Pendeskripsian dan Formulasi Masalah

Apabila ada permintaan bahan ajar dari UPBJJ-UT dan bahan ajar tersebut tersedia di gudang, maka Kantor Pusat UT akan melakukan pengiriman. Pada pelaksanaan pengiriman, Kantor Pusat UT menggunakan transportasi darat, laut dan udara. Transportasi darat yang digunakan adalah 1 kendaraan dinas UT, jika UPBJJ-UT yang dilayani dapat dicapai dalam waktu 3 hari dengan kapasitas kendaraan ≤ 2000 kilogram, 2 jenis kendaraan dari perusahaan subkontrak yang berkapasitas ≤ 4000 kilogram dan 3 jenis trucking dari perusahaan subkontrak yang berkapasitas ≤ 8000 kilogram. Transportasi laut digunakan jika bahan ajar yang dikirim 4000 kilogram, sedangkan transportasi udara digunakan jika permintaan UPBJJ-UT bersifat segera. Sistem distribusi terpusat memberlakukan pengiriman satu arah, yaitu dari Kantor Pusat UT langsung ke UPBJJ-UT. Padahal UPBJJ-UT mengajukan permintaan delivery order apabila persediaan bahan ajar di UPBJJ-UT kecilhabis dan diprediksi kebutuhannya akan lebih dari persediaan. Biasanya UPBJJ-UT mengajukan permintaan ke Kantor Pusat UT minimal 4 kali dalam setahun karena dalam setahun terdapat 2 masa registrasi untuk Program Pendidikan Dasar dan 2 masa registrasi untuk Program Non Pendidikan Dasar. Pengiriman satu arah ini mengakibatkan pelaksanaan distribusi bahan ajar sering dilakukan setiap hari kerja. Oleh sebab itu, pelaksanaan sistem distribusi bahan ajar terpusat tidak efisien.

4.1.2 Sistem Distribusi Bahan Ajar Tidak Terpusat

Dalam upaya mengefisienkan masalah distribusi di atas maka disusun alternatif solusi masalah tersebut. Solusi yang diberikan adalah sistem distribusi bahan ajar tidak terpusat. Sistem distribusi bahan ajar tidak terpusat yang diusulkan adalah : 1. Alternatif 1 Jika percetakan terpusat di Kantor Pusat UT, maka ditempatkan gudang- gudang yang berfungsi sebagai lokasi penyimpanan dan pemasok bahan ajar ke UPBJJ-UT terdekat. Gudang-gudang tersebut akan menempati lokasi yang sama dengan UPBJJ-UT yang terpilih.