Dampak ISO 9001:2008 Klausul Kebijakan Mutu terhadap

suatu hama penyakit hewan karantina atau organisme pengganggu tumbuhan karantina tertentu dari hasil pelaksanaan tindakan karantina yang dilaksanakan oleh petugas SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. Suatu tindakan karantina juga tidak akan dilaksanakan apabila hasil dari verifikasi menyatakan bahwa dokumen persyaratan karantina yang dibawa oleh stakeholdersternyata tidak lengkap tidak absah tidak asli, sehingga komoditi pertanian yang akan diekspor tersebut terpaksa harus dilakukan penolakan atau penahanan dengan menerbitkan Berita Acara Penahanan Penolakan. Dengan adanya keterkaitan antara proses pelayanan ini, menunjukkan adanya kejelasan tugas dan wewenang pada setiap proses pelayanan, persyaratan pelayanan yang harus dipenuhi, kejelasan petugas SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan dalam melakukan jenis tindakan karantina dan tanggung jawab petugas dalam menerbitkan Sertifikat Kesehatan Karantina atau Berita Acara. Hal ini sesuai dengan salah unsur - unsur IKM yaitu: prosedur pelayanan, persyaratan pelayanan, kejelasan petugas pelayanan dan tanggung jawab petugas pelayanan dan manfaat ISO 9001:2008 yaitu adanya kejelasan tugas dan wewenang job description dan hubungan antar bagian-bagian terkait, sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif dan efisien Joewono, 2012 .

4.2.1.2. Dampak ISO 9001:2008 Klausul Kebijakan Mutu terhadap

Kinerja SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan Manajemen SKP Kelas I tanjung Balai Asahan membuat kebijakan mutu yang dituangkan di dalam ISO 9001:2008, tentang: Universitas Sumatera Utara a Memberikan pelayanan prima operasional Karantina Pertanian melalui sertifikasi karantina Pertanian dengan mengutamakan kepentingan rakyat dan negara sekaligus kepuasan pengguna jasa. b Melindungi kelestarian sumber daya alam hayati Indonesia melalui penerapan peraturan perundang – undangan perkarantinaan dan perundangan lainnya secara konsisten. c Menjamin terselenggaranya pengawasan keamanan pangan. d Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan mengutamakan kepuasan pelanggan. Dari uraian di atas terlihat bahwa salah satu komitmen SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan adalahmengutamakan kepuasan pelanggan melalui penerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.Adapun kebijakan – kebijakan internal SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan dalam penerapan ISO 9001:2008 lihatTabel 1.DariTabel 1 terlihat bahwa pada tahun 2009 SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan memiliki keinginan atau komitmen untuk memenuhi kepuasanstakeholders pengguna jasa karantinanya, hal ini dibuktikan dengan adanya Surat Keputusan tentang penunjukkan Tim Persiapan Sertifikasi Pelayanan ISO 9001:2008 SK no. 69 Kpts KP.440 L.39.D 12009 . Komitmen yang serupa juga masih ditunjukkan oleh SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan pada tahun 2010, yaitu masih adanya penunjukkan Tim Persiapan Sertifikasi Pelayanan ISO 9001:2008 yang memiliki fungsi melanjutkan hasil kerja tim persiapan sertifikasi tahun sebelumnya SK no.87 Kpts KP.440 L.39.D 2 2012 .Pada tahun 2010 SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan juga membuat kebijakan tentang pengawasan dan Universitas Sumatera Utara penindakan di bidang karantina pertanian dengan menerbitkan SK no. 95 Kpts KP.440 L.39.D 22011. Pada tahun 2011,untuk mendukung pelaksanaan tindakan pengawasan dan penindakan di bidang karantina pertanian selaian menerbitkan SK no. 92 KptsKP.440L.39.D 2 2010, SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan juga melakukan penunjukkan tim verifikasi dengan menerbitkan SK no. 99 KptsKP.440 L.39.D 2 2011. Pada tahun 2011 ini SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan telah memiliki ISO 9001:2008 dan menuangkan verifikasi , pengawasan dan penindakan ke dalam prosedur pelayanannya. Untuk itu, SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan berusaha perlu mensosialisasikan kepada pengguna jasa karantina dengan membentuk tim sosialisasi dengan menerbitkan SK no. 111 Kpts KP.440 L.39. D 2 2011. Pada tahun 2012, kebijakan SKP Kelas I tanjung Balai Asahan tidak jauh berbeda pada Tahu 2011, yaitu meneruskan pelaksanaan, verifikasi dan sosialisasi dengan menerbitkan SK no. 125Kpts KP.440 L.39.D 3 2012 dan SK no. 134 Kpts KP.440 L.39.D 32012. Koordinasi dengan instansi terkait juga dipandang perlu untuk ditungkatkan, oleh karena itu SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan menerbitkan SK no. 141.Kpts KP.440 L.39.D32012.Dalam mengawal kebijakan- kebijakan yang telah di buat pada tahun ini, SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan menerbitkan SK no. 119 Kpts KP.440 L.39. D 32012 tentang pembentukan tim Sistem Pengendali Internal SPI yang memiliki fungsi sebagai tim audit internal SKP kelas I Tanjung Balai Asahan . Universitas Sumatera Utara Tabel 1.Kebijakan Internal SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan Antara Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan ISO 9001:2008 Kebijakan Surat Keputusan Sebelum ISO 9001:2008 Sesudah ISO 9001:2008 Penunjukkan Tim Persiapan Sertifikasi Pelayanan ISO 9001:2008 No. 60 Kpts KP.440 L.39.D 12009  Thn. 2009 Penunjukkan tim persiapan Sertifikasi Pelayanan ISO 9001:2008 Penunjukkan Tim Pengawasan dan Penindakan Karantina pertanian No. 87 Kpts KP.440 L.39.D 22010. No. 92 Kpts KP.440 L.3.D 2 2010   Thn. 2010 Penunjukkan tim Verifikasi Karantina Pertanian di SKP Kelas I Tanjung Balai asahan Penunjukkan tim Sosialisasi prosedur, Persyaratan dan Peraturan karantina Pertanian Kepada pengguna Jasa KarantinaStakeholders Penunjukkan Tim Pengawasan dan Penindakan Karantina pertanian No. 99 Kpts KP.440 L.39.D 22011 No. 111 Kpts KP.440 L.39.D 2 2011 No. 95 KPts KP.440 L.39.D 2 2011    Thn. 2011 Penunjukkan tim Sosialisasi prosedur, Persyaratan dan Peraturan karantina Pertanian Kepada pengguna Jasa KarantinaStakeholders Penunjukkan Tim koordinasi Instansi terkait Penunjukkan Tim Sistem pengendalian InternalSPI No. 134 Kpts KP.440 L.39.D 32012 No. 141 Kpts KP.440 L.39.D 3 2012 No. 119 Kpts KP.440 L.39.D 2 2012    Thn. 2012 Universitas Sumatera Utara 4.2.1.3. Dampak ISO 9001:2008 Klausul Rencana Mutu terhadap Kinerja SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. Dengan adanya ISO 9001:2008 yang menjadi dasar pelayanan yang diberikan oleh SKP kelas I Tanjung Balai Asahan kepada stakeholders, maka lamanya waktu pelayanan harus disesuaikan dengan penetapan batasan waktu pelayanan seperti yang tertuang dalam ISO 9001:2008.Secara lebih jelasnya penetapan batasan waktu pelayanan dapat dilihat pada tabel 2 . DariTabel 2, terlihat bahwa adanya perubahan yang signifikan terhadap lamanya batasan waktu pelayanan yang diberikan oleh SKP kelas I Tanjung Balai asahan antara sebelum dan sesudah pelaksanaan ISO 9001:2008. Sebelum pelaksanaan ISO 9001;2008 jenis-jenis komponen pelayanan tertentu memiliki batasan waktu pelayanan yang cukup lama dan bahkan terdapat jenis komponen pelayanan tertentu yang tidak memiliki batasan waktu. Sebaliknya, sesudah pelaksanaan ISO 9001:2008 terlihat bahwa masa pelayanan lebih cepat dan adanya kejelasan waktu dibandingkan sebelum pelaksanaan ISO 9001:2008.Dengan adanya dasar batas waktu pelayanan tersebut, menunjukkan adanya kedisiplinan petugas dan kecepatan pelayanan serta efisiensi dan efektifitas dalam pemberian pelayanan yang dilaksanakan oleh SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. Universitas Sumatera Utara Tabel 2.Jenis- Jenis Komponen Pada Klausul Rencana Mutu ISO 9001:2008 di SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. No. Jenis Komponen Sebelum ISO 9001:2008 Hari Sesudah ISO 9001:2008 Hari Perubahan Pelayanan sertifikasi Karantina Hewan 1. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa hewan 1-95 1-21 Masa pelayanan lebih cepat 2. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa bahan asal hewan 1-20 1-7 idem 3. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa hasil bahan asal hewan 1-20 1-4 idem 4. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa benda lain Tdk ada batas waktu 1-3 Adanya kejelasan waktu Pelayanan sertifikasi Karantina Tumbuhan 1. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi PSAH yang sudah memilikin pengakuan atau ekivalensi 1-10 1-3 Masa pelayanan lebih cepat Universitas Sumatera Utara Tabel 2.Lanjutan No. Komponen Sasaran Mutu Sebelum ISO 9001:2008 Hari Sesudah ISO 9001:2008 Hari Perubahan Tidak ada batas waktu 1-90 Idem 2. Pelayanan sertifikasi Karantina Tumbuhan benih Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi PSAH yang belum memilikin pengakuan atau ekivalensi 3. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa dengan perlakuan Tidak ada batas waktu 1-90 idem 4. Pemeriksaan sd penolakan pemusnahan media pembawa yang tidak bisa dibebaskan oleh OPTK dengan perlakuan Tdk ada batas waktu 3-9 Adanya kejelasan waktu 5. Pemeriksaan sd penolakanpemusnahan media pembawa yang tidak memenuhi persyaratan 1-14 1-14 Sesuai UU No.16 Thn 1992 Pelayanan sertifikasi Karantina Tumbuhan media pembawa non bibit tanaman 1. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa tanpa perlakuan Tdk ada batasan waktu 1-15 Adanya kejelasan waktu Universitas Sumatera Utara Tabel 2. Lanjutan No. Komponen Sasaran Mutu Sebelum ISO 9001:2008 Hari Sesudah ISO 9001:2008 Hari Perubahan 2. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa tanpa perlakuan Tdk ada batasan waktu 2-16 idem 3. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa yang tidak bisa dibebaskan dari OPTK dengan perlakuan 14-21 3-17 Masa pelayanan lebih cepat 4. Pemeriksaan sd penolakanpemusnahan media pembawa yang tidak memenuhi persyaratan 1-14 1-14 Sesuai UU no.16 Thn 1992 Pelayanan sertifikasi karantina tumbuhan non benih 1. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa tanpa perlakuan 1-14 1-7 Masa pelayanan lebih cepat 2. Pemeriksaan sd pelepasan sertifikasi media pembawa dengan perlakuan 1-14 2-9 idem 3. Pemeriksaan sd penolakan pemusnahan media pembawa yang tidak bias dibebaskan oleh OPTK dengan perlakuan 1-14 3-9 idem 4. Pemeriksaan sd penolakanpemusnahan media pembawa yang tidak memenuhi persyaratan 1-14 1-14 Sesuai UU No.16 Thn 1992 Universitas Sumatera Utara 4.2.1.4. Dampak ISO 9001:2008 Klausul Pengendalian Dokumen terhadap Kinerja SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. Prosedur pengendalian dokumenbertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan pelayanan SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan, dalam hal : a pengendalian dokumeninternal, yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen. b pengendalian dokumen eksternal, yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan untuk mendokumentasikan kegiatan pelayanan dalam rangka penerapan ISO 9001:2008. Dokumen internal berupa:  Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;  Pedoman Mutu;  Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;  Instruksi Kerja; dan  Rekaman dan formulir. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan, sebagai pendukung kegiatan pelayanan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan; Dengan adanya proses pengendalian dokumen maka seluruh tahapan pelayanan terdokumentasi dan memiliki rekaman masing-masing untuk dimanfaatkan dalam berbagai kepentingan, antara lain penelusuran balik Universitas Sumatera Utara kesesuaian setiap proses pelayanan. Adapun rekaman pengendalian dokumen dan diagram alir pengendalian dokumen di SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan dapat di lihat pada Tabel 3dan Gambar 5 di bawah ini. Tabel 3.Rekaman Pengendalian Dokumen Pelayanan SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. No. Nama Rekaman Uraian Penyimpanan Lokasi Masa 1. Daftar Induk Dokumen Internal Master ListRiwayat dokumen internal baru atau perubahan Wakil Manajemen 5 tahun 2. Daftar Dokumen Eksternal Daftar Dokumen Eksternal Wakil Manajemen 5 tahun 3. Bukti Penerimaan Salinan Dokumen Distribusi dokumen internal dan eksternal Wakil Manajemen 5 tahun 4. Bukti Penarikan Dokumen Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku Wakil Manajemen 5 tahun 5. Amandemen Pengubahan dokumen Wakil Manajemen 5 tahun 6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan Wakil Manajemen 5 tahun 7. Daftar Dokumen yang Dimusnahkan Diserahkan Daftar Dokumen yang dimusnahkan diserahkan Wakil Manajemen 5 tahun Universitas Sumatera Utara 3. Gambar 5. Prosedur Pengendalian Dokumen SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan. Tidak Ya Mulai Pengajuan dokumen internal Persetujua Pembuatan Perubahan Pengesahan Master Selesai Tidak Terkendali Terkendali Master Penerbitan Penggandaa Distribusi Daftar Distribusi Pihak berkepentingan Selesai Disimpan Selesai Tidak Ya - - - - Tidak dianggap sebagai Bidang prosedur Dokumen eskternal Universitas Sumatera Utara

4.2.2. Dampak Kinerja SKP Kelas I Tanjung Balai Asahan terhadap Kepuasan Pengguna Jasa Karantina.