10. 100 persen responden beranggapan dengan adanya sistem pembuatan surat yang dapat diakses melalui
media smartphone dapat mempermudah responden.
3.2. Planning
Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari masalah yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement
kebutuhan pengguna atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan
dilakukan. Selanjutnya dari analisis masalah ini penulis akan menguraikan beberapa kebutuhan-kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam
pembuatan sistem surat menyurat ini.
3.2.1. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap masalah yang berhubungan dengan pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik
Informatika di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Adapun masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :
a Kondisi birokrasi yang memakan waktu berdampak kurang efisiennya proses pembuatan surat di prodi Teknik Informatika.
b Sebagian besar mahasiswa tidak hanya menghabiskan waktunya untuk hanya sekedar berkecimpung di dunia
perkuliahan saja, banyak dari mereka yang ternyata
menggunakan waktunya untuk bekerja dan kuliah, sehingga mereka sangat mempergunakan waktu seefisien mungkin.
c Banyak dari mahasiswa yang ingin memperoleh data yang dalam hal ini adalah proses pembuatan surat dengan cara
semudah mungkin.
3.2.2. Analisis Masalah
Tahap ini merupakan tindak lanjut dari penelitian terhadap masalah yang ada dan dilakukan penelitian lebih lanjut sehingga dapat ditemukan
solusi dari permasalahan yang ada. Pada tahap ini juga, akan terbentuk gambaran umum dari sistem.
Dalam fase ini, terdapat empat langkah yang perlu dilakukan di dalam membangun sistem pembuatan surat keterangan berbasis web browser
yaitu sebagai berikut :
1 Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem
Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup sistem yang akan dibangun dan mencari tahu apa saja yang
menjadi kebutuhan sistem baik yang mandatory maupun sebagai pelengkap. Hal ini dilakukan agar proses menjadi jelas
dan desain sistem dapat dilakukan. Ruang lingkup dan kebutuhan sistem pembuatan surat keterangan ini yaitu :
a. Sistem ini hanya berlaku untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika sebagai user yang sudah terdaftar oleh bagian
akademik prodi yang dalam hal ini adalah admin. b. Sistem ini hanya melayani pembuatan surat keterangan aktif
kuliah, surat riset, surat permohonan Praktek Kerja Lapangan dan surat bimbingan skripsi.
c. Sistem ini berbasis website, artinya adalah untuk dapat mengakses sistem dibutuhkan jaringan internet baik untuk
akses melalui media komputer maupun media smartphone yang telah memiliki perangkat browser didalamnya dan
perangkat lain untuk mengaksesnya.
2 Melakukan studi wilayah operasi sistem
Studi wilayah ini bertujuan untuk mencari tahu apakah proses sistem ini dapat berjalan dengan baik di wilayah bersangkutan dan
mencari solusi dari permasalahan yang ada, dalam hal ini pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika
Unversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, sehingga dapat dibangun suatu sistem untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Studi wilayah yang dilakukan antara lain sebagai berikut : a. Observasi kondisi tempat pembuatan surat keterangan
yang terdapat pada prodi Teknik Informatika bagian akademik lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
b. Observasi sekitaran Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah guna
mencari info terkait fungsi dari sistem yang sedang dibuat oleh penulis.
3 Menentukan tools dan teknologi
Pada tahapan ini, ditentukan alat atau perangkat apa saja yang digunakan dalam sistem dan teknologi yang diterapkan. Perangkat
tersebut harus dipersiapkan untuk perancangan dan pembangunan sistem agar dapat berjalan dengan lancar. Teknologi digunakan
untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ditemukan dengan menerapkan ilmu teknik informatika sehingga dapat
dihasilkan suatu kemudahan dalam kehidupan sehari-hari. Teknologi-teknologi yang digunakan di dalam sistem pembuatan
surat ini adalah sebagai berikut : a. Teknologi perangkat keras
Perangkat keras yang penulis gunakan dalam melakukan perancangan aplikasi ini adalah komputer dengan
spesifikasi sebagai berikut : IntelR CoreTM2 CPU 6300 1.86GHz 2 CPUs, ~1.9GHz, 3072MB RAM,
NVIDIA GeForce 9500 GT, Hard Disk 160GB. b. Teknologi perangkat lunak
Perangkat lunak yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut. Pada sistem operasi yang
penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Microsoft Windows 7 Ultimate 32-bit. Proses pembuatan script
menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS 6, XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++.
4 Melakukan studi kelayakan sistem
Studi kelayakan sistem adalah mencari tahu apakah sistem itu pantas dan layak digunakan serta mempunyai manfaat sesuai tujuan
perancangan. Studi kelayakan sistem ini dilakukan dengan cara : a. Mewawancarai narasumber yang telah disebutkan di awal
pembahasan mengenai apakah sistem ini dapat menjadi solusi bagi mahasiswa dalam mempermudah proses
pembuatan surat menyurat di prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
b. Menguji apakah fitur yang ada didalam sistem sudah mempunyai solusi untuk permasalahan yang telah
disebutkan diatas c. Mengetahui apakah sistem layak untuk digunakan karena
melihat kondisi mahasiswa yang pada umumnya memiliki akses internet melalui media smartphone pribadi.
3.3. Modelling
