surat keterangan mahasiswa yang telah dibuatnya, dan mencetak surat keterangan mahasiswa di tempat lain.
c. Tidak Adanya Informasi Surat yang Dibuatnya
Disaat surat keterangan mahasiswa sudah dicetak dan saat menunggu untuk ditanda tangan oleh pejabat yang berwenang,
adakalanya pejabat sedang tidak berada di tempat, sehingga mahasiswa harus berkali-kali mendatangi akademik untuk mengecek
surat keterangan mahasiswa yang hanya tinggal diparaf ataupun ditanda tangan.
d. Tidak Online
Mahasiwa menginginkan dibuatnya aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa yang diimplementasikan sudah bisa online,
dengan tujuan agar mahasiswa bisa membuat surat kapan saja dan dimana saja. Jika ada keperluan mendadak ingin membuat surat
keterangan mahasiswa, mahasiswa bisa langsung online kapan saja. Namun, tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam
sistem berjalan ini, permasalahan lainnya seperti: sistem pelaporan yang kurang baik dan data-data mahasiswa yang membuat surat
tidak tersimpan dengan baik.
4.2.1. Analisis Masalah
Dari hasil obesrvasi penulis dan dari hasil pengidentifikasian masalah yang penulis lakukan, maka penulis mencoba untuk
menggambarkan alur sistem yang dapat dijadikan sebagai jawaban dari permasalahan yang penulis temukan dari hasil obesrvasi. Berikut adalah
gambaran alurnya.
Gambar 4.3 alur pembuatan surat yang diusulkan penulis
Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Mahasiswa melakukan login melaui mobile web browser
yang terdapat pada handphone yang dimiliki mahasiswa dimanapun mahasiswa itu berada saat itu, tanpa harus ke
universitas terlebih dahulu dan melakukan proses input data surat yang ingin dibuat oleh user.
2. Admin menerima masukan data dari mahasiswa yang telah berhasil melakukan login dan melakukan proses
input data.
3. Surat yang telah berhasil dicetak oleh admin akan diberi tanda sukses dan sistem akan menerima informasi
tersebut dan selanjutnya akan diinformasikan kepada user.
4. Mahasiswa menerima informasi bahwa surat telah dicetak serta waktu pengambilannya.
5. Mahasiswa kembali ke universitas sesuai informasi yang telah diberikan oleh sistem.
6. Surat telah berhasil dicetak dan ditandatangan sesuai birokrasi universitas dan siap diambil oleh mahasiswa
atau user. Dari hasil alur tersebut mahasiswa tidak perlu repot melakukan
input data dengan mendatangi universitas, cukup melakukan login melaui web browser pada laptop atau smartphone dan selanjutnya meng-input
data surat maka surat dapat segera diproses dan dicetak oleh admin. Mahasiswa juga diberi informasi kapan surat dapat diambil setelah surat
tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang di universitas sehingga dapat menghemat waktu mahasiswa yang ingin melakukan aktivitas lain
dihari itu.
4.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem System Requirement
Menganalisis kebutuhan aplikasi dengan mendefinisikan sistem, mengidentifikasi profil user pengguna potensial dari sistem yang akan
dibangun, mempertimbangkan kebutuhan hardware, software, dan perangkat lain yang sesuai untuk membantu membangun aplikasi.
Sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang masih berjalan sampai saat ini pada Prodi Teknik Informatika UIN memiliki beberapa
kelemahan yang telah disebutkan pada sub bahasan Identifikasi Masalah Sistem Berjalan. Salah satunya adalah sistem belum berjalan secara efektif
dan efisien dengan semestinya sesuai dengan aturan alur kerja SOP, umumnya ini dikarenakan sistem berjalan yang digunakan belum
sepenuhnya secara otomatis. Melihat permasalahan yang telah diketahui pada sub bahasan
identifikasi masalah sistem berjalan, dan dibahas secara singkat pada paragraf sebelumnya, maka diperlukan semacam strategi untuk
menentukan solusi-solusi dari permasalahan tersebut dengan cara: a.
Identifikasi Strategi IT
Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT
No. Judul
Tolak Ukur Sasaran Perbaikan
1. Ruang akademik penuh mahasiswa
Pembuatan surat keterangan
mahasiswa hanya bisa dilakukan di
ruangan akademik Aplikasi online yang
bisa diakses dimana saja
2. Tidak ada informasi mengenai
surat yang dibuat oleh mahasiswa
Mahasiswa mesti aktif mengecek
apakah surat sudah jadi
Informasi mengenai surat yang dibuat
mahasiswa ada pada aplikasi sistem
b. Identifikasi Pola Solusi
Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi
No. Sasaran Perbaikan
Pola Solusi 1. Aplikasi online yang
bisa diakses dimana Aplikasi yang dibuat berbasi web yang
nantinya bisa di-online-kan, sehingga
saja bisa diakses online dimana saja
2. Pengisian data berupa penginputan digital,
sehingga pelaporan rapih
Dikarenakan menggunakan sistem aplikasi yang penginputan datanya
secara digital, maka untuk mencetak laporan sesuai dengan data digital yang
rapih
3. Informasi mengenai surat yang dibuat
mahasiswa ada pada aplikasi sistem
Semua informasi mengenai surat yang dibuat mahasiswa baik yang sudah jadi
atau akan diinformasikan melalui sistem dimana saja dan kapan saja
Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi Pola Solusi, maka diperlukan sebuah sistem berbasis web yang dapat memproses data,
menyimpan data, mencetak data, dan memeriksa data mahasiswa yang membuat surat keterangan mahasiswa, dengan lebih efektif dan efisien.
Sistem tersebut adalah aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa. Setelah melakukan strategi berupa identifikasi berdasar strategi IT
dan pola solusi, perlu ditentukan pula mengenai kebutuhan fungsional sistem dan kebutuhan non fungsional sistem. Hal ini berguna untuk
mengetahui seperti apa sistem yang nantinya akan berjalan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
a. Kebutuhan Fungsional Sistem
Sistem yang dikembangkan harus memiliki functional requirements, yang mana sebagai berikut:
1. Pada sistem aplikasi pembuatan surat keterangan
mahasiswa, mahasiswa dapat menginput data diri sendiri sehingga tidak terjadi kesalahan.
2. Sistem aplikasi dapat mendeteksi kelengkapan data
mahasiswa pembuat surat.
3. Sistem aplikasi dapat menyimpan data mahasiswa
pembuat surat secara lengkap. 4.
Dapat melakukan
update status
terhadap surat
keterangan mahasiswa yang baru dibuat. b.
Kebutuhan Non Fungsional Sistem Selain kebutuhan fungsional sistem, maka ada pula
kebutuhan non fungsional sistem, yang diantaranya sebagai berikut:
1. Setiap pengguna memiliki user account tersendiri untuk mengakses sistem yang mana telah ditentukan oleh
Administrator. 2. Dalam peragaan awal, sistem aplikasi untuk sementara
dijalankan secara local-server menggunakan jaringan LAN Local Area Network.
4.2.3. Definisi Sistem
