Sub Sistem Output (Hasil Keluaran)

3. Sub Sistem Output (Hasil Keluaran)

Sub sistem output merupakan hasil atau keluaran dari proses dalam sistem informasi. Didalamnya terdapat kegiatan untuk menyajikan dan mendistribusikan informasi yang ada kepada pihak yang memerlukan. Dalam sistem informasi pelayanan kesehatan, data yang telah diolah menjadi informasi harus segera diberikan kepada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu Departemen Kesehatan Pusat, Dinas Kesehatan Propinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota, pemilik rumah sakit, dan arsip rumah sakit. Wujud dari informasi yang dihasilkan dalam output data sistem informasi pelayanan kesehatan ini adalah Data Laporan Rutin bulanan, tribulanan, enam bulanan dan tahunan, yang bertujuan untuk mengukur mutu penyelenggaraan pelayanan kesehatan sesuai standar yang berlaku, sehingga pada gilirannya dapat diupayakan aplikasi yang relevan sesuai dengan hasil penyajian dan keluaran dari Sistem Informasi Rumah Sakit.

Hal ini tercermin dalam wawancara dengan Staff Kelompok Jabatan Fungsional di Unit Rekam Medik, Ibu Sri Erawati sebagai berikut : “Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan di RSUD Kabupaten Cilacap

mempunyai peranan sangat penting ya, yaitu sebagai sumber data yang nantinya menghasilkan output data berupa informasi. Wujud dari informasi itu antara lain data laporan rutin bulanan, tribulanan, emam bulanan atau semester dan tahunan”. (Wawancara 28/09/2009)

Dari hasil wawancara diatas menggambarkan bahwa output data dalam sistem informasi pelayanan kesehatan tersebut berisi tentang informasi-informasi data kegiatan rumah sakit, data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien baik rawat inap maupun rawat jalan, data identitas Rumah Sakit, data jumlah tenaga yang bekerja di Rumah Sakit, dan data jumlah dan jenis peralatan medis di RSUD Kabupaten Cilacap. Data-data tersebut kemudian dilaporkan sesuai jenis dan waktu yang ditentukan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

Sistem Pelaporan Rumah Sakit pada saat ini atau yang digunakan oleh RSUD Kabupaten Cilacap adalah Revisi ke IV yang disempurnakan melalui Keputusan Dirjen Yanmedik No.HK.00.05.1.4.5482 tgl 2 Januari 1997. Sistem Pelaporan Rumah Sakit Revisi ke IV ini mencakup semua Rumah Sakit baik yang dikelola Pemerintah (Depkes, ABRI, BUMN, dan Departemen lain), maupun yang dikelola swasta, dan juga berlaku bagi semua jenis / kategori Rumah Sakit seperti Rumah Sakit Umum maupun Rumah Sakit Khusus (Jiwa, Kanker, Jantung, Mata, Bedah, Anak dan Bersalin, dan lain-lain).

Laporan tersebut berupa formulir standar yang berlaku untuk semua Rumah Sakit baik yang dikelola pemerintah termasuk RSUD Kabupaten Cilacap maupun swasta. Formulir standar tersebut antara lain:

a. Formulir RL1 merupakan formulir rekapitulasi laporan yang mencakup berbagai kegiatan Rumah Sakit seperti rawat inap, pengunjung rumah sakit, kunjungan rawat jalan, kegiatan kebidanan dan perinatologi, kegiatan pembedahan (menurut golongan dan spesialisasi), kesehatan jiwa, pelayanan rawat darurat, kunjungan rumah, kegiatan radiologi, (radiodiagnostik, radiotherapi, kedokteran nuklir, imaging pencitraan), kegiatan pelayanan khusus, pemeriksaan laboratorium (patologi klinik, patologi anatomi, toksikologi), kegiatan farmasi rumah sakit (pengadaan obat, penulisan dan pelayanan resep), pelayanan rehabilitasi medik, kegiatan keluarga berencana, kegiatan penyuluhan kesehatan, kegiatan kesehatan gigi dan mulut, pemantauan dokter & tenaga asing lainnya, transfusi darah, latihan/kursus/penataran, pembedahan mata, penanganan penyalahgunaan NAPZA, kegiatan bayi tabung, cara pembayaran dan kegiatan rujukan.

b. Formulir RL2a memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah Pasien Keluar menurut golongan umur dan menurut jenis kelamin, serta jumlah pasien mati untuk masing-masing kelompok penyakit.

c. Formulir RL2b memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokan menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut jenis kelamin dari kasus baru c. Formulir RL2b memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokan menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut jenis kelamin dari kasus baru

d. Formulir RL2a1 memuat data keadaan morbiditas survailans terpadu pasien rawat inap rumah sakit.

e. Formulir RL2b1 memuat data keadaan morbiditas survailans terpadu pasien rawat jalan rumah sakit.

f. Formulir RL2c memuat data status immunisasi sebagai lampiran dari formulir RL2a

g. Formulir RL3 memuat data identitas Rumah Sakit, Nama Rumah Sakit, Alamat Rumah Sakit, Kelas Rumah Sakit, Surat Izin, Penyelenggara, Direktur Rumah Sakit, Fasilitas Tempat Tidur, Fasilitas Rawat Jalan.

h. Formulir RL4 memuat data jumlah tenaga yang bekerja di Rumah Sakit menurut kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian.

i. Formulir RL5 memuat data jumlah dan jenis peralatan medik, jumlah, umur, kondisi, ijin operasional, sertifikat kalibrasi serta data kesehatan lingkungan rumah sakit.

j. Formulir RL6 memuat data infeksi nosokomial di rumah sakit.

Untuk lebih jelasnya berikut Tabel 3.2 mengenai Jenis Data dan Sistem Pelaporan RSUD Kabupaten Cilacap :

Tabel 3.2 : Jenis Data dan Sistem Pelaporan RSUD Kabupaten Cilacap

JENIS DATA

NAMA FORMULIR

Data Kegiatan

Data Kegiatan RS

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

Kab/Kota Data Morbi-Ditas

1/I s/d 31/III

Bulan Keempat

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2a

Triwulan

Tanggal 15

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

Inap RS

1/I s/d 31/XII

Bulan Keempat

Kab/Kota

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2b

Triwulan

Tanggal 15

Dinkes Prop; Kab/Kota

Jalan RS

1/I s/d 31/XII

Bulan Keempat

Dinas Kesehatan Setempat

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2a1

Bulanan

Tanggal 15

Dinkes Prop; Kab/Kota

Inap Survailans Terpadu di RS

Bulan berikut

Dinas Kesehatan Setempat

Data Status Imunisasi

Dinkes Prop; Kab/Kota

Bulan berikut

Dinas Kesehatan Setempat

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2b1

Bulanan

Tanggal 15

Dinkes Prop; Kab/Kota

Jalan Survailans Terpadu di RS

Bulan Berikut

Dinas Kesehatan Setempat

Data Individual Morbiditas Pasien Rawat RL2.1

Triwulan

Tanggal 25

Dinkes Kab/Kota

Inap

RL2.1

(Sampling 10 Hari)

Bulan Sampling

Dinas Kesehatan Setempat

Pasien Umum

RL2.3

Pasien Obstetri

Bayi baru lahir / Lahir mati

Data Dasar

Data Dasar RS

RL3

Tahunan

Tanggal 15 Januari

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

31 Desember

Kab/Kota

Data Ketenagaan

Data Ketenagaan RS

RL4

Semester

Tanggal 15 Juli dan

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

30 Juni dan 31 Desember

15 Januari

Kab/Kota

Data Individual Ketenagaan (RS Vertikal RL4a

Tahunan

Tanggal 15 Januari

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

Kab/Kota Data Peralatan

Depkes)

31 Desember

Data Peralatan Medik RS

RL5

Tahunan

Tanggal 15 Januari

Ditjen Yanmed, Dinkes Prop;

Kab/Kota Data Infeksi Nosokomial

31 Desember

Data Pelaporan Infeksi Nosokkomial RS

RL6

Setiap Bulan

Tanggal 5 Bulan Berikut Ditjen Yanmed, Dinkes Prop; Kab/Kota

Sumber : RSUD Kabupaten Cilacap 2009

Dari tabel 3.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Data Kegiatan Rumah Sakit - Formulir RL1 Formulir RL1 Dibuat setiap triwulan oleh masing-masing Rumah Sakit berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasi setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30/31 bulan ketiga pada setiap triwulan yang bersangkutan.

b. Data Keadaan Morbiditas –Formulir RL2a, RL2b Data morbiditas pasien rawat inap dan rawat jalan, dibuat setiap triwulan oleh masing-masing Rumah Sakit berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasi setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30/31 bulan ketiga pada setiap triwulan yang bersangkutan.

c. Data Keadaan Penyakit Khusus - Formulir RL2a1, RL2b1 dan RL2c Data keadaan penyakit khusus rawat inap dan rawat jalan dibuat setiap bulan serta data status imunisasi yang dilaporkan keadaan mulai tanggal 1 sampai dengan tanggal 30/31 setiap bulan yang bersangkutan.

d. Data Dasar Rumah sakit - Formulir RL3 Formulir RL3 diisi satu kali dalam setahun. Data yang dilaporkan pada RL3 merupakan data dasar sesuai dengan keadaan pada tanggal

31 Desember setiap tahunnya.

e. Data Keadaan Ketenagaan Formulir RL4 Formulir RL4 dibuat dua kali setahun. Data yang dilaporkan sesuai dengan keadaan pada tanggal 30 Juni dan tanggal 31 Desember.

f. Data Peralatan Medik Rumah Sakit dan Data Kegiatan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit - Formulir RL5

Formulir RL5 dibuat satu kali setahun, sesuai dengan keadaan pada tanggal 31 Desember.

g. Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit - Formulir RL6 Formulir RL6 dibuat satu kali sebulan, sesuai dengan keadaan pada tanggal 31 tiap bulannya. Hal ini tercermin dalam wawancara dengan Staff Kelompok Jabatan Fungsional di Unit Medical Record, Ibu Retno Safitri sebagai berikut : “Untuk laporan bulanan disini itu ada formulir RL2a1, RL2b1, RL2c dan

RL6, untuk laporan per tiga bulan ada formulir RL 1, RL2a, dan RL2b, untuk laporan per 6 bulan atau persemester ada formulir RL4, dan untuk laporan tahunan ada formulir RL3 dan RL5”. (Wawancara 28/09/2009)

Agar data yang dikumpulkan dapat diolah sesuai dengan jadwal yang ditentukan, maka pengiriman formulir standar yang telah diisi dari Rumah Sakit dilakukan paling lambat 15 hari sesudah jangka waktu data yang dilaporkan.

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kabupaten Cilacap selain berkewajiban mengirimkan laporannya ke Departemen Kesehatan Ditjen Bina Pelayanan Medik juga berkewajiban mengirim laporannya ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat, sehingga diharapkan Dinas Kesehatan Propinsi ataupun Kabupaten / Kota selalu pro aktif dalam pembinaan hal tersebut kepada RS selain Depkes RI tentunya.

Hal ini tercermin dalam wawancara dengan Staff Kelompok Jabatan Fungsional di Unit Medical Record, Ibu Retno Safitri sebagai berikut : “Setelah data yang untuk pelaporan diprint, selanjutnya dimasukan ke

blanko kosong, untuk formulir dasar RL1 sampai dengan RL6 dikirim ke Depkes pusat, Selain itu laporan tersebut juga dikirimkan kepada semua instansi kesehatan di daerah dan untuk arsip Rumah Sakit yang bersangkutan antara lain Dinkes Propinsi, Dinkes Kabupaten/Kota, Rumah Sakit, dan Arsip Rumah Sakit. Untuk formulir RL2.1, RL2.2, RL2.3 dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat, dan Khusus untuk RL4a hanya untuk Rumah Sakit Umum dan Khusus dengan status kepemilikan Depkes RI. Pelaporan data disini bertujuan untuk mengukur mutu penyelenggaraan pelayanan kesehatan khususnya di RSUD Kacupaten Cilacap ini sesuai standar yang berlaku, sehingga pada gilirannya dapat diupayakan aplikasi yang relevan sesuai dengan hasil penyajian dan keluaran dari Sistem Informasi Rumah Sakit”. (Wawancara 28/09/2009)

Adapun contoh Tabel data laporan yang di isi oleh pihak RSUD Kabupaten Cilacap mengenai Data Kegiatan RSUD Kabupaten Cilacap sebagai laporan triwulan yaitu :

DATA KEGIATAN RUMAH SAKIT

Triwulan : 1/I s/d 31/III

Formulir RL1 Nama Rumah Sakit

: RSUD Kabupaten Cilacap

No Kode RS : 3 3 0 1 0 1 4

1. PELAYANAN RAWAT INAP

No. Jenis

Rincian Hari Perawatan Per Kelas No. Pelayanan

Pasien Keluar Mati

Kelas Tanpa

Triwulan

Hidup

di Rawat

I II III Kelas

1. Penyakit Dalam 2 2 1 1 0 1 7 1 3 2. Bedah

1 1 1 0 0 0 30 0 0 3. Kesehatan Anak

5 0 2 0 1 1 0 0 0 4. Obstetri

0 0 0 0 0 0 0 0 0 5. Genekologi

1 1 0 0 0 0 4 1 6 6. Bedah Saraf

5 1 1 0 0 0 4 2 2 11. Kulit & Kelamin

1 0 1 0 0 0 2 1 4 12. Gigi & Mulut

8 0 0 0 0 0 0 0 0 13. Kardiologi

0 0 0 0 0 0 0 0 0 14. Radioterapi

0 0 0 0 0 0 0 0 0 15. Bedah Ortopedi

10 0 4 2 2 7 0 7 19. Pelayanan Gawat Darurat 20. Rehabilitasi Medik

0 0 0 0 0 0 0 0 0 21. Isolasi

0 0 0 0 0 0 0 0 0 22. Luka Bakar

2 2 1 1 1 2 7 9 3 23. ICU

5 5 2 2 0 2 4 2 10 24. ICCU

0 0 0 0 0 0 2 0 0 25. NICU / PICU

0 0 0 0 0 0 0 0 0 26. Penatalaksana Payguna

0 0 0 0 0 0 0 0 0 NAPZA 27. Kedokteran Nuklir

77 SUB TOTAL

*) Pasien awal triwulan = Pasien akhir triwulan periode sebelumnya ; Kolom 10 = (kolom 3 + kolom 4) - (kolom 5 + kolom 8)

Sumber : RSUD Kabupaten Cilacap 2009

Dari contoh tabel 3.2 diatas, data kegiatan RSUD Kabupaten Cilacap dibuat setiap triwulan oleh RSUD Kabupaten Cilacap berdasarkan pencatatan harian yang dikompilasi setiap bulan. Data tersebut kemudian dilaporkan mencakup keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai dengan tanggal 30/31 bulan ketiga pada setiap triwulan yang bersangkutan. Untuk keseluruhan contoh tabel data laporan dapat dilihat pada lembar lampiran.

Dengan penjelasan diatas, jelaslah bahwa alur dalam penyampaian informasi kesehatan di RSUD Kabupaten Cilacap, mekanismenya dengan mekanisme pelaporan, yaitu informasi yang dihasilkan dari data masukan yang kemudian diproses dan akhirnya output yang dihasilkan akan dilaporkan atau dikirim kepada instansi yang bersangkutan. Hal ini ditujukan agar informasi yang dihasilkan juga digunakan sebagai feedback atau umpan balik sebagai bahan evaluasi atau monitoring pelaksanaan program-program yang dijalankan oleh RSUD Kabupaten Cilacap, sehingga nantinya akan dibuat perbaikan-perbaikan atau peningkatan kualitas pelayanan kesehatan yang ada.