56
e. ERD
Implementasikan sistem ini, digunakan empat buah file yaitu pengguna, surat masuk, surat keluar, dan penerima, seperti pada gambar 16, dengan
penjabaran sebagai berikut : 1
File penguna File ini digunakan untuk mengolah data pengguna sistem. Data yang
diperlukan dalam field ini adalah identitas diri pengguna yang berhubungan dengan kebutuhan aplikasi, yaitu username, pass, dan level user. Kemudian
identitas nama, nip, no telpon dan alamat agar mudah dihubungi jika terjadi kesalahan.
2 File surat_masuk
File ini digunakan untuk menyimpan data surat masuk ketika terjadi proses pengolahan data surat masuk serta menyimpan scan surat masuk dan disposisi.
Data dalam surat masuk yaitu tanggal surat diterima, nama pengirim, tanggal pada surat, no surat, perihal, lampiran dan keterangan. Pengkodean dilakukan
secara otomatis dengan penyimpanan kode surat masuk. Pada surat masuk ini juga menggunakan
softcopy dan disposisi sehingga terdapat field softcopy dan disposisi. Setiap surat masuk yang disimpan terdapat peringatan jika data belum
didisposisi jika ada belum diproses dan setelah didisposisi kemudian akan langsung membuat surat keluar surat balasan dari surat masuk tersebut
sehingga dibutuhkan field status surat masuk dan kode surat keluar.
3 File surat_keluar
File ini digunakan untuk menyimpan data surat keluar ketika terjadi proses pengolahan data surat keluar, penulisan surat keluar serta menyimpan scan surat
57
keluar. Pengkodean surat keluar ini dilakukan dengan otomatis sehingga membutuhkan penyimpanan kode surat keluar agar mudah dalam menambah
surat. Data dalam surat secara umum yang disimpan yaitu tanggal surat dibuat, no surat, perihal, dan lampiran. Surat keluar yang dibuat secara manual terdapat
softcopy, maka softcopy juga disimpan. Dalam surat keluar terdapat menu tulis surat yaitu menuliskan surat keluar sesuai
draft yang telah dibuat, sehingga membutuhkan data yang disimpan yaitu Isi surat, tempat, waktu, tugas, dan
jenis surat. 4
File Penerima File ini digunakan untuk menyimpan penerima surat keluar ketika proses
penulisan surat keluar. Data yang disimpan dalam penerima merupakan kelanjutan dari tabel surat keluar yaitu identitas penerima surat keluar berupa
nama penerima, NIP untuk guruNIS untuk siswa, pangkat untuk gurukaryawan, dan alamat. Kode yang disimpan dalam tabel ini sama dengan kode pada tabel
surat keluar yang terhubung karena tabel ini diperuntukan jika penulisan surat keluar membutuhkan penerima yang lebih dari satu dengan isi surat yang sama.
Gambar 16. ERD Sistem Informasi Arsip Elektronik
58
2. Desain
Kategori