Kerangka Berpikir LANDASAN TEORI

29

2.14.4 Penyusutan Arsip

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan, pasal 52, menjelaskan bahwa “penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasrkan jadwal retensi arsip JRA. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA”. Peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan, pasal 54 ayat 1, menjelaskan bahwa “retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip”. Peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan, pasal 56, menjelaskan bahwa: Penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan c. Penyerahan arsipstatis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

2.15 Kerangka Berpikir

Dalam suatu kantor untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan pasti mempunyai serangkaian kegiatan atau aktivitas tertentu yang biasa disebut dengan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor meliputi segala kegiatan yang berhubungan dengan penyampaian keterangan baik secara lisan dan juga tertulis. Salah satunya adalah warkat atau arsip. Arsip adalah setiap catatan tertulis, gambar, rekaman yang memuat keterangan-keterangan atau informasi mengenai suatu hal atau persoalan ataupun juga peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang. 30 Kearsipan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan. Karena kearsipan merupakan salah satu dari kegiatan katata usahaan yang merupakan unsur dari administrasi. Tujuan dari kearsipan itu sendiri adalah sebagai alat pengingat dan bahan pertanggung jawaban, sehingga diperlukanlah suatu administrasi kearsipan. Pelaksanaan kearsipan dimulai dari terciptanya arsip yang berasal dari surat-surat yang masuk ataupun keluar. Kemudian surat-surat yang diterima tersebut dicatat dan disimpan untuk digunakan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Arsip sebagai sumber informasi atau bahan pengingat tidak hanya cukup disimpan saja tetapi juga memerlukan pemeliharaan agar arsip tersebut tidak rusak. Arsip yang sudah lama disimpan dan sudah tidak digunakan lagi diadakan pengurangan atau bahkan pemusnahan sehingga volume penyimpanan arsip tidak berlebihan. Pelaksanan administrasi kearsipan tidak terletak pada proses penerimaan sampai pemusnahannya saja atau dalam hal ini disebut prosedur kerja tetapi juga dipengaruhi oleh beberapa faktor yang dapat menunjang kelancaran pelaksanaan administrasi kearsipan. Faktor-faktor tersebut antara lain fasilitas kearsipan yang ada, penataan ruang kearsipan dan pegawai kearsipan itu sendiri. Keempat hal tersebut yaitu prosedur kerja, petugas kearsipan, penataan ruang kearsipan serta fasilitas kearsipan saling berkaitan dan saling mendukung sehingga terciptalah suatu arsip yang berfungsi sebagai sumber informasi atau bahan pengingat seseorang. 31 Berdasarkan uraian diatas kerangka berpikir penelitian ini sebagai berikut : Gambar 2.14. Kerangka Berfikir Penelitian Sistem Kearsipan Pengelolaan Arsip Arsip Dinamis sebagai sumber informasi Tujuan Fasilitas Kearsipan 32

2.15 Penelitian Terdahulu