BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Nama dan Tahun Penelitian : Fifi Irmalinda 2004 Judul Penelitian
: Perencanaan dan Pengawasan Persediaan
pada PT. Samafitro Perwakilan Medan
Perumusan Masalah : Penelitian yang dilakukan mengangkat
permasalahan “Apakah perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan
selama ini pada PT. Samafitro Perwakilan
Medan sudah cukup efektif? Hasil Penelitian
: Dalam hasil penelitian Fifi Irmalinda
mengambil kesimpulan bahwa PT. Samafitro Perwakilan Medan dalam
metode perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangnya pada
perusahaan ini ataupun perusahaan lainnya belum sepenuhnya baik? Sehingga penulis
memberi saran kepada pimpinan perusahaan tersebut agar menerapkan
perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagang menjadi lebih baik.
Nama dan Tahun Penelitian : Selviana 2004 Judul Penelitian
: Analisis Perencanaan dan Pengawasan
Persediaan Guna Memperoleh Laba yang Optimal Pada PT. Juta Dharma Pratama
Medan
Perumusan Masalah : Bagaimana perencanaan persediaan yang
diterapkan oleh PT. Juta Dharma Pratama
Medan untuk memperoleh laba yang optimal?
Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian
Selviana mengambil kesimpulan bahwa PT. Juta
Dharma Pratama Medan belum sepenuhnya baik dalam metode
perencanaan dan pengawasan persediaan dan perusahaan belum memperoleh laba
yang optimal sehingga penulis memberi saran kepada bagian kepala keuangan,
kepala pembelian, kepala penjualan harus memerhatikan pelaksanaan perencanaan
dan pengawasan persediaan agar menjadi lebih baik sehingga laporan keuangan
nyata dan tidak kecurangan dalam memperoleh laba yang optimal.
B. Sistem Perencanaan Persediaan
Perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu. Proses berpikir kedepan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak
setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada. Perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan
sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebaikan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan
rencana jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan.
Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih luas di bandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat
manajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti. Sedangkan tujuan dari perencanaan persediaan adalah :
1. Untuk mengetahui berapa besar kualitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil.
2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan.
3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien.
Menurut Norren 2000 : 3 “ Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan “.
Langkah pertama dalam perencanaan adalah melingkupi aktivitas untuk mengidentifikasi tujuan goal, menyusun anggaran budget, menetapkan strategi
dan kebijakan strategy and policy, peraturan dan prosedur rules and procedures, serta mengkoordinasi seluruh aktivitas coordinate all activities
Perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagang yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan
oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaan barang dagang diperlukan peramalan terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada
perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan
produk perusahaan itu. Dalam perencanaan persediaan ada dua unsur yang terpenting yaitu :
1. Menentukan jalan pesanan data pembelian yang paling ekonomis
dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah. 2.
Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock.
Dengan kata lain perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang ditetapkan lebih awal sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat
diwujudkan sebagai hasil kegiatan. Perusahaan harus menetapkan suatu kebijaksanaan pengelolaan persediaan. Dengan kata lain setiap perusahaan harus
mempunyai kebijakan persediaan yang jelas, gunanya antara lain : Untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani
penjualan, baik disaat-saat biasa maupun bila ada pesanan secara mendadak. Sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu
persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan pelanggan. Perencanaan persediaa dapat dilakukan dengan beberapa cara. Teknik
perencanaan persediaan yang umum diperusahaan adalah :
1. Budgetary Plan System Perencanaan Melalui Anggaran
Menurut Noreen 2000 : 402 “Anggaran adalah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya lainnya untuk suatu periode
tertentu”. Anggaran bukan hanya berfungsi sebagai alat perencanaan
melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan
berapa jumlah yang harus dijual yang ditetapkan melalui perkiraan atau estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk
masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masing-
masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan dalam masa anggaran.
Menurut Noreen 2000 : 404 menyebutkan manfaat anggaran adalah sebagai berikut :
a. Anggaran meliputi alat komunikasi bagi rencana manajemen
melalui organisasi.
b. Anggaran memaksa manajer untuk memikirkan dan
merencanakan masa depan. Bila penyiapan anggaran tidak diperlukan maka akan terlalu banyak manajer yang harus
mengahabiskan waktunya untuk mengatasi berbagai masalah darurat.
c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada
berbagai bagian dari organisasi agar dapat digunakan seefrektif mungkin.
d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandegan
potensial sebelum terjadinya.
e. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan
cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam
organisasi mengarahkan pada sasaran yang sama.
f. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku
sebagai banch mark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu berikutnya.
Anggaran pembelian barang dagangan sama dengan anggaran produksi,
hanya saja “barang” disini berarti barang yang akan dibeli dan bukan barang yang akan diproduksi. Format dasar tersebut adalah sebagai berikut :
Harga Pokok Penjualan yang dianggarkan XXX
Ditambah persediaan akhir barang dagangan yang diinginkan XXX
Kebutuhan Total XXX
Dikurangi persediaan awal barang dagangan XXX
Pembelian yang dibutuhkan XXX
Perusahaan dagang menyusun anggaran pembelian persediaan seperti diatas untuk masing-masing jenis barang yang termasuk dalam persediaan.
2. Economic Order Quantity Jumlah Pemesanan Yang Ekonomis
Menurut Noreen 2000 : 436 menyatakan “Economic Order Quantity adalah besarnya pemesanan yang meminimumkan inventory ordering
cost dan inventory carrying costs”. Dapat juga diartikan Economic Order
Quantity adalah jumlah barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan jumlah pembelian yang optimal.
Penggunaan Economic Order Quantity didasarkan pada asumsi : a.
Jumlah pesanan relatif selalu sama, di nyatakan dengan satuan unit atau rupiah.
b. Tingkat pemakaian atau permintaan terhadap persediaan sama dengan
periode sebelumnya. Dalam menentukan EOQ terdapat variabel-variabel yang turut menentukan
yaitu : a.
RU required units, adalah jumlah unit pesanan yang dibutuhkan dalam satu periode. Kebutuhan per tahun untuk satu periode ini
ditentukan oleh pihak manajemen berdasarkan pengalaman masa lampau dan kebutuhan masa yang akan datang.
b. CU cost unit, adalah harga bahan atau barang per unit, yang
ditentukan berdasarkan taksiran atatupun pengalaman masa yang lampau. Harga bahan merupakan biaya yang sesungguhnya dibayarkan
kepada penjual atau pemasok. Hal yang menjadi perhatian dari harga bahan adalah jika terdapat potongan pembelian.
c. CO cost order, adalah besarnya pesanan, dapat diperoleh dari
informasi terdahulu. Biaya pesanan meliputi seluruh biaya dikeluarkan oleh perusahaan berkenaan dengan pemesanan persediaan sejak dari
surat pesanan order dibuat sampai dengan persediaan tersebut sampai digudang.
d. CC carrying cost, adalah besarnya biaya penyimpanan, dihitung
dengan persentase tertentu, diambil dari data periode yang lalu dengan menjumlahkan seluruh biaya pemeliharaan dibagi total biaya yang
terjadi dan ditambah biaya investasi atas persediaan.
Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dapat dilakukan dengan menggunakan rumus. Rumus jumlah pemesanan yang ekonomis EOQ
adalah: EOQ =
2 x RU x CO CU x CC
Contohnya : Perusahaan membutuhkan 2.400 unit pmesanan barang setiap tahun. Biaya
pemesanan per tahun 20. Biaya barang per unit dibeli dengan harga 0.75. Dengan biaya penyimpanan 20.
Berapa Economic Order Quantity nya ?
EOQ
=
2 x 2.400 x 20 0.75 x 20
96.000
EOQ
= 0.15
EOQ
= 800
3. Inventory Turn Over Analisis Perputaran Persediaan
Teknik perencanaan persediaan yang juga sering digunakan adalah dengan menghitung tingkat perputaran persediaan Inventory Turn Over. Tingkat
perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang diinvestasikan ke dalam persediaan. Makin turn over persediaan
maka jangka waktu modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan makin pendek, sehingga untuk memenuhi volume penjualan tertentu membutuhkan
jumlah modal yang lebih kecil dari pada Turn Over yang rendah. Perhitungan Inventory Turn Over dapat dilakukan untuk semua persediaan
yang ada diperusahaan. Perputaran Turn Over dihitung dengan cara sebagai berikut :
Perputaran Barang = Jumlah Harga Pokok Barang-barang yang Telah Dijual Dagang Persediaan Rata-rata Barang Dagang
Hasil pembagian di atas menunjukan banyaknya perputaran persediaan dalam satu periode, biasanya dalam satu tahun. Suatu tingkat perputaran yang
rendah, memungkinkan menunjukan adanya investasi yang telalu rendah dalam persediaan. Sebaliknya satu tingkat perputaran yang terlalu tinggi dapat
mengakibatkan perusahaan kehilangan sebagian penjualan atau terpaksa membeli. Pada kenyataannya hanya sedikit perusahaan yang dapat mencapai
kondisi ideal ini, kebanyakan perusahaan dapat mengurangi tingkat
persediaannya hanya pada persediaan sisa dari level sebelumnya. Hasilnya mampu secara substansial mengurangi bahan penyimpanan dan pemesanan
dan meningkatkan efektifitas operasi.
4. Material Requirements Plan MRP Perencanaan Kebutuhan Material Perencanaan kebutuhan material Material Requirements Plan MRP
adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi,
sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan. MRP dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan
persediaan sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat meminimalkan persediaan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan,
dan waktu pengiriman barang direncanakan lebih baik, karena ada keterpaduan dalam kegiatan yang di dasarkan dalam kegiatan yang di
dasarkan pada jadwal induk.
Tujuan MRP antara lain : 1. Meminimalkan persediaan
2. Mengurangi resiko karena keterlambatan pengiriman 3. Komitmen yang realistis
4. Meningkatkan efisiensi Komponen dasar MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material
dan catatan persediaan.
Untuk lebih jelasnya proses MRP dapat dilihat pada bagan berikut ini :
Gambar 2.1 Proses Material Requirements Plan MRP
C. Sistem Pengawasan Persediaan
Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan. Tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan
perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Untuk membuat pengawasan
yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan persediaan.
Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan
haruslah mempertahankan suatu jalan persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jalan dan mutu
Daftar Material Jadwal Induk Produksi
Catatan Persediaan
Perencanaan Kebutuhan Material
Rencana Produksi Jangka Pendek
Rencana Pembelian
yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin. Sering terjadinya kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan
kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangkaian semua
kegiatan distribusi mulai dari pembelian barang terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai ke gudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi
terus ketempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir. Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, barang
jadi dan supplies yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. Metode akuntansi yang digunakan di pengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku
penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang di terima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana
yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, pemasukan bahan, supervise dan perhitungan fisik persediaan.
Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-
biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kenutuhan dalam jumlah, kualitas, saat yang tepat dan
biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu pengawasan ini adalah pengawasan intern.
Menurut Supriyono 2000 : 257 pengertian dari pengawasan persediaan bahan baku adalah:
Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakan pertanggung jawaban atas pengelolaan
bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar
pembukuan yang mendukung sah nya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.
Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang
efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin Kegiatan ini
mencakup : 1.
Menetapkan tujuan dan standar. 2.
Membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan
3. Menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan.
Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan baku tidak hanya meliputi pengawasan terhadap
fisik bahan tersebut saja tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta
dapat di percaya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut.
Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu
yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka
diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan
tempat dan barang atau bahan yang tetap identifikasi bahan baku atau barang yang tertentu.
2. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya
terutama penjaga gudang. 3.
Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang.
4. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, yang
di bagikan atau di keluarkan dan yang tersedia di dalam gudang. 5.
Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. Dalam persediaan secara langsung.
6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada.
7. Pencatatan untuk menggantikan barang yang telah di keluarkan barang-
barang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman.
Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga
merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup
dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif
terhadap penurunan harga pas, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tepat.
Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas
persediaan dan sebahagiaan dari aktifis tersebut terwujud dalam bentuk anggaran. Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut :
1. Perencanaan terpadu
Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan
perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan
maupun pengawasan. 2.
Pedoman pelaksanaan perusahaan Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen
puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman
yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu,
penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melaksanakan penyesuaian sebagai kinerja
perusahaan dapat lebih baik.
3. Alat pengawasan kerja
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya, sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat
dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realitis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa di dasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal
ini mengingatkan standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu
tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidak puasan. Sebaliknya penetapan standar yang
terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.
4. Alat evaluasi perusahaan
Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan
langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan di selesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling
menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadikan masukan berharga bagi penyusunan
anggaran selanjutnya.
Ada 3 jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan yaitu : 1.
Pengawasan fisik Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting artinya karena
persediaan barang dagang merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian dan kerusakan. Perusahaan yang cukup besar biasanya
memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut, disamping itu perlu juga mempunyai fasilitas penyimpanan yang baik. Untuk
mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya.
Dalam uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gudang yang tidak mengganggu kelancaran arus persediaan,
peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi penyimpanan yang sistematis, terdapatnya fasilitas yang lengkap untuk
terjaminnya persediaan di gudang. 2.
Pengawasan akuntansi Pengawasan Akuntansi berkaitan erat dengan pengendalian intern
persediaan. Dalam pengendalian intern persediaan mencakup prosedur- prosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi
dan sistem perencanaan serta pengawasan administrasinya. Pengawasan akuntansi accounting control berfungsi untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan. Pengawasan ini disebut juga dengan pengawasan dini preventive control yaitu pengawasan yang bertujuan untuk
mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan persediaan dan lain-lain.
Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi :
a. Pemisahan fungsi
Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara
fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki
wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.
b. Sistem otorisasi
Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi
tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai
berikut : 1
Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang
ditujukan kepada bagian pembelian. 2
Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.
3 Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan
otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang.
4 Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada
bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan
surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.
c. Formulir
Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi. Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar
persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap.
d. Flowchart
Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih
bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis.
e. Internal check
Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga
bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling
mengawasi terhadap pekerjaan mereka.
Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu
perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman.
3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan
Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau
pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi
permintaan konsumen pelanggan. Hal ini tentu saja merugikan pihak perusahaan.
Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah
dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil
langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah
di tetapkan sebelumnya.
D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen
Didalam penjelasan sebelumnya telah dijabarkan bagaimana sistem perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik. Sistem tersebut dibuat oleh
perusahaan tentunya bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan
tersebut. Dua konsep utama untuk mengukur prestasi kerja performance manajemen adalah efisiensi dan efektifitas. Yang dimana efisiensi adalah
kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input masukan atau output keluaran. Seorang manager efisien yang mencapai
keluaran yang lebih tinggi hasil, produktifitas, prestasi kerja di bandingkan dengan masukan tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu yang di gunakan.
Dengan kata lain manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran output yang di tentukan disebut manager efisien
dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas. Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan
yang tepat untuk mencapai tujuan yang di tetapkan. Persediaan yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Persediaan merupakan salah satu harta yang terutama untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan di dalam
pengelolaannya. Keputusan manajemen adalah suatu keputusan yang melaksanakan fungsi-
fungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya,
sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan goal, perusahaan organisasi. Dengan kata lain manajer dapat disebut sebagai
setiap orang yang mempunyai tanggung jawab untuk suatu usaha dari kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagai cara dari sumber daya
yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam hal ini manajer yang dimaksud mengolah informasi tentang persediaan sehingga dapat
memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan. Keputusan manajemen berkaitan dengan persediaan dalam hal ini yaitu :
menetukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan tersebut
harus di adakan, efisiensi biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan seperti biaya penyimpanan, perawatan atau pemeliharaan, mutu persediaan,
keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat penyimpanan persediaan.
Apabila keputusan manajemen tidak tepat dibuat manajer di dalam hal persediaan maka perusahaan akan banyak kerugian atau bahkan karena kesalahan
perhitungan maka mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah juga nilainya.
Pada saat sekarang ini banyak dijumpai kasus yang mengakibatkan kesalahan dalam penyajian persediaan di laporan keuangan akibat kesalahan di dalam
keputusan manajemennya. Sistem perencanaan yang salah akan berakibatkan salahnya penyajian nilai persediaan di laporan keuangan.
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang beralamat di Jl. Jend. Gatot Subroto No. 144
Medan dan waktu penelitian dimulai dari bulan juli 2009 dan direncanakan berakhir pada bulan desember 2009.
B. Jenis Penelitian
Sugiyono 2004 : 6, “ Menyatakan bahwa penelitian itu bermacam- macam jenisnya dan dapat dikelompokan berdasarkan tujuan, metode,
tingkat eksplanasi, analisis, dan jenis data”.
Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif. Metode deskriptif yaitu metode dimana penulis
mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literatur- literatur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui
permasalahan penelitian dan mencari penyelesaian.
Kategori