e. Melaksanakan nilai-nilai Islam dalam sikap dan integritasnya dalam melakukan pengembangan dalam bidang teknik
informatika. f.
Beradaptasi dengan suatu dunia informasi dalam implementasi teknik informatika secara efisien dan efektif dalam sebuah
organisasi atau tatanan komunitas. g. Menguasai teknologi dan metodologi teknik informatika
sehingga dapat melakukan penelitian dan pengembangan yang berkaitan dengan aplikasi teknik informatika bagi peningkatan
kualitas hidup masyarakat.
4.2.3. Sistem Alur Berjalan
Selain cerita pengguna yang diperoleh dari pelaku-pelaku yang menggunakan sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa pada Prodi
Teknik Informatika UIN yang digunakan saat ini, penulis juga melakukan pengamatan, observasi, dan wawancara. Pengamatan, observasi, dan
wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan alur kerja sistem berjalan, walaupun pihak Prodi Teknik Informatika UIN sudah memiliki Standard
Operating Procedure SOP dari alur sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa. Berdasarkan hasil dari pengamatan, observasi, dan wawancara
yang dilakukan oleh penulis, pada paragraf selanjutnya adalah penjelasan mengenai alur kerja sistem berjalan.
Pada alur kerja sistem berjalan, merupakan alur kerja sistem berjalan yang sudah menggunakan komputer sebagai media untuk mendaftarkan data
diri mahasiswa untuk membuat surat keterangan mahasiswa. Jadi mahasiswa langsung mendaftarkan sendiri data diri mereka, dan langsung disimpan
sekaligus dicetak. Alur kerja sistem berjalan ini memiliki empat objek yang ada pada sistem, yaitu mahasiswa, staf akademik, pejabat paraf, dan pejabat
penanda tangan Adapun langkah-langkah alur kerja sistem berjalan adalah sebagai berikut.
1. Untuk membuat surat keterangan mahasiswa, mahasiswa datang langsung ke Prodi Teknik Informatika UIN. Namun
yang dapat membuat surat keterangan mahasiswa hanyalah mahasiswa yang aktif kuliah saja.
2. Mahasiswa langsung meng-input-kan data pada template surat keteragan mahasiswa yang sudah dipersiapkan oleh akademik
yang pada komputer akademik di lantai 2. 3. Setelah mahasiswa mengisi datanya, data tersebut disimpan
dan dicetak dengan menggunakan printer yang ada di Akademik.
4. Surat yang sudah dicetak di Akademik, kemudian diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa untuk dimintai
paraf dan tanda tangan. 5. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan surat
keterangan mahasiswa yang sudah dicetak ke Pejabat Paraf dan Pejabat Penanda Tangan untuk diparaf dan ditanda tangani
dalam hal ini yang berwenang dalam penandatanganan surat yaitu Wadek I atau Kasubag TU.
6. Proses penandatanganan surat maksimal memakan waktu 3 hari tergantung kondisi.
7. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan ke Staf Akademik Bagian Penomoran Surat untuk dicatat data data
surat keterangan mahasiswa tersebut pada buku kendali surat keterangan mahasiswa, dan diberikan nomor surat pada data
surat keterangan mahasiswa tersebut. 8. Mahasiswa mengambil surat keterangan mahasiswa yang
sudah selesai diparaf, ditanda tangani, dan diberikan nomor surat pada pegawai penomoran surat, kemudian menduplikasi
surat keterangan mahasiswa tersebut sebanyak tiga lembar. 9. Dua surat keterangan mahasiswa hasil duplikat harus
diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa dan pegawai penomoran surat untuk keperluan pengarsipan surat.
Jadi masing-masing mendapatkan satu buah surat keterangan mahasiswa hasil duplikat.
10. Surat keterangan mahasiswa yang asli harus diberikan stempel untuk keperluan mahasiswa yang bersangkutan.
11. Mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel dan surat keterangan mahasiswa
hasil duplikat yang belum distempel.
Jadi mahasiswa memiliki dua surat keterangan mahasiswa, yakni back up surat keterangan mahasiswa yang belum diberi stempel yang
merupakan surat keterangan mahasiswa hasil duplikat yang nantinya bisa digunakan sebagai cadangan jika terjadi hal yang tidak diinginkan contohnya
seperti surat keterangan mahasiswa yang asli hilang, dan yang kedua adalah surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel yang digunakan
untuk kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Alur proses Standard Operating Procedure SOP yang ada saat ini
adalah sebagai berikut :
Mulai
Selesai Mahasiswa
Menginput data ke dalam form surat sesuai kebutuhan
1
Pengadministrasi Akademik Diserahkan ke Mahasiswa
5 Kasubag Akademik
Memverifikasi dan memparaf surat 3
Pengadministrasi Persuratan Mencetak surat sesuai kebutuhan
2
Tanda Tangan Surat 4
Komputer Form
Surat
Kendali Surat
Surat, Bukti Serah Terima Buku
Ekspedisi ·
Surat yang tidak jelas atau salah pengetikan, tidak print
· Kasubag Akademik
memverifikasi dan memparaf surat
· Wadek I atau Kasubag TU
menandatangani surat sesuai kebutuhan
· Surat sudah selesai
ditandatangani Wadek I atau Kasubag TU. Proses
penyelesaian surat selama 3 hari
· Pengadministrasi Akademik
menyerahkan surat kepada Mahasiswa
Diagram ALir Dokumen
Keterangan
Gambar 4.1 Diagram alur pembuatan surat
4.2. Planning
Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan definisi masalah, keinginan user
dalam pembuatan sistem dan termasuk rencana yang akan dilakukan.
4.2.1. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini penulis mencoba untuk meneliti apa saja masalah- masalah yang memungkinkan yang dapat diolah dalam sistem yang penulis
buat dan masih terkait dengan proses pembuatan surat menyurat. Penulis telah melakukan observasi lokasi dan telah mengambil
gambaran dari alur-alur yang digunakan mahasiswa saat ini dalam proses pebuatan surat menyurat di Prodi Teknik Informatika Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta serta mengamati proses dalam pembuatan surat menyurat, sehingga dapat disimpulkan hasil observasi tersebut.
Berikut ini adalah gambaran alur pembuatan surat di Prodi Teknik Informatika sebelum penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem
penyuratan berbasis web di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
