USER
Input data surat
ADMIN
Konfirmasi cetak surat
nama tmp_lahir
tgl_lahir jns_kelamin
agama alamat
telp angkatan
kd_prodi NIM
semester
Username Nama
Email telp
Gambar 4.8 Entitiy Relation Diagram
Entitas user melakukan input data surat yang tiap suratnya memiliki ID surat yang masing-masing, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam
pembuatan surat satu dengan surat yang lainnya. Setelah data input user di masukkan dalam sistem selanjutnya data tersebut akan diterima oleh admin.
Setelah data itu diolah oleh admin maka selanjutnya admin akan memproses data yang dalam hal ini adalah sebuah proses mencetak data
masukan menjadi surat sebagai ouput hasil dan selanjutnya admin akan memberikan konfirmasi balasan kepada user bahwa surat telah diproses.
4.3.4. Struktur Data
1. Tabel Mahasiswa
Tabel ini adalah tabel yang menyimpan data-data mahasiswa yang terlibat dalam sistem. Fungsi tabel ini adalah sebagai media user
untuk dapat login ke dalam sistem. Tabel ini hanya dapat diakses oleh admin.
a Nim
: field ini berisi Nomor Induk Mahasiswa yang digunakan sebagai password awal user agar dapat
melakukan login. b
Password : field ini merupakan kode atau kata kunci
untuk dapat masuk kedalam sistem. Password awal ini biasanya berupa NIM mahasiswa.
c Nama
: field ini dipakai untuk nama mahasiswa. d
Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tempat lahir mahasiswa yang akan dipakai sebagai data
mahasiswa. e
Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan
tanggal lahir mahasiswa. f
Jns_kelamin : field ini menyimpan data jenis kelamin mahasiswa.
g Agama
: field ini digunakan untuk menyimpan data yang berisi agama yang dianut oleh tiap mahasiswa.
h Alamat
: field ini digunakan untuk menyimpan data alamat atau tempat tinggal mahasiswa.
i Telp
: field ini digunakan untuk menyimpan data nomor telepon mahasiswa.
j Email
: field ini digunakan untuk menyimpan data email tiap mahasiswa.
k Semester
: field ini digunakan untuk menyimpan data total semester tiap mahasiswa.
l Angkatan
: field ini digunakan untuk menyimpan data angakatan dalam hitungan tahun tiap mahasiswa.
m Kd_prodi
: field ini digunakan untuk menyimpan status prodi yang dimiliki mahasiswa.
Tabel 4.5 Tabel Mahasiswa
Nama Kolom Tipe Data
Key
Nim varchar20
Primary Password
varchar100 Nama
varchar100 Tmp_lahir
varchar20 Tgl_lahir
date Jns_kelamin
varchar20 Agama
varchar20 Alamat
text Telp
varchar20 Email
varchar100 Semester
int11 Angkatan
varchar20 Kd_prodi
varchar2
2. Tabel Prodi Tabel ini adalah tabel yang menyimpan nama prodi dari tiap
jurusan dalam skala fakultas yang terdapat pada sistem. Tabel ini juga hanya dapat diakses oleh admin saja.
a Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan kode prodi tiap jurusan.
b Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi ditiap jurusan.
Tabel 4.6 Tabel prodi
Nama Kolom Tipe
Key
kd_prodi varchar20
Primary nm_prodi
varchar50
3. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat keterangan aktif kuliah mahasiswa. Tabel ini diinput oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
a Id_suket : field ini digunakan untuk menyimpan kode
surat. Keterangan aktif kuliah. Masing-masing surat memiliki kode yang tidak sama.
b Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat. c Nama
: field ini digunakan untuk menyimpan nama mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tempat lahir mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
e Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal kapan mahasiswa itu lahir dan datanta akan tertera pada
cetakan surat. f Alamat
: field ini digunakan untuk menyimpan alamat tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada
surat. g Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa. h Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. i Tgl_In
: field ini digunakan untuk menyimpan status tanggal surat masuk
j Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database. k Status
: field ini digunakan untuk menyimpan data surat yang telah diproses. Setelah surat dicetak maka admin
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.7 Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah
Nama Kolom Tipe
Key
Id_suket int3
Primary Nim
varchar15 Nama
varchar50 Tmp_lahir
varchar20 Tgl_lahir
varchar20 Alamat
text Nm_prodi
varchar25 Semester
int1 Tgl_In
varchar20 Tgl_Out
varchar20 Status
enumPending, Success
4. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user
dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
a Id_sukpkl : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama. b Nim
: field ini digunakan untuk menyimpan NIM mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d Telp
: field ini digunakan untuk menyimpan tempat nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
e Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data
tujuan lokasi tempat praktek kerja lapangan diselenggarakan atau dapat juga ditujukan kepada instansi ditempat praktek
yang ingin dituju mahasiswa. f Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa. g Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. h Tgl_In
: field ini digunakan untuk menyimpan status tanggal surat masuk
i Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database. j Status
: field ini digunakan untuk menyimpan data surat yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.8 Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan
Nama Kolom Tipe
Key
Id_sukpkl int3
Primary Nim
varchar15 Nama
varchar50 Telp
varchar25 Tujuan
text Nm_prodi
varchar25 Semester
int1 Tgl_In
varchar20 Tgl_Out
varchar20 Status
enumPending, Success
5. Tabel Surat Riset Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user
dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.
a Id_suris : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat
memiliki kode yang tidak sama. b Nim
: field ini digunakan untuk menyimpan NIM mahasiswa yang akan tertera pada surat.
c Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama
mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan alamat
tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.
e Telp : field ini digunakan untuk menyimpan tempat
nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. f Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi
mahasiswa. g Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status
semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. h Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data tujuan
tempat riset atau dapt juga ditujukan kepada personal dalam instansi tempat riset yang ingin dituju mahasiswa.
i Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status
tanggal surat masuk j Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database.
k Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat
yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin akan merubah status menjadi
‘success’ dan apabila data masih belum diproses maka statusnya akan
‘pending’.
Tabel 4.9 Tabel surat riset
Nama Kolom Tipe
Key
Id_suris int3
Primary Nim
varchar15 Nama
varchar50 Alamat
text Telp
varchar25 Nm_prodi
varchar25 Semester
int1 Tujuan
text Tgl_In
varchar20 Tgl_Out
varchar20 Status
enumPending, Success
6. Tabel Surat Pengajuan Skripsi Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari isi surat pengajuan judul skripsi. Dalam tabel ini, mahasiswa
memasukkan judul skripsi yang akan dibuat dan juga nama dosen pembimbing yang sudah disepakati.
a Id_suskrip : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan judul skripsi yang menjadi tugas akhir dari pihak
universitas kepada
mahasiswa. Masing-masing
surat memiliki kode yang tidak sama.
b Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM
mahasiswa yang akan tertera pada surat. c Nama
: field ini digunakan untuk menyimpan nama mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.
d Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan tujuan
dalam surat yang berarti kepada dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing ke 2.
e Judul : field ini digunakan untuk menyimpan data dari
judul skripsi yang mahasiswa ajukan. f Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama
prodi mahasiswa. g Tgl_In
: field ini digunakan untuk menyimpan status tanggal surat masuk
h Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal
surat yg di cetak di dalam database. i Status
: field ini digunakan untuk menyimpan data surat yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin
akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data
masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.
Tabel 4.10 Tabel surat bimbingan skripsi
Nama Kolom Tipe
Key
Id_suskrip int3
Primary Nim
varchar15 Nama
varchar50 Tujuan
text Judul
text Nm_prodi
varchar25 Tgl_In
varchar20 Tgl_Out
varchar20 Status
enumPending, Success
7. Tabel User Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data
dari user dan admin yang dibutuhkan untuk masuk kedalam sistem atau login.
a Username : field ini digunakan untuk menyimpan data nama pengguna untuk admin yang telah terdata sebagai admin dan
juga username ini dapat berperan sebagai NIM untuk user atau mahasiswa.
b Password : field ini digunakan untuk menyimpan data keamanan saat login kedalam sistem. Password ini bila
digunakan oleh user dapat dimasukkan pula dengan NIM, tetapi dapat berubah apabila user itu teleh melakukan edit
data password setelah user terdaftar pada sistem. c Nama
: field ini digunakan untuk menyimpan data nama dari admin ataupun user yang telah terdapata pada sistem.
d Email : field ini digunakan untuk menyimpan data email
dari admin atau user. e Telp
: field ini digunakan untuk menyimpan data nomor telepon admin ataupun user.
Tabel 4.11 Tabel user
Nama Kolom Tipe
Key
Username varchar50
Primary password
varchar50 Nama
varchar100 Email
varchar100 Telp
varchar15
4.3.5. Desain Interface
