11
3 Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
4 Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
5 Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut : a
Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti Lampiran dan amplop
b Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas
yang disebut verbalis. c
Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
3. Arsip Elektronik
Definisi dan pengolahan arsip telah disampaikan sebelumnya, untuk definisi elektronik sendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Elektronik adalah alat
yang dibuat berdasarkan prinsip elektronika; hal atau benda yang menggunakan alat-alat yang dibentuk atau bekerja atas dasar elektronika. Menurut pengertian
tersebut dapat artikan, komputer menjadi salah satu perangkat elektronik, yang
digunakan sebagai media pengarsipan. Sehingga Arsip Elektronik adalah arsip
yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik dalam komputer.
12
Menurut Compulink Management Centre yang dikutip oleh Sukoco 2003
dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronik, yaitu:
a . Kebijakan dan Prosedur
Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijaksanaan, peraturan,
standar, dan prosedur.
b . Pendidikan dan Training.
Seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronik apabila diberikan sosialisasi dan
training mengenai hal tersebut.
c . Kerahasiaan dan kejujuran
Hal ini dapat dicapai melalui control akses, otorisasi, mengenkripsi file dan
sejenisnya.
d . Cakupan dokumen
Pegawai juga harus memperhatikan tiga elemen arsip yaitu isi, struktur dan konteks dalam membuat arsip
e . Metadata
Ada lima hal yang patut diperhatikan yaitu aksesibilitas, retensi dan disposisi, keamanan,
audit trail, dan migrasi.
f . Manajemen file
Mendukung peng- copy-an menformat kembali, atau mentransfer arsip ke
media lain
13
g . Manajemen Penyimpanan
Menyeleksi dan mengelola teknologi penyimpanan format file dan media penyimpanan.
h . Ketersediaan Arsip
Arsip tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada
layar monitor.
i . Audit Trail
Audit ini menjelaskan apa, siapa, kapan dan mengapa arsip disimpan.
j . Retensi
Sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seperti yang berlaku pada arsip kertas.
k . Pembaruan Media atau transfer
Ada tiga komponen yang terlibat dalam pelestarian arsip elektronik yaitu pembaruan media, meng-
copy media, dan men-transfer arsip
l . Disposal
Merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapat otorisasi, dan membersihkannya dari sistem komputer.
4. Perancangan
