38 Hasugian 2003 menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi pada
dasarnya adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil retrieval suatu dokumen dari suatu simpanan file, sebagai jawaban atas
permintaan informasi. Sedangkan Salton yang dikutip oleh Janusaptari 2006, 2 menyatakan
bahwa temu kembali informasi merupakan: Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali
informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam
sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan
record informasi bibliografi maupun data lainnya. Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa temu kembali
informasi adalah proses pencarian dokumen dengan mengguanakan istilah query yang berhubungan agar dokumen yang muncul sesuai dengan subjek yang
dibutuhkan pengguna.
2.2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik
Banyak teknik dalam mengolah dokumen elektronik. Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan
pengelolaan dokumen tercetak. Pengolahan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital
digital library. Salah satu proses pengolahan dokumen elektronik adalah proses digitalisasi dokumen. Proses digitalisasi adalah proses pengalihan dokumen
tercetak menjadi dokumen elektronik. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.
39 Menurut Pendit 2007, 244 Proses digitalisasi tersebut meliputi 3
kegiatan utama yaitu: 1.
Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital.
Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk
memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan
kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer
dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal
apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR Optical Character Recognition dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang
mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan
sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk
mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 dua alasan:
Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh
software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua,
proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak,
sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil
dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin
besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak
relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-
upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di- upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari
mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan
password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain- lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang,
judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain.
40 Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi
terdiri atas 3 tahap yaitu scanning , editing dan uploading. Proses ini dilakukan dalam digitalisasi koleksi Grey literature tercetak menjadi koleksi elektronik.
Koleksi yang akan di digitalisasi diubah dari bentuk tercetak ke bentuk eletronik kemudian diedit dan diolah menjadi berkas digital didalam komputer dengan cara
memberikan watermark, footer, hyperlink sesuai dengan standar perpustakaan tersebut dan kemudian di upload dan mengisi metadata dokumen tersebut.
41
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah yang digunakan untuk mendapatkan data dengan tujuan tertentu. Sesuai dengan permasalahan dan tujuan dari
penelitian yang dijabarkan pada Bab I, maka penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Metode penelitian kualitatif yaitu
penelitian yang berangkat dari inkuiri naturalistic yang temuan-temuannya tidak diperoleh dari prosedur penghitungan secara statistik Basrowi dan suwandi 2008,
22.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Negeri Medan yang berlokasi di Jalan Willem Iskandar, Pasar V - Kotak Pos No. 1589 Medan 20221.
Penetapan Perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai unit analisis dikarenakan Perpustakaan Universitas Negeri Medan memiliki ketersediaan
koleksi grey literature yang cukup besar dan tidak hanya tersedia dalam bentuk tercetak saja tetapi juga dalam bentuk elektronik.
3.3 Proses Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang dikemukakan pada Bab sebelumnya, proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah adalah menentukan
informan, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisis data,
dan keabsahan data. Hal-hal tersebut akan diuraikan dalam pembahasan berikut.
