Materi Pembelajaran PERSIAPAN, PELAKSANAAN, DAN ANALISIS HASIL
LAMPIRAN XVI RPP
125
penyediaan dokumen untuk mendapat keterangan-keterangan dan penerangan-penerangan dan bukti.
Dokumentasi merupakan kumpulan dari dua unsur yakni dokumen-dokumen yang dapat memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan
dan pengolahan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.
4. Penggolongan dokumen Jenis-jenis dokumen
a. Dari Segi Pemakaiannya
a Dokumen pribadi adalah surat-surat penting yang berguna untuk kepentingan pribadi,
contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, kartu tanda penduduk dan sebagainya. b
Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual
–beli. Contohnya : packing list, surat pengantar, faktur, kuitansi, bill of lading, dan letter of credit .
c Dokumen pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai pembuktian
dalam kegiatan pemerintahan. Contoh : UU, Permen, Kepres, Kemen, Perda, dan Perjanjian kerja sama antar negara
d Dokumen sejarah adalah surat-surat atau catatan-catatan penting sebagai alat
pembuktian peristiwa yang terjadi di masa lalu. Contoh : teks proklamasi, teks pancasila, rekaman film perjuangan, autobiografi, dll.
b. Dari Segi Fungsi
a Dokumen dinamis : dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor. Macam dokumen dinamis yakni. 1
Dokumen dinamis aktif : dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
2 Dokumen semi aktif : dokumen yang penggunaannya sudah menurun
3 Dokumen inaktif : dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b Dokumen statis dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan
kantor c.
Dari Segi Ruang Lingkup Dan Bentuk Fisiknya a
Dokumen korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah. Misal patung,pakaian adat, uang kuno. Dokumen korporal merupakan koleksi dari
perpustakaan. b
Dokumen literal adalah dokumen yang dicetak , ditulis, direkam dan digambar seperti buku, surat kabar, majalah , film, microfilm, pita kaset, dsb. Dokumen literal merupakan
koleksi perpustakaan c
Dokumen privat adalah dokumen berupa surat-suratarsip. Misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti laporan dan sebagainya. Dokumen ini disimpan
di bagian kearsipan . Dokumen privat : kepegawaian, keuangan, perdagangan, barang inventaris kantor, dan
hasil produksi.
5. Fungsi Penggandaan
a. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas
rutin b.
Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya c.
Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
d. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
e. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
6. Jenis mesin pengganda
a. Mesin stensil
126
b. Mesin scanner
c. Mesin spirit duplicator
d. Mesin fotokopi
e. Priport atau risograph
f. Thermocopier
g. Offset