Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PERANAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

PERSEDIAAN

DALAM KEPUTUSAN MANAJEMEN

PADA PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN

OLEH :

NAMA : WAHYU SRI SIDABUTAR

NIM : 050522102

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”.

Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas.

Medan, 22 DESEMBER 2009 Yang membuat pernyataan

WAHYU SRI SIDABUTAR NIM. 050522102

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tujuan Yang Maha Esa, atas segala berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan” guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang.

Adapun skripsi ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan penghormatan dan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan sumbangan pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing penulis serta dengan sabarnya menghadapi penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Syahelmi, MSi, Ak selaku Pembanding I yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi saya.

6. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Pembanding II yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi saya.

7. Bapak Drs. Syahelmi, MSi, Ak selaku Dosen Wali selama penulis belajar di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Sumatera Utara.

8. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi dan seluruh Staf Pegawai Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

9. Seluruh staf PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, terutama pada Bapak Edi Saputra Hasibuan beserta rekan-rekan kerjanya yang telah bersedia meluangkan waktunya dan banyak memberikan bantuan kepada penulis dalam melakukan studi kasus skripsi ini.

10.Ayahanda dan Ibunda yang telah memberikan kasih sayang serta semangat kepada penulis selama ini, dan yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Semoga penulisan skripsi ini akan berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tidak terkira kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini

Medan, 22 DESEMBER 2009 Penulis

WAHYU SRI SIDABUTAR NIM. 050522102

ABSTRAK

Perencanaan dan pengawasan persediaan atas aktivitas dalam perusahaan maju atau pun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu dalam keputusan manajemen tersebut. Pada saat ini, banyak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan keputusan manajemen yang kurang tepat dalam hal persediaan.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan otomatis menjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian.

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan menumpuk, karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesu;litan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya analisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula.

ABSTRACT

Planning And supply observation for activity in company go forward nor which is rounding into more complex with the existence of delegation of authority and responsibility from company head to its subordinate. planning And supply observation needed to to assist in the management decision. At the moment, a lot of found by internal issue of compilation plan and supply observation of because economics circumstance which tend to less stabilize. Less precisely planning and observation by a company will result the management decision which less precisely in the case of supply.

PT. Rajawali Nusindo Branch the Field is one of peripatetic company is area of distributor of mediciens and health appliance represent the Whole Saler Pharmacy channelling mediciens often experience of the problem of planning and observation in the case of supply. This is seen from to the number of supply heaping in bond so that a lot of company capital automatically become big effect of planning which less precisely. planning And observation represent the inseparable matter one another, for that company is obliged to to execute it if wishing to go forward and lessen the loss.

From visible research result that supply heap, because supply planning which less pay attention to the economic circumstance of society. Company experience of the difficulty because often happened the imprecise future forecast effect of lack of analysis to past experience. Writer also see the natural constraint of company that is the lack of human resource assigned to the observation and treatment so that a lot of supply which do not to take care and not utilized again. All this problem represent the problem to be discussed in this skripsi. To overcome this matter, PT. Rajawali Nusindo Branch the Field better add the employees by following training can make the planning which can be pledged by company so that can lessen the company loss. Company better also add the human resource assigned special to the observation in each area in the company planning which have been made better can be executed better also.

DAFTAR ISI SKRIPSI

Halaman

PERNYATAAN

...

i

KATA PENGANTAR……… ii

ABSTRAK

...

v

ABSTRACT……… vi

DAFTAR ISI SKRIPSI………

………

…… vii

DAFTAR GAMBAR……….. x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

………..

1

B. Perumusan Masalah……… 4

C. Tujuan Penelitian……… 4

D. Manfaat Penelitian………... 5

E. Kerangka Konseptual………... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu……… 7

B. Sistem Perencanaan Persediaan………. 9

C. Sistem Pengawasan Persediaan………. 17

D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen……….. 27

BAB III METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian……… 29

B. Jenis Penelitian………... 29

C. Jenis Data……… 30

D. Teknik Pengumpulan Data………... . 31

E. Metode Analisis Data………. 31

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan

.... 32

B. Perencanaan Persediaan

………..

45

1. Perencanaan Persediaan Pada Saat Ekonomi Stabil 45 2. Perencanaan Persediaan Pada Saat Ekonomi Tidak Stabil……… 47

C. Pengawasan Pesediaan……… 48

1. Pengawasan Fisik………. 48

2. Pengawasan Akuntansi Persediaan……….. 50

3. Pengawasan Jumlah Yang Dibutuhkan……… 52

D. Pelaporan Persediaan………. 53

E. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen……… 55

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan……… 57

B. Saran……….. 58

DAFTAR PUSTAKA………. 60

DAFTAR GAMBAR

Nomor JUDUL Halaman

Gambar 2.1 Proses Material Requirements Plan / MRP 17 Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang 44

ABSTRAK

Perencanaan dan pengawasan persediaan atas aktivitas dalam perusahaan maju atau pun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu dalam keputusan manajemen tersebut. Pada saat ini, banyak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan keputusan manajemen yang kurang tepat dalam hal persediaan.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan otomatis menjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian.

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan menumpuk, karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesu;litan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya analisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula.

ABSTRACT

Planning And supply observation for activity in company go forward nor which is rounding into more complex with the existence of delegation of authority and responsibility from company head to its subordinate. planning And supply observation needed to to assist in the management decision. At the moment, a lot of found by internal issue of compilation plan and supply observation of because economics circumstance which tend to less stabilize. Less precisely planning and observation by a company will result the management decision which less precisely in the case of supply.

PT. Rajawali Nusindo Branch the Field is one of peripatetic company is area of distributor of mediciens and health appliance represent the Whole Saler Pharmacy channelling mediciens often experience of the problem of planning and observation in the case of supply. This is seen from to the number of supply heaping in bond so that a lot of company capital automatically become big effect of planning which less precisely. planning And observation represent the inseparable matter one another, for that company is obliged to to execute it if wishing to go forward and lessen the loss.

From visible research result that supply heap, because supply planning which less pay attention to the economic circumstance of society. Company experience of the difficulty because often happened the imprecise future forecast effect of lack of analysis to past experience. Writer also see the natural constraint of company that is the lack of human resource assigned to the observation and treatment so that a lot of supply which do not to take care and not utilized again. All this problem represent the problem to be discussed in this skripsi. To overcome this matter, PT. Rajawali Nusindo Branch the Field better add the employees by following training can make the planning which can be pledged by company so that can lessen the company loss. Company better also add the human resource assigned special to the observation in each area in the company planning which have been made better can be executed better also.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perekonomian nasional yang tidak menentu pada pemerintahan orde baru, menuntut setiap badan usaha atau perusahaan sebagai pelaku ekonomi mengkaji kembali setiap keputusan manajemen untuk menentukan kebijakan. Berbagai keputusan manajemen yang menghasilkan kebijakan yang dinilai tidak produktif akan direvisi atau bahkan dihilangkan untuk kemudian diganti dengan kebijakan baru yang menuntut efisiensi tinggi dan efektivitas tetap. Hal ini sangat penting dilakukan untuk dapat terus mempertahankan kelanjutan hidup perusahaannya sehingga tidak berdampak buruk seperti penurunan laba atau memperoleh kerugian besar.

Secara umum laba optimum merupakan tujuan setiap perusahaan didirikan. Karena itu untuk mencapai tujuan tersebut pada kondisi saat ini sangat diperlukan kecermatan pelaksana atau pengelola perusahaan melakukan sinergi yang kuat antar masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi perusahaan itu. Sinergi integral dari seluruh bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan itu akan dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan yang pada akhirnya diharapkan akan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.

Diantara berbagai fungsi yang dijalankan perusahaan ini, salah satu fungsi yang cukup fital adalah bagaimana mengelola persediaan barang dagang perencanaan dan pengawasanny. Fungsi ini dikatakan cukup fital karena hampir

setiap perusahaan selalu menghadapi masalah dalam pengelolaan persediaannya. Untuk perusahaan kecil dan miliki penjualan yang terbatas, pengelolaan persediaan bukan masalah yang rumit. Tetapi bagi perusahaan besar yang beroperasi dalam skala penjualan besar, pengelolaan persediaan ini telah menjadi masalah yang rumit dan kompleks.

Persediaan di butuhkan oleh perusahaan industri dan perusahaan dagang. Bagi perusahaan industri jenis persediaannya adalah persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, persediaan barang penolong, dan persediaan barang jadi. Sedangkan perusahaan dagang mempunyai persediaan yaitu persediaan barang dagang. Aktivitas yang dilakukan perusahaan dagang adalah pembelian dan penjualan barang dagang. Harga pokok barang dagang yang dijual merupakan pengurangan terbesar dari hasil penjualan tersebut yang pada gilirannya nanti mempengaruhi laba bersih perusahaan. Untuk mendapatkan harga pokok yang bersaing dengan perusahaan dagang lain yang sejenis maka dituntut efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan persediaannya.

Persediaan barang dagang adalah salah satu elemen utama dari kekayaan perusahaan dagang yang jumlah cukup materiil. Persediaan ini diharapkan dapat berputar lebih lanjut keperiode berikutnya. Investasi yang terlalu besar dalam persediaan barang dagang dibandingkan dengan kebutuhan akan memperbesar biaya penyimpanan, dan resiko kerusakan, dan pemeliharaan digudang. Sebaliknya jika persediaan barang dagang terlalu kecil akan menghambat jalannya usaha perusahaan karena sering kali kekurangan persediaan, akibatnya konsumen kehilangan kepecayaan terhadap perusahaan. Untuk itu dibutuhkan suatu

perencanaan dalam penentuan jumlah persediaan barang agar jumlah barang yang tersedia merupakan jumlah yang paling optimal bagi perusahaan. Selain perencanaan persediaan juga harus di lakukan pengawasan terhadap persediaan tersebut. Pengawasan persediaan harus dapat memberikan keyakinan bahwa data yang ada mengenai persediaan dapat dipercaya, baik dari segi fisik dan nilainya. Artinya pengawasan persediaan dapat menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Pengawasan yang baik meliputi pengawasan fisik dan pengawasan akuntansi serta pengawasan atas dasar jumlah persediaan. Pengawasan fisik mengenai jumlah unit, kualitas, dan harga serta hal lainnya dan dapat dibandingkan dengan catatan persediaan tersebut. Pengawasan fisik lebih diutamakan pada pengamanan fisik, penyimpanan persediaan. Pengawasan akuntansi dilakukan melalui sistem pencatatan yang dilakukan sedangkan pengawasan jumlah persediaan dilakukan dengan cara membandingkan catatan persediaan dengan jumlah fisik persediaan.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang obat-obatan, dan alat medis. Produk-produk yang menjadi penyumbang penjualan terbesar bagi perusahaan ini adalah obat-obatan dan lain-lain. Karena cukup banyak jenis produk dan mobilitas keluar masuk barang, maka tentu diperlukan perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik sehingga dapat menghindari kerugian yang akibat kesalahan dalam pengelolaan persediaan pada akhirnya dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba yang optimal dan menjamin kontinuitas perusahaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

sudah menerapkan perencanaan dan pengawasan yang baik ini dilihat dengan memiliki peraturan bahwa Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual langsung produknya kekonsumen akhir maka pelanggan dari perusahaan ini adalah Pedagang Besar Farmasi (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, klinik dan praktek dokter.

Oleh sebab itu penulis tertarik untuk melihat lebih lanjut bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan dalam perusahaan. Maka penulis memilih judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah serta mengamati bagaimana prosedur dan peranan sistem perencanaan dan pengawasan persediaan maka penulis merumuskan permasalahan tersebut sebagai berikut :

Apa peranan perencanaan dan pengawasan persediaan dalam keputusan manajemen?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah perencanaan dan pengawasan persediaan dapat membantu manajemen dalam memperoleh informasi yang akurat tentang persediaan atau tidak?

2. Untuk mengetahui apa saja peranan perencanaan dan pengawasan persediaan dalam keputusan manajemennya?

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian adalah :

1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan tentang masalah akuntansi yang berkaitan dengan persediaan baik dalam rangka teoritis maupun penerapannya diperusahaan.

2. Bagi perusahaan yang diteliti, sebagai sumbangan pemikiran yang bermanfaat untuk dapat menerapkan akuntansi persediaan secara memadai sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Bagi mahasiswa dan lingkungan akademis, sebagai referensi atau acuan dari penyelidikan berikutnya.

E. Kerangka Konseptual

Gambar 1.1

Kerangka Konseptual Analisis Prosedur Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

PERSEDIAAN

PERENCANAAN

PENGAWASAN

KEPUTUSAN

MANAJEMEN

Penjelasan Kerangka Konseptual PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Kerangka konseptual dalam penelitian ini yaitu PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan distributor obat-obatan dan alat kesehatan. Dimana memiliki bagian dari persediaan yaitu penyediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan serta adanya peranan perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan didalam proses keputusan manajemen, agar keputusan yang diperoleh perusahaan dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan atau direncanakan perusahaan. Untuk itu prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan harus dilakukan sebaik mungkin agar keputusan manajemen yang merupakan akhir dari struktur variabel PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang dibuat dapat terbukti efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.

Tinjauan Penelitian Terdahulu

Nama dan Tahun Penelitian : Fifi Irmalinda (2004)

Judul Penelitian : Perencanaan dan Pengawasan Persediaan pada PT. Samafitro Perwakilan Medan Perumusan Masalah : Penelitian yang dilakukan mengangkat

permasalahan “Apakah perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan selama ini pada PT. Samafitro Perwakilan Medan sudah cukup efektif?

Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Fifi Irmalinda mengambil kesimpulan bahwa PT. Samafitro Perwakilan Medan dalam metode perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangnya pada perusahaan ini ataupun perusahaan lainnya belum sepenuhnya baik? Sehingga penulis memberi saran kepada pimpinan perusahaan tersebut agar menerapkan perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagang menjadi lebih baik.

Nama dan Tahun Penelitian : Selviana (2004)

Judul Penelitian : Analisis Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Guna Memperoleh Laba yang Optimal Pada PT. Juta Dharma Pratama Medan

Perumusan Masalah : Bagaimana perencanaan persediaan yang diterapkan oleh PT. Juta Dharma Pratama Medan untuk memperoleh laba yang optimal?

Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Selviana mengambil kesimpulan bahwa PT. Juta Dharma Pratama Medan belum sepenuhnya baik dalam metode perencanaan dan pengawasan persediaan dan perusahaan belum memperoleh laba yang optimal sehingga penulis memberi saran kepada bagian kepala keuangan, kepala pembelian, kepala penjualan harus memerhatikan pelaksanaan perencanaan dan pengawasan persediaan agar menjadi lebih baik sehingga laporan keuangan nyata dan tidak kecurangan dalam memperoleh laba yang optimal.

B.

Sistem Perencanaan Persediaan

Perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu. Proses berpikir kedepan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada. Perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebaikan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan.

Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih luas di bandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat manajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti.

Sedangkan tujuan dari perencanaan persediaan adalah :

1. Untuk mengetahui berapa besar kualitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil. 2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan. 3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien.

Menurut Norren (2000 : 3) “ Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan “. Langkah pertama dalam perencanaan adalah melingkupi aktivitas untuk mengidentifikasi tujuan (goal), menyusun anggaran (budget), menetapkan strategi dan kebijakan (strategy and policy), peraturan dan prosedur (rules and procedures), serta mengkoordinasi seluruh aktivitas (coordinate all activities)

Perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagang yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaan barang dagang diperlukan peramalan terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu.

Dalam perencanaan persediaan ada dua unsur yang terpenting yaitu :

1. Menentukan jalan pesanan data pembelian yang paling ekonomis dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah.

2. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock. Dengan kata lain perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang ditetapkan lebih awal sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat diwujudkan sebagai hasil kegiatan. Perusahaan harus menetapkan suatu kebijaksanaan pengelolaan persediaan. Dengan kata lain setiap perusahaan harus mempunyai kebijakan persediaan yang jelas, gunanya antara lain :

Untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani penjualan, baik disaat-saat biasa maupun bila ada pesanan secara mendadak. Sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan pelanggan.

Perencanaan persediaa dapat dilakukan dengan beberapa cara. Teknik perencanaan persediaan yang umum diperusahaan adalah :

1. Budgetary Plan System (Perencanaan Melalui Anggaran)

Menurut Noreen (2000 : 402) “Anggaran adalah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu”. Anggaran bukan hanya berfungsi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan berapa jumlah yang harus dijual yang ditetapkan melalui perkiraan atau estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan dalam masa anggaran.

Menurut Noreen (2000 : 404) menyebutkan manfaat anggaran adalah sebagai berikut :

a. Anggaran meliputi alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi.

b. Anggaran memaksa manajer untuk memikirkan dan merencanakan masa depan. Bila penyiapan anggaran tidak diperlukan maka akan terlalu banyak manajer yang harus mengahabiskan waktunya untuk mengatasi berbagai masalah darurat.

c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian dari organisasi agar dapat digunakan seefrektif mungkin.

d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandegan potensial sebelum terjadinya.

e. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarahkan pada sasaran yang sama.

f. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai banch mark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu berikutnya.

Anggaran pembelian barang dagangan sama dengan anggaran produksi, hanya saja “barang” disini berarti barang yang akan dibeli dan bukan barang yang akan diproduksi. Format dasar tersebut adalah sebagai berikut :

Harga Pokok Penjualan yang dianggarkan XXX Ditambah persediaan akhir barang dagangan yang diinginkan XXX

Kebutuhan Total XXX

Dikurangi persediaan awal barang dagangan XXX

Pembelian yang dibutuhkan XXX

Perusahaan dagang menyusun anggaran pembelian persediaan seperti diatas untuk masing-masing jenis barang yang termasuk dalam persediaan.

2. Economic Order Quantity (Jumlah Pemesanan Yang Ekonomis)

Menurut Noreen (2000 : 436) menyatakan “Economic Order Quantity adalah besarnya pemesanan yang meminimumkan inventory ordering cost dan inventory carrying costs”. Dapat juga diartikan Economic Order Quantity adalah jumlah barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan jumlah pembelian yang optimal.

Penggunaan Economic Order Quantity didasarkan pada asumsi :

a. Jumlah pesanan relatif selalu sama, di nyatakan dengan satuan unit atau rupiah.

b. Tingkat pemakaian atau permintaan terhadap persediaan sama dengan periode sebelumnya.

Dalam menentukan EOQ terdapat variabel-variabel yang turut menentukan yaitu :

a. RU (required units), adalah jumlah unit pesanan yang dibutuhkan dalam satu periode. Kebutuhan per tahun untuk satu periode ini ditentukan oleh pihak manajemen berdasarkan pengalaman masa lampau dan kebutuhan masa yang akan datang.

b. CU (cost unit), adalah harga bahan atau barang per unit, yang ditentukan berdasarkan taksiran atatupun pengalaman masa yang lampau. Harga bahan merupakan biaya yang sesungguhnya dibayarkan kepada penjual atau pemasok. Hal yang menjadi perhatian dari harga bahan adalah jika terdapat potongan pembelian.

c. CO (cost order), adalah besarnya pesanan, dapat diperoleh dari informasi terdahulu. Biaya pesanan meliputi seluruh biaya dikeluarkan oleh perusahaan berkenaan dengan pemesanan persediaan sejak dari surat pesanan (order) dibuat sampai dengan persediaan tersebut sampai digudang.

d. CC (carrying cost), adalah besarnya biaya penyimpanan, dihitung dengan persentase tertentu, diambil dari data periode yang lalu dengan menjumlahkan seluruh biaya pemeliharaan dibagi total biaya yang terjadi dan ditambah biaya investasi atas persediaan.

Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dapat dilakukan dengan menggunakan rumus. Rumus jumlah pemesanan yang ekonomis (EOQ) adalah:

EOQ =

2 x RU x CO

CU x CC

Contohnya :

Perusahaan membutuhkan 2.400 unit pmesanan barang setiap tahun. Biaya pemesanan per tahun $20. Biaya barang per unit dibeli dengan harga 0.75. Dengan biaya penyimpanan 20%.

Berapa Economic Order Quantity nya ?

EOQ

=

2 x 2.400 x $20

0.75 x 20 %

96.000

EOQ

= 0.15

3. Inventory Turn Over (Analisis Perputaran Persediaan)

Teknik perencanaan persediaan yang juga sering digunakan adalah dengan menghitung tingkat perputaran persediaan (Inventory Turn Over). Tingkat perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang diinvestasikan ke dalam persediaan. Makin turn over persediaan maka jangka waktu modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan makin pendek, sehingga untuk memenuhi volume penjualan tertentu membutuhkan jumlah modal yang lebih kecil dari pada Turn Over yang rendah.

Perhitungan Inventory Turn Over dapat dilakukan untuk semua persediaan yang ada diperusahaan. Perputaran (Turn Over) dihitung dengan cara sebagai berikut :

Perputaran Barang = Jumlah Harga Pokok Barang-barang yang Telah Dijual Dagang Persediaan Rata-rata Barang Dagang

Hasil pembagian di atas menunjukan banyaknya perputaran persediaan dalam satu periode, biasanya dalam satu tahun. Suatu tingkat perputaran yang rendah, memungkinkan menunjukan adanya investasi yang telalu rendah dalam persediaan. Sebaliknya satu tingkat perputaran yang terlalu tinggi dapat mengakibatkan perusahaan kehilangan sebagian penjualan atau terpaksa membeli. Pada kenyataannya hanya sedikit perusahaan yang dapat mencapai kondisi ideal ini, kebanyakan perusahaan dapat mengurangi tingkat

persediaannya hanya pada persediaan sisa dari level sebelumnya. Hasilnya mampu secara substansial mengurangi bahan penyimpanan dan pemesanan dan meningkatkan efektifitas operasi.

4. Material Requirements Plan / MRP (Perencanaan Kebutuhan Material) Perencanaan kebutuhan material (Material Requirements Plan / MRP) adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi, sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan. MRP dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan persediaan sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat meminimalkan persediaan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, dan waktu pengiriman barang direncanakan lebih baik, karena ada keterpaduan dalam kegiatan yang di dasarkan dalam kegiatan yang di dasarkan pada jadwal induk.

Tujuan MRP antara lain :

1. Meminimalkan persediaan

2. Mengurangi resiko karena keterlambatan pengiriman 3. Komitmen yang realistis

4. Meningkatkan efisiensi

Komponen dasar MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material dan catatan persediaan.

Untuk lebih jelasnya proses MRP dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Gambar 2.1

Proses Material Requirements Plan / MRP

C. Sistem Pengawasan Persediaan

Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan. Tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Untuk membuat pengawasan yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan persediaan.

Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan haruslah mempertahankan suatu jalan persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jalan dan mutu

Daftar Material Jadwal Induk Produksi Catatan Persediaan

Perencanaan Kebutuhan Material

Rencana Produksi Jangka Pendek Rencana Pembelian

yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin. Sering terjadinya kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangkaian semua kegiatan distribusi mulai dari pembelian barang terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai ke gudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi terus ketempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir.

Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, barang jadi dan supplies yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. Metode akuntansi yang digunakan di pengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang di terima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, pemasukan bahan, supervise dan perhitungan fisik persediaan.

Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kenutuhan dalam jumlah, kualitas, saat yang tepat dan biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu pengawasan ini adalah pengawasan intern.

Menurut Supriyono (2000 : 257) pengertian dari pengawasan persediaan bahan baku adalah:

Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakan pertanggung jawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sah nya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.

Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin Kegiatan ini mencakup :

1. Menetapkan tujuan dan standar.

2. Membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan

3. Menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan.

Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan baku tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat di percaya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut.

Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka

diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat dan barang atau bahan yang tetap identifikasi bahan baku atau barang yang tertentu.

2. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang.

3. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang.

4. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, yang di bagikan atau di keluarkan dan yang tersedia di dalam gudang.

5. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. Dalam persediaan secara langsung.

6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada.

7. Pencatatan untuk menggantikan barang yang telah di keluarkan barang-barang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang-barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman.

Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif

terhadap penurunan harga pas, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tepat.

Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagiaan dari aktifis tersebut terwujud dalam bentuk anggaran.

Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Perencanaan terpadu

Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan.

2. Pedoman pelaksanaan perusahaan

Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melaksanakan penyesuaian sebagai kinerja perusahaan dapat lebih baik.

3. Alat pengawasan kerja

Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya, sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realitis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa di dasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal ini mengingatkan standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidak puasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.

4. Alat evaluasi perusahaan

Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan di selesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadikan masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.

Ada 3 jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan yaitu : 1. Pengawasan fisik

Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting artinya karena persediaan barang dagang merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian dan kerusakan. Perusahaan yang cukup besar biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut, disamping itu perlu juga mempunyai fasilitas penyimpanan yang baik. Untuk mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya.

Dalam uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gudang yang tidak mengganggu kelancaran arus persediaan, peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi penyimpanan yang sistematis, terdapatnya fasilitas yang lengkap untuk terjaminnya persediaan di gudang.

2. Pengawasan akuntansi

Pengawasan Akuntansi berkaitan erat dengan pengendalian intern persediaan. Dalam pengendalian intern persediaan mencakup prosedur-prosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi dan sistem perencanaan serta pengawasan administrasinya.

Pengawasan akuntansi (accounting control) berfungsi untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Pengawasan ini disebut juga dengan pengawasan dini (preventive control) yaitu pengawasan yang bertujuan untuk

mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan persediaan dan lain-lain.

Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi :

a. Pemisahan fungsi

Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.

b. Sistem otorisasi

Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai berikut :

1) Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada bagian pembelian.

2) Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.

3) Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang.

4) Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.

c. Formulir

Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi. Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap.

d. Flowchart

Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis.

e. Internal check

Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling mengawasi terhadap pekerjaan mereka.

Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman.

3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan

Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi permintaan konsumen (pelanggan). Hal ini tentu saja merugikan pihak perusahaan.

Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah di tetapkan sebelumnya.

D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen

Didalam penjelasan sebelumnya telah dijabarkan bagaimana sistem perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik. Sistem tersebut dibuat oleh perusahaan tentunya bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Dua konsep utama untuk mengukur prestasi kerja (performance) manajemen adalah efisiensi dan efektifitas. Yang dimana efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Seorang manager efisien yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) di bandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang di gunakan. Dengan kata lain manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) yang di tentukan disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.

Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang di tetapkan. Persediaan yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Persediaan merupakan salah satu harta yang terutama untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan di dalam pengelolaannya.

Keputusan manajemen adalah suatu keputusan yang melaksanakan fungsi- fungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya,

sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan (goal), perusahaan (organisasi). Dengan kata lain manajer dapat disebut sebagai setiap orang yang mempunyai tanggung jawab untuk suatu usaha dari kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagai cara dari sumber daya yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam hal ini manajer yang dimaksud mengolah informasi tentang persediaan sehingga dapat memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan.

Keputusan manajemen berkaitan dengan persediaan dalam hal ini yaitu : menetukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan tersebut harus di adakan, efisiensi biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan seperti biaya penyimpanan, perawatan atau pemeliharaan, mutu persediaan, keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat penyimpanan persediaan.

Apabila keputusan manajemen tidak tepat dibuat manajer di dalam hal persediaan maka perusahaan akan banyak kerugian atau bahkan karena kesalahan perhitungan maka mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah juga nilainya.

Pada saat sekarang ini banyak dijumpai kasus yang mengakibatkan kesalahan dalam penyajian persediaan di laporan keuangan akibat kesalahan di dalam keputusan manajemennya. Sistem perencanaan yang salah akan berakibatkan salahnya penyajian nilai persediaan di laporan keuangan.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yang beralamat di Jl. Jend. Gatot Subroto No. 144 Medan dan waktu penelitian dimulai dari bulan juli 2009 dan direncanakan berakhir pada bulan desember 2009.

B. Jenis Penelitian

Sugiyono (2004 : 6), “ Menyatakan bahwa penelitian itu bermacam-macam jenisnya dan dapat dikelompokan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi, analisis, dan jenis data”.

Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif. Metode deskriptif yaitu metode dimana penulis mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literatur-literatur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaian.

C. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan adalah jenis data kualitatif dan data kuantitatif yang bersumber dari :

1. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang individu maupun lembaga atau institusi yang masih membutuhkan pengelolaan yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara berupa tanya jawab dengan bagian penjualan dan keuangan.

Contoh pertannyaannya :

- Bagaimana sistem prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh dalam hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data perusahaan. Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang terdapat pada perusahaan.

D. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Dokumentasi

Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasikan baik data keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku literatur yang ada. Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer. 2. Teknik Wawancara

Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian. Seperti wawancara kepada bagian keuangan yaitu Bapak Edi Saputra Hasibuan dan Bagian Gudang yang ada di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.

E. `Metode Analisa Data

Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode : 1. Metode Analisis

Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan, menganalisis dan mentafsirkan data sehingga dapat memberikan gambaran mengenai permasalahan yang diteliti.

2. Metode deskriptif

Yakni metode dimana data yang dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM. 146 Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo (Persero) yang berkantor pusat dijakarta. Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo (RNI Group) Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak melakukan kegiatan usaha (non operating). Kegiatan usaha dilakukan oleh anak-anak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dengan bidang usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budi daya karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan investasi.

PT. Rajawali Nusindo merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) didirikan berdasarkan peraturan pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21 Mei 1976 dengan bentuk badan hukum perusahaan Perseroan (Persero) dan telah mendapatkan pengesahan mentri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983 tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana 100% saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk hanya 49%. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional dan administrasi sebagai badan hukum yang berdiri sendiri.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dibentuk berdasarkan keputusan Direksi No. KEP : 1200. PKP/WPI:024/KI/811/1985 dan surat izin dari Departemen Perdagangan SIUP 35/051-UPD. 1/Cab/IX/1998, dengan bidang usaha distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan dengan izin operasional sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBT) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara yang memiliki izin nomor 31. 088/PBF/III/1991. dengan daerah pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah Sumatera Utara dan Aceh. Obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obet yang ditetapkan Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan daftar O), obat daftar G, obat bebas terbatas dan obat bebas. Obat daftar O merupakan obat keras yang diperjual belikan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah mendapat izin khusus dari Departemen Kesehatan. Obat daftar G adalah obat yang yang pembelinya harus menggunakan resep dokter dan pemakaiannya sesuai petunjuk dokter. Obat bebas terbatas dapat dibeli tanpa mengguakan resep dokter juga dapat disalurkan oleh semua Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan dapat diperjual belikan ke apotik dan toko obat. Pada pembungkusannya dicantumkan “Awas obat keras” dan aturan pemakainya. Sedangkan obat bebas dapat diperjual belikan tanpa resep dokter.

Perusahaan mengelompokan produk obat-obatan dan alat kesehatan kedalam 4 kelompok besar yaitu :

1. Obat Generik

Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha menunjang progaram pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat. Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidikan pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan sederhana namun aman sehingga harga jual relatif murah di bandingkan dengan obat paten. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara lain:

a. Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk menghilang rasa nyeri.

b. Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai anti biotik.

c. Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang. d. Tetra cycline 250 mg 100’s, berbentuk kapsul sebagai anti biotik. e. Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1.

2. LTD (Lek, Dental, Trophy)

Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan gigi, sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk tersebut antara lain :

a. Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka bakar.

c. Linco biotik caps, berbentuk kapsul sebagai anti biotik.

d. Nice card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung. e. Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik.

3. Phapros

Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama di daerah Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain :

a. Antimo, sebagai obat anti mabuk.

b. Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah. c. Pehatifen syrup, sebagai obat asma.

d. Nitriton 60 ml, sirup obat batuk.

4. Lederle

Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik phapros dan mendapatkan lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain :

a. Antane tablet, untuk pengobatan penyakit parkinson.

b. Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral untuk anak.

d. Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni penderita hipertensi.

Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa PBF tidak boleh menjual langsung produknya ke konsumen akhir, maka pelanggan perusahaan adalah apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan dokter.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan memakai strategi diferensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan berhadapan dengan tiga pasar yaitu :

1. Pasar Produsen

Pasar Produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat bebas. Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter. Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari perusahaan selalu memeriksa daftar obat yang akan menawarkan obat-obatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan langsung ke perusahaan.

2. Pasar Penjual

Pasar Penjual yaitu pasar yang membeli obat-obatan kepada perusahaan kemudian menjual kepada konsumen yang termasuk ke dalam pasar penjual adalah toko obat atau apotik. Penjual ke toko merupakan kegiatan rutin

melalui pemesanan langsung ke perusahaan. Biasanya yang dibeli oleh toko obat adalah obat-obat yang telah dikenal oleh masyarakat dan tidak memerlukan resep dokter.

3. Pasar Pemerintah

Pasar pemerintah yaitu rumah sakit dan proyek-proyek pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN atau APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya telah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi.

Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan di kelompokan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar tugas dari masing-masing bagian tersebut sebagai berikut :

1. Pimpinan cabang mempunyai tugas :

a. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan pejabat setempat.

b. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan.

c. Membina, mengarahkan, serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.

d. Menyusun, melaksanakan, dan mempertanggung jawabkan anggaran serta melaporkannya keatasan.

e. Menyampaikan usul dan sasaran perbaikan serta pengembangan perusahaan kepada atasan.

2. Bagian Piutang mempunyai tugas :

a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang disimpan.

b. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih.

c. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur. d. meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan. e. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih. f. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang (SPB) dan Nota

Kredit (NKR) yang diterbitkan.

3. Bagian Pembukuan mempunyai tugas :

a. Verifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial.

b. Membuat laporan rekening koran bank antar negara. c. Membuat laporan keuangan berkala.

d. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja. e. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan

dan uang muka perjalanan dinas.

g. Menyelesaikan masalah perpajakan (pemungutan, penyetoran, dan pelaporan)

4. Bagian Kas mempunyai tugas :

a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai dengan catatnnya.

b. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui pimpinan.

c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. d. Mengerjakan daftar perubahan kas.

e. Mengerjakan daftar perubahan bank.

f. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur.

5. Bagian Inkasso mempunyai tugas : a. Melaksanakan penagihan dalam kota. b. Membuat bukti masuk kas atas penagihan.

c. Menyetor uang hasil penagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan.

d. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar atas pembayaran Nota Kredit (NKR).

6. Bagian Pesanan mempunyai tugas :

a. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan (salesman dan detailer).

b. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern (SP).

c. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengirirman barang (SPB) yang diterbitkan.

d. Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit (NKR), laporan bonus pada setiap akhir bulan.

e. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit (NKR), Nota Kredit Barang (NKB), nota bonus dan Surat Pengiriman Bonus (SPB).

f. Membuat kontrak jual beli sewa.

7. Bagian Gudang mempunyai tugas :

a. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan.

b. Membuka, menghitung, dan meneliti barang-barang yang diterima. c. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang.

d. Melaksanakan administrasi persediaan barang di guadang.

e. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. f. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang.

g. Memantau Surat Pesanan Barang (SPB) yang dibuat oleh bagian pesanan.

8. Bagian Umum mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda surat masuk atau keluar.

b. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi.

c. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor. d Melayani urusan keprotokolan dan humas.

e Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau karyawan menyetorkan kekas Negara dan membuat pelaporan pajak (Surat Pajak Tahunan masa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan ).

9. Divisi Penjualan mempunyai tugas : a. Mencari order penjualan dan canvassing.

b. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi. c. Mengantar barang kepelanggan.

d. Membantu melaksanakan penagihan.

Sedangkan divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi Lederle, Divisi LD There, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU (POC), Divisi BM-DC, Divisi D&G, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Impres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman

juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapainya target penjualannya.

Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obat-obat yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek samping penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari. Disamping itu detailer juga membantu pengihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan. Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya sesuai dengan volume kerja dan kebutuhan masing-masing bagian.

Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsi-fungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagian-bagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagian pun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlihat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan.

Didalam suatu struktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahan terhadap fungsi-fungsi sehingga transaksi yang ada di dalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh

bagian gudang, fungsi penyimpanan (faktur baru, faktur yang gagal, serta cek atau inkasso) dilaksanakan oleh bagian piutang. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI).

Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan salesman sama-sama diberi tugas di dalam penagihan kredit. Seharusnya dengan di bentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan. Didalam pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidak jelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadinya permasalahan dalam penagihan kredit.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dapat meningkatkan efektivitas suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwenang dalam penagihan adalah bagian inkasso (penagihan) sehingga kasir tidak perlu melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokan daftar penagihan dengan uang atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagihan menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir. Serta menetapkan batas maksimalkan uang yang ada pada kasir untuk menghindari penggunaan uang dari keperluan-keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan.

STRUKTUR ORGANISASI

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan (Persero)

Gambar 4. 1

Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan (Persero)

Pemimpin

Cabang

Bagian

Pembukuan

Bagian

Piutang

Bagian

Umum

Divisi

Gen/In/Skifa

Bagian

Pesanan

Bagian

Kas

Bagian

Gudang

Divisi

Lederle4

Divisi

Phapros

Divisi

Penjualan

Bagian

Inkasso

Divisi

BM Thera

Divisi

LD Thera

Divisi

BM-Labsis

Divisi

D&G

Divisi

Throphy

Divisi

BM-DC

Divisi

BM-ABU/POC

B. Perencanaan Persediaan

1. Perencanaan persediaan pada saat ekonomi stabil

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan membuat perencanaan persediaannya berdasarkan permintaan konsumen rata-rata setiap bulannya, kecuali barang-barang tertentu seperti obat-obatan dan alat-alat kesehatan. Berdasarkan data tersebut maka PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan membuat anggaran penjualan dan persediaannya.

Berdasarkan pengamatan penulis PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan perencanaan persediaan melalui penetapan standar stock minimum persediaan barang yang siap dijual. Misalnya pada awal bulan januari persediaan obat generik di gudang sebanyak 3 dus. Perusahaan menginginkan stock minimum obat generik sebanyak 5 dus sedangkan penjualan diperoleh dalam bulan januari sebanyak 7 dus maka perusahaan harus melakukan pembelian obat generik untuk bulan januarinya sebanyak 10 dus. Cara ini hampir dilakukan pada semua barang persediaan yang ada pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sedangkan untuk alat-alat kesehatan yang permintaannya jarang oleh konsumen karena harganya mahal maka perusahaan tidak membuat persediaan sehingga stock persediaan untuk barang tersebut adalah nol dan pembelian dilakukan apabila ada pesanan dari konsumen, unit yang dibeli oleh perusahaan hanya untuk konsumen yang melakukan pemesanan terhadap barang tersebut.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan perencanaan persediaan melalui penetapan stock minimum persediaan barang yang siap untuk dijual. Ada beberapa produk yang susah untuk dijual karena produk tersebut jarang

penggunaanya disamping harganya juga relatif mahal. Masalah yang dihadapi oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan perencanaan dan pengawasan persediaan pada saat ekonomi yang lagi stabil untuk barang-barang yang memiliki kualitas standar. Karena barang yang biasa saja itulah yang penjualannya relatip meningkat sedangkan produk yang memiliki kwalitas dan harga yang sangat tinggi cendrung mengalami penurunan terhadap penjualannya.

Didalam perencanaan persediaan, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan membuat prediksi atau ramalan masa depan. Sehingga dalam keputusan manajemen yang tepat dapat mengurangi kerugian yang dialami oleh perusahaan tersebut. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan harus memperhatikan tempat penyimpanan persediaan, karenak tempat untuk menyimpan persediaan sangatlah terbatas sehingga memperhatikan stock minimum yang ada digudang. Perencanaan direncanakan dengan matang, mengingat barang-barang tersebut sangat sensitif dan perlu perhatian serta perawatan khusus karena barang-barang tersebut bernilai sangat tinggi terutama alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang mahal, harus memiliki tempat khusus supaya dalam keadaan baik dan tidak menimbulkan reaksi kimia lainnya yang dapat membahayakan produk tersebut. Sistem perencanaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dapat digunakan data sebelumnya untuk menyusun anggaran persediaan yang berdasarkan stock akhir bulan sebelumnya dan perencanaan penjualan sehingga anggaran pembelian dapat dibuat di awal bulan.

2. Perencanaan persediaan pada saat ekonomi tidak stabil

Perencanaan persediaan yang dilakukan pada saat ekonomi yang tidak stabil, dikarenakan minat masyarakat untuk membeli sangat rendah dan harga barang yang cepat berubah secara signifikan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan tidak dapat menggunakan data tahun sebelumnya untuk merencanakan penjualan ataupun pembelian barang. Dalam situasi yang seperti ini juga PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan tidak mau terlalu banyak mengambil resiko dengan hanya merencanakan jumlah persediaan yang kecil. Ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan kerugian yang lebih besar akibat menumpuknya persediaan barang di gudang.

Teknik yang digunakan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan untuk melakukan perencanaan persediaan yaitu dengan membeli atau memesan barang sesuai dengan permintaan konsumen pada saat sekarang. Hal ini dilakukan sama seperti perencanaan pada alat-alat kesehatan yang jarang dilakukan permintaan karena harganya yang cukup mahal. Teknik ini digunakan agar dapat meminumkan biaya persediaan ataupun resiko kerusakan barang sehingga menjadi keuntungan bagi perusahaan. Keuntungan lainnya adalah perusahaan dapat menekan investasi modal dalam persediaan ada tingkat yang minimum.

Berdasarkan pengamatan penulis teknik ini pada kenyataannya tidak sepenuhnya dijalankan karena banyaknya persediaan yang menumpuk sehingga banyak modal yang tertanam pada persediaan. Ini disebabkan ramalan penjualan yang dibuat tidak sesuai dengan keinginan yang dibutuhkan oleh konsumen.

Untuk obat-obatan dan alat-alat kesehatan berdasarkan pengamatan penulis tidak terlalu banyak persediaan yang menumpuk, hanya regensinya yang perlu disediakan stocknya untuk mengantisipasi permintaan dari pelanggan.

C. Pengawasan Persediaan

Suatu perencanaan harus didukung adanya pengawasan yang baik agar dapat tercapainya tujuan dari perusahaan. Pengawasan persediaan dilakukan untuk menggambarkan persediaan sehingga terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan, kelalaian dan pemborosan. Dimana pengawasan persediaan ditujukan untuk mengevaluasi seluruh kebijaksanaan atas persediaan dengan membandingkan antara perencanaan persediaan dengan realisasi yang terjadi, maupun dengan pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga dapat diperoleh jumlah optimal persediaan yang ada digudang.

Pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan fisik

Pengawasan fisik terhadap persediaan alat-alat kesehatan dan obat-obatan merupakan suatu hal yang sangat penting karena benda-benda fisik membutuhkan tempat penyimpanan dan penjagaan yang memadai. Pengawasan fisik bertujuan untuk menghindari persediaan dari sasaran kehilangan sehingga perlu dibuat tempat penyimpanan yang aman dari kehilangan sehingga dapat memperkerjakan orang-orang tertentu yang

bertanggung jawab terhadap keamanan barang-barang agar dapat menghindari terjadinya kehilangan, kerusakan, dan kebakaran.

Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam menghindari kehilangan, kerusakan, kebakaran, adalah :

a. Memisahkan persediaan yang sensitif atau yang bernilai jual tinggi dengan daya kekuatan yang sangat lemah agar tidak terjadi kerusakan terhadap barang tersebut.

b. Membuat tempat penyimpanan yang berbeda untuk alat-alat yang sensitif maupun yang tidak.

c. Memperkerjakan orang yang khusus menangani persediaan di gudang yang sedah dibekali dengan cara untuk memperlakukan persediaan tersebut dan mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan persediaan di gudang.

d. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan aparat keamanan setempat. Pengawasan fisik yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan cara melakukan stock opname fisik secara berkala. Hal ini dilakukan oleh orang-orang yang tidak ada hubungannya dengan pengelola gudang sehingga dapat dihasilkan data fisik yang ada. Kemudian disesuaikan dengan catatan kartu persediaan apakah terjadi kesalahan perhitungan. Tetapi apabila tidak ada kesalahan dalam pencatatan maka yang bertanggung jawab atas ketidak sesuaian fisik adalah bagian gudang. Sehingga pimpinan akan meminta pertanggung jawaban pengelola gudang yang akan dilakukan setiap akhir bulan. Stock opname dilakukan dengan cara mendadak. Dilakukan

apabila ada permintaan dari pimpinan untuk melakukan evaluasi pekerjaan apakah yang melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan berhati-hati.

2. Pengawasan akuntansi persediaan

Pengawasan Akuntansi Persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melaksanakan pemisahan tugas antara bagian penerimaan barang, bagian pengiriman dan bagian pembukua n. Pengawasan yang efektif apabila perusahaan telah menerapkan teknik, dan prosedur yang berhubungan dengan persediaan barang dalam sistem akuntansi perusahaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan pengawasan akuntansi tidak menggunakan sistem terkomputerisasi, sehingga perlu ketelitian dan perhatian yang lebih cermat untuk melakukan pengawasan tersebut.

Bagian dari penerimaan kartu persediaan atas barang yang diterima harus menerbitkan surat tanda terima atas barang. Dimana surat tanda terima atas barang tersebut diterbitkan oleh bagian gudang berdasarkan formulir permintaan barang yang diterima. Surat tanda terima atas barang ada tiga rangkap dengan warna yang berbeda yaitu warna putih, biru, kuning. Lembaran putih dan biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditanda tangani. Lembar putih dibawak kembali untuk diarsipkan oleh bagian order penjualan dan lembaran warna biru diserahkan pelanggan. Sedangkan lembar warna kuning digunakan untuk pencatatan kekartu persediaan oleh bagian gudang, setelah dicatat oleh bagian gudang maka dibuat rekapitulasi stock barang dagangan dan diberi kepada bagian pembukuan sehingga bagian pembukuan

juga dapat melakukan pengawasan atas barang yang diterima. Laporan yang diberikan ke bagian pembukuan harus ada otorisasi dari bagian penerimaan barang sehingga bagian akuntansi dapat mencocokan dengan order penjualan barang.

Demikian juga pengawasan akuntansi persediaan yang dilakukan untuk barang yang dijual. Berdasarkan order penjualan, maka bagian penjualan langsung mencatat order penjualan tersebut ke dalam Formulir Permintaan Barang (FPB) dua rangkap. Dokumen asli diserahkan ke bagian gudang dan selanjutnya bagian gudang membuat tanda terima atas barang. Bagian gudang menerbitkan surat tanda terima barang tiga rangkap dimana lembar terakhir dijadikan arsip yang sebelumnya dicatat ke dalam kartu persediaan. Sehingga bagian gudang meyiapkan barang sesuai dengan surat tanda terima barang kepada bagian pengiriman. Dalam proses pencatatannya PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan menggunakan sistem persediaan periodik, dimana persediaan akhir atas barang dagang diketahui pada setiap akhir bulan. Walaupun menggunakan sistem periodik PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan juga melakukan pencatatan persediaan digudang setiap terjadi transaksi dan melakukan perhitungan fisik persediaan setiap hari. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui kondisi fisik barang jadi apakah sesuai dengan yang tercantum di dalam catatan dan apabila ada permintaan pimpinan mengenai stock barang akan cepat diketahui.

E. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen

Dari uraian diatas sangat jelas bahwa perencanaan dan pengawasan sangat diperlukan dalam keputusan manajemen yang dalam hal ini adalah persediaan. Perencanaan persediaan mempunyai peranan untuk keputusan manajemennya dalam menentukan jumlah, tipe, dan kualitas barang yang akan dibeli sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Keputusan manajemen sangatlah sulit untuk dilakukan tanpa adanya perencanaan yang matang dari perusahaan apalagi dalam keadaan ekonomi yang sulit pada saat sekarang ini. Bila terdapat kesalahan dalam keputusan manajemen akan berakibat buruk bagi perusahaan bahkan akan berakibat kerugian yang besar. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan berusaha keras agar sedapat mungkin tidak terjadi kerugian yang lebih besar bagi perusahaan yang disebabkan keputusan manajemen yang salah. Tetapi pada kenyataannya dari pengamatan penulis dan dari laporan-laporan yang penulis lihat banyak ditemukan kesalahan dalam keputusan manajemennya, terutama pada persediaan. Ini dapat dilihat dari barang dagangan yang banyak menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan yang tertanam pada persediaan perencanaan yang tidak tepat yang mengakibatkan pengawasan yang tidak sesuai dengan harapan. Pengawasan dalam persediaan dalam kenyataannya lebih rumit dibandingkan dengan pengawasan yang lain karena perusahaan memiliki persediaan barang dan setiap barang juga memerlukan pengawasan yang berbeda antara satu dengan yang lainnya.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan obat-obatan dan alat-alat kesehatan sudah pasti mengusahakan pengawasan persediaan yang lebih baik. Karena harta perusahaan yang terbesar adalah persediaan.Seharusnya hal ini tidak terjadi apabila perusahaan lebih cermat dalam menentukan persediaan dan kebijakan mengenai persediaan tersebut harus diperhatikan. Oleh karena itu pengawasan sangat diperlukan untuk pengambilan keputusan yang dapat menguntungkan perusahaan. Hasil nyata yang telah dilakukan perusahaan untuk melakukan pengawasan yang efektif dalam hal persediaan yaitu dengan membuat tempat penyimpanan yang terpisah dengan barang-barang yang sensitif terhadap suhu. Dengan demikian pengawasan terhadap persediaan juga dapat dilakukan dengan baik.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan analisa hasil penelitian pada bab sebelumnya maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran dari uraian-uraian yang terdapat pada bab-bab sebelumnya. Beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur pengawasan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan pada umumnya telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan walaupun terdapat beberapa kelemahan yang disebabkan oleh kurangnya personil yang ditugaskan pada bagian tersebut sehingga pemeliharaan barang tersebut kurang diperhatikan.

2. Teknik perencanaan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan yaitu menggunakan anggaran pada perekonomian Indonesia cendrung stabil serta menggunakan teknik pemesanan persediaan setelah ada permintaan dari konsumen pada saat perekonomian cendrung tidak stabil.

3. Kebijakan akuntansi persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan menggunakan sistem periodical yang dilakukan tiap bulan meskipun demikian perusahaan tetap melakukan perhitungan fisik

terhadap persediaan tiap hari yang dimuat dalam kartu persediaan digudang.

4. Realisasi yang lebih besar dari pada anggaran persediaan akibat dari kurang akuratnya data dalam perencanaan persediaan merupakan hal yang harus diperhatikan perusahaan agar dapat mengurangi kerugian perusahaan.

Namun demikian perusahaan berusaha untuk mengendalikan perencanaan dan pengawasan persediaan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat walaupun kurangnya personil yang ditugaskan dalam pengelolaan persediaan yaitu dengan memberlakukan jam lembur bagi petugas yang mengawasi persediaan sehingga pemeliharaan dan pengelolaan persediaan dapat terus berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang dijabarkan diatas maka penulis dapat memberikan saran berguna bagi perusahaan yaitu :

1. Penambahan personil yang ditugaskan dalam pemeliharaan dan pengelolaan persediaan karena persediaan merupakan harta perusahaan yang terbesar. Apabila pemberian tugas yang berlebihan pada petugas walaupun diberlakukan jam lembur tidak akan efektif hasilnya karena kemampuan petugas tersebut terbatas.

2. Dalam penyusunan anggaran persediaan hendaknya perusahaan melakukan perhitungan yang lebih teliti lagi dengan lebih meningkatkan kinerja bagian pemasaran dalam memberikan ramalan penjualan yang lebih akurat mengingat keadaan perekonomian yang tidak menentu sehingga realisasi anggaran tidak terlalu menyimpang.

3. Sebaiknya perusahaan memiliki bagian penerimaan barang yang khusus menangani penerimaan barang untuk mempermudah pengawasan intern terhadap persaediaan.

4. Realisasi yang lebih besar dari rencana anggaran persediaan dikarenakan kurang akuratnya dalam penentuan anggaran dan perencanaan yang ditetapkan untuk itu perlu tenaga terampil dan pengalaman dalam merencanakan anggaran disamping data yang diperlukan lengkap.

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofyan, 1998, Anggaran Perusahaan – Pendekatan Kwantitatif, Edisi kedua, Buku Satu, Penerbit BPFE – UGM, Yogyakarta.

Baridwan, Zaki, 2005, Sistem Prosedur dan Metode, Penerbit BFTE, Yogyakarta. C. Kasim, Azhar, 2000, Teori Pembuatan Keputusan, Penerbit Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia, Jakarta.

Garrison, Ray, Noreen, Eric, 2000, Akuntansi Manajerial, Jilid Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan (per 1 September 2004), Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta.

Munandar, 2000, Budgeting, Edisi Ketigabelas, Penerbit BPFE, Yogyakarta.

Reeve Fees, Warren, 2005, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu , Terjemahan Salemba Empat, Jakarta.

Smith, Jay M,Skousen, Fred, 2001, Intermediate Acounting, Edisi Kesembilan, Terjemahan Erlangga, Jilid Satu, Jakarta.

Sugiyono, 2004, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Ketujuh, CV. Alfabeta, Bandung.

Thomson, 2005, Pengantar Akuntansi, Terjemahan Salemba Empat, Edisi Dua Puluh Satu, Jakarta.