Lokasi Merpati Group Struktur Organisasi Merpati Group

d. Menyusun dan melaksanakan training, pelatihan, pengembangan, dan kemajuan SDM. e. Menyusun sistem kompensasi, kesejahteraan, dan sanksi kepada SDM. f. Mengkoordinasi perumusan, penetapan, evaluasi dan pengembangan SDM. g. Merespon keluhan, tanggapan, dan semua permasalahan SDM berkaitan dengan pekerjaan dan kinerjanya. h. Menyusun dan melakukan pembinaan SDM. i. Menyusun draft perjanjian karyawan. j. Menyusun penentuan kriteria dan tolak ukur keberhasilan SDM. k. Melakukan dan mengembangkan hubungan dengan pihak luar dan instansi terkait untuk membangun relasi. l. Melaporkan segala kegiatannya kepada pimpinan. 4. Teknologi Informasi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Memelihara dan melaksanakan administrasi TI b. Memelihara dan merawat hardware dan software yang digunakan secara periodik c. Membuat duplikasi atau backup data semua bagian d. Troubleshouting hardware dan software e. Digitalisasi dokumen, laporan, dan kegiatan usaha f. Mengusulkan pergantian hardware jika diperlukan g. Mengakomodasi kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi skala prioritas h. Membuat data pengguna software perusahaan dengan persetujuan pimpinan i. Meningkatkan kerjasama dengan institusi lain yang berkaitan dengan SITI j. Melaporkan segala kegiatannya kepada pimpinan 5. Kasir Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Setoran ke Bank b. Mencatat dan menerima setoran Bank c. Mencatat dan menerims transaksi keuangan dari Konsumen penjualan dan piutang d. Mencatat dan memberikan tambahan kas atau dana ke cabang dan bagian lain persetujuan keuangan e. Mencatat dan membayar vouchernotatagihanpembelian persetujuan keuangan f. Membuat dan atau menandatangai faktur atau kuitansi penjualan dan dibukukan g. Mencatat dan input data transaksi keuangan ke dalam sistem h. Mencatat dan membuat rekonsiliasi kas dan bank PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI i. Mencatat dan membuat data alat pembayaran tunaichequebilyet girotransfer j. Memilah-milah voucher atau nota berikut bukti transaksi k. Mencatat dan membuat keadaan buku bank chequebilyet giro keluar atau masuk l. Mencatat dan membuat pembayaran pembayaran utang dan atau piutang penerimaan dan pengeluaran m. Mencatat pengeluaran pribadi atau keluarga pada buku tambahan n. Mengatur pengiriman barang membuat dan mencatat Pass pengeluaran dan pengiriman barang o. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan 6. Koordinator Cabang Supervisor Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Merespon segala permasalahan yag timbul baik ke dalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dengan bijaksana b. Melaksanakan syarat-syarat penjualan baik harga, diskon, hadiah atau bonus yang diberikan kepada pelanggan atau dealer maupun syarat- syarat pembayaran yang telah ditetapkan c. Menerima Laporan Penjuakan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin d. Merencanakan dan melakukan studi pasar sebagai bahan pertimbangan pengadaan barang e. Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian f. Mengkoordinir dan mengatur kegiatan yang terdapat di dalam cabang g. Mengevaluasi kinerja unit dalam cabang secara keseluruhan dan melkukan tindakan korektif apabila diperlukan h. Memberikan solusi kepada karyawan yang megalami kesulitan i. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen j. Membuat solusi kendala yang ada di cabang k. Memeriksa dan menjaga kualitas barang yang dibeli oleh cabang l. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan 7. Kepala Cabang Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan dalam cabang yang dipimpinnya b. Bertanggung jawab dalam melakukan kebijaksanaan strategi pemasaran c. Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan baik moral, sikap, dan tindakan yang dilakukan karywan d. Menjaga hubungan kerja dengan karyawan dalam cabang yang dipimpinnya e. Melaporkan kegiatan usaha dan kendala yang dihadapi kepada koordinator cabang supervisor f. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen g. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 8. Administrasi Cabang Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Membuat dan mencatat faktur atau kuitansi penjualan, kartu pelanggan, kontrak, memo penjualan b. Membuat dan mencatat buku dan bukti piutang beserta tagihan c. Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan pembelian dan penjualan beserta salinannya d. Membuat dan mencatat buku laporan transaksi kas dan salinannya e. Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan penerimaan angsuran atau piutang, penagihan, penarikan barang, dan salinannya f. Membuat dan mencatat buku permohonan pengeluaran BPKB dan melampirkan syarat-syaratnya g. Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan penyerahan BPKB dari cabang ke pusat dan salinannya h. Membuat dan mencatat buku dan bukti setoran kas ke pusat dan salinannya i. Membuat dan mencatat buku dan bukti permintaan dana dari dan atau ke pusat atau cabang dan salinannya j. Membuat dan mencatat buku mutase inventory supplies kantor k. Membuat dan mencatat buku perawatan berkala untuk motor baru l. Mengakomodasi dan mengatur kebutuhan alat tulis dan kantor m. Menerima complain atau keluhan dari konsumen atau nasabah jika tidak bisa diselesaikan, diserahkan kepada kepala cabang untuk ditindaklanjuti n. Meminta verifikasi transaksi dari bagian-bagian yang terkait dengan transaksi tersebut o. Mengatur pengiriman barang p. Melengkapi semua data, bukti, dan syarat-syarat transaksi sesuai peraturan perusahaan 9. Keuangan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja maupun cabang b. Menerima laporan penjualan dan pembelian serta mutase piutang c. Membuat voucher atau nota pengeluaran dan pembayaran uang pembelian, gaji karyawan, dan pembayaran lainnya sesuai aturan perusahaan d. Mencatat dan membuat rekonsiliasi kas dan bank e. Mencatat dan membuat buku posisi keuangan dan barang f. Mencatat, membuat, dan mengelola buku kontrol dan laporan hutang g. Mencatat, membuat, dan mengelola buku kontrol dan laporan piutang h. Menyiapkan data untuk bagian penagihan kolektor i. Membuat dan melakukan penagihan ke institusi lain seperti Finance Company, dealer lain, dan lain-lain j. Melaporkan kegiatan keuangan perbulan kepada pimpinan k. Menyusun kebijakan keuangan yang berhubungan dengan kegiatan administrasu keuangan, pengaturan sumber dana, dan penggunaan dana perusahaan l. Mengkoordinir dan mengawasi transaksi keuangan dan kelancaran keuangan perusahaan m. Memeriksa kebenaran atau keabsahan verifikasi transaksi masuk atau keluar, dan dicatat dalam buku control n. Membuat laporan hasil kegiatan usaha secara periodic o. Laporan cashflow p. Membicarakan kegiatan arus keuangan setiap hari atau setiap saat dengan pimpinan q. Memeriksa kebenaran dan kelengkapan transaksi r. Bertanggung jawab atas administrasi keuangan 10. Kredit dan Surveyor Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Mengumpulkan dan menganalisa kebenaran data serta kondisi atau survey lapangan dan kelayakan calon nasabah b. Memberikan masukan dan persetujuan atau penolakan pemberian pinjaman atau kredit menerbitkan Purchase Order PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI c. Menjaga hubungan dengan nasabah d. Memeriksa dan meminta syarat dan kelengkapan data permohonan kredit e. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 11. Kolektor Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Melakukan tagihan dan pembinaan kepada nasabah jika terjadi keterlambatan b. Mengamankan barang jika dirasa perlu c. Mencatat dan melaporkan rencana kegiatan dan hasilnya d. Menerima salinan piutang terlambat dari bagian keuangan e. Meminta salinan perjanjian, salinan surat kuasa, dan salinan dokumen lain jika diperlukan f. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 12. Gudang dan Inventory Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Membuat buku dan mencatat serta input data mutase barang b. Menerima dan memeriksa barang dari supplier sudah sesuai yang dipesan c. Menyimpan dan memelihara barang yang ada di gudang dan supplies kantor PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI d. Mengakomodasi dan mengelola inventory supplies kantor e. Membuat laporan stock position periodik f. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 13. PDC dan DeliveryDriver Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Mempersiapkan kelengkapan barang yang akan dikirim b. Membuat tindasan nomor rangka nomor mesin c. Mensetting dan mencoba atau test barang ke Main Dealer d. Merawat dan memelihara armada yang dipakainya e. Melakukan pembukuan pemakaian armada dan pemakaian BBM f. Melakukan perawatan berkala armada yang dipakainya g. Melaporkan segala kerusakan dan kejanggalan yang dipakainya h. Melaporkan segala kerusakan dan kejanggalan armada yang dipakainya i. Mengirim barang sesuai pesanan j. Meminta kelengkapan transaksi dan atau kekurangan pembayaran jika ada k. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 14. Motor Baru PIC Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Merespon segala permasalahan yang timbul baik ke dalam maupun keluar perusahaan dan wajib menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dengan bijaksana b. Melaksanakan syarat-syarat penjualan baik harga, diskon, hadiah atau bonus yang ditetapkan c. Menerima Laporan Penjualan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin d. Merencanakan dan melakukan studi pasar sebagai bahan pertimbangan pengadaan barang e. Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian f. Mengevaluasi kinerja unit kerja secara keseluruhan dan melakukan tindakan korektif apabila diperlukan g. Memberikan solusi kepada karyawan yang mengalami kesulitan h. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen i. Membuat solusi kendala yang ada di perusahaan j. Membuat, melengkapi, dan mengirimkan laporan-laporan yang diminta oleh main dealer k. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan 15. Sales Supervisor Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI b. Menerima Laporan Penjualan, Pembelian, dan Persediaan secara rutin c. Membuat rencana strategi unit penjualan dan pembelian d. Mengkoordinir, mengatur, dan membantu kegiatan penjualan e. Mengevaluasi kinerja unit penjualan secara keseluruhan dan melakukan tindakan korektif apabila diperlukan f. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen g. Melaporkan kegiatan usaha dan kendala yang dihadapi kepada PIC Motor Baru h. Melaporkan segala kegiatan kepada pimpinan 16. Administrasi Penjualan Motor Baru Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Membuat dan mencatat faktur atau kuitansi penjualan, kartu pelanggan, kontrak, memo penjualan, dan buku servis b. Membuat dan mencatat buku dan bukti piutang beserta tagihannya c. Membuat dan mencatat permohonan faktur ke Main Dealer d. Menyerahkan semua berkas untuk pembuatan STNK dan BPKB serta kelengkapannya ke bagian BPKB e. Membuat dan mencatat buku dan bukti laporan pembelian dan penjualan dan salinannya f. Membuat dan mencatat buku mutase inventory supplies kantor g. Meminta verifikasi transaksi dari bagian-bagian terkait h. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan 17. Sales dan Marketing Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Mencari nasabah baru yang potensial b. Membuat dan mencatat Sales Order c. Melengkapi data dan dokumen syarat-syarat penjualan d. Membuat laporan rencana kegiatan dan hasilnya e. Membina hubungan baik dengan semua relasi dan konsumen f. Melaporkan kegiatannya kepada Supervisor 18. STNK dan BPKB Tugas, wewenang, dan tanggung jawab: a. Membuat dan mencatat transaksi jasa serta memonitor pengurusan dan pembayarannya b. Membuat dan mencatat transaksi pemesanan STCK Surat Tanda Coba Kendaraan dan pembayarannya c. Membuat dan mencatat bukti penyerahan STNK dan BPKB d. Membuat dan mencatat biaya pengurusan STNK BBN, PU, dan lain- lain e. Membuat dan menyimpan arsip Salinan surat-surat kendaraan f. Melaporkan kegiatannya kepada pimpinan Gambar 4.1 Gambar Struktur Organisasi Merpati Group Sumber: Merpati Group Pimpinan Perusahaan Kasir Koordinator Cabang Keuangan Gudang dan Inventory Motor Baru PIC STNK dan BPKB Accounting dan Pajak Personalia Teknologi Informasi Kepala Cabang Administrasi Cabang Kredit Surveyor PDC Delivery Sales Supervisor Kolektor Administrasi Penjualan Sales Marketing 45

BAB V PEMBAHASAN

A. Sistem Pemberian Kredit

1. Permohonan Kredit Debitur yang mengajukan kredit, pertama kali akan dilayani oleh Sales. Sales melayani debitur untuk memilih kendaraan yang diinginkan, kemudian debitur mendapat penjelasan informasi dalam pengajuan kredit dan persyaratan yang harus dipenuhi. Apabila debitur setuju dan dapat melengkapi persyaratan, Sales akan membuat Pengajuan Kredit PK dan diserahkan kepada Surveyor beserta berkas-berkas persyaratan untuk dilakukan penyidikan dan proses selanjutnya. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.1 2. Penyidikan dan Analisis Kredit Berkas-berkas permohonan kredit tersebut diteliti oleh Surveyor. Selanjutnya surveyor menyiapkan Form Survey. Untuk mendapatkan keyakinan, Surveyor mengadakan survey menggunakan Formulir Survey dan melakukan wawancara kepada calon debitur untuk mendapat tambahan informasi dan keyakinan terhadap calon debitur. Seluruh berkas yang didapatkan oleh Surveyor, diserahkan kepada Kepala Surveyor CA untuk diteliti dan dikaji ulang. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.2 3. Keputusan Kredit Kepala Surveyor CA meneliti dan mengkaji ulang seluruh berkas. Setelah seluruh berkas diteliti, maka Kepala Surveyor CA melakukan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI analisis kelayakan atas permohonan kredit tersebut. Kepala Surveyor CA memberikan penilaian atas pengajuan kredit tersebut, permohonan kredit diterima atau ditolak. Kepala Surveyor CA menyerahkan semua berkas permohonan kredit kepada bagian Sales. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.3 4. Penolakan Permohonan Kredit Apabila setelah diteliti dan dikaji ulang oleh Kepala Surveyor CA, calon debitur dinilai tidak layak, maka seluruh berkas diserahkan kepada Sales. Sales akan memberikan konfirmasi kepada calon debitur bahwa permohonan kredit ditolak. Seluruh dokumen diarsipkan berdasarkan tanggal oleh Sales. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.4 5. Persetujuan Permohonan Kredit Apabila setelah diteliti dan dikaji ulang oleh Kepala Surveyor CA, calon debitur dinilai layak, maka seluruh berkas diserahkan kepada Sales. Sales memberikan informasi kepada calon debitur, selanjutnya Sales menerbitkan Sales Order SO. Sales Order SO terdiri dari 3 lembar, lembar 1 berwarna abu diserahkan kepada Administrasi Penjualan Motor Baru, lembar 2 berwarna merah diserahkan kepada Kasir beserta Pengajuan Kredit, syarat-syarat kredit, dan Form Survey, lembar 3 berwarna kuning diarsipkan oleh Sales. Sales Order SO yang terdiri dari 3 lembar dan dokumen lainnya, selanjutnya di proses di masing-masing bagian. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.5 6. Pencairan Kredit Sales Order SO lembar 1 berwarna abu diterima oleh Administrasi Penjualan Motor Baru. Administrasi Penjualan Motor Baru menerbitkan Perjanjian Sewa Beli, Surat Kuasa, dan Kuitansi Sementara uang muka kredit. Sales Order SO lembar 1 diarsipkan oleh Administrasi Penjualan Motor Baru berdasarkan tanggal. Perjanjian Sewa Beli dan Surat Kuasa diserahkan kepada Pimpinan untuk ditandatangani, selanjutnya Surat Kuasa dan Perjanjian Sewa Beli yang telah ditandatangan diserahkan kembali kepada Administrasi Penjualan Motor Baru untuk di cek kembali dan diarsipkan. Kuitansi Sementara uang muka kredit diserahkan kepada Kasir. Sales Order SO lembar 2 berwarna merah, Pengajuan Kredit, Form Survey, dan Syarat-syarat Kredit dari Sales diterima oleh Kasir. Kasir juga menerima Kuitansi Sementara dari Administrasi Penjualan Motor Baru dan Uang Muka Kredit dari debitur. Selanjutnya Kasir menerbitkan Kartu Kredit untuk pencatatan angsuran pada Bagian Kasir dan Kartu Kredit untuk diserahkan kepada Bagian Accounting Kredit untuk pengecekan kembali data angsuran. Kartu Kredit Kasir disimpan oleh Kasir berdasarkan Nomor Abjad, Kartu Kredit Accounting Kredit disimpan oleh Accounting Kredit berdasarkan Nomor Abjad. Kuitansi Sementara, Sales Order lembar 2, Pengajuan Kredit, Form Survey, dan syarat-syarat kredit diarsipkan oleh Kasir berdasarkan tanggal. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Kasir juga menerbitkan Form Surat Tanda Coba Kendaraan untuk di serahkan ke Bagian STNK dan BPKB. Selanjutnya Bagian STNK dan BPKB menerbitkan Surat Tanda Coba Kendaraan STCK, Plat Nomor Kendaraan, dan Buku Servis. Seluruh dokumen diserahkan kepada Pimpinan untuk ditandatangani. Selanjutnya seluruh dokumen diserahkan kembali ke Bagian STNK dan BPKB. Bagian STNK dan BPKB akan mengecek kembali. Form STCK diarsipkan oleh Bagian STNK dan BPKB berdasarkan tanggal. Surat Tanda Coba Kendaraan STCK, Plat, dan Buku Servis diserahkan kepada Gudang dan Inventory. Gudang dan Inventory menyiapkan motor sesuai order. Motor dan dokumen diserahkan kepada Pre Delivery Checking PDC dan Delivery untuk gesek no rangka mesin dan pemasangan plat nomor, selanjutnya dikirim ke debitur. Pre Delivery Checking PDC dan Delivery membuat Berita Acara Serah Terima BAST sebanyak 2 lembar, kemudian motor, STCK, Buku Servis dikirim. Sesampainya pada alamat debitur, petugas meminta tanda tangan Berita Acara Serah Terima BAST sebagai bukti bahwa Motor, sudah diterima oleh debitur. Berita Acara Serah Terima BAST lembar 1 berwarna putih diarsipkan oleh PDC dan Delivery berdasarkan tanggal. Berita Acara Serah Terima BAST lembar 2 berwarna kuning diserahkan kepada debitur. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.6 7. Pelunasan Kredit Kasir menerima uang angsuran dari Debitur setiap bulan sesuai dengan perjanjian. Kasir mencatat di Kartu Kredit Kasir, selanjutnya Kasir akan membuat Kuitansi Angsuran dan di tanda tangani oleh Kasir. Kuitansi Angsuran dibuat sebanyak 2 lembar, lembar 1 berwarna putih diserahkan kepada Debitur, lembar 2 berwarna kuning diserahkan kepada Pimpinan untuk diperiksa, selanjutnya diserahkan kepada Accounting Kredit untuk dicatat di Kartu Kredit Accounting Kredit. Kartu Kredit diarsipkan oleh Accounting Kredit. Kuitansi Angsuran diarsipkan oleh Kasir Debitur yang telah selesai memenuhi kewajiban membayar angsuran, datang ke Kasir membawa bukti Kuitansi Angsuran. Kasir akan menyiapkan kartu kredit dan buku pengambilan BPKB. Kuitansi Angsuran terakhir atau Kuitansi Pelunasan, Kartu Kredit, dan Buku Pengambilan BPKB diserahkan kepada pimpinan untuk di cek dan ditandatangani, kemudian diserahkan kepada kasir kembali beserta dengan BPKB. Debitur menulis ke Buku Pengambilan BPKB, Kasir memberikan cap BPKB sudah diambil pada kuitansi pelunasan. Debitur dapat membawa pulang BPKB. Flowchart dapat dilihat pada gambar 5.7