Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2012
13 Tahapan penyusunan hasil pengawasan DPD RI sebagaimana disebutkan
dalam Gambar 1.6
Gambar 1.6 : Dukungan Tahapan Penyusunan Hasil Pengawasan DPD RI
D. Kelembagaan Sekretariat Jenderal DPD RI
Sekretariat Jenderal DPD RI dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2005 tentang Sekretariat Jenderal Dewan
Perwakilan Daerah Republik Indonesia dan Undang-undang Nomor 22 Tahun 2003 tentang Susunan dan Kedudukan MPR, DPR, DPD, dan DPRD dan telah diganti
dengan Undang-Undang Nomor 27 tahun 2009 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD serta Keputusan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 2
tahun 2012 tentang Tata Tertib, memiliki tugas yaitu memberikan dukungan teknis, administratif dan keahlian, serta melaporkan secara tertulis pelaksanaan tugasnya
selama Tahun Sidang sebelumnya kepada Pimpinan pada setiap permulaan Tahun Sidang dalam Sidang Paripurna.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 51 Tahun 2005 tanggal 3 Agustus 2005 tentang Sekretariat Jenderal DPD RI dan ditindaklanjuti dengan Peraturan
Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 1 Tahun 2005 tanggal 21 Desember 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPD RI. Sekretariat
Jenderal DPD RI mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan teknis administratif dan keahlian kepada DPD RI. Dalam pelaksanaan tugasnya
Sekretariat Jenderal DPD RI dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan dibantu seorang Wakil Sekretaris Jenderal yang membawahi 6 enam Biro dan 1 satu
Pusat, 27 BagianBidang dan 58 SubbagianSubbidang. Dengan meningkatnya beban kerja dan perubahan mekanisme kegiatan
Dewan, dilakukan pengembangan Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI
KOMITE Menentukan
UU yang akan diawasi
Inventarisasi Materi dengan
kegiatan kunker,
RDP,RDPU, Raker
Finalisasi penyusunan
Hasil Pengawasan
SIDANG PARIPURNA
Pengambilan Putusan
Staf Ahli Anggota
menyusun DIM
DPR dan PRESIDEN
KOMITE Pengambilan
Keputusan
Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2012
14 yang ditetapkan dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 1 Tahun 2008,
dengan Perubahan struktur Biro dan Pusat menjadi 6 enam Biro dan 3 tiga Pusat, 35 tiga puluh lima BagianBidang dan 79 tujuh puluh sembilan
SubbagianSubbidang, Struktur Organisasi berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 1 Tahun 2008.
Sekretariat Jenderal DPD RI telah melaksanakan reorganisasi lembaga pada tahun 2012 dan ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan
Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 02 Tahun 2012 yang ditetapkan pada tanggal 2 Juli 2012 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Sekretaris Jenderal
Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPD RI. Reorganisasi tersebut
meliputi penataan organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI sesuai dengan kebutuhan yaitu terbentuknya Unit Inspektorat penguatan unit kerja Pengawasan Internal
yaitu meningkatkan fungsi pengawasan yang semula berada di unit eselon III menjadi unit eselon II dan pengisian jabatan struktural inspektur telah dilaksanakan
pada tanggal 26 Desember 2012.
Tugas Pokok dan Fungsi
Sekretariat Jenderal DPD RI mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan teknis administratif dan keahlian kepada DPD RI.
Dukungan teknis administratif yang diberikan Sekretariat Jenderal meliputi : a Penyelenggaraan administrasi dan keprotokolan lembaga dan hal-hal yang
berkaitan dengan dukungan kelembagaan, keanggotaan dan seluruh kegiatan DPD RI;
b Perencanaan program dan anggaran untuk kegiatan DPD RI; c Pengelolaan anggaran DPD RI;
d Penyiapan seluruh dukungan dalam rangka kegiatan sidang, dan rapat-rapat; e Pelaksanaan tata kelola kearsipan dan risalah;
f Pemberian dukungan keahlian, referensi dan jaringan kerja; g Pengelolaan dan pemberian informasi sesuai kebutuhan masyarakat
berkenaan dengan informasi kegiatan DPD RI seperti penyebarluasan hasil- hasil keputusan DPD RI, penerimaan kunjungan anak sekolah, dan
masyarakat yang ingin mengetahui tentang DPD RI dan lain-lain yang relevan dalam ruang lingkup tugas Sekretariat Jenderal;
Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2012
15 h Penyiapan dukungan pelaksanaan tugas berupa fasilitas gedung, ruang rapat,
dan peralatan yang dikoordinasikan dengan Badan Pengelola Fasilitas parlemen;
i Penyiapan dukungan teknologi informasi; j Penyiapan jaringan kerja;
k Penyiapan materi atau bahan-bahan bagi Pimpinan dalam rangka koordinasi Pimpinan DPR RI, DPD RI dan MPR RI tentang gedung dan fasilitas fisik; dan
l Tugas lain-lain menurut kebutuhan pimpinan dan lembaga sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Dukungan keahlian yang diberikan Sekretariat Jenderal DPD RI meliputi : a Penampungan hasil diskusi, curah pendapat atau penjelasan idegagasan
mengenai perlunya disusun rancangan undang-undang; b Pengkajian dan penelusuran informasi yang diperlukan melalui diskusi,
seminar, aspirasi masyarakat, lokakarya, dan bentuk-bentuk pertemuan lainnya;
c Penyusunan draft naskahdokumen akademik; d Penyusunan draf rancangan undang-undang sesuai dengan ide atau gagasan
dari pemrakarsa; e Pemberian dukungan keahlian kepada alat kelengkapan pada saat sidang-
sidang atau rapat-rapat pembahasan di DPD dan DPR; f Pemberian dukungan teknis kepada Komite danatau Panitia Perancang
Undang-Undang pada saat sidang atau rapat didaerah; g Pelaksanaan tugas keahlian lainnya dalam rangka pelaksanaan tugas dan
wewenang DPD RI. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai
aparatur pemerintah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan DPD RI memiliki fungsi sebagai berikut :
a Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI;
b Pemberian dukungan administratif dan keahlian di bidang pelayanan Pimpinan, persidangan, hubungan masyarakat dan daerah, dukungan keahlian di bidang
kajian, data dan informasi;
Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2012
16 c Pembinaan dan pelaksanaan perencanaan serta pengawasan internal,
administrasi keanggotaan,
kepegawaian, ketatausahaan,
perlengkapan, kerumahtanggaan, dan keuangan di lingkungan DPD RI.
Pada masa yang akan datang kegiatan Sekretariat Jenderal DPD RI harus mampu mengantisipasi perkembangan dinamika ketatanegaraan dan semakin
kompleksnya persoalan-persoalan daerah yang membutuhkan penanganan DPD RI dalam upaya menjembatani kepentingan pusat dan daerah. Untuk itu perlu
dilakukan penguatan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian. Penguatan dimaksud dilakukan baik melalui konsolidasi dan formulasi kerja internal,
terpenuhinya jumlah SDM yang profesional, dukungan sarana dan prasarana kerja; serta membangun komunikasi dan hubungan kerja dengan lembaga terkait.
Keseluruhan upaya tersebut dilakukan melalui perencanaan yang terpadu dan berkelanjutan dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya kemampuan
antisipatif dan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab yang dilaksanakan untuk mendukung DPD RI, sehingga DPD RI dapat memenuhi perannya sebagai
lembaga Perwakilan Daerah, Legislatif dan DPD RI dapat menjalankan tugasnya secara efektif, serta dapat mengukur dan mengevaluasi pencapaiannya melalui
umpan balik yang terorganisasi dan sistematis sebagaimana ditetapkan dalam Rencana Strategis Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2010-2014.
E. Sistematika Penyajian
