Kinerja Pengadaan Bahan Perpustakaan Darma Agung-Medan

KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UNIVERSITAS

DARMA AGUNG MEDAN

KERTAS KARYA

Dikerjakan

O

L

E

H

BELLI REDIANA SIMANJUNTAK

062201008

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN D-III

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan, pertolongan, kekuatan serta inspirasi bagi penulis untuk menyelesaikan kertas karya yang berjudul ”KINERJA PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN DARMA AGUNG-MEDAN”.

Pada kertas karya ini mebahas mengenai sistem pengadaan bahan pustaka yang ada pada Perpustakaan Darma Agung Medan, dan mengetahui apakah koleksi yang disediakan di perpustakaan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sebagai obyek observasi, penulis berminat pada Perpustakaan Darma Agung Medan. Perpustakaan tersebut merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang ada di Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini belum sempurna, hal ini tidak terlepas dari keterbatasan yang dimiliki penulis, karena setiap manusia memiliki kekurangan dan kelebihan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Selama penulisan kertas karya ini penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak baik moril maupun materil, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada:

1. Bapak Drs. Syafuddin, M.A, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra Eva Rabita, M.Hum., sebagai dosen pembimbing penulis dalam

penulisan kertas karya ini.

4. Ibu Dra Zaslina Zainuddin, M.Pd., sebagai dosen pembaca

5. Seluruh Staf Pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Rospika Simarmata, S.Sos., selaku Kepala Perpustakaan Darma Agung Medan, beserta staf yang telah banyak membantu penulis dalam memberikan data yang diperlukan.

7. Rekan-rekan mahasiswa yang telah memberikan bantuan kepada penulis selama menyelesaikan studi di jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

8. Teristimewa buat kedua orang tua penulis yang sangat penulis cintai dan sayangi yaitu M. Simanjuntak (ayahanda (+), R. Pardede (ibunda), kakanda (Rapi Gunawan Simanjuntak, S.Hut., Usaha Miduk Simanjuntak, Tanjung Simanjuntak, S.Sos., Larisma Simanjuntak, Amd., kakak saya yang banyak memberikan perhatian dan yang sangat saya sayangi, serta semua keluarga yang telah membantu baik dalam materi dan doa selama penulis menjalani studi hingga menyelesaikan kertas karya ini.

9. Kepada teman-teman kampus: Lona Anggriany Ht. Galung, Nefrijana Tobing, Agatha Rebecca Rajagukguk, Riris Desi Ujung, Bombomz dan teman-teman IMIP lainnya yang selalu bersama penulis dalam perkuliahan sampai selesai. 10.Kepada Laurensus Malau yang telah memberikan bantuan, semangat dan

perhatian selama perkuliahan dan sampai selesainya kertas karya ini.

11.Kepada teman-teman saya: Erika Mas Intan Aritonang, Imelda Siahaan, Bertha Silalahi, Amd., Rentina Situmorang, Amd., Messirya, Amd., Praselya Saragih, SE. Irma Saragih, Siska Sagala, Amd., Ida Maha Rani, Amd., Irma Wati Br.Parangin-angin, SE., Dr. Anita Theresia Sihombing, Elia Nora Girsang yang menjadi teman akrab dan seperjuangan bersama penulis.

Medan, Juni 2009 Penulis

Belli Rediana Simanjuntak 062201008

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 3

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4

BAB II PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN ... 5

2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Perpustakaan ... 5

2.2 Kebijakan Pengembangan Koleksi ... 6

2.3 Seleksi Bahan perpustakaan ... 9

2.3.1 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan perpustakaan ... 10

2.3.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan perpustakaan ... 12

2.4 Sistem Pengadaan Bahan perpustakaan ... 17

2.4.1 Pembelian ... 18

2.4.2 Hadiah atau Sumbangan ... 19

2.4.3 Tukar Menukar ... 20

2.4.4 Titipan ... 21

2.4.5 Terbitan Sendiri ... 21

2.5 Pengadaan Bahan perpustakaan Melalui Akses Internet ... 21

2.5.1 Cara Pengadaan Bahan perpustakaan Melalui Internet... 22

2.5.2 Keunggulan penggunaan Internet ………. 22

2.6 Inventarisasi ………. 23

BAB III PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN DARMA AGUNG MEDAN ... 25

3.1 Sejarah Singkat perpustakaan Darma Agung Medan ... 25

3.2 Struktur Organisasi ... 26

3.3 Sumber Daya Manusia Perpustakaan ... 28

3.4 Pengguna Perpustakaan ... 29

3.5 Anggaran Perpustakaan ... 31

3.6 Koleksi Perpustakaan ... 31

3.7 Seleksi Bahan Perpustakaan ... 34

3.8 Alat Bantu Seleksi Bahan Perpustakaan ... 35

3.9 Sistem Pengadaan Bahan perpustakaan Pada Perpustakaan Darma Agung Medan ... 35

3.9.1 Pembelian ... 35

3.9.2 Hadiah atau Sumbangan ... 36

3.9.3 Tukar Menukar ... 37

3.9.4 Terbitan Sendiri ... 37

3.10 Inventarisasi ... 38

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 39

4.2 Saran ... 40 DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi saat ini semakin pesat dan tidak terbendung, yang disebut sebagai istilah peledakan informasi. Perkembangan ini menimbulkan banyak dampak khususnya bidang pendidikan. Dalam dunia pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat diperoleh dengan belajar, memahami dan membaca bahan pustaka yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan, serta dapat mencari informasi dari internet dengan melakukan pengamatan.

Internet bukan merupakan hal asing bagi perkembangan dunia perpustakaan saat ini. Namun demikian tidak dipungkiri bahwa tidak semua perpustakaan memiliki fasilitas tersebut. Perpustakaan yang memiliki fasilitas internet bisa men-download artikel atau e-journal maupun e-book yang ada di internet.

Melalui internet, pustakawan juga dapat bergabung dengan mengikuti komunitas di dunia maya atau milis. Dengan perkembangan teknologi khususnya bidang IT, perpustakaan memiliki peluang untuk mendapatkan koleksi gratis. Beberapa komunitas di dunia maya memberikan kesempatan pada pustakawan untuk menjalin kerjasama dalam bidang apapun, termasuk keterbatasan koleksi.

Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka makin berkembang pula jenis dan bahan pustaka, sehingga untuk membangun koleksi perpustakaan perlu dilakukan seleksi, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimanapun besarnya akan menghimpun semua bahan pustaka yang ada. Ada beberapa jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu (1) karya cetak, (2) karya noncetak; (3) bentuk mikro; dan (4) karya dalam bentuk elektronik.

Pada prinsipnya semua jenis bahan pustaka merupakan hasil karya seseorang atau sekelompok orang, ataupun sebuah instansi yang diterbitkan dan digandakan oleh penerbit serta disebarluaskan melalui berbagai saluran di antaranya adalah pedagang

buku. Konsumen adalah pembeli ataupun pembaca yang hanya dapat meminjam saja di perpustakaan.

Koleksi perpustakaan merupakan sumber informasi yang paling utama di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka untuk koleksi merupakan rangkaian kegiatan yang ada di perpustakaan. Unit kegiatan pengadaan bahan pustaka mecakup pemilihan suatu koleksi, pemesanannya dan pengadaan atau penerimaan, kemudian diproses pengolahannya. Bila koleksi perpustakaan dikembangkan tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, perpustakaan akan ditinggalkan penggunanya. Tiga pilar pokok perpustakaan adalah koleksi, sumber daya manusia (pustakawan) dan pelayanan. Sehingga ketiganya merupakan satu kesatuan yang tidak mungkin terpisahkan. Koleksi banyak tanpa ada pustakawan, mustahil perpustakaan itu akan berjalan. Pustakawan tanpa koleksi itu berarti tidur panjangnya sebuah perpustakaan, sebab tanpa koleksi tidak akan terjadi pelayanan bagi pengguna.

Masalah pengadaan koleksi di perpustakaan bukan rahasia umum. Tidak tersedianya dana yang memadai untuk membina koleksi bahan pustaka acapkali terjadi. Perpustakaan nyaris tidak mendapat porsi penting bagi unit kerja induk. Namun demikian perpustakaan tidak boleh berhenti sampai disitu. Pustakawan sebagai ujung tombak perpustakaan tidak boleh begitu saja menyerah dengan keadaan. Dalam kondisi demikian profesionalitas pustakawan menjadi taruhannya. Pustakawan khususnya unit kegiatan pengadaan harus bergerak dan berusaha mencari koleksi-koleksi yang memungkinkan dimiliki oleh perpustakaan.

Dengan semakin banyaknya jenis serta jumlah bahan pustaka maka menjadi suatu tantangan bagi pustakawan untuk meningkatkan kinerja pustakawan, serta mampu memilih bahan pustaka mana yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan pemakainya.

Berkaitan dengan uraian di atas, maka yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah bagaimana kinerja pengadaaan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Darma Agung – Medan dan apakah koleksi tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya (user oriented).

Berdasarkan latar belakang dan masalah tersebut, maka penulis memilih judul kertas karya yaitu ” KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UNIVERSITAS DARMA AGUNG – MEDAN”.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun beberapa tujuan penulisan kertas karya ini:

1) Untuk menambah pengetahuan dan memperluas wawasan dalam hal pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi.

2) Untuk mengetahui pola kegiatan dan sistem pengadaan bahan pustaka pada umumnya serta secara khusus pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Darma Agung-Medan.

3) Untuk mengetahui apakah pengadaan koleksi yang terdapat pada Perpustakaan Darma Agung Medan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna.

4) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka.

1.2Ruang Lingkup

Ruang lingkup kertas karya ini mencakup sistem pengadaan bahan pustaka dengan cara: Pembelian, hadiah/sumbangan, tukar menukar, titipan, terbitan sendiri dan inventarisaasi bahan pustaka.

1.3Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini penulis menggunakan metode:

a. Melakukan Observasi secara langsung ke Perpustakaan Darma Agung-Medan

b. Melakukan wawancara kepada petugas Perpustakaan Darma Agung, khususnya petugas bidang pengadaan.

c. Mengumpulkan data dengan mempelajari literature bacaan yang relevan atau berhubungan dengan topic kertas karya yang penulis bahas dan browsing melalui internet.

BAB II

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pengadaan Bahan pustaka

Pengadaan merupakan kegiatan inti dari beberapa unit kegiatan di perpustakaaan. Karena koleksi perpustakaan atau bahan pustaka adalah sumber informasi yang harus dikelolah di perpustakaan. Rangkaian kegiatan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan mulai dari proses pemilihan koleksi buku maupun nonbuku yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar-menukar, titipan, maupun terbitan sendiri sampai koleksi bahan pustaka tersebut dipublikasikan untu kepentingan pengguna perpustakaan.

Philips (1992: 108) menyatakan bahwa: “Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.”

Sutarno (2006: 174) menyatakan bahwa: “Pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbe-sumber informasi.”

Koleksi perpustakaan merupakan objek utama atau dasar dari pengadaan bahan pustaka di perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bermutu dapat membangun suatu perpustakaan yang bermutu juga. Perpustakaan harus mengetahui jelas siapa calon pemakai informasi yang diakan dilayani. Oleh karena itu, bagian pengadaan bahan pustaka harus menyediakan informasi yang cocok dengan kebutuhan mereka. Pustakawan juga dituntut untuk memahami koleksi perpustakaan baik secara fisik maupun dari segi kualitasnya sehingga tercita koleksi perpustakaan yang tepat guna.

Pada perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya pengadaan koleksi yang tepat adalah memilih koleksi perpustakaan yang mengikuti arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga pengguna di perpustakaan ini mendapatkan informasi-informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman di bidang pendidikan dan pengetahuan umum. Dengan demikian koleksi yang disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat bagi penggunanya.

Dalam buku Antologi Kepustakawanan Indonesia (2006: 107) mengatakan bahwa:

Pemikiran dalam lingkup perpustakaan perguruan tinggi dalam menyiapkan dirinya untuk menyambut masyarakat informasi:

1. Perpustakaan semakin meningkat perannya menjadi tempat belajar secara kolaboratif-aktif sebagai tambahan atas cara pembelajaran yang tradisional. Perpustakaan akan menjadi semacam loboratorium yang mendukung penelitian bersama maupun studi pribadi. Untuk itu perpustakaan harus menyediakan ruangan yang cukup maksud tersebut. 2. Perpustakaan perlu merancang ruang intruksional khusus dilengakapi

dengan perlengkapan pebeljaran interaktif.

3. Perpustakaan tetap maju dengan integrasi koleksi tercetak dan sumber-sumber informasi elektronik.

4. Perpustakaan tetap memerlukan ruangan khusus untuk mendokumentasikan kekayaan intelektual kelembagaan.

5. Perpustakaan perlu menyediakan suasana sosial yang mengundang kreatifitas bagi semua orang.

Oleh karena itu, dengan adanya pemikiran di atas dalam mengadakan bahan pustaka perlu adanya kebijakan mengenai koleksi-koleksi yang akan disediakan di perpustakaan.

2.2 Kebijakan pengadaan Bahan pustaka

Sekarang memasuki elektronik ramai diperbincangkan sehubungan dengan serbuan teknologi informasi (TI) yang menuntut pustakawan untuk lebih menguasai dunia perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat . Dengan demikian secara tidak langsung perpustakaan dituntut mengembangkan koleksi yang relevan untuk pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, kebijakan pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan seoptimal mungkin.

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 47) mengatakan bahwa:

Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat (PP. No. 30, Th. 1990, pasal 34) sebagai unsur penunjang tridarma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuan sebagai berikut:

1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf pengajar lainnnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.

2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi local, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika untuk dimanfaatkan kembali sebaga sumber pembelajaran (learning resources)

3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan pustaka.

4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.

5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

Dalam situs http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka.. Dengan judul Pengadaan bahan pustaka Bag.1 <<CARI ILMU BORNEO>> menyatakan bahwa: Dalam mencapai sasaran, perpustakaan perlu meletakkan dasar-dasar kebijakan dalam pengembangan koleksi yang tertulis berfungsi sebagai:

a. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah

b. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangaan selanjutnya. c. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Sejalan dengan perkembangan zaman yang berorientasi kepada sistem teknologi, maka pengadaan bahan pustaka berkembang pula. Sekarang pengadaan koleksi di perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem jaringan.koleksi-koleksi perpustakaan dapat diakses secara on-line, pengarang dapat diidentifikasi dengan memiliki alamat email. Pengadaan koleksi perpustakaan dengan cara ini menggeser pola layanan perpustakaan, dan tentunya akan mempengaruhi kebijakan pengadaan pengadaan bahan pustaka. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka juga mempunyai kendala yaitu biaya atau anggarannya. Namun seiring dengan perkembangan zaman, yang berbasis lektronik perpustakaan dapat melakukan pengadaan bahan pustaka dengan sistem jaringan (penggunaan elektonik atau computer).

Dalam buku Antologi Kepustakawanan Indonesia (2006: 257) mengatakan bahwa pokok terpenting dalam kebijakan pengadaan bahan pustaka dalam sistem jaringan adalah:

1. Awal dari pengadaan pustaka adalah dengan mengumpulkan semua publikasi instansi sendiri baik dalam bentuk lain seperti elektronik maupun digital. Harus dikumpulkan juga semua “gray literature” yang muncul dalam lembaga sendiri.

2. Semua pengadaan pustaka dari luar selanjutnya adalah pada pustaka yang memang diperlukan oleh pemangku kepentingan (take holder). a. Dalam perpustakaan penelitian pemangku kepentingan adalah peneliti. b. Dalam perpustakaan perguruan tinggi adalah sivitas akademika. c. Dalam perpustakaan sekolah adalah pengajar dan pelajar. d. Dalam perpustakaan umum adalah masyarakat luas.

e. Perpustakaan Nasional hendaknya menjadi benteng terakhir dari kebutuhan nasional.

3. Sistem jaringan hendaknya dapat secara bersama merancang sistem pembelian yang memungkinkan perpustakaan anggota mendapatkan harga seekonomis mungkin.

4. Semua koleksi hendaknya dikelola menuju pengelolaan berkomputer dalam suatu sistem basis data. Format basis data local ditentukan oleh masing-masing perpustakaan sesuai kemampuan.

5. Semua anggota jaringan hendaknya membuka basis datanya untuk dapat diakses oleh anggota lainnya melalui internet.

6. Dalam hal ini perlu disepakati format komunikasi tertentu. Dengan demikian secara nyata akan terbangun catalog induk on-line yang akan berguna bagi semua anggota jaringan.

Pengadaan dengan sistem jaringan dapat membantu pihak perpustakaan dalam hal biaya dan koleksi perpustakaan yang didapatkan lebih relevan.

2.3 Seleksi Bahan pustaka

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat menghasilkan luapan informasi, sekaligus memicu peningkatan kebutuhan informasi , baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas dan kecepatan akses. Perkembangan teknologi juga memicu perpustakaan untuk melakukan pemilihan bahan pustaka yang tepat guna. Khususnya di perpustakaan perguruan tinggi, seleksi bahan pustaka harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakan perguruan tinggi yang heterogen. Dan mengingat bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah; pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, maka Perpustakaan harus

memaksimalkan koleksinya dengan pemilihan koleksi yang dikerjakan secara optimal dan memerlukan pustakawan yang dapat bekerja secara pofesional.

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 33) mengatakan bahwa tugas keprofesian dalam pemilihan bahan pustaka yaitu:

1. Merumuskan kebijakan pemilihan pustaka 2. Menyusun anggaran biaya pembelian pustaka 3. Menyigi minat pengguna

4. Mempelajari kurukulum lembaga induk 5. mempelajari kebutuhan masyarakat

6. Memilih pustaka dari tinjauan buku, catalog penerbit, dan lain-lain 7. Menyiapkan daftar pustaka yang dibutuhkan dalam bidang tertentu 8. Mempertimbangkan permintaan pustaka untuk bidang tertentu

9. Mempertimbangkan pengadaan pustaka lebih dari satu eksemplar untuk bidang tertentu

10.Menentukan edisi

11.Mempertimbangkan pembelian pustaka yang ditawarkan oleh penerbit atau toko buku

12.Memeriksa persediaan buku di took buku dan pameran buku 13.Mengadakan pertemuan dengan penyalur buku

14.Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku 15.Menyiapkan daftar koleksi

16.Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti.

Pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengadaan koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:

1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran, 2. memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja, 3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani,

4. mengenal prinsip-prinsip seleksi,

5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi, dan 6. memahami berbagai kendala yang ada.

Dengan pemahaman pedoman dasar seleksi tersebut pustakawan dapat menyesuaikan koleksi perpustakaan yang akan bermanfaat bagi pengguna. Sehingga tercapai pemanfaatan bahan pustaka yang berkualitas.

2.3.1 Prinsip- Prinsip pemilihan Bahan pustaka

Untuk menciptakan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user oriented), maka perpustakaan memerlukan adanya prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka sebagai pengobtimalisasian koleksi perpustakaan yang akan digunakan oleh pengguna perpustakaan.

Darmono (2001: 58) mengatakan bahwa beberapa prinsip dasar dalam pemilihan koleksi perpustakaan adalah :

a. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.

b. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penanggung jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.

Dari prinsip dasar pemilihan koleksi di atas, maka pustakawan khususnya bidang pengadaan bahan pustaka agar lebih professional dalam memilih koleksi perpustakaan. Informasi yang disediakan lebih up- to date. Sehingga pengguna dapat lebih berwawasan luas tentang informasi dan mengikis masyarakat pengguna perpustakaan yang gagap pengetahuan dan teknologi.

Menurut Yulia (1993: 27) pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah a. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang seleksi adalah

kepala sekolah/ wakilnya bila ada, dan guru. Pelajar boleh saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan lafi dengan kebutuhan sekolah.

b. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang seleksi adalah dewan penasihat/ penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat disekitar perpustakaan umum itu berada.

c. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang seleksi adalah pimpinan Universitas fakultas dan dosen. Atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan terbitan berseri yang akan dilanggan. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh

saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.

d. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang seleksi adalah pimpinan institusi di mana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelaskebutuhan institusi tersebut. Sebagai contoh bila institusi itu merupakan sebuah lembaga penelitian, maka peneliti di intitusi tersebut mempunyai wewenang untuk melakukan seleksi.

Dalam buku Developing library and Information Center Collections (2000: 80) menyatatakan bahwa keputusan seleksi bahan pustaka dibuat oleh:

1. Selektor bebas (independent selector), dengan atau tampa tanda program sistematik dari perpustakaan

2. Komite

3. Individual atau kelompok dengan menggunakan list atau daftar yang dipersiapkan bahan yang akan diseleksi. (Evans, 2000: 80).

Keputusan Menpan No. 33 Tahun 1998 menyebutkan bahwa: tugas pokok pejabat pustakawan meliputi pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi, pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentsi informasi.

Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan Universitas, pimpinan fakultas, dosen dan mahasiswa juga dapat memberi saran tetapi tetap dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan yang mengacu pada pendidikan.

Menurut Bafadal (2005: 36) dalam buku Pengelolahan Perpustakaan Sekolah menyebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan baik tidaknya suatu buku adalah:

a. Isi atau ruang lingkup isinya b. Sistematika penyajian c. Kemampuan pengarang d. Penerbitnya

e. Kelengkapan di dalam buku, misalnya indek, illustrasi, lampiran f. Kualitas sampul dan kertasnya

g. Edisi atau tahun terbitnya.

Kesimpulannya, secara umum hal-hal yang diperhatikan dalam memilih bahan pustaka adalah:

Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dengan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya. 2. Orientasi kepada pengguna

Dalam megadakan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.

3. Ruang lingkup

Pustakawan harus memperhatikan sejauh mana ruang lingkup yang disajikan dalam koleksi perpustakaan, bagaimana batasannya, apa yang menjadi tujuan pengarang, apakah informasinya up-to date sampai sekarang.

4. Unsur kemuktahiran

Perpustakaan menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Selain itu, perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar tingkat relevansi koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.3.2 Alat Bantu pemilihan Bahan pustaka

Peran informasi telah berkembang dari fungsi awal sebagai kebutuhan pengembangan ilmu sampai peran dalam utamanya dalam menjawab pertanyaan yang timbul pada masyarakat luas. Perpustakaan sebagai institusi yang mengelolah berbagai jenis informasi tentunya harus berkembang seiring dengan perkembangan di atas.

Keputusan Menpan No. 33 Tahun 1998 menyebutkan bahwa: ”tugas pokok pejabat pustakawan meliputi pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi, pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentsi informasi.” (Sudarsono, Blasius: 416)

Pendayagunaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, menuntut pustakawan dalam memilih bahan pustaka harus lebih maksimal, Oleh karena itu diperlukan alat Bantu pemilihan koleksi perpustakaan.

Dalam buku Pedoman Perpustkaan Perguruan Tinggi (2004: 53) bahwa perkakas perpustakaan yang biasa digunakan untuk memilih pustaka adalah:

1. Silabus mata kuliah 2. Bibliografi

3. Pangkalan data perpustakaan dan lain-lain 4. Sumber-sumber lain dari internet

5. Tinjauan dan resensi buku

Dalam buku Developing Library and Information Center Collections (2000: 106), mengkategorikan alat Bantu seleksi bahan pustaka sebagai berikut:

a. Current sources for in-prints books

b. Catalogs, flyers, dan announcements (berita-berita) c. Current reviews

d. Online databases e. Bibliografi nasional

f. Best books, recommended lists, and core collections (daftar judul untuk perpustakaan tertentu)

g. Bibliografi subjek.

Sedangkan dalam buku Manajemen Perpustakaan (2006: 175), menyebutkan bahwa: “Sumber-sumber informasi yang digunakan sebagai alat Bantu seleksi bahan pustaka seperti; Katalog penerbit, Buletin, Abstrak, Brosur terbitan baru.”

Sumber informasi ini digunakan untuk memperoleh gambaran tentang isi, harga dan alamat atau tempat kolesi bahan pustaka tersebut berada.

Secara umum umum alat Bantu seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Alat Bantu Seleksi Bahan Buku

a) Katalog penerbit dari berbagai penerbit baik dalam negri maupun luar negri.

Katalog penerbit adalah daftar buku-buku terbaru yang diterbitkan oleh penerbit baik dalam maupun luar negri. Informasi yang terkandung di dalamnya adalah:

 Judul  Pengarang  Tahun terbit  Jumlah halaman  Harga buku

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cepat menghasilkan luapan informasi, sekaligus memicu peningkatan kebutuhan informasi, baik dari segi kuantitas maupun kualitas dan kecepatan akses. Perkembangan teknologi informasi khususnya computer dan telekomunikasi sangat membantu pengelolah informasi melaksanakan tugasnya khususnya bidang pengadaan bahan pustaka. Dengan perkembangan teknologi tersebut, catalog juga disediakan dalam bentuk catalog online sehingga dapat membantu proses kerja seleksi bahan pustaka, baik dari segi pencapaian informasi yang tepat, cepat, dan hemat biaya.

b) Tinjauan buku yang dimuat dalam majalah ilmiah

Tinjauan buku merupakan alat seleksi dan evaluasi yang sangat baik karena ditulis oleh orang-orang ternama. Dalam melakukan seleksi berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai, sedangkan evaluasi adalah pertimbangan nilai intrinsik bahan pustakanya.

c) Daftar buku IKAPI

Daftar buku ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai penerbit serta meliputi berbagai bidang pengetahuan. Daftar ini merupakan catalog berbagai penerbit Indonesia (IKAPI) dan diterbitkan oleh IKAPI dalam berkalam tahunan yang sifatnya merupakan alat verifikasi harga buku. Katalog ini juga disediakan dalam bentuk catalog online yang mana alamat websitenya adalah http://www.ikapi.or.Id.

d) Bibliografi Nasional Indonesia

“Bibliografi merupakan buku acuan yang berisi daftar buku dan atau bahan pustaka lainnya, yang disususun secara sistematis (pengelompokan menurut golongan ilmu pengetahuan atau secara alfabetis, dan lain-lainnya” (P. Sumardji, 1992: 45)

2. Alat Bantu Seleksi Terbitan Berseri (Serial) Alat Bantu pemilihan terbitan berseri antara lain:

1. Katalog penerbit, baik dalam negri maupun luar negri

2. Bibliografi nasional maupun internasional untuk majalah/jurnal Misalnya: - ulrich’s international periodical directory

- Irregular serials and annuals : an annual directory. Conto: ensiklopedi.

3. Daftar majalah yang dlanggan oleh perpustakaan lain. 4. Tinjauan dan resensi majalah

5. Iklan dalam harian maupun majalah.

Pustakawan harus mengevaluasi kembali apakah alat bantu seleksi cocok bila dipakai di tipe perpustakaan tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menilai alat Bantu seleksi adalah:

1. Tujuan

 Apa tujuan alat Bantu tersebut?

 Bantuan apa saja yang dapat diharapkan dari alat tersebut?  Untuk siapa?

 Apakah informasi yang diberikan sesuai dengan tujuan?  Apakah sesuai dengan kebutuhan kita?

2. Cakupan

 Apakah bahan pustaka dan subjek yang terdaftar sesuai dengan kebutuhan?

 Apakah cakupannya komprehensif?

 Berapa tinjauan yang dimuat tiap minggu, bulan, atau tahun? 3. Kecepatan

 Apakah daftar atau tinjauan terbit sebelum atau sesudah bahan pustaka tersebut diterbtkan dan beredar di pasaran?

 Kalau sesudah berapa lama? Berapa frekuensi terbitnya? 4. Penulis tinjauan

 Siapa yang menulis tinjauan?  Bagaimana kualfikasinya? 5. Isi tujuan

Ada bermacam-macam jenis tinjauan yaitu:

 hanya deskripsi isi atau ulasan yang kritis tetapi objektif

 memberi rekomendasi untuk tipe perpustakaan atau kelompok tertentu. 6. Data bibliografi

Data bibliografi apa yang diberikan dan cukup lengkapkah? 7. Penyajian

 Apakah jelas dan memmudahkan pemakaian?  Ada berapa pendekatan?

 Ada berapa macam indeks?

 Apakah urutan informsi dalam tiap entri seragam? 8. Kegunaan

 Dapat dipakai untuk apa? Sebagai alat seleksi atau verifikasi, atau sumber rujukan?

 Dapat dipakai oleh siapa? Bagian rujukan, pengadaan, pengembangan koleksi, atau pemakai perpustakaa?

9. Format fisik

 Apakah penjilidannya kuat?

 Apakah hurufnya tidak terlalu kecil?  Bagaiman kualitas kertasnya?

10.Harga

 Apakah harganya sebanding dengan isi dan kegunaannya?  Apakah ada alat serupa yang lebih murah?

Proses evaluasi seleksi perlu dilakukan oleh pustakawan untuk mempertimbangkan nilai-nilai intrinsik bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Sehingga dengan memhami point-point yang di atas maka diharapkan pengembangan koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi pengguna.

2.4 Sistem Pengadaan Bahan pustaka

Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang terpenting atau kegiatan inti dalam unit kegiatan di perpustakaan. Karena unit kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang mengembangkan koleksi perpustakaan yang dikelolah oleh perpustakaan yang bersangkutan.

a. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka

b. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan hadiah, dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan

c. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka (Darmono, 2001: 58)

Perkembangan zaman yang berbasis komputer, menuntut berbagai pihak kaya akan informasi, agar tidak gagap teknologi. Pustakawan khususnya bidang pengadaan, harus menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kegiatan pelaksanaan pengadaan, ialah kegiatan mengusahakan adanya bahan koleksi dengan berbagai cara:

a. Pembelian b. Hadiah c. Pertukaran d. Menerima titipan.

2.4.1 Pembelian

Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, merupakan kegiatan menambah koleksi perpustakaan yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, ketersediaan koleksi perpustakaan harus mendukung pelaksaaan Tri Darma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Informasi yang ada pada koleksi perpustakaan harus akurat, sehingga sebelum pihak perpustakaan melakukan pembelian, perpustakaan menyediakan formulir permintaan usulan pengadaan.

Isi formulir usulan pengadaan dapat dilihat sebagai berikut:

No Untuk Buku Untuk Terbitan Berkala Untuk Non-buku

1 Pengarang Judul Spesifikasinya

2 Judul Alamat penerbit Jenis

3 Edisi Frekuensi terbit Ukuran

4 Tahun terbit ISSN (jika ada) Informasi Sumber

5 Penerbit Harga langganan

7 Jumlah eksemplar Informasi sumber

8 Harga satuan

9 Informasi Sumber

Gambar-1: Isi Formulir Usulan Pengadaan

Sumber: Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 53)

Pembelian bahan pustaka adalah yang paling ideal dalam pengadaan koleksi suatu perpustakaan, sebab ada kebebasan dalam memilih koleksi yang dikehendaki. Untuk dapat melaksanakan pembelian bahan pustaka, perpustakaan membutuhkan anggaran yang memadai dan teratur sehingga pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan tepat dan baik.

Namun dengan keterbatasan dana yang merupakan kendala dan penghambat kelancaran pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian. Untuk negara berkembang seperti Indonesia pengadaan buku dari luar negeri mempunyai prosedur yang berbelit-belit, baik dalam pembayaran maupun pengiriman bukunya. Karena itu pustakawan yang menangani pengadaan buku ini harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan dan perdagangan buku. Pembelian buku dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu melalui pemesanan langsung ke toko buku, dan penerbit maupun agen baik di dalam negeri atau luar negeri.

2.4.2 Hadiah atau Sumbangan

Koleksi perpustakaan yang diperoleh dengan hadiah dari berbagai sumber baik dari departemen atau instansi pemerintah, swasta atapun perorangan, sebagai kenang-kenangan atau tanda terima kasih.

Menurut Yulia (1993: 59) mengatakan bahwa cara-cara permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Hadiah atas permintaan

a) Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan seterusnya.

b) Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan

dan seterusnya) di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan sebagainya.

c) Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.

d) Apabila pihak donor telah mengirimkannnya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terimakasih.

e) Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.

2. Hadiah tidak atas permintaan

a) Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar b) Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.

c) Bahan pustaka yang diterima ditelusuri apakah subjeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika pustaka telah benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses.

d) Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.

Dengan uraian di atas perpustakaan yang bersumber dari hadiah atau sumbangan, perlu mempertimbangkan kecocokan koleksi yang disumbangkan dengan tujuan perpustakaan. Namun dengan adanya sumbangan hadiah ini, perpustakaan dapat terbantu dalam pengembangan bahan pustaka, jika bahan pustaka yang disumbangkan sesuai dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan pengguna perpustakaan.

2.4.3 Tukar Menukar

Kegiatan pertukaran mempunyai potensi yang cukup besar, mengingat dana pengadaan yang terbatas, dan adanya terbitan yang tidak dapat dibeli di toko buku, serta pertukaran merupakan kegiatan yang dapat mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Selain itu dengan melakukan pertukaran akan memberi kesempatan perpustakaan mengeluarkan bahan-bahan duplikat yang tidak dibutuhkan.

Sebelum melakukan kesepakatan tukar-menukar bahan pustaka dengan perpustakaan lain, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu apakah bahan pustaka yang ditawarkan oleh perpustakaan lain subjeknya sesuai dengan subjek yang dicakup oleh perpustakaan kita, serta perlu disiapkannya bahan pustaka yang akan digunakan sebagai penukarnya. Selain dari itu perlu diidentifikasi lebih dahulu,

perpustakaan atau lembaga mana saja yang dapat melakukan kerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.

2.4.4 Titipan

Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkan koleksi. Bahan pustaka dapat dipinjamkan tetapi statusnya tetap milik orang yang menitipakan koleksi terebut. Perpustakaan juga harus jeli dalam menerima titipan tersebut apakah koleksi yang dititip dapat dikategorikan koleksi yang sesuai dan dapat bermanfaat bagi pengguna dan perpustakaan.

2.4.5 Terbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka dengan penerbitan sendiri adalah salah satu kegiatan perpustakaan yang diharapkan dapat membantu pengembangan koleksi perpustakaan. Penerbitan koleksi ini diterbitkan oleh lembaga yang bersangkutan atau unit-unit yang dilingkupinya. Tugas pustkawan sama halnya dengan sepeti pengadaan bahan pustaka melalui hadiah, yaitu perpustakaan harus objektif dalam seleksi koleksi perpustakaan khususnya melalui terbitan sendiri.

Jenis koleksi ini biasanya tersimpan di pusat deposit, yaitu tempat yang menampung atau menyimpan hasil karya manusia. Melalui pusat deposit, perpustakaan memungkinkan untuk mendapat tambahan bahan pustaka yang bersifat grey literature. Misalnya; skripsi, tesis, disertasi, makalah, seminar, konferensi, laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

2.5 Pengadaan Bahan pustaka Melalui Akses Internet

Tugas pengadaan bahan pustaka merupakan tugas sederhana. Namun tugas ini akan rumit pada saat perpustakaan memesan buku dari penerbit luar negeri. Karena jarak jauh, dana yang terbatas, sistim komunikasi yang tidak lancar yang menyebabkan pemesanan buku dari luar negeri terhambat.

Tetapi, perkembangan teknologi di zaman sekarang, khususnya bidang IT membantu perpustakaan dalam hal pengadaan bahan pustaka melalui sistem jaringan

(internet). Secara umum pembelian ini dapat diakses dari : http://www.amazon.com, http://gramedia.com, http://erlangga.com, dan lain-lain.

2.5.1 Cara Pengadaan Bahan pustaka Melalui Internet

Perpustakaan sekarang ini banyak melakukan pengadaan bahan pustaka melalui internet, karena melalui internet perpustakaan dengan cepat memiliki bahan pustaka yang belum dimiliki oleh perpustakaan, ataupun bahan pustaka yang tidak beredar di pasaran.

Berikut beberapa cara melakukan pembelian dari alamat website yang dapat diakses melalui internet:

1. Mengisi form pembelian yang disediakan di website dengan mengirim e-mail ke toko atau penerbit buku yang bersangkutan.

2. Harga buku dan biaya pengiriman dilihat dari judul, pengarang, dan penerbit dan pembeli menyebutkan alamat lengkapnya, kemudian ditentukan tarif pengiriman. 3. Email yang sudah dikirim oleh pembeli akan dijawab oleh penerbit dan

mencantumkan harga buku dan biaya pengiriman.

4. Pada e-mail penerbit dicantumkan nomor rekening bank BCA, BII, LIPPO, BNI melalui ATM atau internet banking dan kemudian dilakukan konfirmasi biaya atau pembayaran.

2.5.2 Keunggulan Pengadaan Bahan pustaka Melalui Internet (online)

Salah satu kendala yang dihadapi oleh perpustakaan khususnya bidang pengadaan bahan pustaka adalah dana. Dimana perpustakaan kurang dapat menjangkau seluruh penerbit koleksi bahan pustaka di luar negeri. Sementara informasi yang mengglobal sangatlah dibutuhkan pengguna. Namun dengan melalui dengan perkembangan zaman yang berbasis jaringan elektronik, perpustakaan dapat terbantu dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka.

Pengadaan bahan pustaka dengan cara akses melalui internet mempunyai beberapa keunggulan yaitu: Penelusurannya cepat, tepat dan menyediakan penelusuran

yang variatif, dengan cara web form dimana alamat website menyediakan menu-menu yang digunakan pembeli untuk mencari informasi tentang koleksi yang dinginkan, dimana pembeli dapat melakukan penelusuran dari nama pengarang, subjek, judul, penerbit, penerbit, harga, tahun terbit, dan lain-lain. Selain itu menawarkan variasi harga, pembayaran, dan pengirimannya.

2.6 Inventarisasi

Menurut Yulia (1993: 144) menyatakan bahwa: “inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti pebendaharaan atau pemilikan perpustakaan.”

Uraian di atas menyebutkan bahwa dengan adanya inventarisasi, setiap bahan pustaka yang diterima dapat diketahui keterangan catatan koleksi bahan pustaka. Sebelum bahan pustaka siap dicatat ke dalam buku induk, harus diberi stempel inventarisasi dan stempel perpustakaan atau instansi.

Stempel inventarisasi memuat keterangan sebagai berikut: 1. Nomor registrasi / nomor akses

2. Asal perolehan

Keterangan yang dicatat pada kolom asal perolehan adalah apakah perolehan bahan pustaka tersebut diperoleh dari: hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan atau terbitan sendiri

3. Lokasi penyimpanan

Pada keterangan ini dicatat lokasi penyimpanan bahan pustaka tersebut. Misalnya: American corner, Referensi, deposit dan lain-lain

4. Jumlah eksempalar

Pada keterangan ini dicatat jumlah eksemplar bukunya. Misalnya: buku 5 eksemplar

5. Nomor klasifikasi/ nomor panggil

Nomor klasifikasi dicatat setelah pengolahan bahan pustaka (pengatalogan) dilakukan

Selain stempel inventarisasi, cap atau stempel perpustakaan / instansi / milik juga digunakan untuk sebagai tanda kepemilikan perpustakaan yang bersangkutan.

Berikut adalah gambar stempel inventarisasi

PERPUSTAKAAN TELADAN No. Akses

No. Panggil Sumber Diperiksa

Gambar-2: Stempel inventarisasi

Berikut adalah gambar stempel cap perpustakaan/instansi bahan pustaka

MILIK PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS TELADAN

Gambar-3: Stempel cap perpustakaan/instansi/milik

Tujuan utama kegiatan inventarisasi adalah: 1.Agar perpustakaan dapat mengontrol pemilikannya 2. Agar sitematika pembuatan laporan.

3. Menyusun statistik.

4. Mengetahui bahan pustaka yang sudah / belum dimiliki

5. Mengetahui bahan pustaka yang dimiliki pada kurun waktu tertentu 6. Mengetahui bahan pustaka yang hilang

7. Setelah dari pembeli ada konfirmasi transfer, maka penerbit mengirimkan buku yang sesuai dengan pesanan pembeli.

BAB III

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN DARMA

AGUNG-MEDAN

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Darma Agung Medan

Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang pertama sekali, seusia dengan Universitas itu sendiri. Dimana tujuan dari perpustakaan ini adalah untuk mendukung kegiatan perkuliahan atau proses belajar mengajar di Universitas tersebut. Perpustakaan ini diberi nama Perpustakaan Hermina Napitupulu. Perpustakaan ini terletak di jalan Bantam No. 21 Medan Sumatera Utara, dan didirikan pada tanggal 27 Mei 1957, dengan luas bangunannya sekitar 1.392 m2.

Sejak berdirinya Universitas Darma Agung, Universitas ini hanya memiliki satu perpustakaan sebagai inti atau pusat dari perpustakaan di Universitas tersebut. Namun dengan kebijakan rektorat, Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan direnovasi atau dibangun kembali, dimana Universitas tersebut membentuk atau membangun perpustakaan di setiap fakultas masing-masing. Perpustakaan ini dipisahkan pada tahun 2001. Perpustakaan fakultas yang ada di Universitas tersebut dibentuk dengan tujuan agar pengguna perpustakaan dapat lebih cepat memperoleh informasi dan staf pengajar akan memperhatikan perkembangan perpustakaan di fakultas.

Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sekarang teletak di jln. Dr. Td Pardede No. 21. Kondisi ruangannya dihiasi dengan foto kenangan Dr. Td Pardede, sebagai pemilik Universitas tersebut. Perpustakaan ini memiliki 17 rak buku untuk koleksi perpustakaan, 10 meja baca dan 40 kursi yang diberikan untuk pengunjung di perpustakaan tersebut. Tujuan dari Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sekarang sama dengan tujuan Perpustakaan yang pertama kali dibentuk.

Pelayanan pada Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dikhususkan untuk mahasiswa yang telah terdaftar di Universitas tersebut. Koleksi perpustakaan ini disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang heterogen dalam bidang akademik yaitu sesuai dengan program studi yang ada di Universitas Darma Agung Medan. Terbentuknya perpustakaan ini, tentunya membutuhkan pemimpin yang dapat

mengembangkan fungsi dan tujuan perpustakaan. Berikut adalah daftar nama orang yang pernah menjabat sebagai kepala Perpustakaan Darma Agung –Medan:

No Nama

1 Pdt. PL. Pasaribu 2 Drs. SP. Pakpahan 3 Drs. M. Situmorang 4 Drs. A. Gultom 5 Helen Sitorus Amd.

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

Tahun 2007 sampai sekarang, yang menjadi kepala Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah Rospika Simarmata. Latar belakang pendidikannya adalah DIII Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara, dan telah menyelesaikan studi di bidang Ilmu Komunikasi Universitas Darma Agung Medan, dan dibantu oleh staff pegawai yang bernama Sorta Tampubolon, SE. Setiap pustakawan memberikan pelayanan pada setiap pengunjung yang ingin mencari informasi yang dibutuhkannya, pengguna dapat bertanya langsung kepada pustakawan yang ada di perpustakaan tersebut.

3.2 Struktur Organisasi

Dalam suatu lembaga atau instansi perlu adanya struktur organisasi yang jelas sehingga semua unit dalam lembaga atau instansi tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi sangat penting untuk menggambarkan tugas dan tanggung jawab yang skematis pada instansi yang bersangkutan sehingga tercipta kegiatan kerja yang efektif dan efisien.

Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang terdahulu, menggunakan struktur organisasi secara mikro, dimana setiap petugas mempunyai tugas dan tanggung jawab pada bagian masing-masing. Setelah pembentukan perpustakaan fakultas, Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sekarang dikelolah oleh dua orang petugas perpustakaan yang terdiri dari kepala perpustakaan dengan latar belakang

pendidikan DIII Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan telah menyelesaikan studi di bidang Ilmu Komunikasi, dibantu oleh seorang staff dengan latar pendidikan S1 Ekonomi dan telah mendapatkan pelatihan kerja di bidang perpustakaan. Kepala perpustakaan dan pegawai perpustakaan, saling bekerjasama dalam mengelolah perpustakaan ini. Dari keterangan tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi Perpustakaan Universitas Darma Agung sangatlah sederhana, sehingga kepala perpustakaan mempunyai tugas untuk mengelolah perpustakaan itu sepenuhnya. Kegiatan kepala perpustakaan Universitas tersebut adalah:

1. Kegiatan bidang pengolahan yang mencakup sebagai berikut: a) Mengklasifikasi bahan pustaka

a) Menulis data bahan pustaka ke buku induk b) Menyusun buku ke rak sesuai dengan judul buku c) Katalogisasi

d) Pelabelan bahan pustaka

e) Memberi informasi ke fakultas tentang buku-buku yang dibutuhkan mahasiswa

f) Menjalin kerjasama antar perpustakaan di lingkungan Universitas Darma Agung/ISTP/APP

2. Kegiatan bidang sirkulasi yang mencakup sebagai berikut:

a) Melayani mahasiswa dalam proses pinjam meminjam buku b) Mengarahkan mahasiswa bagaimana menggunakan

buku-buku referensi

c) Mengarsip surat masuk dan surat keluar

3. Kegiatan bidang pemeliharaan yang mencakup sebagai berikut: a) Meperbaiki label buku yang telah rusak

b) Memperbaiki sampul buku yang telah koyak c) Penjilidan buku

d) Pemusnahan buku yang sudah tidak berguna lagi e) Membuat surat tentang perlengkapan yang dibutuhkan

perpustakaan.

Dengan perincian kegiatan kepala perpustakaan diatas, tugas dan tanggung jawab kepala perpustakaan Universitas Darma Agung tidaklah mudah, karena seorang kepala perpustakaan di Universitas ini harus ikut campur tangan dalam mengerjakan seluruh tugas atau kegiatan yang ada di perpustakaan tersebut.

3.3 Sumber Daya Manusia Perpustakaan

Sumber daya manusia merupakan komponen yang tidak terpisahkan dari suatu organisasi, karena sumber daya manusia merupakan tenaga inti yang berpotensi. Manusia merupakan faktor yang mempengaruhi, mewarnai, dan melingkupi suatu organisasi atau instansi tempat dia bekerja. Sehingga, berhasil atau tidaknya organisasi tersebut merupakan hasil usaha dari manusia yang bekerja pada organisasi yang bersangkutan.

Menurut Sutarno NS (2006: 161) unsur manusia meliputi beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :

a) Jumlah harus sesuai dengan formasi dan kebutuhan

b) Persyaratan, seperti pendidikan, kemampuan, keterampilan, pengalaman c) Komposisi, misalnya unsur pimpinan, unsur pelaksana, teknis, unsur

administrasi.

Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang sederhana, dimana perpustakaan dikelolah oleh dua orang yaitu:

1. Rospika Simarmata, S.Sos. 2. Sorta Tampubolon, SE

Pustakawan di Perpustakaan Universitas Darma Agung, merangkap seluruh pekerjaan yang ada di perpustakaan tersebut. Pustakawan di Universitas Darma Agung memiliki sifat yang ramah kepada setiap orang yang berkunjung di perpustakaan tersebut, hal ini tampak saat pengguna merasa kesulitan menemukan informasi yang dibutuhkan, pustakawan membantu dengan cara memberitahukan koleksi yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan pengguna.

3.4 Pengguna Perpustakaan

Pengguna adalah orang-orang yang mengunjungi perpustakaan dengan tujuan mencari informasi yang sesuai dengan keinginan atau kebutuhannya. Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, penggunanya berasal dari kalangan akademik yaitu: mahasiswa, dosen, dan pegawai. Pengunjung perpustakaan Universitas Darma Agung-medan, masih tergolong sedikit. Hal ini disebabkan karena di Universitas tersebut memiliki perpustakaan pada fakultas-fakultas yang ada di Universitas Darma Agung-Medan.

Mahasiswa yang terdaftar di Universitas Darma Agung-Medan, secara umum adalah pengguna perpusatakaan Universitas tersebut, dimana jumlah mahasiswa Universitas Darma Agung adalah sekitar 7615 mahasiswa. Universitas Darma Agung-Medan memiliki delapan fakultas dan terdiri dari berbagai jurusan yaitu:

Tabel-1 :Fakultas Universitas Darma Agung

No Fakultas Jurusan/ progaram studi

1 Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Komunikasi, Pemerintahan, Hubungan Internasional

2 Ekonomi Manajemen, Akuntansi

3 Keperawatan DIII dan S1 Keperawatan

4 Hukum Hukum Pidana dan Perdata

5 Teknik Teknik Elektro, Teknik Sipil, Teknik Mesin 6 Ilmu Pendidikan Dan

keguruan

Fisika, Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan, Agama

7 Sastra Sastra

8 Pasca Sarjana Komunikasi, Pemerintahan, Manajemen, Pertanian, hukum

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

Pengunjung yang tidak terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Darma Agung-Medan, tidak berhak meminjam koleksi yang tersedia di perpustakaan, melainkan pengunjung hanya diperbolehkan untuk sekedar membaca koleksi di perpustakaan tersebut. Karena pengguna yang berhak meminjam koleksi-koleksi perpustakaan ini hanyalah pengguna utama yaitu pengguna yang terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Darma Agung-Medan

Syarat-syarat untuk menjadi anggota perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan adalah sebagai berikut:

1. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Darma Agung-Medan pada saat itu

2. Menunjukkan kartu tanda mahasiswa yang telah berlaku dan melampirkan fotocopy kwitansi pembayaran uang kuliah

3. Memberikan identitas pribadi ke Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

4. Menyerahkan pas photo ukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar 5. Membayar uang pendaftaran sebesar Rp. 5000

6. Kartu tanda anggota perpustakaan (KTA) dipakai sampai tamat kuliah dari Universitas Darma Agung-Medan. Apabila kartu tersebut hilang

diharuskan untuk mengganti atau mengurus kembali kartu anggota perpustakaan, dan dikenakan biaya sebesar Rp. 5000.

Jam layanan Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan adalah:  Pagi : 08.00 – 12.00

 Siang : 14.00 – 17.00

Mahasiswa Universitas Darma Agung-Medan sebagai pengguna utama perpustakaan berhak meminjam koleksi perpustakaan sebanyak 2 buku, dengan batas waktu 1 minggu ditambah 1 minggu perpanjangan lewat dari hari yang ditentukan maka pihak perpustakaan akan mengenakan biaya denda sebesar Rp. 500/hari setiap buku.

3.5 Anggaran Perpustakaan

Anggaran merupakan unsur utama untuk menjalankan sebuah perpustakaan. Dalam hal ini pustakawan harus ikut serta dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk pengadaan bahan pustaka suatu perpustakaan.

Melalui wawancara yang dilakukan penulis petugas perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, anggaran untuk perpustakaan Universitas tersebut diperoleh dari pihak Universitas itu sendiri.

Koleksi-koleksi yang ada pada perpustakaan ini, banyak bersumber dari mahasiswa yang akan menyelesaikan perkuliahan di Universitas tersebut. Pihak perpustakaan membuat kebijakan untuk mengembangkan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dengan cara bekerjasama dengan pihak Universitas agar menghimbau kepada mahasiswa yang akan menyelesaikan perkuliahan di Universitas tersebut wajib menyerahkan karya ilmiah, buku sebagai bentuk sumbangan untuk menambah koleksi di perpustakaan, maksimal 2 buku yang berhubungan dengan koleksi yang dibutuhkan untuk pendidikan dan mahasiswa tersebut menyesuaikan buku yang akan disumbangkan sesuai dengan jurusan atau program studi yang dia jalani. Mahasiswa tersebut akan menyerahkan 1 buku sumbangannya untuk perpustakaan Universitas dan 1 lagi untuk perpustakaan fakultas.

3.6 Koleksi Perpustakaan

Koleksi adalah salah satu unsur yang terpenting di sebuah perpustakaan. Perpustakaan adalah tempat penyimpanan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang ada di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan disesuaikan dengan perpustakaan fakultas yang ada pada Universitas tersebut. Koleksi perpustakaan Universitas dan fakultas di Universitas Darma Agung, berupa kumpulan dokumen yang mendukung kegiatan perkuliahan pada jurusan-jurusan yang berada di fakultas yang bersangkutan. Sistem pengklasifikasian koleksi perpustakaan di perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan menggunakan DDC (Dewey Decimal Classification)

Berikut ini adalah daftar koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan tahun 2007:

Tabel-2: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung tahun 2007

No Koleksi/ Fakultas Judul Eks

1 Agama/ Theology 301 856

2 Hukum 213 474

3 Teknik Mesin 105 532

4 Teknik Elektro 61 97

Sumber : Perpusta kaan Universit as Darma Agung-Medan

K oleksi Referen

si Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan Tahun 2007 adalah sebagai berikut : Tabel-3: Koleksi Referensi Tahun 2007

No Koleksi Judul Eks

1 Direktori 35 35

2 Kamus Bahasa Inggris - Indonesia 1 1 3 Kamus Bahasa Indonesia - Inggris 1 1

4 Text Books 105 323

5 Terbitan Pemerintah 48 62

6 Ensiklopedia Americana 130 215

7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 31 46

8 Ensiklopedia Britanica 33 89

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 36

10 Pictured Ensiklopedia 16 20

11 Majalah 8 24

Jumlah 426 852

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

Berikut ini adalah daftar koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan tahun 2008-2009:

Tabel-4: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung tahun 2008-2009

6 Sosial 96 128

7 Keperawatan 185 653

8 Ekonomi 52 107

9 Politik 70 183

10 Sastra 169 202

11 Skripsi/ Tesis 219 219

12 Pertanian 9 84

Jumlah 1600 3840

No Koleksi/ Fakultas Judul Eks

Kolek si Refer ensi Perpu stakaa n Unive rsitas Darm a

Agung-Medan Tahin 2008-2009 adalah sebagai berikut:

Tabel-5: Koleksi Referensi Tahun 2009

No Koleksi Jumlah Eks

1 Direktori 48 48

2 Kamus Bahasa Inggris - Indonesia 1 1 3 Kamus Bahasa Indonesia - Inggris 1 1

4 Text Books 121 538

5 Terbitan Pemerintah 65 87

6 Ensiklopedia Americana 132 309 7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 35 54

8 Ensiklopedia Britanica 33 89

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 36 10 Pictured Ensiklopedia 18 23

11 Majalah 41 41

Jumlah 513 1227

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

2 Hukum 410 921

3 Teknik Mesin 211 845

4 Teknik Elektro 88 102

5 FKIP 241 422

6 Sosial 190 203

7 Keperawatan 238 1515

8 Ekonomi 75 227

9 Politik 109 479

10 Sastra 169 308

11 Skripsi/ Tesis 68 453

12 Pertanian 9 137

3.7 Seleksi Bahan pustaka

Seleksi bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan adalah dengan cara bekerjasama antara dosen, mahasiswa, rektor dan pihak perpustakaan. Seleksi bahan pustaka ini diadakan setahun sekali. Mahasiswa berhak untuk mengajukan koleksi yang akan diadakan di perpustakaan dan mendapat pertimbangan dari dosen. Petugas perpustakaan Universitas tidak begitu berperan aktif dalam menentukan hasil seleksi bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan.

Pihak dosen dan petugas perpustakaan fakultas bekerjasama untuk menentukan hasil seleksi bahan pustaka untuk koleksi di perpustakaan Universitas. Hal ini disebabkan karena koleksi perpustakaan yang ada di perpustakaan Universitas disesuaikan dengan kebutuhan fakultas dalam mendukung proses kegiatan akademik pada Universitas Darma Agung-Medan.

3.8 Alat Bantu Seleksi Bahan pustaka

Alat bantu pemilihan bahan pustaka digunakan untuk mempermudah proses pemilihan bahan pustaka yang dibutuhkan. Dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.

Alat bantu seleksi bahan pustaka yang digunakan oleh Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan adalah:

1. Katalog penerbit

Katalog penerbit yang digunakan adalah katalog penerbit yang informasinya mendukung kegiatan pembelajaran dan pendidikan di Universitas tersebut dan disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya

2. Brosur

Pihak Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan membeli brosur yang digunakan untuk memilih koleksi apa saja yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

3.9 Sistem Pengadaan Bahan pustaka pada Perpustakaan Darma Agung Medan Pada bidang pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan menggunakan cara untuk mengembangkan koleksi perpustakaan dengan cara:

 Pembelian

 Hadiah/ sumbangan  Tukar menukar  Penerbitan sendiri 3.9.1 Pembelian

Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling tepat karena dengan cara ini perpustakaan dapat mengadakan koleksi perpustakaan yang lebih memprioritaskan kepentingan atau kebutuhan pengguna. Pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dilakukan dengan cara membeli buku langsung ke toko buku yaitu dari: PT. Gramedia.Tbk, Erlangga. Di samping itu Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan juga berlangganan buku, majalah, dan koran untuk mengembangkan koleksi di perpustakaan tersebut.

3.9.2 Hadiah/Sumbangan

Selain dari cara pembelian, Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan mengadakan koleksinya melalui hadiah/sumbangan. Dalam hal ini, perpustakaan membuat kebijakan agar pihak Universitas menghimbau mahasiswa yang akan menyelesaikan perkuliahannya di Universitas tersebut wajib memberikan sumbangan berupa karya tulis dan buku maksimal 2 buku, dimana satu buku tersebut akan diserahkan pada perpustakaan Universitas dan satu lagi diserahkan pada perpustakaan fakultas. Pihak dosen juga memberikan sumbangan/hadiah kepada pihak perpustakaan Universitas berupa tulisan atau karya-karya ilmiah yang ditulis oleh dosen tersebut

Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan juga mendapatkan hadiah dari instansi-instansi yang mendukung perkembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan. Instansi yang biasanya memberikan sumbangan/hadiah untuk koleksi di perpustakaaan ini adalah:

2. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan 3. Pihak Kepolisian

Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang diperoleh dengan hadiah/sumbangan dari instansi-instansi yang turut membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Darma Agung adalah sebagai berikut:

Tabel-6: Koleksi dari hadiah

3.9.3 Tukar Menukar

Tukar menukar adalah salah satu salah satu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan tersebut mempunyai koleksi yang dianggap tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan ataupun jumlah eksemplar yang banyak.

Dari hasil wawancara penulis dengan kepala Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, pengadaan bahan pustaka dengan cara tukar menukar belum pernah dilakukan dengan Universitas lain, dan perpustakaan ini melakukan kegiatan tukar menukar hanya dengan perpustakaan fakultas yang ada pada Universitas Darma Agung-Medan untuk mengembangkan koleksi perpustakaan.

3.9.4 Terbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka untuk menambah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara menerbitkan bahan pustaka terbitan sendiri. Cara ini dilakukukan karena koleksi yang diterbitkan sendiri akan memiliki kreadibilitas tersendiri. Contoh koleksi terbitan sendiri adalah: Brosur, buletin, karya ilmiah dan buku pedoman yang dipergunakan sebagai pedoman perkuliahan di Universitas tersebut. Pada perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, contoh koleksi terbitan sendiri adalah:

No Instansi/bidang Judul Eks

1 Kepolisian 32 54

2 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 143 285 3 Buku dari Kantor Walikota 23 35

1. Karya-karya ilmiah dari dosen, mahasiswa baik berupa laporan, skripsi, tesis. 2. Profil Dan Kiprah Ketua Umum YPDA – ISTP – APP diterbitkan oleh: UDA Press 2005

3. Kepemimpinan Perempuan by: Sariaty Pardede, diterbitkan oleh: UDA Press 2003

3.10 Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan mencatat bahan pustaka yang baru dibeli ataupun yang baru diterima, dan bahan pustaka tersebut sudah menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Bahan pustaka yang telah ada di perpustakaan, akan dimasukkan datanya pada buku inventarisasi perpustakaan. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan melakukan inventarisasi koleksi perpustakaan pada buku induk. Namun Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, belum menggunakan komputer sebagai alat inventarisasi/alat pencatatan koleksi perpustakaan.

Berikut adalah format buku inventaris Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan :

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/staff Perpustakaan Darma Agung-Medan, maka penulis membuat kesimpulan sebagai berikut:

1. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan masih tergolong sederhana

2. Universitas Darma Agung-Medan memiliki perpustakaan fakultas selain perpustakaan Universitas

3. Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan disesuaikan dengan fakultas yang ada pada Universitas Darma Agung-Medan.

4. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dikelolah oleh dua orang. Satu orang sebagai kepala perpustakaan yang berlatar pendidikan di bidang Ilmu perpustakaan dan dibantu oleh staff pegawai yang berlatar pendidikan di bidang ekonomi, namun sudah mengikuti pelatihan kerja untuk mengelolah perpustakaan. 5. Pengadaan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang lazim

digunakan adalah pengadaan koleksi yang bersumber dari hadiah/sumbangan.

6. Setiap mahasiswa yang akan menyelesaikan perkuliaha di Universitas Darma Agung, wajib menyumbangkan karya tulis dan buku maksimal 2 buku, 1 untuk perpustakaan Universitas dan 1 untuk perpustakaan fakultas. Tujuan kebijakan ini adalah untuk membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan. 7. Pengadaan Bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

dilakukan dengan cara: pembelian buku dari toko buku, hadiah/sumbangan dari mahasiswa dan dosen serta pihak instansi-instansi yang membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, penerbitan sendiri yang berupa karya ilmiah dari dosen dan mahasiswa, tukar menukar koleksi dengan perpustakaan fakultas.

8. Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Darma Agung_Medan belum pernah melakukan pengaksesan dari internet/jaringan

9. Inventarisasi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, hanya masih menggunakan buku induk untuk pencatatan koleksi yang ada di perpustakaan Universitas dan belum menggunakan komputer sebagai alat pencatatan atau inventarisasi.

4.2 Saran

Setelah penulis membuat kesimpulan dari hasil pengamatan mengenai pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, penulis mmberi saran sebagai berikut:

1. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya dibuat pada ruangan yang lebih luas, karena perpustakaan Universitas adalah jantung dari Universitas tempat perpustakaan itu bernaung, dimana perpustakaan adalah tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen atau koleksi-koleksi yang dapat mendukung visi dan misi Universitas.

2. Dengan dibangunnya Ruangan perpustakaan yang luas, tentunya memerlukan struktur organisasi yang bertugas dan bertanggung jawab pada bidang masing-masing sehingga dapat mencapai tujuan yang ditetapkan pada perpustakaan, sehingga terbentuk perpustakaan yang menampung koleksi yang up to date sehingga menari minat baca pengguna perpustakaan ini.

3. Melalui akses dari internet/jaringan dapat menambah koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan dapat membantu keterbatasan dana untuk pengadaan bahan pustaka.

4. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya melakukan tukar menukar dengan perpustakaan Universitas lainnya, sehingga tercipta kerjasama yang baik dengan perpustakaan di luar perpustakaan Universitas yang bersangkutan.

5. Sistem inventarisasi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya menggunakan sistem komputer, karena menurut hasil pengamatan kualitas fisik buku sangat terbatas atau suatu saat akan mengalami kerusakan, pelapukan, sehingga diperlukan adanya pelestarian.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal Ibrahim. 2005. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta: Kanisius.

Philips, Eva. 1992. Membina Perpusatakaan. Jakarta: Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.

Evans, G. Edward. 2000. Developing Library and Information Center Collections. Colorado: A Division of Greenwood.

P. Sumardji. 1992. Pelayanan Referensi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Sofa, Pakde. 2008. Pengadaan Bahan perpustakaan Bag.1 <<Cari Ilmu Borneo>>.

Available at: http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan- pustaka...

Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: Ikatan Pustakawan Indonesia.

Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.

Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto. Yulia, Yuyu. 1993. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustak. Jakarta: Universitas Terbuka Depdikbud.

2. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan 3. Pihak Kepolisian

Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang diperoleh dengan hadiah/sumbangan dari instansi-instansi yang turut membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Darma Agung adalah sebagai berikut:

Tabel-6: Koleksi dari hadiah

3.9.3 Tukar Menukar

Tukar menukar adalah salah satu salah satu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan tersebut mempunyai koleksi yang dianggap tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan ataupun jumlah eksemplar yang banyak.

Dari hasil wawancara penulis dengan kepala Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, pengadaan bahan pustaka dengan cara tukar menukar belum pernah dilakukan dengan Universitas lain, dan perpustakaan ini melakukan kegiatan tukar menukar hanya dengan perpustakaan fakultas yang ada pada Universitas Darma Agung-Medan untuk mengembangkan koleksi perpustakaan.

3.9.4 Terbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka untuk menambah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara menerbitkan bahan pustaka terbitan sendiri. Cara ini dilakukukan karena koleksi yang diterbitkan sendiri akan memiliki kreadibilitas tersendiri. Contoh

No Instansi/bidang Judul Eks

1 Kepolisian 32 54

2 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 143 285 3 Buku dari Kantor Walikota 23 35

1. Karya-karya ilmiah dari dosen, mahasiswa baik berupa laporan, skripsi, tesis. 2. Profil Dan Kiprah Ketua Umum YPDA – ISTP – APP diterbitkan oleh: UDA Press 2005

3. Kepemimpinan Perempuan by: Sariaty Pardede, diterbitkan oleh: UDA Press 2003

3.10 Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan mencatat bahan pustaka yang baru dibeli ataupun yang baru diterima, dan bahan pustaka tersebut sudah menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Bahan pustaka yang telah ada di perpustakaan, akan dimasukkan datanya pada buku inventarisasi perpustakaan. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan melakukan inventarisasi koleksi perpustakaan pada buku induk. Namun Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, belum menggunakan komputer sebagai alat inventarisasi/alat pencatatan koleksi perpustakaan.

Berikut adalah format buku inventaris Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan :

Sumber : Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/staff Perpustakaan Darma Agung-Medan, maka penulis membuat kesimpulan sebagai berikut:

1. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan masih tergolong sederhana

2. Universitas Darma Agung-Medan memiliki perpustakaan fakultas selain perpustakaan Universitas

3. Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan disesuaikan dengan fakultas yang ada pada Universitas Darma Agung-Medan.

4. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan dikelolah oleh dua orang. Satu orang sebagai kepala perpustakaan yang berlatar pendidikan di bidang Ilmu perpustakaan dan dibantu oleh staff pegawai yang berlatar pendidikan di bidang ekonomi, namun sudah mengikuti pelatihan kerja untuk mengelolah perpustakaan. 5. Pengadaan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan yang lazim

digunakan adalah pengadaan koleksi yang bersumber dari hadiah/sumbangan.

6. Setiap mahasiswa yang akan menyelesaikan perkuliaha di Universitas Darma Agung, wajib menyumbangkan karya tulis dan buku maksimal 2 buku, 1 untuk perpustakaan Universitas dan 1 untuk perpustakaan fakultas. Tujuan kebijakan ini adalah untuk membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan. 7. Pengadaan Bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan

dilakukan dengan cara: pembelian buku dari toko buku, hadiah/sumbangan dari mahasiswa dan dosen serta pihak instansi-instansi yang membantu perkembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, penerbitan sendiri yang berupa karya ilmiah dari dosen dan mahasiswa, tukar menukar koleksi dengan

9. Inventarisasi Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, hanya masih menggunakan buku induk untuk pencatatan koleksi yang ada di perpustakaan Universitas dan belum menggunakan komputer sebagai alat pencatatan atau inventarisasi.

4.2 Saran

Setelah penulis membuat kesimpulan dari hasil pengamatan mengenai pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan, penulis mmberi saran sebagai berikut:

1. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya dibuat pada ruangan yang lebih luas, karena perpustakaan Universitas adalah jantung dari Universitas tempat perpustakaan itu bernaung, dimana perpustakaan adalah tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen atau koleksi-koleksi yang dapat mendukung visi dan misi Universitas.

2. Dengan dibangunnya Ruangan perpustakaan yang luas, tentunya memerlukan struktur organisasi yang bertugas dan bertanggung jawab pada bidang masing-masing sehingga dapat mencapai tujuan yang ditetapkan pada perpustakaan, sehingga terbentuk perpustakaan yang menampung koleksi yang up to date sehingga menari minat baca pengguna perpustakaan ini.

3. Melalui akses dari internet/jaringan dapat menambah koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan dapat membantu keterbatasan dana untuk pengadaan bahan pustaka.

4. Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya melakukan tukar menukar dengan perpustakaan Universitas lainnya, sehingga tercipta kerjasama yang baik dengan perpustakaan di luar perpustakaan Universitas yang bersangkutan.

5. Sistem inventarisasi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung-Medan sebaiknya menggunakan sistem komputer, karena menurut hasil pengamatan kualitas fisik buku sangat terbatas atau suatu saat akan mengalami kerusakan, pelapukan, sehingga diperlukan adanya pelestarian.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal Ibrahim. 2005. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Buku Pedoman Perguruan Tinggi. Jakarta: Kanisius.

Philips, Eva. 1992. Membina Perpusatakaan. Jakarta: Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.

Evans, G. Edward. 2000. Developing Library and Information Center Collections. Colorado: A Division of Greenwood.

P. Sumardji. 1992. Pelayanan Referensi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.

Sofa, Pakde. 2008. Pengadaan Bahan perpustakaan Bag.1 <<Cari Ilmu Borneo>>.

Available at: http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan- pustaka...

Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: Ikatan Pustakawan Indonesia.

Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.

Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto.

Yulia, Yuyu. 1993. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustak. Jakarta: Universitas Terbuka Depdikbud.