19
terpotong. Memakai sistem retracting door pintu bergeser ke dalam, sehingga tidak menyita tempat.
10. Compact Rotary Filing, sistem file bertingkat semacam Rotary Filing
System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari. 11.
Mobiplan Filing System, alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal digantungkan.
12. Vertical Plan Filing System, lemari terbuat dari besi plat untuk
menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal digantungkan.
13. Data plan Tray Filing System Kardek, semacam baki yang terbuat dari
plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
14. Retrix, alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari
letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan
akan munculdiambil diantara permukaan arsip lainnya.
15. Memory Writer Mesin Tik Elektronik, mesin tik yang menyediakan
tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. 16.
Microfilm, suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaan. 17.
Computer, rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksiprogram yang
diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
18. Desk Tray, tempat untuk menyimpan arsip. yang dapat diletakkan di atas
meja atau di atas peralatan lainnya. 19.
Rollafile Trolley, tempat untuk menyimpan map arsip, yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.
2.9 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah serta tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan Wursanto, 2006 : 272.
20
Menurut Mulyono, dkk 2011 :57 - 58, kerusakan arsip secara fisik terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.
1. Faktor internal yaitu, kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi
rusak. Hal ini disebabkan oleh unsur berikut ini : a
Unsur kertas, ini berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip menjadi penyebab percepatan rusaknya arsip.
b Unsur tinta, ini berarti tinta yang digunakan untuk menulis arsip dapat
menjadi penyebab cepat atau lambatnya kerusakan arsip. c
Unsur perekat, ini berarti perekat yang digunakan untuk pemberkasan menjadi penyebab rusaknya arsip.
2. Faktor eksternal, ini berarti kerusakan arsip disebabkan hal-hal diluar arsip
yang bersangkutan. Penyebab kerusakan arsip dapat terjadi karena hal-hal berikut ini :
a Kondisi lingkungan, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh
lingkungan tempat penyimpanan arsip tidak mendukung keawetan arsip.
b Sinar matahari, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh sinar
matahari. Arsip yang terkena sinar matahari langsung mudah rusak. c
Debu, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh debu yang menempel di kertas arsip.
d Serangga, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh serangga
tertentu yang suka makan kertas. e
Tumbuhan jamur, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh tumbuhan jamur yang tumbuh di kertas arsip.
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara berikut ini
Sularso dkk, 2011 : 59-60: 1.
Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab.
2. Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip
dengan menggunakan racun serangga. 3.
Tindakan preventif, ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun
membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. 4.
Tempat dan letak arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan tempat arsip yang memadai.
5. Kondisi arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan menjaga
kondisi arsip tetap prima.
21
2.10 Pengamanan Arsip
