Lokasi Merpati Group Struktur Organisasi Merpati Group
d. Menyusun dan melaksanakan training, pelatihan, pengembangan, dan
kemajuan SDM. e.
Menyusun sistem kompensasi, kesejahteraan, dan sanksi kepada SDM. f.
Mengkoordinasi perumusan, penetapan, evaluasi dan pengembangan SDM.
g. Merespon keluhan, tanggapan, dan semua permasalahan SDM
berkaitan dengan pekerjaan dan kinerjanya. h.
Menyusun dan melakukan pembinaan SDM. i.
Menyusun draft perjanjian karyawan. j.
Menyusun penentuan kriteria dan tolak ukur keberhasilan SDM. k.
Melakukan dan mengembangkan hubungan dengan pihak luar dan instansi terkait untuk membangun relasi.
l. Melaporkan segala kegiatannya kepada pimpinan.
4. Teknologi Informasi
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Memelihara dan melaksanakan administrasi TI b.
Memelihara dan merawat hardware dan software yang digunakan secara periodik
c. Membuat duplikasi atau backup data semua bagian
d. Troubleshouting hardware dan software
e. Digitalisasi dokumen, laporan, dan kegiatan usaha
f. Mengusulkan pergantian hardware jika diperlukan
g. Mengakomodasi kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi
skala prioritas h.
Membuat data pengguna software perusahaan dengan persetujuan pimpinan
i. Meningkatkan kerjasama dengan institusi lain yang berkaitan dengan
SITI j.
Melaporkan segala kegiatannya kepada pimpinan
5. Kasir
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Setoran ke Bank b.
Mencatat dan menerima setoran Bank c.
Mencatat dan menerims transaksi keuangan dari Konsumen penjualan dan piutang
d. Mencatat dan memberikan tambahan kas atau dana ke cabang dan
bagian lain persetujuan keuangan e.
Mencatat dan membayar vouchernotatagihanpembelian persetujuan keuangan
f. Membuat dan atau menandatangai faktur atau kuitansi penjualan dan
dibukukan g.
Mencatat dan input data transaksi keuangan ke dalam sistem h.
Mencatat dan membuat rekonsiliasi kas dan bank PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i. Mencatat dan membuat data alat pembayaran tunaichequebilyet
girotransfer j.
Memilah-milah voucher atau nota berikut bukti transaksi k.
Mencatat dan membuat keadaan buku bank chequebilyet giro keluar atau masuk
l. Mencatat dan membuat pembayaran pembayaran utang dan atau
piutang penerimaan dan pengeluaran m.
Mencatat pengeluaran pribadi atau keluarga pada buku tambahan n.
Mengatur pengiriman barang membuat dan mencatat Pass pengeluaran dan pengiriman barang
o. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan
6. Koordinator Cabang Supervisor
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Merespon segala permasalahan yag timbul baik ke dalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan masalah-masalah yang
timbul dengan bijaksana b.
Melaksanakan syarat-syarat penjualan baik harga, diskon, hadiah atau bonus yang diberikan kepada pelanggan atau dealer maupun syarat-
syarat pembayaran yang telah ditetapkan c.
Menerima Laporan Penjuakan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin d.
Merencanakan dan melakukan studi pasar sebagai bahan pertimbangan pengadaan barang
e. Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian
f. Mengkoordinir dan mengatur kegiatan yang terdapat di dalam cabang
g. Mengevaluasi kinerja unit dalam cabang secara keseluruhan dan
melkukan tindakan korektif apabila diperlukan h.
Memberikan solusi kepada karyawan yang megalami kesulitan i.
Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen j.
Membuat solusi kendala yang ada di cabang k.
Memeriksa dan menjaga kualitas barang yang dibeli oleh cabang l.
Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan
7. Kepala Cabang
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Bertanggung jawab atas segala kegiatan dalam cabang yang dipimpinnya
b. Bertanggung jawab dalam melakukan kebijaksanaan strategi
pemasaran c.
Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan baik moral, sikap, dan tindakan yang dilakukan karywan
d. Menjaga hubungan kerja dengan karyawan dalam cabang yang
dipimpinnya e.
Melaporkan kegiatan usaha dan kendala yang dihadapi kepada koordinator cabang supervisor
f. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen
g. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
8. Administrasi Cabang
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Membuat dan mencatat faktur atau kuitansi penjualan, kartu pelanggan, kontrak, memo penjualan
b. Membuat dan mencatat buku dan bukti piutang beserta tagihan
c. Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan pembelian dan
penjualan beserta salinannya d.
Membuat dan mencatat buku laporan transaksi kas dan salinannya e.
Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan penerimaan angsuran atau piutang, penagihan, penarikan barang, dan salinannya
f. Membuat dan mencatat buku permohonan pengeluaran BPKB dan
melampirkan syarat-syaratnya g.
Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan penyerahan BPKB dari cabang ke pusat dan salinannya
h. Membuat dan mencatat buku dan bukti setoran kas ke pusat dan
salinannya i.
Membuat dan mencatat buku dan bukti permintaan dana dari dan atau ke pusat atau cabang dan salinannya
j. Membuat dan mencatat buku mutase inventory supplies kantor
k. Membuat dan mencatat buku perawatan berkala untuk motor baru
l. Mengakomodasi dan mengatur kebutuhan alat tulis dan kantor
m. Menerima complain atau keluhan dari konsumen atau nasabah jika
tidak bisa diselesaikan, diserahkan kepada kepala cabang untuk ditindaklanjuti
n. Meminta verifikasi transaksi dari bagian-bagian yang terkait dengan
transaksi tersebut o.
Mengatur pengiriman barang p.
Melengkapi semua data, bukti, dan syarat-syarat transaksi sesuai peraturan perusahaan
9. Keuangan
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja maupun cabang
b. Menerima laporan penjualan dan pembelian serta mutase piutang
c. Membuat voucher atau nota pengeluaran dan pembayaran uang
pembelian, gaji karyawan, dan pembayaran lainnya sesuai aturan perusahaan
d. Mencatat dan membuat rekonsiliasi kas dan bank
e. Mencatat dan membuat buku posisi keuangan dan barang
f. Mencatat, membuat, dan mengelola buku kontrol dan laporan hutang
g. Mencatat, membuat, dan mengelola buku kontrol dan laporan piutang
h. Menyiapkan data untuk bagian penagihan kolektor
i. Membuat dan melakukan penagihan ke institusi lain seperti Finance
Company, dealer lain, dan lain-lain j.
Melaporkan kegiatan keuangan perbulan kepada pimpinan k.
Menyusun kebijakan keuangan yang berhubungan dengan kegiatan administrasu keuangan, pengaturan sumber dana, dan penggunaan dana
perusahaan l.
Mengkoordinir dan mengawasi transaksi keuangan dan kelancaran keuangan perusahaan
m. Memeriksa kebenaran atau keabsahan verifikasi transaksi masuk atau
keluar, dan dicatat dalam buku control n.
Membuat laporan hasil kegiatan usaha secara periodic o.
Laporan cashflow p.
Membicarakan kegiatan arus keuangan setiap hari atau setiap saat dengan pimpinan
q. Memeriksa kebenaran dan kelengkapan transaksi
r. Bertanggung jawab atas administrasi keuangan
10. Kredit dan Surveyor
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Mengumpulkan dan menganalisa kebenaran data serta kondisi atau survey lapangan dan kelayakan calon nasabah
b. Memberikan masukan dan persetujuan atau penolakan pemberian
pinjaman atau kredit menerbitkan Purchase Order PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
c. Menjaga hubungan dengan nasabah
d. Memeriksa dan meminta syarat dan kelengkapan data permohonan
kredit e.
Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
11. Kolektor
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Melakukan tagihan dan pembinaan kepada nasabah jika terjadi keterlambatan
b. Mengamankan barang jika dirasa perlu
c. Mencatat dan melaporkan rencana kegiatan dan hasilnya
d. Menerima salinan piutang terlambat dari bagian keuangan
e. Meminta salinan perjanjian, salinan surat kuasa, dan salinan dokumen
lain jika diperlukan f.
Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
12. Gudang dan Inventory
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Membuat buku dan mencatat serta input data mutase barang b.
Menerima dan memeriksa barang dari supplier sudah sesuai yang dipesan
c. Menyimpan dan memelihara barang yang ada di gudang dan supplies
kantor PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
d. Mengakomodasi dan mengelola inventory supplies kantor
e. Membuat laporan stock position periodik
f. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
13. PDC dan DeliveryDriver
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Mempersiapkan kelengkapan barang yang akan dikirim b.
Membuat tindasan nomor rangka nomor mesin c.
Mensetting dan mencoba atau test barang ke Main Dealer d.
Merawat dan memelihara armada yang dipakainya e.
Melakukan pembukuan pemakaian armada dan pemakaian BBM f.
Melakukan perawatan berkala armada yang dipakainya g.
Melaporkan segala kerusakan dan kejanggalan yang dipakainya h.
Melaporkan segala kerusakan dan kejanggalan armada yang dipakainya i.
Mengirim barang sesuai pesanan j.
Meminta kelengkapan transaksi dan atau kekurangan pembayaran jika ada
k. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
14. Motor Baru PIC
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Merespon segala permasalahan yang timbul baik ke dalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan masalah-masalah yang
timbul dengan bijaksana b.
Melaksanakan syarat-syarat penjualan baik harga, diskon, hadiah atau bonus yang ditetapkan
c. Menerima Laporan Penjualan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin
d. Merencanakan dan melakukan studi pasar sebagai bahan pertimbangan
pengadaan barang e.
Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian f.
Mengevaluasi kinerja unit kerja secara keseluruhan dan melakukan tindakan korektif apabila diperlukan
g. Memberikan solusi kepada karyawan yang mengalami kesulitan
h. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen
i. Membuat solusi kendala yang ada di perusahaan
j. Membuat, melengkapi, dan mengirimkan laporan-laporan yang diminta
oleh main dealer k.
Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan
15. Sales Supervisor
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
b. Menerima Laporan Penjualan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin
c. Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian
d. Mengkoordinir, mengatur, dan membantu kegiatan penjualan
e. Mengevaluasi kinerja unit penjualan secara keseluruhan dan melakukan
tindakan korektif apabila diperlukan f.
Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen g.
Melaporkan kegiatan usaha dan kendala yang dihadapi kepada PIC Motor Baru
h. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan
16. Administrasi Penjualan Motor Baru
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Membuat dan mencatat faktur atau kuitansi penjualan, kartu pelanggan, kontrak, memo penjualan, dan buku servis
b. Membuat dan mencatat buku dan bukti piutang beserta tagihannya
c. Membuat dan mencatat permohonan faktur ke Main Dealer
d. Menyerahkan semua berkas untuk pembuatan STNK dan BPKB serta
kelengkapannya ke bagian BPKB e.
Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan pembelian dan penjualan dan salinannya
f. Membuat dan mencatat buku mutase inventory supplies kantor
g. Meminta verifikasi transaksi dari bagian-bagian terkait
h. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
17. Sales dan Marketing
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Mencari nasabah baru yang potensial b.
Membuat dan mencatat Sales Order c.
Melengkapi data dan dokumen syarat-syarat penjualan d.
Membuat laporan rencana kegiatan dan hasilnya e.
Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen f.
Melaporkan kegiatannya kepada Supervisor
18. STNK dan BPKB
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a.
Membuat dan mencatat transaksi jasa serta memonitor pengurusan dan pembayarannya
b. Membuat dan mencatat transaksi pemesanan STCK Surat Tanda Coba
Kendaraan dan pembayarannya c.
Membuat dan mencatat bukti penyerahan STNK dan BPKB d.
Membuat dan mencatat biaya pengurusan STNK BBN, PU, dan lain- lain
e. Membuat dan menyimpan arsip Salinan surat-surat kendaraan
f. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan
Gambar 4.1 Gambar Struktur Organisasi Merpati Group Sumber: Merpati Group
Pimpinan Perusahaan
Kasir
Koordinator Cabang
Keuangan
Gudang dan Inventory
Motor Baru PIC
STNK dan BPKB
Accounting dan Pajak
Personalia
Teknologi Informasi
Kepala Cabang
Administrasi Cabang
Kredit Surveyor
PDC Delivery
Sales Supervisor
Kolektor
Administrasi Penjualan Sales Marketing
45