Struktur Organisasi Perusahaan Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Departemen

Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009 3. Penjualan tiket pesawat terbang dan kapal laut 4. Penjualan voucher hotel akomodasi Pada usaha penjualan voucher hotel, perusahaan menjalin kerjasama dengan pihak hote yang ingin kerjasama dalam hal penyewaan kamar dan fasilitas- fasilitas yang dimiliki oleh hotel-hotel tersebut, PT.Mutiara Holidays akam mengirim para wisatawan yang membeli jasa tournya pada hotel-hotel tersebut. Segala biaya yang timbul karena penyewaan kamar, penggunaan fasilitas dan makan minum wisatawan akan dibayar PT.Mutiara Holidays Medan dengan mengeluarkan voucher. Tarif yang digunakan oleh hotel adalah sebesar harga yang telah disepekati dalam kontrak yang biasanya lebih rendah dari tarif umum publish rate. PT.Mutiara Holidays juga menjalin kerjasama dengan biro-biro perjalanan lain yang ada di dalam negeri maupun yang ada di luar negeri. Kerjasama terjadi karena biro-biro perjalanan tersebut tidak memiliki cabang- cabang di kota-kota dimana PT.Mutiara Holidays berada, sementara wisatawan yang membeli jasa perjalanan ingin berkunjung ke kota-kota tersebut.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai kerangka dan mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan bentuk susunan pola terhadap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau orang-orang tersebut job description. Struktur organisasi suatu perusahaan adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal, oleh karena itu diperlukan suatu bagan organisasi, satuan organisasi serta bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009 digambarkan berbentuk kotak, dimana kotak satu dengan yang lain dihubungkan oleh garis menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal. Untuk PT.Mutiara Holidays Medan bagan Organisasinya dapat dilihat sebagai berikut: Struktur Organisasi PT. MUTIARA HOLIDAYS MEDAN KEPALA DEPT. TOUR ADM TOUR STAF KEPALA DEPT. TRANSPOR- TASI KEPALA DEPT VOUCHER HOTEL MANAGER UMUM PRESIDEN DIREKTUR KEPALA DEPT. TIKET KEPALA DEPT. AKUNTASI STA F SUPIR PRAMU- WISATA PEMBANTU SUPIR STAF PETUGAS BANDARA STAF STAF Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009

3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Departemen

Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap satuan organisasi tersebut secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut : 1 Presiden Direktur  Menentukan kebijakan umum perusahaan termasuk menyutujui anggaran.  Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan baik di dalam maupun di luar negeri.  Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan. 2 Manager Umum  Menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Presiden Direktur.  Mengambil keputusan-keputusan yang dianggap tidak perlu disampaikan kepada Presiden Direktur dalam kegiatan operasionalnya.  Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi keuangan serta kegiatan pemasaran jasa perusahaan. 3 Kepala Departemen Tour  Bertanggung jawab sepenuhnya atas seluruh kegiatan yang terjadi pada departemen tour.  Membuat surat kerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang tour atas perintah Manager Umum Contract Rate. Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009  Menandatangani voucher tour yang digunakan atas package tour paket perjalanandan invoicenya.  Membuat laporan pertanggung jawaban yang akan disampaikan kepada Manager Umum. a. Administrasi Departemen Tour  Bertanggung jawab atas seluruh dokumen yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan tour.  Membuat laporan penjualan harian Daily Sales Report mengenai perjalanan wisata ke Departemen Akuntasi.  Membuat berita faksimili Fax Message dan membalas pesan yang masuk b. Staff Departemen tour  Menerima pemesanan jasa tour dari dalam dan luar negeri baik perorangan maupun perusahaan yang mempunyai ikatan kerjasama.  Mengadakan koordinasi fak masuk dan keluar dengan bagian Administrasi Tour.  Memesan kamar hotel yang dibutuhkan.  Mengatasi keluhan-keluhan tamu complaint yang muncul. c. Pramuwisata  Membawa para wisatawan dalam perjalanan wisata dan menerangkan segala sesuatu mengenai objek yang sedang dikunjungi atau memberikan informasi yang dibutuhkan. Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009  Bertanggung jawab terhadap perjalanan wisata yang dilakukan sesuai dengan petugas. 4 Kepala Departemen Transportasi  Bertanggung jawab terhadap aktivitas departemen dan seluruh alat-alat transportasi yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.  Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh departemen tour baik yang diambil dari armada sendiri maupun menyewa dari perusahaan lain.  Menandatangani surat permintaan pergantian suku cadang dan perawatan alat-alat transportasi.  Membuat laporan pertanggung jawavan yang akan disampaikan kepada Manager Umum.  Menandatangani surat perintah penggunaan alat-alat transportasi. a. Staf Departemen Transportasi  Membuat tugas-tugas Kepala Departemen Transportasi dalam hal pengawasan, penggunaan alat-alat transportasi termasuk penyimpanan dokumen alat-alat transportasi dan menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin terjadi.  Membuat perhitungan uang jalam dan uang minyak sesuai dengan rute perjalanan yang akan ditempuh. Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009 b. Supir  Bertanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan kendaraan yang telah diserahkan kepadanya.  Melaporkan perjalanan kepada departemen transportasi. c. Pembantu Supir Bertanggung jawab atas kebersihan kendaraaan dan membantu pekerjaan supir. 5 Kepala Departemen Tiket  Bertanggung jawab atas perolehan dan penjualan tiket pesawat terbang oleh departemen, termasuk kegiatan pencatatan.  Bertanggung jawab terhadap tersedianya tiket pesawat terbang untuk kegiatan tour dan kebutuhan klien.  Memuat laporan pertanggung jawaban mengenai penjualan tiket pesawat terbang yang disampaikan kepada Manager Umum.  Ikut menjual tiket kepada konsumen apabila staff tidak ada di tempat karena pergi ke kantor-kantor perusahaan penerbangan atau agen-agen perjalanan lain dalam rangka penjualan tiket. a. Staf Departemen tiket  Membuat tugas-tugas kepala departemen tour dalam hal ini pengadaan dan pengurusan tiket baik domestic maupun internasional. Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009  Membuat laporan harian penjualan tiket yang akan dikirim ke departemen akuntansi. b. Petugas Bandara Bertugas melayani dan menandatangani kedatangan dan keberangkatan tamu-tamu yang membeli tiket atau jasa tour pada PT.Mutiara Holidays di bandara. 6 Kepala Departemen Voucher Hotel  Bertanggung jawab atas pemesanan kamar atau fasilitas-fasilitas hotel yang lain keperluan konsumen.  Membuat surat kerjasama dengan hotel-hotel dalam hal penyewaan kamar ataupun fasilitas-fasilitas hotel lain atas perintah Manager Umum.  Menandatangani invoice dan voucher yang dikeluarkan departemen penjualan voucher hotel.  Membuat surat perintah bayar yang dikirim ke departemen akuntasi untuk pembayaran hutang akibat pengeluaran voucher.  Membuat laporan pertanggunga jawaban yang akan disampaikan kepada Manager Umum. a. Staf Departemen Voucher Hotel  Mengadakan pemesanan kamar hotel kepada hotel-hotel yang telah mengadakan kerjasama Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009  Membuat laporan harian penjualan voucher hotel yang akan dikirim ke departemen akuntasi.  Membalas fax yang akan masuk dan mmbuat fax keluar. 7 Kepala Departemen Akuntansi  Bertanggung jawab terhadap pembukuan dan pelaporan pendapatan omzet dan pengeluaran biaya harian perusahaan.  Bertanggung jawab terhadap pembuatan Surat Pemberitahuan Tahunan SPT untuk keperluan pembayaran pajak penghasilan.  Meneliti dan menganalisa semua data keuangan perusahaan dan mengadakan penyelidikan apabila ditemukan indikasi atau bukti telah terjadi kekurangan, kekeliruan ataupun ketidakberesan. a. Staf Departemen Akuntansi  Menerima dan memproses data-data keuangan yang dikirim oleh departemen-departemen yang ada.  Melakukan penagihan piutang dan pembayaran hutang perusahaan yang timbul dari kegiatan operasional perusahaan.  Membantu kepala departemen akuntansi dalam melaksanakan tugas- tugasnya. Erawati Limbong : Sistem Pemasaran Paket Wisata Pada Biro Perjalanan Wisata BPW PT. Mutiara Holidays Medan, 2009. USU Repository © 2009 BAB IV SISTEM PEMASARAN PAKET WISATA PADA BIRO PERJALANAN WISATA BPW PT. MUTIARA HOLIDAYS MEDAN

4.1 Langkah-langkah menentukan pangsa pasar