerah, BUMN, BUMD serta pihak-pihak swasta dalam melaksanakan pekerjaannya.
4.2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 4.2.1.2.1 Visi
Menjadi Perusahaan terdepan di industri jasa katering, manajemen , serta jasa cleaning service dalam
skala nasional dan internasional.
4.2.1.2.2 Misi
1. Mengembangkan
perusahaandengan pengelolaan
manajemen secara professional.
2. Membangun kompetensi dan skill SDM yang
profesional dan bersertifikasi di bidangnya secara bertahap.
3. Membangun jaringan mitra pengguna jasa di lembaga
pemerintah dan swasta nasional dan internasional. 4.
Kemampuan penanganan proyek secara professional dan berkualitas.
4.2.1.3 Struktur Organisasi
PT. Adjitama Persada mengedepankan profesionalitas dan kualitas dalam pengelolaan dan penanganan proyek perusahaan, hal
tersebut tercermin dalam pembagian divisidepartemen kerja perusahaan, agar tercipta pembagian wilayah kerja yang jelas dan
terukur serta tingkat efektifitas dan efesiensi hasil kerja yang berkualitas.
Tiap departemen di kelola oleh SDM-SDM muda, berkualitas dan professional dibidangnya, dan dalam implementasi
tiap proyek di lakukan analisa oleh para tenaga ahli dibidangnya untuk menghasilkan action plan yang tepat, adapun struktur
manajemen tersebut sebagai berikut : 1.
Direktur 2.
Financial dan Accounting Manager 3.
Operational Manager 4.
Business Development Manager
5. Human Resources Manager
6. Marketing Manager
7. Purchasing Manager
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
4.2.1.4 Analisis Sistem Yang berjalan
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti terhadap proses penggajian karyawan di PT. Adjitama Persada
adalah sebagai berikut: 1.
Bisnis proses absensi: a.
Karyawan mengisi kartu absensi dengan memasukan jam masuk dan jam keluar setiap hari.
b. Selanjutnya kartu amanoabsensi nanti akan di cek dan
ditandatangani oleh Manajer HRD.
Gambar 4.2 Bisnis Proses Absensi
2. Bisnis Proses peminjaman uang:
a. Karyawan mengisi formulir permohonan pinjaman
b. Selanjutnya formulir diserahkan ke direktur selaku
pemilik perusahaan untuk dipertimbangkan.
c. Kalau disetujui form akan diserahkan ke bagian keuangan
dan finance untuk diberikan uangnya kepada karyawan
Gambar 4.3 Bisnis Proses pinjaman
3. Bisnis Proses Lembur
a. Manajer masing-masing bagian memerintahkan staffnya
untuk menambah jam kerja. b.
Lalu karyawan mengambil dan mengisi form lembur. c.
Form lembur di tandatangani manajer yang bersangkutan lalu diserahkan pada bagian HRD untuk di tanda tangani
Manajer HRD.
Gambar 4.4 Bisnis Proses Lembur
4. Bisnis proses penggajian :
a. Data pinjaman, data lembur, dan data absensi selama
sebulan yang telah divalidasi tadi beserta form-form lainnya di input ke dalam file ms.excel daftar rekap gaji
oleh staff HRD. b.
Kemudian dari file rekap gaji tadi oleh staff HRD diolah menjadi laporan penggajian dan di print.
c. Laporan penggajian kemudian divalidasi oleh manajer
HRD dan selanjutnya diserahkan pada direktur PT. Adjitama persada untuk disetujui.
d. Selanjutnya laporan diserahkan ke bagian accounting dan
finance dan mentransfer gaji ke masing-masing rekening karyawan.
e. Staff HRD kemudian menyiapkan slip gaji karyawan
setelah menerima bukti transfer dari bagian accounting dan finance.
f. Slip gaji kemudian di validasi oleh manajer HRD dan di
distribusikan kepada karyawan.
Gambar 4.5 Proses bisnis sistem penggajian yang berjalan
4.2.1.5 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penjelasan pada sub bab di atas mengenai alur kerja yang sedang berjalan tersebut dan juga berdasarkan hasil
observasi serta wawancara yang telah penulis lakukan, terdapat beberapa permasalahan yang lebih baik ditindak lanjuti untuk
kemudian diberikan solusi-solusi yang tepat dan relevan. Berikut ini adalah beberapa permasalahan tersebut:
1. Beberapa data yang masih manual dalam penginputan
memungkinkan pengolahan data menjadi terhambat apabila berkasnya hilang.
2. Penggunaan file yang tidak baik dimana dalam
penggunaannya file Microsoft Excel dengan membuka data file lama, kemudian menghapus semua isi table dan mengisi
nya dengan yang baru 3.
Lambatnya proses informasi yang diterima oleh pihak manajemen HRD untuk membuat laporan kepada direktur.
4.2.1.6 Solusi Permasalahan
Proses pengolahan data gaji, data absensi, data pegawai pada PT.Adjitama Persada masih memiliki kelemahan. Dokumen masih
dikelola secara manual. Belum terintegrasinya data-data dan belum adanya database membuat dokumen dapat disimpan pada server
atau pada PC masing-masing karyawan.Oleh sebab itu, maka diperlukan strategi untuk menentukan solusi-solusi permasalahan
sebagai berikut:
4.2.1.6.1 Identifikasi Strategi IT
Tabel 4.1 Identifikasi Strategi IT
No. Judul
Tolak Ukur Sasaran
Perbaikan
1. Master data masih
manual. Terdapat
kemungkinan kertas- kertas form hilang.
Pembuatan sistem basis data yang
dapat menyimpan data form absensi,
lembur, peminjaman.
2. Penggunaan
file program berulang
kali. Terdapat
kemungkinan hilang atau terhapus secara
sengaja maupun tidak sengaja
saat penggunaan kembali
program ms.excel. Pembuatan
sebuah sistem
yang tidak
menyulitkan pembuatan
data gaji yang baru.
3. Lambatnya proses
birokrasi laporan. Proses yang berbelit-
belit. Penyederhanaan
proses birokrasi
laporan.
4.2.1.6.2 Identifikasi Pola Solusi
Tabel 4.2 Identifikasi Pola solusi
No. Sasaran Perbaikan
Pola Solusi
1. Pembuatan sistem basisdata
untuk form-form manual tersebut
dan saling
terhubung ke penggajian. Pembuatan
tabel absensi,
tabel lembur,
dan peminjaman
yang terhubung ke tabel karyawan dan ke
tabel pembayaran gaji.
2. Pembuatan sebuah sistem
yang tidak
menyulitkan pembuatan data gaji yang
baru. Dengan menginput periode gaji
berupa bulan dan tahun secara otomatis sistem akan membuat daftar
gaji baru. 3.
Penyederhanaan proses
birokrasi laporan Laporan gaji bisa di proses langsung
di sistem dengan memasukan tanggal periode dan user bisa melihat laporan
langsung di sistem.
Berdasarkan identifikasi strategi IT dan identifikasi pola solusi di atas, sangat memungkinkan untuk pembuatan
sebuah aplikasi berbasis web yaitu Sistem informasi
penggajian karyawan berbasis web pada PT. Adjitama Persada yang dapat mengakomodasi semua solusi yang telah
dipaparkan di atas.
4.2.1.6.3 Kebutuhan Fungsional Sistem
Sistem yang dibuat harus memenuhi kebutuhan fungsional functional requirements sebagai berikut :
1. Sistem
informasi penggajian
karyawan dapat
melakukan penginputan data ke dalam database. 2.
Sistem dapat
mempermudah dalam
proses penghitungan gaji karyawan.
3. Dapat meng-generate laporan secara langsung dan
mencetak berkas.
4.2.1.6.4 Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional sistem ada pula kebutuhan non fungsional sistem diantaranya yaitu:
1. Sistem dapat diakses oleh masing-masing user yang
telah ditentukan oleh admin. 2.
Sistem berjalan pada sistem operasi windows. 3.
Sistem dapat digunakan dengan web browser yang berbeda-beda, seperti Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Opera, dan lain-lain.
Gambar 4.6 Proses Bisnis Sistem Usulan
Keterangan Gambar : Pada proses bisnis yang ditawarkan peran Admin
tugasnya mengelola data user, data karyawan, data jabatan, dan data PTKP. Untuk HRD mengolah absensi, data lembur, data gaji dan cetak slip gaji.
Untuk direktur memvalidasi permohonan pinjaman serta melihat laporan dan mencetaknya. Untuk Accounting dan Finance mengelola data gaji dan
pinjaman. Untuk karyawan mengisi form permohonan pinjaman.
4.2.1.7 Perbandingan sistem berjalan dengan sistem usulan
Pengembangan sistem bertujuan untuk membantu pihak HRD dalam melakukan tugas menghitung gaji dan pembuatan laporan serta form-
form yang sudah terkomputerisasi. Selain itu dengan adanya sistem ini dapat mempermudah HRD, direktur, accounting dan finance dalam mengakses
langsung ke dalam sistem penggajian. Sehingga mengurangi proses birokrasi dokumen.
Tabel 4.3 Perbedaan Antara Sistem Yang Sedang Berjalan
Dan Sistem Yang Diusulkan
No Sistem yang sedang
berjalan Sistem yang diusulkan
1. Data absensi, lembur, dan
pinjaman masih manual. Sistem absensi, lembur,
karyawan, pinjaman, serta penggajian
terkomputerisasi dan
saling terhubung. Jadi data gaji otomatis ter-input.
2. Masih menggunakan file
excel sehingga penggunaan yang
berulang untuk
menghitung gaji. Sistem otomatis membuat
data baru sesuai periode tanpa mengubah data yang
lama. 3.
Proses birokrasi pembuatan laporan berbelit-belit.
Proses birokrasi
di persingkat dengan ikut
login ke sistem.
4.2.2 Fase Workshop Desain