mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan persediaan dan lain-lain.
Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi :
a. Pemisahan fungsi
Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara
fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki
wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.
b. Sistem otorisasi
Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi
tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai
berikut : 1
Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang
ditujukan kepada bagian pembelian. 2
Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.
3 Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan
otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang.
4 Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada
bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan
surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.
c. Formulir
Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi. Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar
persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap.
d. Flowchart
Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih
bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis.
e. Internal check
Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga
bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling
mengawasi terhadap pekerjaan mereka.
Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu
perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman.
3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan
Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau
pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi
permintaan konsumen pelanggan. Hal ini tentu saja merugikan pihak perusahaan.
Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah
dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil
langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah
di tetapkan sebelumnya.
D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen
