Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi Dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATRA UTARA

OLEH :

INEZ LUSIANA 082103054 KESEKRETARIATAN

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul tugas akhir ini adalah “PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN

SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung maupun tidak langsung.

1. Teristimewa untuk kedua Orang Tuaku, Papa (alm) Iqbal,SH dan Mama Gadis Melani Rusli,SH yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tiada

henti serta tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.M selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan tugas akhir ini.

5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kepada Titan dan Dela selaku adik yang telah banyak memberikan gangguan dan motivasinya.

7. Kepada seluruh keluarga yang telah mendukung,

8. Kepada “de red” walaupun tua dengan tampilan dan performa muda yang selalu bisa diandalkan setiap saat, ur de best car ever.

9. Kelompok 8 : Anggi, Julia, Elpida, Lia, Hardina, Maya yang selalu setia membantu disaat menghadapi berbagai berbagai kesulitan. Kalian semua akan selalu jadi kelompok edak.

10.Anggreni indha dan Suryani yang selalu direpotin oleh penulis ceroboh ini . Teman serta sahabat di Program Studi Diploma III Kesekretariatan dan Fakultas Ekonomi. Yani, Tiara, Nurul, Ade dan semua yang tidak tertulis

saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11.Kepada Kazu, Silvi, Elly, Mirza, Ruri, Watiq, Rudi, Ugo, dll, dst yang selalu “nyulik” buat intermezzo sejenak.

12.Kepada kesempatan yang di berikan oleh beberapa corporate yang terpaksa ditinggalkan dan ditolak penulis demi meyelesaikan deadline pendidikan penulis, semoga setelah selesainya masa pendidikan yang dijalani penulis akan mendapatkan kesempatan yang lebih baik.

13.Kepada komunitas-komunitas serta orang-orang yang tergabung didalamnya RUFI, TEMUGA,dll,dst yang telah memberikan semangat, kesempatan, motivasi, serta pelajaran yang bisa dijadikan panduan bagi penulis untuk bergaul dimasyarakat.

Segala budi baik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin...

Wassalam.

Medan, Juni 2011 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABLE... . vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah... ... 2

C. Tujuan Penelitian... ... 3

D. Manfaat Penelitian... ... 3

E. Jadwal Kegiatan... ... 3

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI ... 6

A. Sejarah Ringkas... .... 6

B. Visi ... 7

C. Misi ... 7

D. Tujuan ... 8

E. Struktur Organisasi ... 8

H. Kinerja Organisasi ... 21

I. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN... 23

A. Pengertian Tekhnologi Informasi ... 23

B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Tekhnologi ... 25

C. TugasSekretaris ... 26

D. Peran Tekhnologi Informasi dalam Dunia Pendidikan ... 27

E. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ... 29

F. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ... 31

G. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU... 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 38

A.Kesimpulan ... 38

B. Saran ... 39

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 Tabel 2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 14

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur organisasi FE USU ... 10 Gambar 3.1 hubungan antara e-business,e-commerce

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Teknologi informasi, secara umum adalah kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya; meliputi infrastuktur teknologi informasi dan semua sistem informasi lain dalam perusahaan. Teknologi ini terus berkembang menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang juga menuntut pembaharuan dan kecepatan dalam menjalankan suatu pekerjaan dan pemanfaatan teknologi informasi. Data, informasi, dan pengetahuan merupakan hal yang berkaitan erat dengan teknologi informasi dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagai kumpulan sumber daya informasi.

Pemanfaatan sistem teknologi informasi dengan benar dapat membantu beban kerja setiap orang yang menggunakannya. Tanpa terkecuali dengan perannya bagi kelancaran tugas sebagai seorang sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan dapat memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal. Hal ini bukan tanpa alasan, karena dalam menjalankan perannya seorang sekretaris dituntut agar bisa bertindak cepat dan fleksibel terhadap tugas- tugas yang merupakan tanggung jawabnya dalam membantu atasan.

Sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra utara merupakan suatu jabatan yang terlibat lansung membantu dekan dalam menjalankan tugasnya sebagai pimpinan fakultas. Karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya

berkompeten dan bertanggung jawab dengan pekerjaannya serta berdedikasi tinggi.

Pemanfaatan sistem teknologi informasi yang baik dapat di lihat dari bagaimana seseorang memberdayakan aspek-aspek teknologi informasi untuk menjalankan tugas dan fungsinya dalam melakukan pekerjaan. Maka diharapkan para sekretaris dapat memanfaatkan tekhnologi secara maksimal untuk mengoptimalkan pekerjaannya.

Kemampuan dalam memanfaatkan teknologi informasi sangat diperlukan bagi seorang sekretaris. Maka dengan ini penulis ingin membahas masalah tersebut dalam sebuah tugas akhir dengan judul “ Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dibuat maka dapat diketahui begitu banyak yang bisa dimanfaatkan dari sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan sehari-hari tanpa terkecuali pemanfaatan dalam pemenuhan dalam tanggung jawab kerja.Penulis ingin memaparkan manfaat yang dapat diberikan oleh tekhnologi informasi sangat bermanfaat bagi efisiensi dan efektifitas seorang sekretaris dalam menjalankan perannya membantu pimpinan.Oleh karena itu permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ”Bagaimana Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui “Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi Dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara”.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini,adalah: a. Bagi penulis

Menambah ilmu pengetahuan penulis tentang pemanfaatan sistem tekhnologi informasi bagi sekretaris.

b. Bagi instansi

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar peran sebagai seorang sekretaris yang baik.

c. Bagi peneliti lain

Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di bagian sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Mei 2011 Juni 2010 I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama enam minggu pada sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, job description, kinerja organisasi dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian Sitem Tekhnologi Informasi dan Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam menjalankan peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan

Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Beberapa identitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

C. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

4. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

E. Struktur Organisasi

Dalam berorganisasi, diperlukan adanya struktur organisasi. Struktur organisasi akan membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara

sistematis dengan menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisi (Gambar 2.1).

Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik, dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa depan.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011

Rektor dan Pembantu rektor Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu dekan Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio /Bengkel Kepala Sub

Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen KepalaSub Bagian TataUsahaFakultas

Pejabat Pimpinan Fakultas Ekonomi terdiri dari : 1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,MSi

2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac. Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc. Prof. Drs. Isfenti Sadalia, SE, ME Prof. Dr. Ramli, MS.

Prof. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Lic.rer.reg.Sirozujilam,SE Prof. Erlina, SE, M,Acc,Ak

Ami Dilham, SE, MSi

Dr. Syafrudin Ginting Sugihen,SE,Ak,MA Dr. Murni Daulay,SE,ME

Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.

3. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK.

4. Program Diploma III a. Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM

5. Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Simba Sembiring, SE. Kasub. Personalia : Maslan, SE.

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si.

Kasub.Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos

F. Job Description

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai berikut:

Tabel 2.1

RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU

Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pekerjaan Rutin Waktu Per Surat Catatan Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU 5 menit -

Membuat / menulis surat keluar

10 menit

-

Menjadwal kegiatan Dekan

2 menit Sesuai Kegiatan Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 30 menit - Menerima Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditanda tangani Dekan

5 menit

Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan

30 menit

-

Mengarsip surat masuk dan keluar

5 menit

-

Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.

2 menit

-

Mengetik surat keluar

30 menit

-

Menerima telepon 15 menit - Menerima fax 10 menit

Memproses program Dekan dan Team

2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masayarakat. b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

3. Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2) Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3) Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4) Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5) Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7) Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11) Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3) Melakukan administrasi akademik.

4) Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5) Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas.

7) Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan. 3) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.

4) Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6) Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

7) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8) Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10)Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

3) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

4) Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional.

5) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

6) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7) Memproses SK jabatan structural dan fungsional. 8) Memproses pelanggaranan disiplin pegawai.

9) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3) Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4) Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswaan.

10) Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

11) Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

5) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6) Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7) Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

G. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggiyaitu: 1. Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengadaan Penelitian

3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.

H. Kinerja Usaha Terkini

Setiap lembaga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai tujuan itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud sehingga dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas untuk mewujudkannya.

Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi

agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, dan Isra’ mi’raj) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

I. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganji. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda Mahasiswa.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tekhnologi Informasi

Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.

Berbagai definisi teknologi informasi:

1. Menurut Haag dan Keen (3 : 1996) Teknologi informsi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemerosesan informasi.

2. Menurut Martin (3 : 1999) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.

3. Menurut Williams san Sawyer (4 : 2003) Teknologi informasi adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.

Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebutteknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.

Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut.

1. Teknologi komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

2. Teknologi komunikasi

Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.

Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.

Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan

komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)

Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka, teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.

B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Tekhnologi

Beamer, Hanna, Pophan (effective secretarial practise), a secretary assist an excecutive in carrying out the detail of his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.

Secara general peranan sekretaris antara lain : 1. Terhadap atasan

a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

e. Secret Keeper/ pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.

f. Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan antara lain :

a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. b. Mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan.

c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

C. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya : 1. Menurut wewenangnya

a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.

b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian jadwal.

c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya

a. Tugas administrasi perkantoran, seperti surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon, melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.

c. Tugas sosial, seperti mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada klien, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor. d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato,

presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

D. Peranan Tekhnologi Informasi dalam Dunia Pendidikan

Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak digunakan sebagai sumber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan access.

Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam

materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.

Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah menerapkan pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau audio-visual (multimedia) yang disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan e-mail bahkan berinteraksi langsung.

Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet, memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic

university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan. Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi.

E. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya. Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan seorang sekretaris dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Seorang sekretaris menggunakan perangkat Teknologi

Informasi dan Komunikasi, sekretaris akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan seorang sekretaris karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga sekretaris dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.

Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah:

1. Menyadarkan seorang sekretaris akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga seorang sekretaris dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan seorang sekretaris untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga seorang sekretaris bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi seorang sekretaris dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

F. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

Sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan saat ini erat kaitannya dengan internet, e-commerce, dan e-business. Hal ini dikarenakan ketiganya dapat membantu dalam efisiensi dan keefektifitas dalam menjalankan kehidupan yang serba cepat ini, begitu pula bagi sekretaris dan tanggung jawab kerjanya tidak pernah lepas dari pembaharuan serta efisiensi dan efektif penggunaan tekhnologi informasi. Maka untuk pemanfaatan tekhnologi informasi ini secara maksimal para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur tekhnologi informasi tersebut.

1. Internet

Jogianto(2005), Interconnected network atau yang sering disebut internet, internet adalah jaringan-jaringan saling terkoneksi dari system-sistem computer yang dapat saling diakses. Internet diluncurkan pertama kali pada tahun 1969 sebagai proyek gabungan antara Defense Advanced Research Project Agency (DARPA) dengan empat universitas di Amerika Serikat.

Internet menghubungkan sistem komputer di satu tempat dengan sistem komputer di tempat lain. Penghubung ini menggunakan jaringan yang disebut dengan local area network (LAN). Komunikasi antar sistem komputer ini menggunakan media transmisi gelombang radio (microwave), satelit, jaringan telpon dan serat optic (fiber optic).

address lebih lanjut agar mudah ditemukan dan diakses dapat diberi protocol jasa nama domain (domain name service protocol/ DNS Protocol). Penyedia domain pertama adalah Internet Assignment Numbers Authority (IANA) yang sekarang lembaga ini telah berganti dengan lembaga yang lebih luas dan bertaraf internasional yaitu, Internet Corporation for Assigned Names and Numbers(ICANN).

Seorang sekretaris dituntut untuk mampu menggunakan internet secara baik. Karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu atasan dibutuhkan kecepatan jaringan ini. Tugas-tugas yang dapat dimudahkan dengan adanya internet bagi sekretaris antara lain dalam pengiriman dan penerimaan surat electronic (e-mail), mengatur dan menyesuaikan jadwal atasan, dan sebagainya. 2. E-Commerce

Martin et al.(1999), e-commerce sebagai penggunaan TI untuk melakukan kegiatan bisnis antara dua atau lebih organisasi, atau antara sebuah organisasi dengan satu atau lebih pelanggan akhir (end-customer), melalui satu atau lebih jaringan computer.

E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam dua aplikasi,yaitu: a. Aplikasi electronic commerce antara organisasi-organisasi bisnis.

b. Aplikasi electronic commerce antara organisasi bisnis dengan pelanggan akhir.

E-commerce dapat membantu tugas sekretaris dalam menjalankan perannya dalam hal ini sebagai penghubung dengan organisasi bisnis lain dan unsur-unsur yang berhubungan dengan pemberitahuan dan hubungan dengan pihak luar.

3. E-Business

Yogianto(2005), e-business tidak sekedar jual-beli melalui situs jaringan, tapi lebih diarahkan ke strategi bisnis yang merubah model atau struktur bisnis, dengan bantuan tekhnologi internet memaksimumkan nilai kepada langganan dan menigkatkan laba kepada perusahaan. Menurut Turban et al(2002), e-business lebih luas dari e-commerce, yaitu tidak hanya melibatkan penjualan dan pembelian barang-barang dan jasa-jasa, tapi juga melibatkan palayanan kepada pelanggan-pelanggan, kerjasama-kerjasama dengan partner-partner bisnis dan melakukan transaksi elektronik di dalam suatu organisasi.

Walaupun terdapat kemiripan antara e-commerce dan e-business tapi tetap ada perbedaan dalam pemanfaatannya dalam menjalankan fungsinya. E-business biasanya dilakukan dalam menjalankan fungsi mempraktekkan dan menjalankan bisnis itu untuk mendapatkan laba bagi pelakunya. Dan dalam hal ini sekretaris dapat memantau pergerakan ataupun keadaan bisnis atasan agar dapat melaporkan apa saja yang diperlukan atasan.

Hubungan antara e-commerce , e-bisnis dan lainnya dapat di lihat pada gambar 3.1

Hubungan antara e-business, e-commerce dan lainnya

Electronic business

Electronic commerce

Internet commerce

Web commerce

Electronic data interchange Electronic funds transfer

Seorang sekretaris merupakan penghubung atau perantara hubungan-hubungan yang akan dilakukan oleh atasan maka dari itu seorang sekretaris tidak hanya bekerja ke dalam organisasi tapi juga menjalin hubungan dengan organisasi lain. IOS atau interorganization information system merupakan salah satu sarana dari pemanfaatan teknologi yang di gunakan sekretaris dalam menjalankan fungsinya. Sistem informasi inter-organisasi atau IOS adalah sistem informasi lintas batas-batas organisasi (bakos, 1991). IOS adalah sistem informasi yang digunakan bersama oleh dua atau lebih perusahaan dan dibangun dengan basis tekhnologi komputer dan telekomunikasi. Penerapan IOS ini dapat menciptakan keunggulan kompetitif yaitu efisiensi komperatif dan ikatan struktural yang kuat di hubungan positif antar partner.

Jenis umum dari IOS yang menggunakan tekhnologi standar dan sering digunakan yaitu electronic data interchange atau EDI yaitu penggunaan sistem komputer di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan data secara elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis yang standar. Menurut Clarke (1998) EDI didefinisikan sebagai pertukaran dokumen-dokumen dalam bentuk elektronik terstandarisasi, antara organisasi-organisasi, dalam bentuk otomatis, langsung dari satu aplikasi komputer di sebuah organisasi ke sebuah aplikasi di organisasi lain. Wang dan Zhang (2005) mendefinisikan EDI sebagai suatu sistem transmisi langsung data elektronik, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis, diantara sistem-sistem aplikasi. EDI memungkinkan organisasi bertukar data secara elektronik untuk kepentingan transaksinya.

G. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Seorang sekretaris juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti komputer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak hanya sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

3. Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

1. Dari pelatihan ke penampilan

2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, 3. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi.

2. Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer. 3. Teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan

komunikasi jarak jauh.

4. Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

5. Seorang sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

6. Seorang sekretaris lebih efisien, aktif dan efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Diharapkan seorang sekretaris mampu menggunakan perangkat tekhnologi informasi dan komunikasi dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Dengan pemanfaatan yang benar dari tekhnologi informasi maka akan membuat tugas seorang sekretaris menjadi lebih efisien dan efektif maka seorang sekretaris harus memperbaharui kemampuannya sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi.

3. Seorang sekretaris harus tanggap terhadap perkembangan tekhnologi informasi yang ada dan harus memanfaatkannya karena tekhnologi informasi memudahkan untuk bertukar informasi guna meningkatkan prestasi kerja.

4. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas tekhnologi informasi seperti komputer, telepon, faximile,dan lainnya serta adanya penambahan fasilitas. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain. 5. Sistem tekhnologi informasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih

ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat

DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.

Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.

Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga

Seorang sekretaris merupakan penghubung atau perantara hubungan-hubungan yang akan dilakukan oleh atasan maka dari itu seorang sekretaris tidak hanya bekerja ke dalam organisasi tapi juga menjalin hubungan dengan organisasi lain. IOS atau interorganization information system merupakan salah satu sarana dari pemanfaatan teknologi yang di gunakan sekretaris dalam menjalankan fungsinya. Sistem informasi inter-organisasi atau IOS adalah sistem informasi lintas batas-batas organisasi (bakos, 1991). IOS adalah sistem informasi yang digunakan bersama oleh dua atau lebih perusahaan dan dibangun dengan basis tekhnologi komputer dan telekomunikasi. Penerapan IOS ini dapat menciptakan keunggulan kompetitif yaitu efisiensi komperatif dan ikatan struktural yang kuat di hubungan positif antar partner.

Jenis umum dari IOS yang menggunakan tekhnologi standar dan sering digunakan yaitu electronic data interchange atau EDI yaitu penggunaan sistem komputer di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan data secara elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis yang standar. Menurut Clarke (1998) EDI didefinisikan sebagai pertukaran dokumen-dokumen dalam bentuk elektronik terstandarisasi, antara organisasi-organisasi, dalam bentuk otomatis, langsung dari satu aplikasi komputer di sebuah organisasi ke sebuah aplikasi di organisasi lain. Wang dan Zhang (2005) mendefinisikan EDI sebagai suatu sistem transmisi langsung data elektronik, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis, diantara sistem-sistem aplikasi. EDI memungkinkan organisasi bertukar data secara elektronik untuk kepentingan transaksinya.

G. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Seorang sekretaris juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti komputer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak hanya sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

3. Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

1. Dari pelatihan ke penampilan

2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, 3. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi.

2. Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer. 3. Teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan

komunikasi jarak jauh.

4. Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

5. Seorang sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

6. Seorang sekretaris lebih efisien, aktif dan efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Diharapkan seorang sekretaris mampu menggunakan perangkat tekhnologi informasi dan komunikasi dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Dengan pemanfaatan yang benar dari tekhnologi informasi maka akan membuat tugas seorang sekretaris menjadi lebih efisien dan efektif maka seorang sekretaris harus memperbaharui kemampuannya sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi.

3. Seorang sekretaris harus tanggap terhadap perkembangan tekhnologi informasi yang ada dan harus memanfaatkannya karena tekhnologi informasi memudahkan untuk bertukar informasi guna meningkatkan prestasi kerja.

4. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas tekhnologi informasi seperti komputer, telepon, faximile,dan lainnya serta adanya penambahan fasilitas. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke bagian lain. 5. Sistem tekhnologi informasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih

ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat terealisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.

Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.

Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga