Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan
studi atau stafpegawai administrasi pensiun. Prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara
sebagai berikut : 1.
Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang
tertera pada tanda pengenal. 3.
Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
peminjaman distempel pada “bebas pustaka”. 5.
Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Foto copy pertama diberikan kepada pengguna, foto copy kedua
untuk pertinggal.
Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari aktif menjadi data alumni.
2.4.2 Layanan Referensi
Pada umumnya pelayanan referansi banyak terdapat diperpustakaan perpustakaan yang dapat memberikan penjelasan informasi dalam hal tertentu.
Tujuan pelayanan referensi yang di kemukakan oleh Lasa, H.S 1994: 34 sebagai berikut :
a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan
semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka di harapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut.
b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam
bidang tertentu.
Universitas Sumatera Utara
c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan
mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
d. Mendaya gunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam
pengembangan ilmu pengetahuan. e.
Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu .
Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 87 setiap jenis Referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya, yaitu :
a. Umum
Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi umum; ruang lingkupnya luas tanpa batasan subjek atau batasan lain yang dapat
memberikan spesifikasi tertentu. b.
Khusus Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi khusus mengenai
subjek atau pokok bahasan tertentu Menurut informasinya, bahan perpustakaan referensi terbagi atas :
1. Kamus Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu
bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan, mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal
katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
2. Ensiklopedi Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa,
bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak manusia.
3. Buku Tahunan Almanak ,
Universitas Sumatera Utara
Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu
satu dua tahun, sering disertai dengan statistik.
2.4.3. Pelayanan Bimbingan Pengguna
