Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004: 3, menyatakan bahwa perputakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah,
menyediakan, pemanfaatan menyebarluasakan informasi. Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna perpustakaan untuk
menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.
2.3.4 Sistem Pelayanan Perpustakaan
Menurut Soeatminah 1992: 130, dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua system pelayanan yang umum digunakan. Kedua system pelayanan ini adalah
system pelayanan terbuka open access dan sistem pelayanan tertutup closed access . Perpustakaan harus dapat menentukan sitem pelayanan yang sesuai dengan keadaan
perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik. Untuk menentukan system pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus
diperhatikan kesesuaian koleksi dengn sistem pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah system pelayanan tertutup,
tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka system yang baik diberlakukan adalah system pelayanan terbuka.
2.3.4.1 Sistem Pelayanan Terbuka Open Access
Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna
harus mengetahui system pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan. Menurut Soeatminah 1992: 130 sistem pelayanan terbuka merupakan suatu
sistem pelayanan yang memperbolehkan penunjang perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka yang mengambilnya
dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang.
Keuntungan sistem ini adalah : a.
Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri.
Universitas Sumatera Utara
b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku
yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun yang
dikembalikan hari itu. c.
Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak. d.
Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka
saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan. f.
Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
Kelemahan sistem ini adalah : a.
Frekuensi kerusakan besar b.
Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan yang lain memerlukaan jarak yang longgar.
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering
mengadakan reshelving. d.
Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering binggung.
2.3.4.2 Sistem Pelayanaan Tertutup Closed Access
Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang
diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat
nomor buku yang akan dipinjamkannya. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting.
Menurut Soeatminah 1992: 137 Sistem pelayanan tertutup adalah suatu system pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi.
Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada
petugas untuk mengambilnya.
Keuntungan sistem in adalah:
Universitas Sumatera Utara
a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang lebih
dekat. b.
Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak. c.
Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.
Kelemahan sistem ini adalah : a.
Banyak tenaga yang terserap dibagian sirkulasi ini. b.
Terdapat sejumlah koleksi bahan pustaka tidak pernah dipinjam. c.
Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam.
d. Antrian peminjaman dan pengembalian buku di bagian ini sering berjubel,
keadaan ini membuang waktu
2.4 Jenis Pelayanan Pengguna 2.4.1. Pelayanan Sirkulasi
