Deskripsi Permasalahan Penelitian

B. Deskripsi Permasalahan Penelitian

Sejalan dengan permasalahan yang dikaji yaitu “Analisis penerapan SIMPEG di BKD Karanganyar”, maka untuk memberikan gambaran mengenai data yang berkaitan dengan permasalahan penelitian tersebut, peneliti menggunakan teknik bola salju untuk menentukan informan yang mengetahui permasalahan secara mendalam yaitu merujuk pada informan pertama yaitu Kepala Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar Bapak Drs. Sudirdjo, MM yang

commit to user

BKD menunjuk 2 orang informan yaitu Bapak Drs. M Darin, MM selaku Kepala Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian serta Bapak Drs. Agam Bintoro Kepala Bidang Pengangkatan Dan Pengembangan. Untuk memperdalam analisis mengenai SIMPEG, Bapak Agam Bintoro menunjuk Bapak Isnan Nur Aziz selaku Staf Pada Sub Bidang Pengembangan, Informasi Dan Pelaporan sekaligus pegawai yang bertanggung jawab mengurusi jalannya SIMPEG di BKD Karanganyar. Agar data yang diperoleh lebih lengkap, perlu kiranya peneliti memberi gambaran data yang relevan dengan perumusan masalah yaitu sebagai berikut: (1) Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar, (2) Usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar, (3) Keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar. Gambaran data penelitian tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di BKD Karanganyar mulai diterapkan sejak tahun 2003. Dengan anggaran sepenuhnya dari APBD Kabupaten Karanganyar, SIMPEG diwujudkan guna mempermudah pengelolaan administrasi pegawai negeri sipil di Karanganyar yang pengelolaannya dilakukan oleh BKD Karanganyar. Sebelum diterapkannya SIMPEG, pengelolaan data kepegawaian di BKD Karanganyar dilakukan secara manual, yaitu setiap file pegawai diketik dan dimasukkan ke dalam almari arsip.

Seperti dikatakan informan I dalam wawancara tanggal 30 Desember

2009,

“Sebelumnya, data para pegawai diketik secara manual satu per satu dan disimpan ke dalam almari arsip sesuai dengan metode penyimpanan tertentu untuk memudahkan dalam pencarian. Meski demikian, hal tersebut cukup menghambat mengingat lamanya waktu untuk entry data setiap pegawai, belum lagi dalam mencari dan menemukan data pegawai tersebut ketika sewaktu-waktu dibutuhkan”.

commit to user

tanggal 6 Januari 2010 menyebutkan, “Sebelum adanya SIMPEG, pengelolaan administrasi pegawai dilakukan

secara manual, hampir sama seperti sekarang,setiap data di-input hanya saja dengan menggunakan mesin ketik. Kita pun dapat mencari data pegawai seperti NIP dan lain-lain sama seperti pada SIMPEG, hanya saja waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan menemukan kembali lebih lama karena tidak ada dukungan komputer”.

Dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian, peranan SIMPEG sangat besar sekali. Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 30 Desember 2009,

”Dengan penerapan SIMPEG menggunakan fasilitas komputer jelas sangat membantu sekali dalam proses pendataan kepegawaian, karena semua tidak lagi dikerjakan secara manual dengan mesin ketik, tetapi sudah terkomputerisasi. Dalam aplikasi SIMPEG ini juga terdapat menu-menu yang memungkinkan kita mengelola data dengan cepat. Kita dapat melihat sekaligus mencetak informasi yang kita perlukan saja guna keperluan laporan dengan mudah dan cepat tanpa harus kesulitan mencarinya”.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal

30 Desember 2009, ”Pada saat pendataan pegawai, selain data diri pegawai, juga dicatat

data berbagai hal yang berhubungan dengan pegawai yang bersangkutan dalam sebuah form. Kemudian form ini dipindah kedalam SIMPEG. Sebelum menggunakan SIMPEG form ini disimpan dan ditempatkan di rak kemudian apabila suatu ketika data pegawai dibutuhkan, petugas harus mencari form tersebut dari rak. Dengan SIMPEG hal tersebut tidak perlu dilakukan lagi, karena data pegawai sudah tersimpan dan dapat dibuka dan diakses dengan mudah dan cepat”.

Demikian juga diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 30 Desember 2009,

“Penerapan SIMPEG dengan komputerisasi sangat memudahkan staff dalam menyimpan dan menemukan kembali data-data pegawai. Bila sebelumnya kita harus mencari dalam almari arsip saat membutuhkan data tersebut, kini kita tinggal mengetikkan apa yang kita butuhkan ke dalam komputer, dan semua informasi kepegawaian yang kita butuhkan akan muncul. Hal ini sangat memudahkan kita dalam menyimpan dan mengelola database. Dalam aplikasi SIMPEG ini sudah ada menu menu yang sangat memudahkan para staff dalam entry data dan pengelolaan data/informasi. Data-data kepegawaian bisa kita cari sesuai kebutuhan dan seketika itu juga dapat dicetak sebagai bahan laporan”.

commit to user

Pernyataan-pernyataan tersebut diperkuat informan IV pada wawancara tanggal

30 Desember 2009, ”Penggunaan SIMPEG sangat memudahkan proses pendataan pegawai yang ada. Apabila sebelumnya data setiap pegawai diketik dalam sebuah form register banyak sekali dan menggunakan buku induk yang berisi data pegawai tersebut, setelah adanya SIMPEG semua form register sudah tercakup dalam komputer dan juga data pegawai sudah tersedia di komputer”.

Dari data-data di lapangan tersebut, diperoleh kesimpulan bahwa peranan SIMPEG di BKD Karanganyar dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu :

a. Mempermudah Proses Pencatatan dan Pendataan Pegawai Dalam SIMPEG semua data kepegawaian dimasukkan ke dalam komputer dan disimpan dalam satu database kepegawaian. Dengan adanya komputer sebagai pendukung SIMPEG, pencatatan dan pendataan dapat dilakukan dengan lebih mudah oleh para pegawai.

b. Mempermudah Penyimpanan dan Akses terhadap Database Pegawai Di setiap instansi, data kepegawaian merupakan hal yang penting, karena digunakan sebagai bahan analisis instansi terhadap para pegawainya. Oleh karena itu pengelolaan data kepegawaian harus dilakukan dengan praktis dan mudah diakses. Penerapan SIMPEG berbasis berbasis komputerisasi di BKD Karanganyar sangat memudahkan para staff baik dalam menyimpan maupun menemukan kembali data-data pegawai untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Mempermudah Pencarian dan Cetak Data sebagai Bahan Pelaporan

Sesuai dengan uraian tugas BKD Karanganyar Keputusan Bupati Karanganyar Nomor : 3 Tahun 2009 yaitu Membuat laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban atas tugas yang diberikan. Maka secara berkala sesuai permintaan atasan maka Kepala BKD Karanganyar harus membuat laporan. Dalam aplikasi SIMPEG, sudah terdapat menu-menu yang sangat memudahkan para staff untuk melihat sekaligus mencetak data sesuai dengan kebutuhan sebagai bahan laporan.

commit to user

Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Proses pengelolaan administrasi kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar dapat digambarkan ke dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 8 . Proses Pengelolaan SIMPEG

- Subsistem Pengumpulan data Untuk mempermudah pengumpulan data sekaligus sosialisasi awal mula penerapan SIMPEG di BKD Karanganyar, pihak BKD mengirimkan surat pengantar ke instansi-instansi negeri di Kabupaten Karanganyar untuk mendata setiap pegawai yang ada di instansi tersebut dengan mengisi blanko yang telah dibuat pihak BKD. Blanko tersebut kemudian dikembalikan ke BKD Karanganyar dalam waktu yang sudah ditentukan. Disamping menggunakan blanko, pengumpulan data juga dilakukan dengan menggunakan softfile dimana para pegawai diminta mengumpulkan data diri dengan format yang sudah ditentukan pihak BKD dan disimpan ke dalam CD ataupun flashdisk. Hal ini dilakukan untuk mempercepat proses input data. Selama pengumpulan data, tidak ada kendala dari masing-masing instansi mengingat jangka waktu pengumpulan dan petunjuk pengisian yang memudahkan pegawai dalam mengisi blanko.

- Subsistem Input data Setelah data pegawai terkumpul, data tersebut di-input oleh sub bidang pengembangan, informasi dan pelaporan. Sehingga terdapat 2 jenis data yaitu data manual berupa form dan data yang telah di-input ke komputer

Pengumpulan Data

Input Data

Pengolahan Data

Output Informasi

Peremajaan Data

Data manual

Data elektroni k

Penyimpanan

commit to user

lengkap, NIP, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, alamat, instansi tempat bekerja, status kepegawaian, jenis kepegawaian, tingkat pendidikan, pangkat/golongan, masa kerja, jabatan, data keluarga dan lain-lain. Sementara, data berupa form disimpan ke gudang dengan metode pemberian nomor untuk setiap bendel dimana tiap bendel terdiri beberapa form pegawai sesuai unit kerjanya. Karena banyaknya data pegawai yang di-input sementara jumlah petugas SIMPEG terbatas, maka terjadi keterlambatan input dari waktu yang telah ditetapkan. Kesalahan-kesalahan kecil karena human error seperti kesalahan mengetik data dan memasukkan data juga sering terjadi sehingga memperlambat proses input data. Untuk mengatasi hal tersebut, beberapa petugas dan komputer dari bidang lain pun diperbantukan. Beberapa waktu belakangan, data kepegawaian ini dapat dilihat di masing- masing unit kerja, bahkan pegawai dapat mengganti beberapa data tertentu. Hal ini lebih memudahkan dalam pengecekan dan peremajaan data.

- Subsistem Pengolahan data Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data kepegawaian adalah :

1) Coding data, merubah data menjadi kode-kode; misalnya jenis

kelamin laki-laki ditulis dengan angka 0 dan perempuan dengan 1.

2) Classifying data; mengklasifikasikan data dilakukan dengan:

a) mengelompokkan data ke dalam grup berdasarkan karakteristik tertentu, misalnya mengelompokkan dalam usia, jenis kelamin dan agama.

b) Mengurutkan data, misalnya mengurutkan NIP, nama sesuai abjad atau instansi sesuai abjad.

c) Menggabungkan data ke dalam 1 form dengan kriteria tertentu sesuai kebutuhan, misalnya untuk keperluan kenaikan pangkat, data yang dibutuhkan adalah pangkat/gol. Terakhir, masa kerja, pendidikan terakhir dan lain-lain.

commit to user

keperluan tunjangan, maka data yang ditampilkan hanya data-data yang diperlukan untuk tunjangan.

3) Calculating, proses operasi aritmatik terhadap field data kepegawaian, misalnya jumlah pegawai yang bekerja pada instansi tertentu, atau jumlah pekerja di daerah tertentu.

4) Summarizing, proses akumulasi data, misalnya penambahan masa kerja setiap bulannya.

5) Displaying result, menampilkan hasil informasi pegawai ke dalam monitor ataupun hasil cetakan.

6) Reproducing, mencetak dan menggadakan hasil informasi kepegawaian untuk para pemakai yang membutuhkan, misalnya laporan bupati untuk pengambilan keputusan.

Kendala utama yang dihadapi dalam pengolahan data ini adalah kurangnya petugas yang berperan sebagai spesialis informasi. Hanya ada seorang petugas ahli yang merangkap peranannya sebagai analis sistem, programmer sekaligus administrator database. Sementara petugas yang lain hanya bertugas sebagai entry data. Hal ini cukup menghambat dalam pengolahan data. Pihak BKD sendiri berencana akan melakukan penambahan petugas yang ahli dalam bidang komputer sehingga nantinya ada pembagian tugas dalam spesialis informasi.

- Subsistem Output informasi Data kepegawaian yang telah diolah menghasilkan informasi kepegawaian yang dapat digunakan diantaranya untuk pengambilan keputusan dalam mutasi pegawai, pengangkatan pegawai baru, pemberhentian pegawai, pensiun pegawai, tunjangan gaji maupun kenaikan jabatan. Informasi ini dapat ditampilkan sesuai dengan kebutuhan dan langsung dicetak sebagai bahan laporan dan pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan dalam SIMPEG ini telah memenuhi kebutuhan dan memudahkan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

commit to user

Untuk melihat bagaimana penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar, tidak akan lepas dari kelima komponen yang sangat berperan dalam penerapan SIMPEG. Komponen- komponen tersebut yaitu:

a. Sumber Daya Manusia Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 6 Januari 2010,

“SIMPEG di BKD Karanganyar dikelola oleh Bidang pengangkatan dan pengembangan. Sampai sejauh ini petugas yang mengelola SIMPEG dirasa masih kurang. Hanya ada 1 orang yaitu bapak Isnan yang mengurusi SIMPEG mulai dari analis sistem, administrator database, webmaster, spesialis jaringan, programmer hingga maintenance jaringan, hardware dan software. Sementara input data dilakukan semua staff di bagian SIMPEG. Karena masih kurangnya pegawai yang berkompeten di bidang komputer untuk mengurusi SIMPEG, kadang terjadi keterlambatan input data terutama pada waktu CPNS. SDM yang dimiliki pegawai juga dirasa masih kurang mengingat keterbatasan dana untuk pengembangan keahlian, sehingga terkadang ada kesalahan dalam input data dan harus mengulang input kembali”.

Hal yang sama juga diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 6 Januari 2010

“BKD Karanganyar saat ini hanya mempunyai seorang programmer yaitu bapak Isnan yang merangkap sebagai operator. Disini terutama di bagian SIMPEG masih kekurangan tenaga yang berkompeten dalam komputer. Untuk input data dapat dilakukan oleh semua staff di bagian SIMPEG yang totalnya berjumlah 9 orang, tetapi untuk pemeliharaan selanjutnya dan manipulasi data kembali diserahkan ke bapak Isnan. Untuk penambahan karyawan berkaitan dengan tenaga pranata komputer masih dimintakan (diusulkan). SDM pegawai sendiri sebenarnya masih kurang sehingga terkadang muncul hambatan-hambatan dalam penerapan SIMPEG berkaitan dengan SDM yang mengelola seperti keterlambatan input maupun kesalahan dalam input data. Peningkatan SDM pegawai dilakukan melalui pelatihan-pelatihan, seminar dan workshop tetapi sejauh ini belum menjadi program tahunan tergantung dana dan kebutuhan”.

Setelah diamati, kekurangan petugas ini hanya terjadi pada kondisi-kondisi tertentu seperti pada waktu CPNS kemarin dimana data para pelamar

commit to user

Tetapi pada kondisi normal, petugas dirasa telah mencukupi dalam mengelola SIMPEG. Hanya saja, memang perlu ada penambahan 1 – 2 petugas yang ahli dalam seluk beluk komputer untuk berbagi tanggung jawab sebagai spesialis informasi di BKD Karanganyar karena saat ini hanya ada seorang petugas yang merangkap mengelola semua tugas spesialis informasi. Dari data dan pengamatan diatas dapat dikatakan bahwa kekurangan pegawai terjadi pada spesialis informasi. Hanya ada seorang pegawai yang merangkap mengelola semua tugas dalam spesialis informasi. Sementara petugas lain yang mengurusi entry data kurang mempunyai kemampuan dalam spesialis informasi sehingga terkadang spesialis informasi kewalahan dalam melakukan tugasnya.

b. Sumber daya perangkat lunak (Software) Dari data di lapangan, tampilan aplikasi SIMPEG di BKD Karanganyar adalah sebagai berikut:

1) Tampilan halaman login

Gambar 9 . Halaman Login SIMPEG Tampilan halaman login sangat sederhana. Untuk pembatasan akses SIMPEG, maka staff pengelola SIMPEG harus memasukkan nama dan sandi sebelum menggunakan aplikasi SIMPEG

2) Tampilan Halaman Utama

commit to user

Gambar 10 . Halaman Utama SIMPEG Gambar di atas adalah halaman tampilan utama aplikasi SIMPEG. Di bagian atas terdapat beberapa menu untuk memudahkan pengelolaan data kepegawaian diantaranya • Data Pegawai, menu untuk melihat masing-masing data pegawai secara

lengkap • Ijin belajar dan gelar, menu untuk mengetahui gelar dan ijin belajar dari pegawai • DUK, menu untuk melihat daftar urut kepangkatan para pegawai

• Nominatif, menu untuk melihat nominatif pegawai • Data pilah, menu untuk menyortir data/ informasi tertentu yang

diperlukan sebagai bahan laporan • Rekapitulasi, menu untuk merekapitulasi data pegawai

• Admin, menu untuk mengijinkan administrator database melakukan pengolahan data

3) Tampilan halaman pencarian data pegawai

commit to user

Gambar 11. Halaman Pencarian Data SIMPEG Gambar di atas merupakan gambar tampilan pencarian data pegawai. Terdapat beberapa pilihan menu untuk memudahkan pencarian seperti tipe pencarian bisa dengan awalan nama pegawai maupun sisipan dari nama pegawai. Petugas juga dapat mencarinya sesuai dengan NIP.

4) Tampilan halaman biodata pegawai

Gambar 12 . Halaman Biodata Pegawai

commit to user

hingga riwayat dan foto. Informasi tersebut juga dapat dengan mudah dicetak sesuai dengan kebutuhan data yang diinginkan.

5) Tampilan halaman ijin belajar

Gambar 13. Halaman Ijin Belajar Terdapat form yang diisikan petugas berkaitan dengan pengajuan ijin belajar pegawai. Data dari kolom tersebut secara otomatis masuk ke database dan meng-update informasi dari pegawai yang bersangkutan.

6) Tampilan halaman daftar urut kepangkatan

Gambar 14. Halaman DUK

commit to user

Petugas dapat dengan cepat mencari pegawai pegawai dengan golongan tertentu, jabatan tertentu dan unit kerja tertentu pula. Hasil informasinya juga dapat langsung dicetak.

7) Tampilan halaman cetak

Gambar 15 . Halaman Cetak SIMPEG Gambar di atas merupakan tampilan halaman pencetakan. Informasi yang dibutuhkan dalam laporan dapat langsung dicetak tanpa harus mengedit tampilan maupun format pencetakan.

Seperti diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 6 Januari 2010, “Software SIMPEG saat ini merupakan software buatan sendiri

yang dirancang oleh Bapak Isnan. Sebelumnya, software SIMPEG mengadopsi dari provinsi tetapi karena kesulitan maintenance, akhirnya mengembangkan sendiri (memodifikasi aplikasi dari provinsi) karena kami juga punya tenaga sendiri untuk analis sistem dan programmer komputer.Sampai saat ini tidak ada kekurangan dalam hal software karena aplikasi ini dirasa telah cukup memenuhi kebutuhan. Disamping itu, maintenance software juga dilakukan setiap saat oleh bapak Isnan selaku pembuatnya”.

Hal tersebut juga sesuai dengan yang dikemukakan oleh informan IV pada wawancara tanggal 6 Januari 2010

“Aplikasi SIMPEG di BKD Karanganyar awalnya didapat dari pemerintah provinsi dalam bentuk Webbase application. Karena

commit to user

menggunakan Delphi sesuai dengan apa yang menjadi kebutuhan di SIMPEG BKD Karanganyar”.

Dari wawancara dan data di atas disimpulkan bahwa operating system untuk menunjang SIMPEG menggunakan Windows XP dengan didukung aplikasi-aplikasi yang membantu dalam pengelolaan data pegawai. Semua operating system di BKD Karanganyar menggunakan Windows XP untuk memudahkan

sudah terbiasa menggunakannya. Khusus untuk aplikasi SIMPEG sendiri dibuat sendiri oleh programmer BKD. Sementara untuk aplikasi SIMPEG-nya sendiri,cukup mudah digunakan dan sangat membantu para petugas dalam pengelolaan data SIMPEG. Hal ini dapat dilihat dari model aplikasi yang tidak jauh berbeda dengan aplikasi umum yang biasa digunakan. Hal ini juga didukung dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia sehingga orang awam pun dengan cepat dapat mempelajari.

c. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware) Informan I pada wawancara tanggal 6 Januari 2010 menyebutkan, “Peralatan komputer pendukung SIMPEG sudah cukup memenuhi. Apabila nantinya ada kekurangan,akan dipenuhi secara bertahap sesuai dengan kebutuhan”.

Sementara informan IV pada wawancara tanggal 6 Januari 2010 menyebutkan,

“Saat ini terdapat 5 komputer dan 1 laptop di bagian SIMPEG dan beberapa komputer yang tersebar di masing-masing bidang yang kesemuanya terintegrasi dalam 1 jaringan untuk mendukung entry data pegawai. Disamping itu terdapat 1 buah komputer dengan spesifikasi chipset dual core 2,2GHz dengan memory 4 GB yang difungsikan sebagai server. Mengingat semakin besarnya data yang harus di-entry, maka secara bertahap akan dilakukan upgrade terutama untuk server dan penambahan jumlah komputer sehingga pengelolaan data dapat dilakukan dengan lebih cepat”.

Peneliti mengamati kondisi dan jumlah komputer yang digunakan dalam

commit to user

data. Spesifikasi komputer juga telah memenuhi kualifikasi. Hanya saja komputer server masih harus di upgrade agar benar-benar mampu menjadi sebuah server dan lebih cepat digunakan dalam pengelolaan SIMPEG. Dari uraian tersebut disimpulkan bahwa hardware yang menunjang SIMPEG saat ini memang sudah cukup memenuhi. Tapi mengingat semakin berat dan bertambahnya pekerjaan, dirasa perlu untuk meng- upgrade komputer terutama komputer server agar pengelolaan data dapat dilakukan lebih cepat.

d. Sumber Daya Basis Data (Database) Database SIMPEG di BKD Karanganyar berada pada komputer server yang ditempatkan di ruang SIMPEG. Seperti yang diungkapkan informan

III pada wawancara tanggal 6 Januari 2010: “Ðata yang kita input ini langsung masuk ke database yang ada di

server . Dari database, kumpulan data-data ini diolah dengan menggunakan metode-metode tertentu agar lebih efisien sehingga dihasilkan informasi yang sewaktu-waktu siap saat dibutuhkan”.

Informan IV dalam wawancara tanggal 6 Januari 2010 mengatakan hal senada,

“Di dalam database, data diproses sedemikian rupa dengan cara- cara tertentu sehingga tidak membutuhkan waktu lama dalam merubah data menjadi informasi siap pakai. Hal ini juga didukung penggunaan aplikasi MS SQL Server 2008. Kita menerapkan struktur database yang sangat mudah digunakan dimana antar table dalam database sangat mudah digabungkan dan saling dihubungkan sehingga mempercepat dalam pengolahan data”.

Peneliti juga mengamati dukungan aplikasi terhadap pengelolaan database cukup mudah digunakan sehingga mengoptimalkan pengelolaan data. Dari hasil wawancara dan pengamatan peneliti, diketahui bahwa BKD Karanganyar telah menerapkan sistem manajemen basis data yang baik dalam pengelolaan database. Sistem ini juga didukung aplikasi yang tepat dan struktur basis data yang memang memudahkan pengguna dalam mengelola data.

commit to user

Informan III pada wawancara tanggal 6 Januari 2010 mengatakan,

“Jaringan komputer yang mendukung SIMPEG disini memang tidak dikoneksikan ke internet. Tujuan utama jaringan ini adalah sebagai media komunikasi data sehingga lebih memudahkan pegawai dalam bidang yang berbeda untuk saling bertukar informasi. Jaringan komputer ini terdiri 1 server yang dihubungkan ke semua komputer baik dengan menggunakan kabel maupun tanpa kabel melalui hub”.

Hal yang sama diungkapkan informan IV pada wawancara tanggal 6 Januari 2010,

“Semua komputer di BKD ini terhubung ke server dengan menggunakan hub. Terdapat 2 transmisi yang kita gunakan yaitu dengan kabel UTP dan dengan wireless. Dalam waktu dekat kita juga akan menambah antenna luar untuk memperkuat jangkauan jaringan nirkabel”.

Pengamatan peneliti terhadap jaringan komputer yang digunakan memang dalam kondisi sesuai dengan apa yang kedua informan sampaikan. Dari hasil wawancara dan pengamatan peneliti tersebut disimpulkan bahwa jaringan komputer di BKD Karanganyar hanya difungsikan sebagai media komunikasi data internal. Jaringan komputer menerapkan topologi star dengan 1 server dimana transmisi data menggunakan kabel dan nirkabel.

2. Usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Usaha-usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian di BKD Karanganyar dapat dilihat dalam setiap komponennya.

a. Sumber daya manusia Pada wawancara tanggal 15 Januari 2010, informan I menjelaskan, “Sampai saat ini memang kekurangan SIMPEG paling terlihat pada SDM-

nya. Kita sering mengalami kewalahan apalagi saat input data CPNS. Meskipun petugas yang meng-input data sudah cukup, tapi hanya ada seorang yang bertindak sebagai administrator database sekaligus maintenance semua hardware dan software komputer yang ada di BKD Karanganyar. Untuk mengatasi hal tersebut, beberapa upaya sudah kita

commit to user

dengan penerapan sistem informasi manajemen berbasis komputer, meskipun hal ini juga terbentur biaya yang minim. Kita berencana untuk menyediakan anggaran khusus bagi pengembangan SDM. Untuk CPNS tahun ini kita juga mengusulkan penambahan pegawai yang berkompeten di bidang komputer”.

Pernyataan tersebut diperkuat informan III pada wawancara tanggal 15 Januari 2010,

“SDM kita dalam pengelolaan informasi memang bisa dibilang masih kurang. Karena itu tahun ini kita mengajukan penambahan pegawai yang mempunyai basic komputer. Training dan pelatihan-pelatihan memang pernah kita lakukan tetapi karena terbentur dana, training tersebut kita batasi untuk hal yang memang mendesak dilakukan”.

Dari uraian yang disampaikan kedua informan tersebut dapat disimpulakan, usaha yang dilakukan untuk lebih mengoptimalkan SIMPEG dari segi sumber daya manusia yaitu: - Mengadakan pelatihan-pelatihan dan workshop berkaitan dengan penerapan

sistem informasi manajemen berbasis komputer - Menyediakan anggaran tersendiri untuk pengembangan SDM - Melakukan penambahan pegawai yang kompeten di bidang komputer

b. Perangkat lunak (Software) Informan III dalam wawancara tanggal 15 Januari 2010 mengatakan, ”Untuk mengoptimalkan software kita serahkan kepada Mas Isnan, yang jelas semua sistem di komputer kita sudah dilakukan pencegahan dini terutama terhadap ancaman virus. Untuk kerusakan sistem menjadi tanggung jawab mas Isnan”.

Informan IV pada wawancara tanggal 19 Januari 2010 juga menyatakan hal serupa,

“Software biasanya saya cek setiap saat. Bila ada sedikit gangguan, akan segera saya perbaiki sehingga tidak mempengaruhi pelaksanaan SIMPEG. Kalau untuk aplikasi SIMPEG sampai saat ini tidak ada kekurangan. Kalaupun suatu saat ada kekurangan kita tinggal menambahkan apa yang kurang tanpa perlu merubah aplikasi”.

commit to user

mendukung SIMPEG di BKD Karanganyar telah mencukupi kebutuhan sehingga hanya perlu maintenance terhadap software agar terbebas dari ancaman kerusakan sistem. Hal ini juga didukung pengamatan dari peneliti dimana memang tidak ada kekurangan maupun cacat dalam software. Disamping itu semua komputer juga bersih dari virus dan dalam kondisi sangat baik digunakan dalam SIMPEG.

c. Perangkat Keras (Hardware) Dalam wawancara tanggal 15 Januari 2010, informan III mengatakan: “Kita usahakan tahun ini bisa upgrade komputer lama kita untuk mengoptimalkan pelaksanaan SIMPEG. Untuk perawatannya kita serahkan ke Mas Isnan”.

Informan IV pada wawancara tanggal 19 Januari 2010 juga mengatakan:

“Kita sudah mengajukan permintaan upgrade terhadap beberapa komputer terutama juga komputer server agar dapat mengolah data dengan lebih cepat. Sementara untuk perawatan, saya lakukan pengecekan secara berkala. Server menjadi perhatian utama dalam hal perawatan”.

Peneliti mengamati kebutuhan komputer sebenarnya telah cukup memenuhi. Hanya saja ketika masa CPNS memang dibutuhkan lebih banyak komputer untuk mempercepat proses input data. Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa usaha yang dilakukan dari segi hardware adalah: - Upgrade komputer terutama komputer server untuk mempercepat pengolahan

data pegawai - Perawatan secara berkala terhadap semua hardware pendukung SIMPEG

agar pengolahan data berjalan lancar.

d. Basis Data Basis data dalam mendukung SIMPEG di BKD Karanganyar menurut pengamatan peneliti sudah cukup optimal. Untuk memperkuat pernyataan tersebut, peneliti melakukan wawancara terhadap informan III pada tanggal 15 Januari 2010 yang mengatakan, “Saya lihat untuk database hingga saat ini sudah

commit to user

penyimpanan saja”.

Sementara informan IV dalam wawancara tanggal 15 Januari 2010 mengatakan:

“Beberapa waktu ke depan kita akan melakukan upgrade baik hardisk maupun pendukung database. Ditambah lagi dalam waktu dekat semua database kepegawaian di Karanganyar akan dijadikan satu disini sehingga kita perlu mempersiapkan cukup ruang dan komputer server yang memadai. Untuk mengamankan database, saya selalu mengopy database ke hardisk eksternal dan ke laptop, sehingga bila terjadi sesuatu pada hardisk utama penyimpan database, data para pegawai tetap aman karena kita punya backup-nya”.

Dari wawancara tersebut, disimpulkan bahwa usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan SIMPEG dari segi database adalah dengan menambah ruang untuk database dan meningkatkan hardware pendukung database. Disamping itu juga selalu mem-backup database sehingga data pegawai tetap aman sekalipun database utama mengalami kerusakan.

e. Jaringan Komputer Sampai saat ini jaringan pendukung SIMPEG di BKD sudah cukup memenuhi kebutuhan. Karena jaringan ini tidak dikoneksikan ke internet, maka perawatan jaringan pun lebih mudah. Jaringan juga lebih aman dari gangguan luar sehingga sistem dan database juga lebih aman. Hanya saja akan ada penambahan antena untuk jaringan wireless karena semua jaringan komputer yang ada di pemerintah kabupaten karanganyar akan terjaring menjadi satu jaringan dengan satu database yang nantinya akan ditempatkan di BKD Karanganyar. Informasi ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan Informan III tanggal 15 Januari 2010 yang menyebutkan, “Dalam waktu dekat jaringan komputer kita akan dijadikan satu dengan semua jaringan instansi pemerintah daerah sehingga perlu banyak persiapan untuk merealisasikan hal tersebut”.

Informan IV dalam wawancara tanggal 19 Januari 2010 menambahkan, “Kita akan melakukan penambahan antena wireless untuk memperkuat jaringan

commit to user

penggunaan jaringan komputer”.

3. keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Keamanan informasi saat ini menjadi kebutuhan yang penting dalam organisasi terutama yang menerapkan manajemen informasi berbasis komputer. BKD Karanganyar yang telah menerapkan manajemen kepegawaian dengan berbasis komputer telah menyadari bahwa keamanan informasi sangat dibutuhkan. Keamanan tersebut diperlukan agar data dan informasi kepegawaian terhindar dari ancaman dan gangguan serta terjamin kerahasiaannya sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang akurat. Keamanan informasi tidak hanya terfokus pada perlindungan piranti keras dan data, melainkan juga mencakup piranti lunak, fasilitas komputer, jaringan dan personil/SDM.

a. Tujuan Keamanan Informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Semua oganisasi memiliki kebutuhan untuk menjaga agar sumber daya informasi mereka aman. Keamanan informasi SIMPEG di BKD Karanganyar ditujukan semata bukan hanya menjaga keamanan data kepegawaian, melainkan juga menjamin kerahasiaan dan ketersediaan informasi guna menunjang pengambilan keputusan kepegawaian yang akurat. Seperti diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 15 Januari 2010,

“Tujuan utama perlunya keamanan data kepegawaian ini adalah untuk menjaga data dari kerusakan; baik disengaja seperti serangan hacker maupun tidak disengaja seperti ancaman virus, kerusakan software atau hardware dan human error sehingga informasi yang dihasilkan tetap akurat guna pengambilan keputusan. Disamping itu, keamanan data juga ditujukan untuk menjaga kerahasiaan data agar informasi yang dihasilkan terjaga sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan.”

Hal senada juga diungkapkan informan IV pada wawancara tanggal 19 Januari 2010,

“Agar data yang masuk database terjaga dari kerusakan entah karena sistem

commit to user

diperlukan metode (cara-cara) tertentu dalam menjaga keamanan data dan informasi ini. Keamanan informasi ini juga untuk menjamin kerahasiaan data-data kepegawaian yang ada di database. Karena itu akses terhadap database dibatasi hanya pada beberapa pegawai tertentu saja.”

Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dari keamanan informasi SIMPEG di BKD Karnganyar adalah: - Mencegah kerusakan data/informasi sehingga keakuratan data terjamin - Menjamin kerahasiaan dan ketersediaan data pegawai

b. Gangguan yang mengancam keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Gangguan terhadap sistem informasi dapat dilakukan secara tidak sengaja ataupun secara sengaja. Ketidaksengajaan dapat terjadi karena kesalahan teknis seperti kesalahan perangkat keras dan perangkat lunaknya, gangguan lingkungan (gempa, banjir, kegagalan arus listrik) maupun kesalahan/kelalaian manusia. Namun terkadang juga didapati kesalahan yang sengaja dilakukan manusia untuk tujuan tertentu seperti mencuri dan merusak data. Menurut informan III pada wawancara tanggal 15 Januari 2010

“Masih terdapat beberapa kendala berkaitan dengan penerapan SIMPEG ini seperti masih minimnya pegawai yang cukup berkompeten dalam komputer, sehingga tidak jarang terjadi kesalahan-kesalahan kecil seperti salah dalam menggunakan data, kesalahan dalam pengoperasian program dan database, bahkan sampai keterlambatan entry data. Selain itu, kendala juga disebabkan karena virus, kerusakan hardware maupun gangguan dari luar jaringan. Karena itu SIMPEG disni tidak dikoneksikan dengan internet untuk mminimalisir gangguan dari luar jaringan.”

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 19 Januari 2010

“Di dalam penerapannya, masih terdapat beberapa hal yang menghambat jalannya SIMPEG seperti masih terjadi human error, kerusakan sistem, kerusakan hardware, ancaman virus dan lain-lain. Tetapi semua itu sampai saat ini dapat kita atasi. Bahkan untuk kerusakan sistem, hardware dan ancaman virus bisa dibilang belum pernah mengalami kerusakan yang berarti.”

Dari keterangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa gangguan yang mengancam

commit to user

Karanganyar hanya berupa gangguan yang tidak disengaja, yaitu: - Human error ( salah dalam menggunakan data, kesalahan dalam pengoperasian program dan database, serta keterlambatan entry data) - Kerusakan software (sistem) - Kerusakan hardware - Ancaman virus

Sementara sampai saat ini belum ditemui gangguan yang disebabkan karena kesengajaan manusia.

c. Usaha mengatasi gangguan dan menjaga keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar

Gangguan-gangguan dalam sistem informasi harus dapat dikelola dengan baik agar tidak menjadi ancaman yang berarti bagi sumber daya informasi. Pengelolaan gangguan yang dilakukan oleh BKD Karanganyar antara lain :

- Memberikan pelatihan dan kursus guna meningkatkan SDM para pegawai di SIMPEG - Memberikan arahan arahan kepada pegawai untuk meminimalisir kesalahan - Perawatan berkala baik software maupun hardware pendukung SIMPEG - Antivirus dipasang di setiap komputer untuk mencegah masuknya

ancaman virus - Membatasi penggunaan flashdisk dan alat penyimpan eksternal lain yang memungkinkan masuknya virus - Tidak menghubungkan jaringan database dengan jaringan internet. Kesimpulan tersebut diambil dari hasil wawancara dari informan III dan IV. Menurut informan III pada wawancara tanggal 15 Januari 2010

“Meskipun belum menjadi program tahunan, kita telah memberikan pelatihan-pelatihan dan arahan kepada para staff yang mengurusi SIMPEG sehingga diharapkan dapat bekerja dengan maksimal dalam mengelola SIMPEG. Sementara untuk mencegah kerusakan sistem dan perangkat komputer, Mas Isnan selaku staff yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan SIMPEG melakukan perawatan secara berkala terhadap sistem dan perangkat komputer. Untuk mencegah masuknya virus dan ancaman

commit to user

membatasi penggunaan flashdisk maupun alat pnyimpan lain yang masuk ke komputer. Selain itu kita juga tidak menyambungkan jaringan kita ke internet, disamping menjaga keamanan data juga untuk menghemat pengeluaran mengingat besarnya biaya untuk koneksi internet.”

Hal senada diuraikan informan IV pada wawancara tanggal 19 Januari 2010

“Sudah dilakukan pelatihan dan kursus berkaitan dengan komputer dan pengelolaan administrasi terhadap para pegawai di SIMPEG ini guna meminimalisir kesalahan (human error). Untuk mencegah kerusakan hardware dan software, kebetulan saya sendiri yang melakukan perawatan setiap saat sehngga setiap ada sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki. Sementara untuk ancaman virus sampai saat ini belum ada ancaman virus yng berarti hingga mengganggu pelaksanaan SIMPEG. Jaringn mmang kita sengaja tidak mengoneksikan jaringan kita ke internet demi keamanan sistem dan informasi.”

Untuk memperkuat informasi tersebut, peneliti melakukan pengamatan dimana setiap komputer terutama yang digunakan dalam SIMPEG memang dipasang antivirus. Di samping itu, penggunaan flashdisk sangat diminimalisir. Kalaupun harus menggunakan flashdisk, hanya terbatas pada komputer-komputer tertentu saja.