Untuk obat-obatan dan alat-alat kesehatan berdasarkan pengamatan penulis tidak terlalu banyak persediaan yang menumpuk, hanya regensinya yang perlu
disediakan stocknya untuk mengantisipasi permintaan dari pelanggan.
C. Pengawasan Persediaan
Suatu perencanaan harus didukung adanya pengawasan yang baik agar dapat tercapainya tujuan dari perusahaan. Pengawasan persediaan dilakukan untuk
menggambarkan persediaan sehingga terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan, kelalaian dan pemborosan. Dimana pengawasan persediaan
ditujukan untuk mengevaluasi seluruh kebijaksanaan atas persediaan dengan membandingkan antara perencanaan persediaan dengan realisasi yang terjadi,
maupun dengan pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga dapat diperoleh jumlah optimal persediaan yang ada digudang.
Pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan fisik
Pengawasan fisik terhadap persediaan alat-alat kesehatan dan obat-obatan merupakan suatu hal yang sangat penting karena benda-benda fisik
membutuhkan tempat penyimpanan dan penjagaan yang memadai. Pengawasan fisik bertujuan untuk menghindari persediaan dari sasaran
kehilangan sehingga perlu dibuat tempat penyimpanan yang aman dari kehilangan sehingga dapat memperkerjakan orang-orang tertentu yang
bertanggung jawab terhadap keamanan barang-barang agar dapat menghindari terjadinya kehilangan, kerusakan, dan kebakaran.
Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam menghindari kehilangan, kerusakan, kebakaran, adalah :
a. Memisahkan persediaan yang sensitif atau yang bernilai jual tinggi
dengan daya kekuatan yang sangat lemah agar tidak terjadi kerusakan terhadap barang tersebut.
b. Membuat tempat penyimpanan yang berbeda untuk alat-alat yang sensitif maupun yang tidak.
c. Memperkerjakan orang yang khusus menangani persediaan di gudang yang sedah dibekali dengan cara untuk memperlakukan persediaan
tersebut dan mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan persediaan di gudang.
d. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan aparat keamanan setempat. Pengawasan fisik yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan
dengan cara melakukan stock opname fisik secara berkala. Hal ini dilakukan oleh orang-orang yang tidak ada hubungannya dengan pengelola gudang
sehingga dapat dihasilkan data fisik yang ada. Kemudian disesuaikan dengan catatan kartu persediaan apakah terjadi kesalahan perhitungan. Tetapi apabila
tidak ada kesalahan dalam pencatatan maka yang bertanggung jawab atas ketidak sesuaian fisik adalah bagian gudang. Sehingga pimpinan akan
meminta pertanggung jawaban pengelola gudang yang akan dilakukan setiap akhir bulan. Stock opname dilakukan dengan cara mendadak. Dilakukan
apabila ada permintaan dari pimpinan untuk melakukan evaluasi pekerjaan apakah yang melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan berhati-hati.
2. Pengawasan akuntansi persediaan
Pengawasan Akuntansi Persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melaksanakan pemisahan tugas antara bagian
penerimaan barang, bagian pengiriman dan bagian pembukua n. Pengawasan yang efektif apabila perusahaan telah menerapkan teknik, dan prosedur yang
berhubungan dengan persediaan barang dalam sistem akuntansi perusahaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan pengawasan
akuntansi tidak menggunakan sistem terkomputerisasi, sehingga perlu ketelitian dan perhatian yang lebih cermat untuk melakukan pengawasan
tersebut. Bagian dari penerimaan kartu persediaan atas barang yang diterima harus
menerbitkan surat tanda terima atas barang. Dimana surat tanda terima atas barang tersebut diterbitkan oleh bagian gudang berdasarkan formulir
permintaan barang yang diterima. Surat tanda terima atas barang ada tiga rangkap dengan warna yang berbeda yaitu warna putih, biru, kuning.
Lembaran putih dan biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditanda tangani. Lembar putih dibawak kembali untuk diarsipkan oleh bagian order penjualan
dan lembaran warna biru diserahkan pelanggan. Sedangkan lembar warna kuning digunakan untuk pencatatan kekartu persediaan oleh bagian gudang,
setelah dicatat oleh bagian gudang maka dibuat rekapitulasi stock barang dagangan dan diberi kepada bagian pembukuan sehingga bagian pembukuan
juga dapat melakukan pengawasan atas barang yang diterima. Laporan yang diberikan ke bagian pembukuan harus ada otorisasi dari bagian penerimaan
barang sehingga bagian akuntansi dapat mencocokan dengan order penjualan barang.
Demikian juga pengawasan akuntansi persediaan yang dilakukan untuk barang yang dijual. Berdasarkan order penjualan, maka bagian penjualan
langsung mencatat order penjualan tersebut ke dalam Formulir Permintaan Barang FPB dua rangkap. Dokumen asli diserahkan ke bagian gudang dan
selanjutnya bagian gudang membuat tanda terima atas barang. Bagian gudang menerbitkan surat tanda terima barang tiga rangkap dimana lembar terakhir
dijadikan arsip yang sebelumnya dicatat ke dalam kartu persediaan. Sehingga bagian gudang meyiapkan barang sesuai dengan surat tanda terima barang
kepada bagian pengiriman. Dalam proses pencatatannya PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan menggunakan sistem persediaan periodik, dimana
persediaan akhir atas barang dagang diketahui pada setiap akhir bulan. Walaupun menggunakan sistem periodik PT. Rajawali Nusindo Cabang
Medan juga melakukan pencatatan persediaan digudang setiap terjadi transaksi dan melakukan perhitungan fisik persediaan setiap hari. Hal ini
dilakukan agar dapat mengetahui kondisi fisik barang jadi apakah sesuai dengan yang tercantum di dalam catatan dan apabila ada permintaan pimpinan
mengenai stock barang akan cepat diketahui.
3. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan
Pengawasan jumlah yang dibutuhkan harus dilakukan dengan pertimbangan yang cermat. Perusahaan harus dapat memperhitungkan pesanan
pelanggan dengan persediaan barang di gudang. Perusahaan harus dapat memenuhi pesanan dari pelanggan, tetapi harus mempertimbangkan besar
biaya penyimpanan dan resiko kerusakan barang. Penumpukan persediaan juga akan mengakibatkan biaya yang besar, tetapi tidak dapat memenuhi
pesanan pelanggan mengakibatkan proses penjualan terganggu, kehilangan kesempatan memperoleh laba dan kepercayaan konsumen akan berkurang.
Berdasarkan pengamatan penulis PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan pengawasan persediaan hanya mengacu pada perencanaan atas
anggaran. Anggaran tersebut disusun oleh pimpinan perusahaan dengan berdasarkan data-data pengalaman masa lalu juga dengan informasi dari
bagian penjualan berdasarkan pengamatan di lapangan. Dalam situasi sekarang yang tidak menentu, terkadang sangat sulit untuk membuat anggaran
karena kurang stabilnya permintaan konsumen atau fluktuasi terhadap permintaan barang sangat tidak menentu. Untuk itu PT. Rajawali Nusindo
Cabang Medan memberlakukan anggaran dengan berdasarkan stock minimum sehingga pembelian barang atau pemenuhan permintaan tergantung adanya
pesanan atas barang tersebut. Persediaan minimum adalah batas terendah dari persediaan yang setiap saat harus tersedia untuk menjamin kelancaran
produksi atau penjualan.
Untuk menetapkan persediaan minimum perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Minimum consumption pemakaian penjualan terendah tiap hari, tiap
minggu, atau tiap bulan. b.
Lead time waktu antara pesanan diadakan sampai bahan atau barang yang dipesan diterima digudang.
D. Pelaporan Persediaan
