Proses Pembuatan KTP Dengan Penerapan Sistem Informasi Di

1. Proses Pembuatan KTP Dengan Penerapan Sistem Informasi Di

Kecamatan Karangpandan. Salah satu fungsi penyelenggaraan pemerintahan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah adalah pelayanan publik. Fungsi pelayanan publik ini sangat penting bahkan peranannya sangat besar karena menyangkut kepentingan umum, bahkan kepentingan rakyat secara keseluruhan. Menurut UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, Pasal 26 menyebutkan Kecamatan dibentuk di wilayah kabupaten/kota dengan peraturan daerah yang berpedoman pada Peraturan Pemerintah. Kecamatan dipimpin oleh Camat yang dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh pelimpahan sebagian wewenang Bupati atau Walikota untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah.

Dalam rangka penyelesaian kewenangan kepada Camat, Bupati Karanganyar telah menerbitkan Keputusan Bupati Nomor 7 Tahun 2001 tentang Kedudukan Tugas dan Fungsi Kecamatan Kabupaten Karanganyar Dalam rangka penyelesaian kewenangan kepada Camat, Bupati Karanganyar telah menerbitkan Keputusan Bupati Nomor 7 Tahun 2001 tentang Kedudukan Tugas dan Fungsi Kecamatan Kabupaten Karanganyar

Pelayanan pembuatan KTP merupakan salah satu jenis pelayanan administratif yang dilakukan pemerintah terhadap masyarakat/ warga negara. Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah alat bukti diri sebagai legitimasi penduduk yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang yang dibedakan atas KTP bagi WNI maupun WNA tinggal tetap, yang berlaku di seluruh wilayah negara kesatuan Republik Indonesia.

Pembuatan KTP di kecamatan Karangpandan sudah diatur dalam peraturan pemerintah maupun peraturan daerah Nomor 1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil dan pelaksanaanya telah diatur dalam Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 45 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Dengan berpegang dari kedua macam peraturan tersebut, kecamatan berusaha melakukan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat dalam proses pembuatan kedua dokumen tersebut.

Mengacu pada peraturan pemerintah maupun peraturan daerah dalam pedoman pembuatan dokumen KTP, dikecamatan Karangpandan proses pembuatan KTP antara adalah sebagai berikut :

a. Syarat – syarat dan prosedur pembuatan KTP.

Syarat – syarat yang harus dilengkapi guna mengajukan permohonan pembuatan KTP di kecamatan karangpandan berpegang

Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor

1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Syarat – syarat yang harus dilengkapi untuk mengajukan permohonan pembuatan KTP di Kecamatan Karangpandan berdasarkan peraturan tersebut yaitu :

1) Pembuatan KTP baru, persyaratannya adalah :

a) Telah berusia 17 tahun atau sudah kawin atau pernah kawin.

b) Surat pengantar RT/ RW dan Kepala Desa/ lurah.

c) Fotokopi : (1) KK (2) Kutipan akta nikah/ akta kawin bagi penduduk yang belum

berusia 17 tahun. (3) Kutipan Akta Kelahiran

d) Surat keterangan datang dari luar negeri yang diterbitkan oleh dinas bagi warga Negara Indonesia yang datang dari luar negeri kaena pindah.

2) Penerbitan KTP baru bagi orang asing yang memiliki ijin tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:

a) Telah berusia 17 tahun atau sudah kawin atau pernah kawin

b) Fotokopi : (1) KK (2) Kutipan akta nikah/ akta kawin bagi penduduk yang belum

berusia 17 tahun. (3) Kutipan akta kelahiran. (4) Paspor dan ijin tinggal tetap

c) Surat Keterangan Catatan Kepolisian

3) Penerbitan KTP karena hilang atau rusak bagi penduduk Warga Negara Indonesia atau orang asing yang memiliki ijin tinggal tetap, dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :

a) Surat keterangan kehilangan dari kepolisian atau KTP rusak a) Surat keterangan kehilangan dari kepolisian atau KTP rusak

4) Penerbitan KTP karena pindah datang bagi Warga Negara Indonesia atau orang asing yang memiliki ijin tinggal tetap, dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :

a) Surat keterangan pindah/ surat keterangan pindah datang

b) Surat keterangan datang dari luar negeri bagi Warga Negara Indonesia yang datang dari luar negeri karena pindah.

5) Penerbitan KTP karena perpanjangan bagi penduduk Warga Negara Indonesia atau orang asing yang mempunyai ijin tinggal tetap, dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :

a) Fotokopi KK

b) KTP lama

c) Fotokopi paspor, ijin tinggal tetap, dan surat keterangan catatan kepolisian bagi orang asing yang memiliki ijin tinggal tetap.

6) Penerbitan KTP karena adanya perubahan data bagi penduduk Warga Negara Indonesia atau orang asing yang memiliki ijin tinggal tetap, dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :

a) Fotokopi KK

b) KTP lama

c) Surat keterangan/ bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.

Dari hasil observasi yang dilakuakn peneliti, di kecamatan Karangpandan, untuk syarat permohonan pembuatan KTP sudah berpegang pada peraturan pemerintah ataupun peraturan daerah yang sudah ditetapkan. Untuk pemohon KTP dengan kategori baru artinya

baru memasuki usia 17 tahun, syarat yang dibutuhkan antara lain pengantar dari kelurahan setempat dan fotokopi kartu keluarga. Seperti yang diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 12 April 2012.

membawa pengantar dari RT/ RW Kelurahan serta fotokopi KK, sedangkan untuk permohonan KTP perpanjang diwajibkan untuk untuk membawa pengantar dari RT/ RW, Kelurahan, KTP lama dan fotokopi KK.

Senada dengan keterangan di atas, keterangan yang diberikan oleh informan IV pada wawancara yang dilakukan tanggal 12 April 2012 juga mnegatakan hal serupa.

Untuk pembuatan KTP, syaratnya untuk pemula yaitu fotokopi KK dan pengantar dari RT/ RW, kelurahan setempat. Sedangkan untuk perpanjang yaitu sama, fotokopi KK, keterangan RT/ RW setempat, kelurahan dan KTP yang lama mas. Sedangkan untuk KK syaratnya antara lain Meminta surat pengantar dari RT/RW di mana seseorang berdomisili. dengan membawa Kartu Keluarga yang lama, membawa surat-surat penting lainnya, seperti : Surat perkawinan/perceraian, Akta Kelahiran, Surat keterangan pendaftaran penduduk (SKKP) bagi penduduk WNA.

Dari keterangan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa persyaratan yang harus dipenuhi dalam pembuatan KTP Di Kecamatan Karangpandan sudah sesuai dengan peraturan yang ada. Pegawai bagian pelayanan pembuatan KTP juga sudah menerapkan dengan baik peraturan yang berlaku, sehingga kecil kemungkinan untuk adanya penyelewengan dalam hal pengabaian syarat dalam proses permohonan KTP.

Untuk prosedur yang harus dilalui dalam proses permohonan KTP di Kecamatan Karangpandan aturan juga sudah tertera pada peraturan daerah No. 1 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Dan pelaksanaannya juga telah diatur dalam Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 45 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor

1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Prosedur yang tertera pada perda dan perbup tersebut antara lain : 1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Prosedur yang tertera pada perda dan perbup tersebut antara lain :

a) Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan

KTP Warga Negara Indonesia.

b) Petugas registrasi mencatat dalam buku harian peristiwa

kependudukan dan peristiwa penting.

c) Petugas registrasi melakuakan verifikasi dan validasi data.

d) Kepala Desa/ Lurah menandatangani formulir permohonan

KTP.

e) Petugas registrasi menyerahkan formulir permohonan KTP kepada penduduk untuk dilaporkan kepada Camat.

2) Proses Penerbitan KTP di Kecamatan, dilakukan dengan tata cara :

a) Petugas registrasi melakukan verifikasi dan validasi data penduduk.

b) Camat menandatangani formulir permohonan permohonan KTP

c) Petugas malakukan perekaman data kedalam database kependudukan.

d) Petugas registrasi kecamatan mencetak KTP dengan ditandatangani Kepala Dinas.

Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti, prosedur pembuatan KTP di Kecamatan Karangpandan wajib memenuhi syarat utama yaitu baik dari segi umur, tempat tinggal yang jelas dan pengantar dari RT/ RW setempat selanjutnya pengantar dari kelurahan setempat dan kemudian baru diproses di Kecamatan guna pencetakan dokumen jika syarat yang diperlukan sudah mencukupi dan dirasa sudah valid. Hal ini diungkapkan oleh informan I pada wawancara pada tanggal 2 April 2012.

Prosedur pembuatan KTP dan KK disini berjalan secara normatif saja mas, sesuai dengan aturan yang berlaku, baik aturan pemda maupun aturan pemerintah pusat, pengantar RT/ RW, pengantar kelurahan, selanjutnya kesini untuk pecetakan.

2012 mengatakan : Yang bisa mencarai KTP di Kecamatan Karangpandan tentunya

warga Karangpandan dibuktikan dengan adanya kartu keluarga (KK). Dengan disertai pengantar dari RT/ RW dan kelurahan setempat. Sedangkan untuk pembuatan KK dibuktikan dengan KK lama dengan adanya perubahan, misalkan sudah menikah. Nah prosedurnya ya tentunya ke RT / RW setempat, selanjutnya ke kelurahan baru kemudian ke kecamatan.

Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa prosedur pembuatan KTP di Kecamatan Karangpandan selalu berpegang pada peraturan- peraturan yang berlaku, baik dari pemerintah daerah maupun pemerintah pusat. Peraturan tersebut dilaksanaka oleh pegawai terkait yang berhubungan langsung dengan proses pembuatan KTP. Untuk masayarakat, sosialisasi juga sudah dilakukan melalui kelurahan- kelurahan agar masyarakat bisa dengan baik memahami prosedur pembuatan dokumen tersebut.

Dari keterangan di atas, peneliti berkesimpulan, proses pembuatan KTP di Kecamatan Karangpandan memang sudah berpegang pada peraturan pemerintah maupun peraturan daerah yang berlaku. Prosedur yang diwajibkan pemohon guna untuk mendapatkan dokumen baik KTP juga sudah sesuai dengan aturan, yaitu bagi pemohon harus sudah memenuhi batas umur yang diwajibkan untuk KTP dan kemudian pengantar dari RT / RW setempat, lalu dilanjutkan ke kelurahan. Selanjutnya di kelurahan akan mendapatkan suatu pengantar lagi untuk mengurus dokumen dan pencetakan yang dilakukan di kecamatan. Masyarakat yang akan mengajukan permohonan pembuatan dokumen tersebut benar- benar harus dan wajib untuk melakukan prosedur tersebut, karena secara normatifnya jika prosedur- prosedur tersebut tidak dilakukan ataupun ada salah satu prosedur yang tidak dilakukan, maka proses pengajuan pembuatan dokumen KTP di kecamatan tidak akan bisa dilakukan.

pembuatan dokumen, pegawai telah melakukan verifikasi dan validasi data yang wajib ada sebagai syarat dalam pembuatan KTP sesuai dengan peraturan yang ada. Selain itu, masyarakat pada umumnya juga sudah dengan baik memahami peraturan yang berlaku dalam proses pembuatan dokumen tersebut.

b. Penerapan sistem informasi dalam proses pembuatan KTP dan KK.

Seiring dengan kemajuan teknologi, sekarang ini proses pembuatan KTP sudah menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah. Tujuan utama dari diberlakukannya peraturan tersebut adalah untuk merekam data penduduk secara nasional sehingga diharapkan kualitas dalam hal administrasi kependudukan di Indonesia akan lebih baik. Selain itu, manfaat yang dapat dirasakan dengan penerapan sistem informasi berbasis komputer dalam proses pembuatan KTP yaitu proses pembuatan KTP akan menjadi lebih mudah dan cepat dikarenakan semua proses yang dilakukan sudah berbasis komputer.

Adapun proses pembuatan KTP dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut :

1) Memasukan data pribadi penduduk, antara lain :

a) Nama

b) NIK (Nomor Induk Kependudukan)

c) Tempat tanggal lahir

d) Jenis kelamin

e) Alamat

f) Agama

g) Pekerjaan

h) Masa berlaku KTP

i) Golongan darah j) Status perkawinan

Pengambilan foto dilakukan secara langsung di kecamatan dengan ketentuan pasfoto berwarna. Bagi penduduk yang lahir pada tahun genap menggunakan latar berwarna biru dan penduduk yang lahir pada tahun ganjil menggunakan latar berwarna merah. Pas photo berukuran 2x3 cm dengan ketentuan 70% tampak wajah dan dapat menggunakan jilbab.

3) Pembubuhan tanda tangan Kepala Dinas. Pembubuhan tanda tangan Kepala Dinas dilakukan di kecamatan dengan menggunakan scanner.

4) Pencetakan dokumen. Setelah semuah data yang diperlukan diisi dengan benar, selanjutnya petugas mencetak KTP.

Software yang digunakan dalam proses pembuatan KTP dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer menggunakan software SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan). SIAK merupakan sistem informasi atau aplikasi yang ditujukan untuk memfasilitasi pelayanan bidang administrasi kependudukan (capil, dafduk dan pendayagunaan infoduk). SIAK didesain sebagai aplikasi terpusat (centralized application) yang akan diakses dari TPDK (Tempat Perekaman Data Penduduk) berbasis di Kecamatan di seluruh Indonesia. Dengan menggunakan program ini, penduduk akan mendapatkan NIK (Nomer Induk Kependudukan). Dalam software ini, Intinya adalah penggunaan NIK (Nomor Induk Kependudukan) secara nasional sehingga jikalau terjadi mobilitas kependudukan NIK ini mereka bawa, NIK ini bersifat unik yang masing-masing orang tidak akan sama dan dibawa sampai meninggal. NIK diberikan oleh pemerintah setelah biodata penduduk direkam dalam bank data kependudukan nasional menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). NIK berlaku seumur hidup, terdiri dari 16 digit didasarkan pada variabel kode wilayah, tanggal lahir dan nomor seri penduduk. NIK dicantumkan

pengenal dalam pelayanan publik. Dari observasi yang dilakukan peneliti, di Kecamatan Karangpandan sudah menerapkan sistem informasi dalam proses pembuatan KTP seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 2 April 2012. “iya mas, sekarang sudah pakai komputer dan terdapat software khusus, software yang digunakan namanya SIAK. Jadi sangat mudah dalam hal input data dan lebih cepat dalam proses pencetakan.” Hal yang sama juga diungkapakan oleh informan III pada wawancara tanggal 12 April 2012. “ sekarang sudah pakai komputer mas, tinggal input data, foto di tempat kemudian KTP bisa langsung dicetak. Untuk KK pun juga sama mas, input data dan langsung bisa dicetak.”

Dalam pembuatan KTP SIAK pemohon KTP langsung mendatangi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Karanganyar atau Kecamatan setempat yang merupakan Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) untuk di foto langsung. Pembuatan KTP untuk seluruh Kabupaten Karanganyar ditangani langsung oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Karanganyar melalui Kecamatan. Hal ini bertujuan untuk menerbitkan dokumen kependudukan dalam rangka membangun sistem pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK) tunggal kepada setiap penduduk Indonesia, semua diproses secara otomatis serta on-line dengan menggunakan program SIAK. Program SIAK dilaksanakan secara tersambung dan tak tersambung. Program SIAK tersambung dilaksanakan di daerah yang telah tersedia fasilitas listrik, sarana komputer dan jaringan komunikasi data. Sedangkan program SIAK tak tersambung dilaksanakan pada daerah-daerah kabupaten/kota yang sebagian atau seluruh kecamatannya tidak tersedia jaringan komunikasi data dan kabupaten/kota.

selaku bagian dari pemerintah Kabupaten Karanganyar sudah menerapkan sistem informasi berbasis komputer dalam proses pembuatan KTP. Dalam hal ini, Kecamatan Karangpandan merupakan kepanjangan tangan dari dinas kependudukan dan pencatatan sipil dalam rangka penerbitan KTP. Namun Kecamatan hanya sebatas memeberikan pelayanan pencetakan sedangkan untuk pejabat yang bertandatangan tetap Kepala Disdukcapil Kabupaten Karanganyar. Seperti yang diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 16 April 2012.

Yang jadi perbedaan utama adalah jika dulu pembuatan KTP dan KK bisa diurus langsung dikecamatan dan pejabat yang menandatangani adalah Pak Camat sendiri, tetapi sekarang yang dengan komputer ini mas, KTP dan KK memang dicetak di kecamatan, tetapi pejabat yang menandatangani adalah Kepala Disduk Capil Kabupaten mas, hal ini dikarenakan kebijakan pemerintah yang baru mengenai pemberlakuan NIK (Nomor Induk Kependudukan) secara nasional.

Senada dengan informasi yang peneliti dapatkan dari wawancara dengan informan IV, pada wawancara tanggal 16 April 2012 informan V juga mengungkapkan hal serupa.

Iya mas, sekarang sudah menggunakan komputer, siak nama softwarenya. Lebih mudah dan praktis dalam hal pencetakan dan entri data, tetapi ada masalah juga karena yang menandatangani adalah Kepala Disduk Capil, jadi kami hanya mncetak saja sedang yang berhak tanda tangan adalah kepala disdukcapil.

Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti, memang benar bahwa kebijakan yang baru mengharuskan bahwa pejabat yang berwenang menerbitkan KTP atau KK adalah Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten, namun hasil yang didapatkan peneliti, sesuai dengan Peraturan Bupati Karanganyar Nomor

45 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Tanda tangan yang tertera pada KTP adalah tanda tangan kering atau hasil dari pemindai komputer (scan) sehingga 45 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Tanda tangan yang tertera pada KTP adalah tanda tangan kering atau hasil dari pemindai komputer (scan) sehingga