13
internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan tenaga kerja.
Tujuan diadakannya pengawasan intern terhadap gaji dan upah adalah untuk mengawasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem
penggajian dan pengupahan serta memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan kepada pihak yang berwenang dalam perusahaan.
Begitu juga halnya pada PT Railink Medan yang bergerak di bidang jasa, menginginkan setiap pegawai yang bekerja pada PT Railink dapat
memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka
pengawasan internal atas gaji dan upah sangat begitu penting, untuk menghindari akan penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat
merugikan perusahaan. Dengan penjelasan diatas, penulis tertarik untuk meneliti mengenai
sistem pengawasan Internal terhadap gaji dan upah yang diterapkan oleh PT
Railink Medan melalui judul “Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah Pada PT Railink Medan”.
B. Rumusan Masalah
Setiap perusahaan akan selalu menghadapi permasalahan dalam menghadapi kegiatan perusahaannya.Pengawasan gaji dan upah sangatlah
14
penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat merugikan perusahaan. Adapun masalah
pokok yang dirumuskan penulis adalah, “Apakah sistem pengawasan internal
gaji dan upah yang ditetapkan PT Railink Medan telahefektif ?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:
a. Bagi peneliti, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui bagaimana manajemen PT Railink Medan dalam
melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah. c.
Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang diterapkan PT Railink telah berjalan efektif.
2. Manfaat Penelitian
Yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
a. Bagi peneliti, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat
mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada PT Railink Medan.
15
b. Bagi perusahaan, sebagai bahan perbandingan dalam menentukan
kebijaksanaan di masa yang akan datang. c.
Bagi peneliti, sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survey Observasi
Berikut ini adalah jadwal survey observasi yang dilakukan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.
Tabel 1.1 Jadwal Survey Observasi Dan Tugas Akhir
No Kegiatan
Mei Juni
Mingguan I
II III IV
I II
III
1 Pengesahaan Penulisan
Tugas Akhir 2
Pengajuan Judul 3
Permohonan Izin Riset
4 Penunjukan Dosen
Pembimbing
16
5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir
7 Bimbingan Tugas Akhir
8 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Rencana isi terdiri dari empat bab, masing - masing bab dibagi atas sub-sub bab sesuai kebutuhannya. Secara garis besar Rencana Isi adalah
sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana
penulisan yang mencakup jadwal surveyobservasi dan rencana isi.
BAB II : PT RAILINK MEDAN
17
Pada bab ini meliputi sejarah ringkas instansi, struktur organisasi,job description, jaringan usaha, kinerja usaha
terkini dan rencana usaha PT Railink Medan.
BAB III :SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT RAILINK MEDAN
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenaipengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan
upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah, sistem pengawasan internal gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat
bagi PT Railink Medan untuk masa yang akan datang.
18
BAB II PT. RAILINK MEDAN
A. Sejarah Ringkas
PT Railink, anak perusahaan dari PT Kereta Api Indonesia Persero dengan PT Angkasa Pura II Persero didirikan dengan visi
untuk menyuguhkan semangat baru dalam pelayanan moda transportasi kereta api di Indonesia. PT Railink mempersembahkan sebuah layanan
yang baru kali pertama hadir di Indonesia, yakni Kereta Api Bandara, bersamaan dengan pengoperasian perdana Bandara Internasional Kuala
Namu pada tanggal 25 Juli 2013. Kereta Api Bandara pertama ini melayani penumpang dari kota Medan menuju Bandara Kuala Namu dan
sebaikya. Sebagai layanan transportasi khusus, Kereta Api Bandara ini
memiliki fasilitas maupun layanannya yang diharapkan dapat menjadi standar baru dalam dunia perkeretaapian di Indonesia layanan Kereta Api
Bandara dirancang untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para penumpang angkutan udara. Oleh karenanya, perusahaan selalu
berinovasi dalam layanan untuk memberikan yang terbaik, karena kami ingin layanan Kereta Api Bandara menjadi bagian menyenangkan dalam
setiap perjalanan Anda. Bagi perusahaan, segala upaya dalam berbisnis harus didasari oleh
kesamaan cara pandang dan pola pikir yang saling menunjang untuk
19
terciptanya daya kreasi dan semangat membangun serta ketekunan yang tiada henti. Sumber daya manusia merupakan aset yang utama, dan oleh
karena itu sudah sepatutnya menjadi fokus dan komponen utama yang menetukan sejauh mana perusahaan dapat berkembang dimasa depan.
Bagi perusahaan, pengembangan kemampuan untuk menghasilkan layanan yang tetap prima dan dapat menjadi acuan di bidangnya, perlu
terus diasah dan diperbaiki dari waktu ke waktu. Itu sebabnya, perusahaan menaruh harapan besar dengan membuat sistem yang memungkinkan
setiap individu mengeluarkan kemampuan terbaiknya serta dibarengi dengan apresiasi dan evaluasi sebagai standar yang jelas dalam menakar
tingkat kinerja secara akurat dan berimbang. Di jajaran manajemen, perusahaan menempatkan individu dengan
kompetensi yang sesuai dan selalu terpacu menghasilkan inovasi serta terobosan-terobosan terbaru. Diharapkan dalam setiap ide dan gagasan
akan menjadi masukan yang dapat mengangkat kinerja perusahaan kearah yang lebih baik dan menempatkan perusahaan selalu didepan dalam
industri ini. Perusahaan juga memberikan perhatian yang serius kepada mitra
kerja, karena tanpa mereka tak akan bisa mewujudkan mimpi perusahaan. Seluruh mitra adalah rekan sejajar yang akan saling membantu untuk
mencapai hasil yang terbaik. Mereka pun merupakan pemberi masukan yang berharga, baik itu kritik atau saran yang merupakan tenaga
20
pendorong untuk maju makin cepat dan member kemampuan untuk mengenali resiko-resiko yang muncul disepanjang upaya pencapaian itu.
1. Visi PT. Railink Medan
Menjadi pilihan utama akses Bandara yang terintegrasi dengan moda lainnya dan bertaraf Internasional.
2. Misi PT. Railink Medan
Menyelenggarakan jasa transportasi Kereta Api Bandara serta kegiatan usaha lainnya yang terkait dengan sehat, tumbuh dan
berkembang dengan tujuan untuk : a.
Mewujudkan kepuasan pelanggan. b.
Meningkatkan kesejahteraan karyawan. c.
Memberikan nilai tambah kepada pemegang saham. d.
Memberikan manfaat bagi komunitas dan pelestarian lingkungan dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang
baik dan memegang teguh etika bisnis. e.
Keselamatan dan keamanan operasional.
3. Tujuan PT. Railink Medan
Melaksanakan dan mendukung kebijaksanaan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional, khusunya
dibidang transportasi dengan menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk dapat melakukan
21
ekspansi baik dipasar nasional, regional, maupun Internasional dibidang perkeretaapian yang meliputi usaha pengangkutan orang
dengan kereta api, kegiatan perawatan dan pengusahaan prasarana, pengusahaan bisnis property secara professional, serta pengusahaan
bisnis penunjang prasarana dan sarana kereta api secara efektif untuk kemanfaatan umum.
B. Struktur Organisasi PT. Railink Medan
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi
tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur
organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan
perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi
22
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.Struktur Organisasi PT. Railink
dapat dilihat pada Gambar II.I di Daftar Lampiran.
C. Job Description
1. Pemimpin Umum Penanggung Jawab General Manager
• Bertanggung jawab kepada seluruh aktivitas kelembagaan baik
kepada jajaran keredaksionalan maupun kepada non redaksional serta divisi-divisi lainnya atau melalui antar lembaga dan
termasuk secara hukum mengacu kepada UU No.401999 tentang pers.
• Dalam kewenangannya Pemimpin Umum Penanggung Jawab
dapat mengangkat seorang Pemimpin Redaksi Wakil Pemimpin Redaksi beserta jajaran kebawahnya serta Pemimpin
Perusahaan dan jajarannya. •
Mempunyai tugas untuk menentukan atau menolak segala bentuk persoalan baik yang menyangkut personalia administrasi
baik sektor redaksional maupun non redaksional dan sebagai penentu kebijakansentral.
• Berhak untuk melakukan revisi manajerial.
2. Senior Supervisor HRD, GA Procurement
• Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan
melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja
23
seperti; ATK, komputer, mejakursi kerja, AC, dst, maupun sarana atau fasilitas penunjang lain seperti; kendaraan
operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst. dengan cepat, akuratberkualitas serta sesuai dengan anggaran yang
ditentukan. •
Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas
kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
• Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan
sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltiassarana penunjang yang rusak.
• Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang
dan jasa fasilitasprasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendorsupplier termasuk tindaklanjut
atas penanganan nota pembayaraninvoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
• Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem
kerjaprosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
• Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang
diberikan kepada seluruh karyawanunit dalam perusahaan
24
untuk tujuan peningkatan kualitasmutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
• Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran,
laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor. 3.
Senior Supervisor Finance Adm Taxation •
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang
dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. •
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat,
tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas
perusahaan cashflow, terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk
operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. •
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut
untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalammenunjang kegiatan operasional perusahaan.
• Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem
dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi
25
keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
• Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa
keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis,
baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
• Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
4. Senior supervisior Budgeting Accounting
• Melakukan fungsi reporting, budgeting, analisa dan accounting.
• Membantu Budget Accounting Lead untuk men ‘direct’
operasional perusahaan baik melalui budget dan controlling serta pengembangan operasional perusahaan.
• Memahami laporan keuangan.
5. Manager Airport Railway Station ARS
• Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang RJPC
Unit Airport Railway Station ARS Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi.
• Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit Airport
Railway Station ARS Kantor Cabang Medan.
26
• Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit Airport
Railway Station ARS Kantor Cabang Medan. •
Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka
pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan. •
Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit Airport Railway Station ARS Kantor Cabang Medan dalam hal;
• Menyusun SOP pemeliharaan ARS, ticketing system, dan
fasilitas lainnya di ARS dan mengevaluasi secara periodik; •
Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service CSOT dan
CSOS; •
Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik melalui kerjasama dengan lembaga survey;
• Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang
serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial,
serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan. •
Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas yang ada di ARS.
• Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api,
pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban operasional kereta api dan bangunan stasiun.
27
• Menjaga operasionalisasi ARS agar nyaman, aman, tertib, dan
menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku.
• Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan
General Manager. •
Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality Customer Care, Senior Supervisor
Ticketing, Senior Supervisor Marketing Sales, dan Senior Supervisor Facility Maintenance.
• Menyusun laporan kegiatan Unit Airport Railway Station ARS
Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Manager dan Direktur terkait secara berkala.
6. Manager City Railway Station CRS
• Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang RJPC
Unit City Railway Station CRS Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi.
• Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit City
Railway Station CRS Kantor Cabang Medan. •
Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit City Railway Station CRS Kantor Cabang Medan.
28
• Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang
Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan.
• Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit City Railway
Station CRS Kantor Cabang Medan dalam hal; •
Menyusun SOP pemeliharaan CRS, ticketing system, dan fasilitas lainnya di CRS dan mengevaluasi secara periodik;
• Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base
pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service CSOT dan CSOS;
• Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik
melalui kerjasama dengan lembaga survey; •
Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang
telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial, serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan.
• Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas
yang ada di CRS. •
Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api, pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban
operasional kereta api dan bangunan stasiun.
29
• Menjaga operasionalisasi CRS agar nyaman, aman, tertib, dan
menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku.
• Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan
General Manager. •
Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality Customer Care, Senior Supervisor
Ticketing, Senior Supervisor Marketing Sales, dan Senior Supervisor Facility Maintenance.
• Menyusun laporan kegiatan Unit City Railway Station CRS
Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Manager dan Direktur terkait secara berkala.
7. Manager Operation
• Menyusun rencana kerja, anggaran, serta melakukan
monitoring, pengendalian dan pelaporannya. •
Memimpin dan mengorganisasi semua SDM Divisi Operation dan Production untuk mencapai target produktivitas operasional
dan efisiensi biaya. •
Bertanggung jawab atas peningkatan pendapatan perusahaan dan citra perusahaan.
8. Manager Technic
• Melakukan koordinasi, pengarahkan, memimpin.
30
• Melaksanakan pembangunan proyek dengan tujuan yang
maksimal, diukur dalam waktu, biaya dan mutu pekerjaan sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan serta memonitor,
mengawasi dan mengarahkan pekerjaan konsultan dan kontraktor pelaksana sehingga dicapai hasil yang maksimal
sesuai dengan waktu, biaya dan mutu yang telah ditetapkan. 9.
Manager Commercial •
Bertanggung jawab pada Finance, Accounting Commercial Director.
• Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
• Bertanggung jawab memastikan perhitungan biaya supplier Rancangan
Anggaran Proyek. •
Memeriksa Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Purchasing.
• Bekerja sama dengan Project Manager, mengadakan tender bagi
calon-calon subkontraktor. •
Membuat Surat Perintah Kerja subkontraktor. •
Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan copy-nya ke pihak- pihak yang terkait.
• Melakukan penilaian bagi suppliersubkontraktor yang akan
dimasukkan daftar rekanan. •
Memastikan pendistribusian form evaluasi dan pengolahan data hasil evaluasi terhadap kinerja supplier subkontraktor.
31
• Memberikan surat peringatan kepada supplier sub
kontraktor yang kinerjanya buruk. •
Mencoret supplier sub kontraktor yang telah 5 kali berturut- turut mendapatkan surat peringatan, dari daftar rekanan.
• Memeriksa Laporan Alat Bulanan.
• Memastikan tidak terjadi korupsi ataupun penerimaan suap pada
staff-staff yang ada di bawahnya. •
Mensupport kelancaran pelaksanaan proyek yang berhubungan dengan segi biaya, mutu dan waktu.
• Mengatur tugas dan tanggung jawab para staff-nya
10. Manager Safety Security
• Mencegah dan deteksi dini penyusup, kegiatan atau orang yang
masuk secara tak sah, vandalisme atau penerobospeloncat pagar di wilayah kuasa tempat perusahaan teritoir gebiedruimte
gebied. •
Mencegah dan deteksi dini pencurian, kehilangan, penyalahgunaan atau penggelapan perkakas, mesin, komputer,
peralatan, sediaan barang, uang, obligasi, saham, catatan atau dokumen atau surat-surat berharga milik perusahaan.
• Melindungi pengawalan terhadap bahaya fisik orang dan
barang yang menjadi aset milik perusahaan atau perorangan.
32
• Melakukan kontrolpengendalian, pengaturan lalu lintas orang,
kendaraan dan barang untuk menjamin perlindungan aset perusahaan.
• Melakukan upaya kepatuhan, penegakan tata tertib dan
menerapkan kebijakan perusahaan, peraturan kerja dan praktik- praktik dalam rangka pencegahan tindak kejahatan.
• Melapor dan menangani awal TPTKP terhadap pelanggaran.
• Melapor dan menangani kejadian dan panggilanpermintaan
bantuan Satpam, termasuk konsep, pemasangan dan pemeliharaan sistem alarm.
D. Jaringan Usaha
