30
3.2.2 Sistem Flow
Sistem Flow menggambarkan alur dari proses terapi pada sekolah Harapan Bunda Surabaya yang akan digunakan dalam memonitor perkembangan
anak. Adapun sistem flow yang akan dibuat adalah sistem flow data materi kurikulum, sistem flow penyusunan jadwal guru, sistem flow penyusunan
program terapi anak, sistem flow pemberian nilai harian, dan sistem flow pemberian nilai maintenance.
A. Sistem Flow Data Kurikulum
Dalam sistem flow data kurikulum, Pertama admin melakukan pemilihan tingkatan awal, menengah, lanjut, melakukan pemilihan kategori A-J, lalu
melakukan pemilihan materi serta aktivitas-aktivitas apa saja berdasarkan kurikulum yang ada dan memilih status kurikulumnya apakah statusnya aktif
atau tidak aktif. Setelah itu baru admin dapat menyimpan kurikulum. Jika ingin menambah kurikulum baru maka harus mengikuti proses dari awal lagi.
Jika kurikulumnya sudah tidak dapat dipakai lagi, maka admin dapat mengubah status kurikulumnya saja. Namun jika admin salah memasukkan
data kurikulum, maka admin dapat menghapus data kurikulumnya, tetapi jika data tersebut sudah dipakai dan dinilai, maka data kurikulum tidak dapat
dihapus. Pembuatan data kurikulum ini berfungsi sebagai data untuk para guru dalam melakukan penyusunan program terapi. Berikut gambaran alur
proses dari sistem flow data materi kurikulum dapat dilihat pada Gambar 3.3.
STIKOM SURABAYA
31
Mulai
Memilih Tingkatan
Akhir Tampilan
Materi Kurikulum
Memilih Kategori
Ingin membuat
kurikulum baru?
Tingkatan
Kategori
Aktivitas Memilih Materi
Memilih Aktivitas Materi
Menyimpan kurikulum
Kurikulum Y
Admin
Memilih status kurikulum aktif
atau tidak aktif
Ingin mengganti status kurikulum?
Melakukan pencarian data yang ingin diganti
statusnya dan mengganti status kurikulum
T
Y
Kurikulum Apakah salah
memasukkan data kurikulum?
Menghapus data kurikulum yang
salah T
T Apakah sudah
ada ada nilainya?
Y
T Data tidak dapat
dihapus Y
Gambar 3.3 Sistem Flow Data Kurikulum
STIKOM SURABAYA
32
B. Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru
Pada Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru ini berfungsi sebagai pengaturan dari jadwal guru yang mengajar pada semester tertentu. Untuk dapat melihat
jadwal guru yang pernah disimpan, pertama admin melakukan pemilihan semester dan anak. Lalu terjadi pengecekan apakah anak sudah memiliki
jadwal guru di semester yang dipilih, jika sudah ada maka akan muncul tampilan jadwal guru yang pernah disimpan. Jika tidak maka admin dapat
memilih kelas lalu dapat memilih guru 1 satu yang juga bertugas menjadi guru yang bertanggung jawab pada anak tersebut dan memilih hari yang
kosong untuk guru 1 satu tersebut. Jika jadwal guru 1 satu belum lengkap dan sudah penuh, maka dapat
dilakukan pemilihan jadwal dengan memasukkan guru 2 dua untuk anak yang sama. Anak yang sama dapat diajar oleh 2 dua guru selama proses
pengajaran, namun yang memasukkan nilai harian tetap adalah guru penanggung jawab. Selanjutnya admin dapat memilih guru 2 dua beserta
jadwalnya. Jika ada hari yang sama atau ada hari yang kosong yang dipilih maka admin harus mengganti jadwal tersebut, Namun jika tidak ada, maka
admin dapat menyimpan jadwal guru. Jika anak sudah memiliki jadwal guru pada semester yang dipilih dan jika admin ingin mengganti jadwal maka
admin dapat mengikuti prosedur seperti di atas dengan memilih guru 1 satu terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan proses selanjutnya.
Secara detil alur proses kerja dari sistem flow penyusunan jadwal guru dapat ditunjukkan pada Gambar 3.4.
STIKOM SURABAYA
33
Mulai Memilih Semester
Akhir Tampilan
Jadwal Guru Memilih Anak
Memilih Guru 1 Guru
Ganti jadwal Anak
Memilih hari yang kosong guru 1
Tampilan jadwal Guru 1 yang
kosong berdasarkan kelas
Jadwal_Guru Memilih Guru 2
Guru Memilih hari yang
kosong guru 2 Tampilan jadwal
Guru 2 yang kosong
berdasarkan kelas Jadwal_Guru
Apa ada hari yang sama
atau ada hari kosong?
Mengecek apa ada hari yang sama atau ada
hari yang kosong dipilih pada guru 1 dan 2
Y Menyimpan
Jadwal Guru Jadwal_Guru
T Mengecek jadwal guru
di semester yang dipilih Apakah anak sudah
memiliki jadwal guru pada semester yang
dipilih? Tampilan Jadwal
Guru yang sudah pernah disimpan
Y Jadwal_Guru
Memilih Kelas Materi
T Ganti Jadwal
Ingin merubah jadwal guru?
Guru
Gambar 3.4 Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru
C. Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak
Pada Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak, pertama guru dapat melakukan pemilihan semester dan anak yang ingin dibuatkan program
terapinya. Setelah itu terjadi pengecekan apakah anak sudah memiliki program terapi pada semester yang dipilih. Jika anak belum memiliki
program terapi maka guru dapat membuat baru dengan cara memilih tingkatan dan kategori. Setelah itu sistem akan menampilkan materi dan
aktivitas serta mengecek apakah ada aktivitas yang pernah diambil sebelumnya. Jika iya maka status aktivitas tidak dapat dipilih lagi, namun jika
STIKOM SURABAYA
34
tidak maka status aktivitas masih bisa dipilih. Setelah itu sistem melakukan pengecekan tingkatan yang dipilih apakah tingkatan menengah atau tingkatan
lanjut. Jika iya maka sistem akan mengecek lagi semua materi di tingkatan di bawahnya sudah lulus atau tidak. Jika belum lulus maka status aktivitas tidak
dapat dipilih lagi, namun jika sudah lulus maka status aktivitas masih bisa dipilih.
Lalu sistem melakukan pengecekan apakah semua aktivitas pada materi yang dipilih sudah berstatus mastered. Jika sudah maka status aktivitas dapat
dipilih untuk aktivitas lain dalam 1 satu materi, namun jika tidak maka status aktivitas tidak bisa dipilih. Setelah melakukan beberapa pengecekan
seperti di atas, maka sistem dapat menampilkan usulan program terapi yang dapat diambil oleh guru, selanjutnya guru dapat memilih materi dan aktivitas.
Setelah memilih program terapi, guru dapat menyimpan program terapi dan diajukan kepada kepala sekolah. Kepala sekolah akan melihat apakah
program tersebut sesuai dengan kemampuan anak. Jika sudah sesuai maka program disetujui di-ACC, namun jika tidak sesuai maka guru akan membuat
program baru dan mengikuti prosedur sebelumnya hingga disetujui. Hasil dari program yang telah disetujui akan dicetak menjadi lembar program terapi,
lembar penilaian harian, lembar penilaian maintenance sebagai panduan guru dalam melaksanakan program terapi dan grafik perkembangan programterapi
untuk guru dan kepala sekolah mengecek perkembangan terapi anak. Jika guru akan melakukan penambahan program terapi, maka guru dapat
mengikuti prosedur mulai dari memilih tingkatan seperti dijelaskan di atas.
STIKOM SURABAYA
35
Secara detil alur proses kerja dari sistem flow penyusunan program terapi anak dapat ditunjukkan pada Gambar 3.5.
STIKOM SURABAYA
36
Mulai
Akhir Tampilan
Program Terapi Memilih aktivitas
Ingin memilih materi dan
aktivitas lain?
Ingin memilih Tingkatan
baru? Kurikulum
Y Memilih Anak
Anak 2
Program_Terapi Program_Terapi
_Detil
Program Terapi di
setujui? Menyetujui dan
meng ACC Program Terapi
Program_Terapi Program_Terapi_
Detil Y
3
3 Program_Terapi
Program_Terapi _Detil
T
Mengecek Persetujuan
Program Terapi Program
Terapi telah di-ACC?
Mencetak Lembar Program Terapi, Lembar
Penilaian Harian, Lembar Penilaian maintenance
dan grafik perkembangan program terapi
Membuat Program Terapi Baru
T
Lembar Program Terapi, Lembar Penilaian Harian ,
Lembar Penilaian maintenance
dan grafik perkembangan program
terapi Program_Terapi
Program_Terapi _Detil
Memilih Semester Mengecek apakah anak
sudah memiliki program terapi pada semester yang
dipilih Apa anak sudah
memiliki program terapi pada semester
yang dipilih? Memilih Tingkatan
Memilih Kategori
Tampilan usulan program
terapi yang dapat diambil
Memilih Materi dan Aktivitas
Kategori Tingkatan
Menampilkan materi dan
aktivitas Kurikulum
Mengecek aktivitas yang pernah dipilih
sebelumnya Apa aktivitas
sudah pernah dipilih?
Status aktivitas =
tidak bisa dipilih lagi
Mengecek pilihan tingkatan menengah atau
tingkatan lanjut Status
aktivitas = bisa dipilih
Apakah tingkatan menengah atau
tingkatan lanjut? Mengecek semua materi
di tingkatan di bawahnya sudah lulus atau tidak
Apakah semua materi di tingkatan
bawahnya sudah lulus?
Mengecek semua aktivitas pada materi yang dipilih
sudah berstatus Mastered Apakah semua
aktivitas pada materi yang dipilih berstatus
Mastered ?
Status aktivitas =
bisa dipilih Status
aktivitas = tidak bisa
dipilih lagi
Status aktivitas =
bisa dipilih Status
aktivitas = tidak bisa
dipilih lagi Tampilan
Program Terapi yang sudah
diambil pada semester yang
dipilih 1
Y T
Y T
Y
T Y
T
Y T
1 Ingin memilih
Kategori baru?
Y T
Y T
Simpan program terapi
T
2 Program_Terapi
Program_Terapi _Detil
Program_Terapi Program_Terapi
_Detil
Program_Terapi Program_Terapi
_Detil Program_Terapi
Program_Terapi _Detil
Mengecek program terapi
yang sudah disimpan guru
4 4
Y Program_Terapi
Program_Terapi _Detil
Guru Guru
Program_Terapi_ ACC
Program_Terapi_ ACC
Program_Terapi _ACC
Gambar 3.5 Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak
STIKOM SURABAYA
37
D. Sistem Flow Pemberian Nilai Harian
Pada Sistem Flow Pemberian Nilai Harian, pertama guru melakukan pemilihan semester dan melakukan pemilihan nama anak yang akan dinilai.
Setelah itu akan terjadi pengecekan oleh sistem apakah program terapi sudah di ACC. Jika belum di ACC maka akan muncul tampilan program terapi
belum di ACC, namun kalau sudah di ACC maka sistem akan mengecek lagi apakah anak yang dipilih dan semester yang dipilih sudah mendapat nilai
harian pada tanggal yang dipilih. Jika belum ada maka guru dapat memberikan nilai harian baru dengan memilih aktivitas pada program terapi
yang sudah di ACC oleh kepala sekolah dan berstatus belum lulus. Setelah itu guru dapat memasukkan nilai harian dengan nilai A, AP atau P.
Pada saat nilai harian dimasukkan, sistem akan mengecek apakah guru memasukkan nilai A. Jika guru memasukkan nilai A maka pada saat
penyimpanan nilai harian akan merubah status lulus pada program terapi detil menjadi Mastered. Jika guru memasukkan nilai AP atau P maka pada saat
penyimpanan nilai harian akan merubah status lulus pada program terapi menjadi tidak lulus belum Mastered. Sebelum data nilai harian disimpan,
sistem akan mengecek nilai harian yang belum diisi, Jika sudah terisi semua maka nilai harian dapat disimpan. Hasil penilaian harian dapat dicetak
menjadi laporan semester nilai harian anak dan grafik perkembangan harian. Secara detil alur proses kerja dari sistem flow pemberian nilai harian dapat
ditunjukkan pada Gambar 3.6.
STIKOM SURABAYA
38
Guru
Mulai Tampilan Nilai
Harian
Program_Terapi Memilih Anak
Anak
Program_Terapi_ Detil
Tampilan Program Terapi yang status
ACC dan Status Lulus Belum Lulus
Tulis Nilai Harian Memberi Nilai
Harian A AP P
Program_Terapi Program_Terapi_
Detil Memilih Semester
Memilih aktivitas
Mengecek Nilai Harian aktivitas
Nilai A? Menyimpan
Status_Lulus = Belum Mastered
Menyimpan Status_Lulus =
Mastered T
Y Mengecek apakah anak sudah
memiliki nilai harian pada tanggal dan semester yang
dipilih Apa anak sudah
memiliki nilai harian pada tanggal dan
semester yang dipilih?
T
Mencetak Laporan Semester Nilai Harian
dan Laporan Grafik Perkembangan Harian
Cetak Laporan
Laporan Semester Nilai Harian dan Laporan
Grafik Perkembangan Harian
Akhir Ingin Cetak
Laporan? Y
Ingin ganti aktivitas?
Menyimpan Nilai Harian
Mengecek apakah ada nilai harian
yang belum diisi Apa ada nilai
yang belum diisi?
T
T
1 1
T Tampilan Nilai harian
yang sudah disimpan pada tanggal dan
semester yang dipilih Y
2 Y
2 Y
Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil
Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil
Program_Terapi Program_Terapi_
Detil Menampilkan Nilai
harian yang sudah disimpan
Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil
Mengecek apakah program terapi di
ACC Apa sudah di
ACC Y
Tampilan program terapi
belum di ACC Program_Terapi
Program_Terapi_ Detil
Program_Terapi_ ACC
T 3
3
Gambar 3.6 Sistem Flow Pemberian Nilai Harian
STIKOM SURABAYA
39
E. Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance
Pada Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance merupakan hal yang dilakukan hampir sama dengan pemberian nilai harian, namun pada saat
memilih semester dan anak sistem akan mengecek nilai maintenance yang dipilih apakah pernah disimpan dalam semester yang sama. Jika tidak maka
jenis penilaian itu merupakan nilai UTS namun jika sudah pernah disimpan maka jenis penilaian UAS. Penilaian ini dilakukan oleh 3 tiga guru yang
masing-masing akan memberikan 3 tiga penilaian. Setelah sistem mengecek apakah penilaian itu termasuk UTS atau UAS, sistem akan melakukan
pengecekkan apakah sudah ada 3 guru yang menilai. Jika belum, maka guru dapat melihat tampilan program terapi yang telah di ACC kepala sekolah dan
program terapi yang status lulusnya adalah belum lulus. Guru dapat memilih aktivitas mana yang ingin dimasukkan nilainya lalu guru memasukkan nilai
anak. Jika nilai A anak tersebut mendapat nilai A,A,A pada 3 instruksi yang diberikan maka terdapat status Mastered. Jika nilai yang dimasukkan AP
atau P maka aktivitas tersebut memiliki status belum Mastered. Setelah guru melakukan penilaian, sistem akan mengecek apakah ada nilai yang belum
diisi. Jika masih ada nilai yang belum diisi, maka guru harus mengisinya terlebih dahulu. Setelah itu guru dapat menyimpan nilainya. Namun penilaian
maintenance ini tidak dapat diproses menjadi laporan jika belum ada 3 guru yang menilai. Setelah 3 tiga guru melakukan penilaian, dicek lagi apakah
yang dimasukkan adalah nilai UTS atau nilai UAS dan mengecek status yang diberikan masing-masing guru. Jika ada 2 dua guru yang memberikan status
Mastered nilai A maka di database program terapi detil akan diberikan
STIKOM SURABAYA
40
status lulus = Kompeten. Jika nilai UAS ada minimal 2 dua guru memberikan status Mastered nilai A, maka di database program terapi detil
akan diberikan status lulus = Lulus. Jika status lulus aktivitas pada satu materi lebih besar dari jumlah aktivitas
aktif yang diambil pada materi tersebut, maka ada keterangan bahwa materi tersebut telah lulus, namun jika tidak pada keterangan akan ditulis belum
lulus untuk materi tersebut. Jika masih ada status lulus yang belum kompeten maka akan diulang pada semester selanjutnya untuk program terapi
berikutnya. Hasil dari pemberian nilai maintenance ini adalah laporan semester nilai maintenance untuk guru dan kepala sekolah sebagai rekapan
nilai maintenance anak. Laporan persentase kemampuan belajar anak, laporan program terapi, laporan penilaian perkembangan anak per semester akan
diberikan kepada orang tua. Serta grafik keberhasilan anak dan grafik perkembangan semester untuk kepala sekolah. Secara detil alur proses kerja
dari sistem flow pemberian nilai maintenance dapat ditunjukkan pada Gambar 3.7.
STIKOM SURABAYA
41
Mulai Tampilan Nilai
Maintenance
Program_Terapi Memilih Anak
Anak
Program_Terapi _Detil
Tampilan Program Terapi yang status
ACC dan Status Lulus Belum
Tulis Nilai Aktivitas Memasukkan Nilai
Aktivitas AAPP
Status1 = Mastered
Memilih aktivitas
Mengecek Nilai Maintenance
Aktivitas A
Nilai A? Y
Status1 = Belum Mastered
T 1
Mengecek UTSUAS dan Status yang
diberikan
Apa Mastered = 2 ?
Menyimpan Status Lulus = Lulus
Menyimpan Status_Lulus =
Belum Lulus
Mengecek jumlah status yang Lulus
tiap materi Jumlah status
_lulus = jumlah aktivitas yang aktif
pada materi itu T
Y
Akhir Ingin cetak
Laporan?
Mencetak Laporan Semester Nilai Maintenance, Laporan penilaian perkembangan anak per
semester, Laporan program terapi, laporan persentase kemampuan belajar anak, grafik
perkembangan semester dan Laporan Grafik Keberhasilan Anak
Laporan Semester Nilai Maintenance, Laporan penilaian perkembangan anak
per semester, Laporan program terapi, laporan persentase kemampuan
belajar anak, grafik perkembangan semester dan Laporan Grafik
Keberhasilan Anak T
1 Memilih Semester
UTS? Apa Mastered
= 2 ? T
Y Menyimpan
Status_Lulus = Kompeten
Menyimpan Status_Lulus =
Belum Kompeten T
Y T
Program_Terapi_ Detil
Y
Tampilan Laporan Keterangan = Materi
tersebut Belum Lulus Tampilan Laporan
Keterangan = Materi tersebut Lulus
Nilai_Maintenance Program_Terapi
Nilai_Maintenance _Detil
Y Apakah pernah ada
nilai yang disimpan pada semester yang
dipilih? Jenis Penilaian =
UAS Jenis Penilaian =
UTS T
Y Mengecek nilai
maintenance di
semester yang dipilih
T Nilai_Maintenance
_Detil
T Nilai_Maintenance
Nilai_Maintenance _Detil
Nilai_Maintenance
Kurikulum
Guru
Tampilan Nama Guru
yang Login
Mengecek berapa jumlah guru yang
menilai Apakah sudah
3 guru yang menilai
Ingin ganti aktivitas?
Menyimpan Nilai Maintenance
Mengecek apakah ada nilai
maintenance yang
belum diisi Apa ada nilai
yang belum diisi?
T
T Y
Y
Mengecek jumlah guru yang menilai
Apakah sudah 3 guru yang
menilai? Program_Terapi_
Detil Nilai_Maintenance
Program_Terapi Nilai_Maintenance
_Detil Y
Y Mengecek apakah
program terapi di ACC
Apa sudah di ACC
Tampilan program terapi
belum di ACC Program_Terapi
Program_Terapi_ Detil
Program_Terapi_ ACC
T 2
Y
2
Gambar 3.7 Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance
STIKOM SURABAYA
42
3.3 Data Flow Diagram
Kategori