Metode Penelitian Pengendalian Persediaan

1. Mengetahui bagaimana metode Economic Order Quantity EOQ bermanfaat dalam menentukan kuantitas pemesanan 25 obat generik. 2. Mengetahui efisiensi penggunaan Economic Order Quantity EOQ dalam meminimumkan biaya persediaan. 3. Membantu penulis dalam menerapkan ilmu dan pengetahuan yang telah didapat di perkuliahan ke dunia nyata. 4. Menambah wawasan penulis tentang penggunaan model Economic Order Quantity EOQ dalam menganalisis pengendalian persediaan. 5. Hasil tulisan ini dapat menjadi bahan masukan dan informasi untuk perusahan dalam upaya mengendalikan persediaan dalam proses pendistribusian obat ke seluruh instansi. 6. Dapat digunakan sebagai tambahan informasi dan referensi bacaan untuk mahasiswa matematika, terlebih bagi mahasiswa yang hendak melakukan penelitian serupa.

1.7 Metode Penelitian

Penelitian ini merupakan studi kasus pada perusahaan yang bergerak di bidang distribusi obat-obatan dan alat kesehatan. Langkah yang ditempuh dalam menyelesaikan penelitian adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data . Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah metode dokumentasi yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari dan mengutip arsip-arsip dan catatan yang ada di dalam laporan persediaan dalam perusahaan tersebut. Data yang dibutuhkan adalah data persediaan tahun 2011 yaitu: a. Jumlah Permintaan obat generik b. Jumlah kekurangan permintaan Universitas Sumatera Utara c. Ongkos pemesanan obat generik d. Ongkos penyimpanan obat generik e. Harga obat generik per unit f. Rata-rata permintaan selama lead time 2. Pengolahan Data a. Mengelompokkan data obat generik dengan memperhatikan besar investasi tiap obat. b. Mengambil 26 jenis obat generik yang memiliki total penggunaan biaya paling tinggi c. Menentukan jumlah pemesanan ekonomis menurut model deterministik, dalam hal ini digunakan model Economic Order Quantity EOQ Menentukan persediaan pengaman safety stock, reorder point ROP, persediaan maksimal maximum inventory d. Menentukan total biaya persediaan total cost dengan menggunakan model EOQ multi item dan membandingkan dengan biaya total persediaan menurut perusahaan. 3. Menarik kesimpulan dan saran dari pembahasan yang telah dilakukan. Universitas Sumatera Utara BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Persediaan

Iventory Persedian Iventory merupakan salah satu komponen yang mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan biasanya memiliki persediaan untuk dapat melangsungkan kegiatan perusahaannya. Keberadaan persediaan dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Dengan kata lain, persediaan digunakan untuk menghadapi ketidakpastian. Untuk memahami arti persediaan, maka akan dijelaskan beberapa definisi persediaan sebagai berikut: 1. Sofjan Assauri 1993, menjelaskan bahwa persediaan adalah “Suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal”. 2. Freddy Rangkutti 1996, menjelaskan bahwa persediaan adalah “Bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu”. Universitas Sumatera Utara 3. Sri Mulyono 2002, menjelaskan bahwa persediaan adalah “Sumber daya yang disimpan untuk memenuhi permintaan saat ini dan mendatang”. 4. Maulle Sasieni, Athur Yaspen dan Lawrence Friedmen, menjelaskan bahwa “Inventory is the physical stock of goods that a business keeps on hand in order to promote the smooth and efficient running of its affairs. It may be held before the production cycle, in the form of raw material inventory; at an intermediate stage in the production cycle, in the form of raw material. Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi ataupun barang jadi yang akan ditindak lanjuti guna kelancaran usaha suatu perusahaan. Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan, antara lain: 1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan kontinuitas proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. 2. Kontinuitas produksi atau distribusi tidak terhenti Hal ini mengakibatkan diperlukan tingkat persediaan yang tinggi, begitu juga sebaliknya. 3. Sifat barangpenolong Apakah barang cepat rusak durable good, atau barang lama undurable good. Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama, oleh karena itu bila barang yang diperlukan tergolong barang yang tidak tahan lama maka tidak perlu disimpan terlalau banyak. Universitas Sumatera Utara

2.1.1 Pentingnya Persediaan

Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya. Adapun alasan diperlukannya persediaan suatu perusahaan adalah: a. Dibutuhkannya waktu untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya. b. Alasan organisasi, untuk memungkinkan satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya. Menurut Render Barry dan Jay Haizer 2001, persediaan dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, yaitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu atau pengiriman yang tidak tepat. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “barang dalam proses” dalam persediaannya. Rosnani Ginting 2007, memaparkan bahwa fungsi persediaan yaitu: 1. Transation Motive Dalam hal ini persediaan menjamin kelancaran proses pemenuhan secara ekonomis permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Universitas Sumatera Utara 2. Precatuianary Motive Persediaan dapat meredam fluktuasi permintaan atau pasokan yang tidak beraturan. 3. Speculation Motive Persediaan merupakan alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari, atau dapt disebut persediaan dapat bersifat speculator.

2.1.2 Jenis – Jenis Persediaan

Persediaan dapat dibedakan atau dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu: 1. Persediaan Bahan Baku Raw Materials Stock Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, yang mana barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli purchased parts Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan barang-barang perlengkapan supplies stock Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau yang digunakan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. Universitas Sumatera Utara 4. Persediaan barang setengah jadi work in processprogress stock Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi finished goods stock Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual. Disamping itu persediaan dapat dikelompokkan berdasarkan fungsinya, yaitu: 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory Dalam Batch Stock atau Lot Size Inventory, pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar, sedangkan penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan bahanbarang yang dilakukan lebih banyak dari pada yang dibutuhkan. 2. Fluctuation Stock Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini fluctuation stock dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. 3. Anticipation Stock Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat Universitas Sumatera Utara

2.1.3 Biaya-Biaya dalam Persediaan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penyelesaian masalah persediaan adalah meminimumkan biaya total persediaan. Biaya persediaan adalah semua pengeluaran atau kerugian yang timbul akibat persediaan. Berikut akan diuraikan komponen biaya dalam persediaan: 1. Biaya Pembelian Purchasing Cost Biaya pembelian adalah harga pembelian setiap unit item jika item tersebut berasal dari sumber-sumber eksternal, atau biaya produksi per unit bila item tersebut berasal dari internal perusahaan. Biaya pembelian item-item selama satu periode pengendalian persediaan dapat dirumuskan sebagai berikut: = . . . . 1 Di mana: = Biaya pembelian selama satu periode = Biaya pembelian per unit = Jumlah pemesanan 2. Biaya Pengadaan Procurement Cost Ginting, Rosnani 2007 dalam bukunya mengelompokkan biaya pengadaan menjadi 2 jenis biaya berdasarkan asal-usul barang, yaitu: a. Biaya Pemesanan Order Cost Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari pihak lain supplier. Biaya ini pada umumnya meliputi: Universitas Sumatera Utara a. Pemrosesan pesanan b. Biaya ekspedisi c. Biaya telepon dan keperluan komunikasi lainnya d. Pengeluaran surat-menyurat dan perlengkapan administrasi lainnya. e. Biaya pengepakan dan penimbangan f. Biaya pemeriksaan penerimaan g. Biaya pengiriman ke gudang Biaya pemesanan tidak tergantung pada jumlah per item barangyang dipesan tiap kali pemesanan. Biaya pemesanan dipengaruhi frekuensi pemesanan per-periode kegiatan. Semakin sering dilakukan pemesanan, maka semakin besar pula total biaya pemesanannya. Total biaya pemesanan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: = . � � �=1 . . . 2 Di mana : = Total biaya pemesanan selama satu periode = Biaya setiap kali pesan � = Jumlah unit item i setiap kali pesan optimal D i = Permintaan barang ke-i b. Biaya Pembuatan Setup Cost Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Ongkos ini biasanya timbul di dalam pabrik, yang meliputi ongkos menyetel mesin, ongkos mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainya. Universitas Sumatera Utara 3. Biaya Penyimpanan Holding Cost or Carring Cost Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu. Jika barang yang disimpan merupakan barang jadi yang diterima dari pihak lain, maka biaya penyimpanannya meliputi: a. Biaya Sumber Daya Manusia SDM b. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan c. Biaya modal d. Biaya resiko kerusakan, kecurian e. Biaya keusangan f. Biaya asuransi persediaan g. Biaya pajak persediaan h. Biaya pengelolaanadministrasi penyimpanan Biaya penyimpanan dapat dinyatakan dalam dua bentuk, yaitu sebagai persentase dari nilai rata-rata persediaan per-periode dan dalam bentuk rupiah per periode per unit barang. Pada perusahaan yang memiliki produk yang lebih dari satu multi item, terdapat biaya penyimpanan untuk setiap item selain dari biaya penyimpanan untuk gudang. Biaya penyimpanan persediaan selama satu periode dirumuskan sebagai berikut: = . � . � 2 �=1 . . . 3 Di mana: = Total biaya penyimpanan selama satu periode = Biaya penyimpanan dalam dari nilai rata-rata persediaan � = Jumlah unit item i setiap kali pesan optimal � = Harga item i per-unit Universitas Sumatera Utara 4. Biaya Kekurangan Persediaan Shortage Cost Biaya kekurangan persediaan adalah biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu yang diperlukan. Biaya kekurangan persediaan pada dasarnya bukan biaya nyata, melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan. Termasuk dalam biaya ini, antara lain: a. Biaya administrasi tambahan b. Biaya tertundanya penerimaan keuntungan c. Biaya kehilangan pelanggan. d. Terganggunya proses produksi atau distribusi. e. Tambahan pengeluaran dan sebagainya. Dari komponen biaya di atas, terdapat hubungan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan total biaya persediaan dapat dilihat pada Gambar 2.1. A n n u a l C o st Order Quantity Gambar 2.1 Grafik Total Biaya Persediaan Ristono, Agus. 2009 Dari gambar di atas, dapat diketahui bahwa semakin besar jumlah barang yang dipesan order quantity, maka biaya penyimpanan semakin bertambah tinggi sedangkan biaya pemesanan semakin kecil. Sebaliknya semakin kecil jumlah barang yang dipesan, maka biaya pemesanan semakin besar sehingga biaya penyimpanan semakin kecil. Dengan demikian untuk memperoleh jumlah pemesanan optimum dan kapan dilakukan pemesanan haruslah dicari keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. = × + 2 × Universitas Sumatera Utara

2.2 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan masalah utama yang sering dihadapi oleh perusahaan dimana pengendalian persediaan sangat berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan itu sendiri. Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan merupakan serangkaian kebijakan yang menentukan ukuran dan mengwasi tingkat persediaan, kapan persediaan harus disiapkan dan berapa jumlah yang harus disediakan. Dengan demikian sistem ini bertujuan untuk menjamin tersedianya barang sesuai dengan permintaan dari konsumen. Persediaan juga dapat memenuhi permintaan yang bertambah sewaktu-waktu. Adapun tujuan khusus pengendalian persediaan bagi perusahaan, yaitu: 1. Menjaga supaya perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi ataupun distribusi. 2. Menjaga agar pembelian dalam jumlah relatif sedikit dan frekuensinya yang besar dapat dihindarkan sehingga total biaya pemesanan besar. 3. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih, sehingga biaya yang timbul akibat persediaan tidak terlalu besar. 4. Mencapai penggunaan peralatan yang optimal 5. Membuat pengadaan tidak perlu sesuai dengan penggunaan ataupun penjualannya.

2.3 Fungsi Pengendalian Persediaan