Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM. 146 Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo Persero yang berkantor pusat dijakarta. Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo RNI Group Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak melakukan kegiatan usaha non operating. Kegiatan usaha dilakukan oleh anak- anak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dengan bidang usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budi daya karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan investasi. PT. Rajawali Nusindo merupakan Badan Usaha Milik Negara BUMN didirikan berdasarkan peraturan pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21 Mei 1976 dengan bentuk badan hukum perusahaan Perseroan Persero dan telah mendapatkan pengesahan mentri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983 tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana 100 saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk hanya 49. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional dan administrasi sebagai badan hukum yang berdiri sendiri. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dibentuk berdasarkan keputusan Direksi No. KEP : 1200. PKPWPI:024KI8111985 dan surat izin dari Departemen Perdagangan SIUP 35051-UPD. 1CabIX1998, dengan bidang usaha distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan dengan izin operasional sebagai Pedagang Besar Farmasi PBT yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara yang memiliki izin nomor 31. 088PBFIII1991. dengan daerah pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah Sumatera Utara dan Aceh. Obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obet yang ditetapkan Departemen Kesehatan yaitu obat keras obat-obatan daftar O, obat daftar G, obat bebas terbatas dan obat bebas. Obat daftar O merupakan obat keras yang diperjual belikan Pedagang Besar Farmasi PBF atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi PBF atau apotik tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi PBF yang telah mendapat izin khusus dari Departemen Kesehatan. Obat daftar G adalah obat yang yang pembelinya harus menggunakan resep dokter dan pemakaiannya sesuai petunjuk dokter. Obat bebas terbatas dapat dibeli tanpa mengguakan resep dokter juga dapat disalurkan oleh semua Pedagang Besar Farmasi PBF dan dapat diperjual belikan ke apotik dan toko obat. Pada pembungkusannya dicantumkan “Awas obat keras” dan aturan pemakainya. Sedangkan obat bebas dapat diperjual belikan tanpa resep dokter. Perusahaan mengelompokan produk obat-obatan dan alat kesehatan kedalam 4 kelompok besar yaitu :

1. Obat Generik

Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha menunjang progaram pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat. Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidikan pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan sederhana namun aman sehingga harga jual relatif murah di bandingkan dengan obat paten. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara lain: a. Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk menghilang rasa nyeri. b. Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai anti biotik. c. Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang. d. Tetra cycline 250 mg 100’s, berbentuk kapsul sebagai anti biotik. e. Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1.

2. LTD Lek, Dental, Trophy

Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan gigi, sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk tersebut antara lain : a. Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka bakar. b. Elkrip, berbentuk tablet untuk mengobati infeksilitas. c. Linco biotik caps, berbentuk kapsul sebagai anti biotik. d. Nice card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung. e. Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik.

3. Phapros

Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama di daerah Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain : a. Antimo, sebagai obat anti mabuk. b. Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah. c. Pehatifen syrup, sebagai obat asma. d. Nitriton 60 ml, sirup obat batuk.

4. Lederle

Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik phapros dan mendapatkan lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain : a. Antane tablet, untuk pengobatan penyakit parkinson. b. Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral untuk anak. c. Myambutal, digunakan senagai anti TBC. d. Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni penderita hipertensi. Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa PBF tidak boleh menjual langsung produknya ke konsumen akhir, maka pelanggan perusahaan adalah apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan dokter. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan memakai strategi diferensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan berhadapan dengan tiga pasar yaitu :

1. Pasar Produsen

Pasar Produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat bebas. Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter. Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari perusahaan selalu memeriksa daftar obat-obat yang akan menawarkan obat- obatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan langsung ke perusahaan.

2. Pasar Penjual

Pasar Penjual yaitu pasar yang membeli obat-obatan kepada perusahaan kemudian menjual kepada konsumen yang termasuk ke dalam pasar penjual adalah toko obat atau apotik. Penjual ke toko merupakan kegiatan rutin melalui pemesanan langsung ke perusahaan. Biasanya yang dibeli oleh toko obat adalah obat-obat yang telah dikenal oleh masyarakat dan tidak memerlukan resep dokter.

3. Pasar Pemerintah

Pasar pemerintah yaitu rumah sakit dan proyek-proyek pengadaan obat- obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN atau APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya telah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi. Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan di kelompokan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar tugas dari masing-masing bagian tersebut sebagai berikut :

1. Pimpinan cabang mempunyai tugas :

a. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan pejabat setempat. b. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan. c. Membina, mengarahkan, serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien. d. Menyusun, melaksanakan, dan mempertanggung jawabkan anggaran serta melaporkannya keatasan. e. Menyampaikan usul dan sasaran perbaikan serta pengembangan perusahaan kepada atasan.

2. Bagian Piutang mempunyai tugas :

a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang disimpan. b. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih. c. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur. d. meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan. e. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih. f. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang SPB dan Nota Kredit NKR yang diterbitkan.

3. Bagian Pembukuan mempunyai tugas :

a. Verifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial. b. Membuat laporan rekening koran bank antar negara. c. Membuat laporan keuangan berkala. d. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja. e. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan dan uang muka perjalanan dinas. f. Memeriksa hasil print out komputer untuk sub piutang. g. Menyelesaikan masalah perpajakan pemungutan, penyetoran, dan pelaporan

4. Bagian Kas mempunyai tugas :

a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai dengan catatnnya. b. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui pimpinan. c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. d. Mengerjakan daftar perubahan kas. e. Mengerjakan daftar perubahan bank. f. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur.

5. Bagian Inkasso mempunyai tugas :

a. Melaksanakan penagihan dalam kota. b. Membuat bukti masuk kas atas penagihan. c. Menyetor uang hasil penagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan. d. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar atas pembayaran Nota Kredit NKR.

6. Bagian Pesanan mempunyai tugas :

a. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan salesman dan detailer. b. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern SP. c. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengirirman barang SPB yang diterbitkan. d. Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit NKR, laporan bonus pada setiap akhir bulan. e. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit NKR, Nota Kredit Barang NKB, nota bonus dan Surat Pengiriman Bonus SPB. f. Membuat kontrak jual beli sewa.

7. Bagian Gudang mempunyai tugas :

a. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan. b. Membuka, menghitung, dan meneliti barang-barang yang diterima. c. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang. d. Melaksanakan administrasi persediaan barang di guadang. e. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. f. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang. g. Memantau Surat Pesanan Barang SPB yang dibuat oleh bagian pesanan.

8. Bagian Umum mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda surat masuk atau keluar. b. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi. c. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor. d Melayani urusan keprotokolan dan humas. e Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau karyawan menyetorkan kekas Negara dan membuat pelaporan pajak Surat Pajak Tahunan masa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan .

9. Divisi Penjualan mempunyai tugas :

a. Mencari order penjualan dan canvassing. b. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi. c. Mengantar barang kepelanggan. d. Membantu melaksanakan penagihan. Sedangkan divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi Lederle, Divisi LD There, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU POC, Divisi BM-DC, Divisi DG, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Impres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapainya target penjualannya. Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obat-obat yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek samping penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari. Disamping itu detailer juga membantu pengihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan. Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya sesuai dengan volume kerja dan kebutuhan masing-masing bagian. Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsi-fungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagian- bagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagian pun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing- masing bagian yang terlihat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan. Didalam suatu struktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahan terhadap fungsi-fungsi sehingga transaksi yang ada di dalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh bagian gudang, fungsi penyimpanan faktur baru, faktur yang gagal, serta cek atau inkasso dilaksanakan oleh bagian piutang. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksakan oleh Satuan Pengawasan Intern SPI. Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan salesman sama-sama diberi tugas di dalam penagihan kredit. Seharusnya dengan di bentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan. Didalam pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidak jelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadinya permasalahan dalam penagihan kredit. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dapat meningkatkan efektivitas suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwenang dalam penagihan adalah bagian inkasso penagihan sehingga kasir tidak perlu melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokan daftar penagihan dengan uang atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagihan menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir. Serta menetapkan batas maksimalkan uang yang ada pada kasir untuk menghindari penggunaan uang dari keperluan- keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan. STRUKTUR ORGANISASI PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero Gambar 4. 1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero Pemimpin Cabang Bagian Pembukuan Bagian Piutang Bagian Umum Divisi GenInSkifa Bagian Pesanan Bagian Kas Bagian Gudang Divisi Lederle4 Divisi Phapros Divisi Penjualan Bagian Inkasso Divisi BM Thera Divisi LD Thera Divisi BM-Labsis Divisi DG Divisi Throphy Divisi BM-DC Divisi BM-ABUPOC

B. Perencanaan Persediaan