Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan kajian Teori

C. Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan kajian Teori

Dari data kepegawaian BKD Karanganyar disimpan dan diolah untuk dijadikan sebagai bahan analisis dan penentuan keputusan Kepala BKD untuk perbaikan periode berikutnya. Hal ini sejalan dengan konsep SIMPEG yang telah diterapkan dan arti makna dari sebuah sistem informasi yang dikemukakan oleh Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus M. ”Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi,” (Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus M., 2001 : 14)

1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar

Penerapan sebuah sistem informasi sangat dipengaruhi oleh 5 komponen, demikian pula dalam penerapan SIMPEG sangat dipengaruhi ke-5 (lima) komponen tersebut, yaitu : 1) Sumber Daya Manusia, 2) Sumber

commit to user

(database), 5) Sumber Daya jaringan.

a. Sumber Daya Manusia Karyawan / pegawai yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan / organisasi disebut sebagai spesialis informasi (information specialist). Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:95), “Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programmer dan operator. Kemudian ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan webmaster”. Frieyadie (2007) dalam artikelnya menyebutkan: Pada umumnya, Sumber Daya Manusia yang mengelola Sistem Informasi Manajemen terdiri dari beberapa bagian yaitu:

1) Pimpinan Sistem Informasi Manajemen Merupakan orang yang merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan dengan sistem informasi manajemennya. Dalam hal ini, yang menjadi pimpinan SIMPEG di BKD Karanganyar adalah Kepala Bidang Pengangkatan dan Pengembangan.

2) Sistem Analis Analis sistem adalah pakar dalam mengidentifikasi masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.

3) Programmer Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

4) Operator komputer Operator komputer menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan server. Dalam BKD Karanganyar; Sistem analis, programmer dan operator

commit to user

bertanggung jawab dalam pelaksanaan SIMPEG di BKD Karanganyar.

5) Data entry User yang bertugas memasukkan data ke dalam database melalui software aplikasi yang disediakan. Semua staff dalam bidang pengangkatan dan pengembangan berperan dalam entry data SIMPEG di BKD Karanganyar.

Bila dihubungkan dengan penelitian Bayu Purwanto (2010), sumber daya manusia yang mengelola sistem informasi manajemen di BKD Karanganyar mempunyai kelebihan yaitu adanya petugas data entry yang khusus bertugas melakukan input data ke database.

b. Sumber Daya Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah sekumpulan instruksi yang diberikan untuk mengendalikan perangkat komputer. Komputer tidak akan berguna tanpa keberadaan perangkat lunak karena komputer bekerja atas dasar instruksi. Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:135), “terdapat dua jenis dasar piranti lunak: piranti lunak sistem dan aplikasi. Piranti lunak sistem dibutuhkan untuk menggunakan komputer, sedangkan piranti lunak aplikasi memproses data pengguna”.

1) Piranti lunak sistem (operating system) Sistem operasi yang digunakan untuk masing-masing komputer dan server penunjang SIMPEG di BKD Karanganyar adalah Microsoft Windows XP. Windows XP menjadi pilihan mengingat sistem operasi ini cukup lama digunakan sehingga para petugas SIMPEG sudah cukup mengenal dan terbiasa menggunakannya.

2) Piranti aplikasi

a) Program aplikasi serbaguna (aplikasi umum) Aplikasi umum yang digunakan dalam SIMPEG BKD Karanganyar adalah ACD SEE, OFFICE 2003, ANTI VIRUS, ADOBE READER dan aplikasi standard windows XP

b) Program aplikasi spesifik

commit to user

SIMPEG yang dibuat sendiri oleh Programer BKD Karanganyar dengan berbasis Delphi.

Program aplikasi tersebut sesuai dengan yang dikemukakan Abdul Kadir (2003:204).

Bila dihubungkan dengan karakteristik aplikasi yang dikemukakan Raymond Mcleod, Jr.& George P. Schell (2007:139), aplikasi SIMPEG yang digunakan BKD Karanganyar mempunyai kelebihan dalam penggunaan bahasa dimana bahasa yang digunakan menggunakan bahasa Indonesia sehingga lebih cepat dipahami oleh petugas. Dalam aplikasi tersebut, pada bagian bawah terdapat kotak dialog keterangan yang membantu pengguna melihat informasi data dan jalan singkat dalam menyelesaikan tugas. Menu dan daftar perintah terdapat di bagian atas seperti pada aplikasi yang umum digunakan, hanya saja perintah tersebut tidak berupa icon melainkan tulisan sesuai dengan perintahnya. Formulir isian terpola dengan baik memudahkan para pengguna dalam entry data. Antarmuka aplikasi juga ditampilkan dalam bentuk grafis yang sangat mudah dipelajari pengguna sehingga pengguna baru yang awam sekalipun dapat dengan cepat belajar.

c. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras komputer merupakan suatu alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi. Perangkat keras pendukung sistem informasi bukan hanya berupa komputer melainkan juga semua perangkat fisik yang menunjang pengelolaan data menjadi informasi hingga informasi tersebut dapat digunakan sebagai laporan dan dasar pengambilan keputusan. Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:120) menyebutkan, “komponen utama perangkat keras yaitu prosesor, memori, ruang penyimpanan, alat input, alat output dan alat input/output”.

SIMPEG di BKD Karanganyar didukung 18 unit komputer yang tersebar di masing-masing ruang termasuk 5 komputer dan 1 server di ruang SIMPEG. Kesemuanya mercakup dalam 1 jaringan LAN dan Wi-fi (nirkabel). Disamping

commit to user

input pendukung SIMPEG adalah 1 buah scanner dan alat output berupa 14 printer yang tersebar di masing-masing ruang serta 3 buah LCD Proyektor.

d. Sumber Daya Basis Data (Database) Di dalam suatu organisasi, sistem basis data merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena diperlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Semakin berkembangnya basis data suatu organisasi memaksa organisasi tersebut harus menerapkan metode tertentu untuk dapat me- manage basis data. Metode tersebut dinamakan Sistem manajemen basis data. Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:157) menyebutkan, “sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari”. Dalam buku yang sama, Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:163) menjelaskan, “Ada tiga cara pengorganisasian data agar pemrosesan data menjadi lebih efisien (struktur basis data) yaitu struktur basis data hierarkis, struktur basis data jaringan dan struktur basis data relasional”.

BKD Karanganyar telah menerapkan sistem manajemen basis data dalam pengelolaan data yang masuk ke database. Hal tersebut memang perlu dilakukan mengingat besar dan beragamnya data yang masuk ke dalam data base sehingga dengan sistem manajemen basis data diharapkan data dapat diorganisasikan dengan baik dan data tertentu yang dibutuhkan sewaktu-waktu dapat disediakan dengan cepat. Aplikasi database SIMPEG di BKD Karanganyar menggunakan MS SQL Server 2008 Express Edition. Aplikasi ini telah cukup memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi kepegawaian.

Agar pemrosesan data lebih efisien, maka database SIMPEG BKD Karanganyar menggunakan struktur basis data relasional. Selain lebih mudah digunakan, hubungan antar tabel di dalam struktur ini juga bersifat implisit. Ketika hanya dibutuhkan sebagian kecil dari data untuk dibuat laporan, maka administrator dapat secara mudah membuka data-data yang memang dibutuhkan tanpa harus melakukan navigasi ke perantara melalui record data yang lebih

commit to user

dihubungkan bahkan digabungkan dalam I field meski berbeda kolom. Hal tersebut sesuai dengan struktur basis data relasional yang dikemukakan McLeod, Jr.& George P. Schell sehingga basis data SIMPEG ini digolongkan di dalamnya.

e. Sumber Daya Jaringan Komputer Jaringan yang dimaksud adalah lebih ditekankan pada komunikasi data, yaitu berkenaan dengan perpindahan data/informasi dalam bentuk digital dari suatu piranti ke piranti yang lain. Konsep jaringan komputer dijelaskan Eko Nugroho (2008: 34) dalam bukunya sebagai berikut: Pada dasarnya ada tiga peralatan komunikasi data yaitu komputer, alat komunikasi

dan media komunikasi. Data dari komputer pengirim dikodekan oleh alat komunikasi yang disebut encoder, diubah bentuknya sehingga dapat ditransmisikan lewat media komunikasi. Sinyal yang tiba pada penerima harus dikodekan kembali ke bentuk semula dengan alat komunikasi yang berupa decoder. Barulah dengan demikian data dapat diterima oleh komputer penerima.

Dalam bukunya, Eko Nugroho (2008:41) menjelaskan, “terdapat beberapa cara bagaimana suatu komputer terhubung ke jaringan (topologi jaringan) yaitu topologi bus , topologi ring, topologi star dan topologi mesh”. Masih dalam buku yang sama, Eko Nugroho (2008:42) juga menyebutkan, “secara garis besar, model koneksi jaringan komputer yang berkembang saat ini ada dua macam, yaitu model peer to peer dan model client-server”.

Jaringan komputer yang digunakan untuk mendukung SIMPEG mempunyai fungsi utama sebagai media komunikasi data dan pertukaran informasi. Komponen jaringan komputer di BKD Karanganyar terdiri dari :

- Komputer, semua komputer dan laptop di BKD Karanganyar tercakup dalam

1 jaringan komputer dengan sebuah komputer sebagai server. - Terminal sebagai alat input/output di BKD Karanganyar berupa sebuah hub atau switch yang menghubungkan server dengan komputer client baik dengan kabel maupun nirkabel.

- Media transmisi, BKD Karanganyar menggunakan 2 media untuk transmisi data, yaitu dengan UTP (jaringan LAN) dan nirkabel (wi-fi).

commit to user

data/informasi ke media transmisi atau penerima informasi dari media transmisi. Prosesor komunikasi di BKD Karanganyar adalah modem yang terdapat di masing-masing komputer.

Komponen tersebut sesuai dengan yang dikemukakan Abdul Kadir (2003: 311).

Dalam hubungan antar komputer, BKD Karanganyar menggunakan topologi star dengan hub sebagai perangkat tambahan yang menghubungkan masing-masing komputer client ke server. Dengan demikian model koneksi komputernya adalah model client-server. Komponen jaringan, penggunaan topologi jaringan dan model hubungan antar komputer yang diterapkan dalam SIMPEG di BKD Karanganyar ini sama dengan jaringan hasil penelitian Jaka Nugraha (2007), tentang Implementasi Kebijakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam Menunjang Pelayanan Kepegawaian pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Propinsi Jawa Barat.

2. Usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem