ada. Karena pada dinas kependudukan , pencatatan gaji tidak dilakukan sendiri, melainkan pencatatan gaji dilakukan oleh kantor walikota medan
karena pada dasarnya dinas kependudukan merupakan bagian dari pemko medan. Pada akhir bulan kantor walikota medan menginformasikan
bahwasanya pencatatan gaji sudah selesai dilakukan. Namun hal tersebut bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan
tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas
merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.
D. Pengawasan Internal Upah dan Gaji
Pengawasan internal upah dan gaji merupakan bagian dari sistem pengendalian internal dalam perusahaan. Pengawasan internal menurut
penulis merupakan alat pengendalian yang sangat membantu manajemen dalam melaksanakan tugas. Sehingga mempunyai peranan yang sangat
penting dalam suatu instansi.
Menurut Mulyadi 2001 : 163 tujuan pengawasan intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhi kebijakan manajemen.
Menurut tujuan, sistem pengawasan intern tersebut dibagi menjadi dua macam yaitu pengawasan intern akuntansi dan pengawasan intern
Universitas Sumatera Utara
administratif. Pengawasan intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran
yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern
administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhi kebijakan
manajemen. Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu
manejemen dalam melaksnakan tugasnya., sehingga peranannya sangat penting dalam perusahaan. Suatu pengawasan intern dapat dikatakan baik
apabila didalam perusahaan itu tidak seorang pun diberikan wewenang untuk melakukan transaksi dari awal hingga akhir tanpa adanya campur tangan
orang lain. Didalam perusahaan harus terdapat pemisahan tugas yang jelas dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang.
Ada beberapa pengertian pengawasan intern menurut para ahli : 1.
Menurut Mulyadi,2001 ; 373 “ Suatu proses yang dijalankan oleh dewan Komisaris, manejemen dan
karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan berikut :
a. Laporan keluarga yang dapat diandalkan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
c. Efektivitas dalam efisiensi perusahaan “
Untuk menghindari terjadinya penyelewengan atau kecurangan maka
Universitas Sumatera Utara
perlu adanya suatu pengawasan intern yang didalamnya terdapat pemisahan tugas atau fungsi dimana kegiatan penerimaan pegawai, pencatatan jam kerja
atau kehadiran dan penghitungan gaji tiap bulannya tidak boleh dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini digunakan untuk menghindari adanya tugas
rangkap karyawan atau pegawai yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.
Unsur-unsur pengawasan intern terdiri dari lingkungan perusahaan, sistem akuntansi dan prosedur penggajian. Ketiga unsur ini sangat besar
pengaruhnya bagi manejemen. Lingkungan perusahaan yang sehat akan membantu pihak manejemen dalam menjalankan tugasnya sehingga suatu
sistem akuntansi pada perusahaan akan berjalan dengan efektif. Dan prosedur penggajian yang telah dibuat oleh perusahaan dapat berjalan dengan lancar
dan baik. Sehingga akan tercipta suatu sistem kerja yang penuh tanggung jawab dan rasa kepercayaan.
Dari hasil pengamatan penulis pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan melihat bahwa perusahaan telah menjalankan pengawasan
intern dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari : 1.
Pembayaran gaji para pegawai dibayarkan dengan uang tunai. Setiap transaksi pembayaran gaji pada terjadi pada awal bulan. Para
pegawai memperoleh pembayaran gaji mereka secara tunai tanpa perlu melakukan penukaran ke bank. Jadi jika gaji yang diterima oleh
karyawan ada yang tidak sesuai maka dapat langsung dilaporkan pada sub bagian kepegawaian.
Universitas Sumatera Utara
2. Pada saat penerimaan gaji ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi
pegawai. Setiap pegawai harus menunjukkan tanda identitas pengenal atau suatu
bukti yang menyatakan bahwa pihak tersebut adalah pegawai dari Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan. Dan setiap pegawai harus
membubuhkan tanda tangan sebelum gaji tersebut diterima. Hal ini dimaksudkan agar semua gaji yang dibayarkan telah sampai pada orang
yang tepat. 3.
Adanya hubungan komunikasi yang baik antara Kepala Dinas dan para pegawai lannya.
Hal tersebut terlihat ketika para pegawai berbicara atau menyampaikan sarannya kepada pimpinan. Mereka tidak mersa canggung atau takut
sehingga terlihat adanya suatu hubungan keluarga yang baik. 4.
Pengawasan internal dengan mempergunakan finger print dan absen manual.
Untuk pengawasan internal dalam pencairan uang makan pegawai, dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan juga mempunyai
pengawasan internal. Adapun pengawasan yang dilakukan adalah dengan menggunakan finger print dan absen manual. Sehingga dapat diketahui
daftar absen pegawai dengan benar. Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, maka pihak manajemen
perusahaan perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur pengawasan
Universitas Sumatera Utara
intern sebagai berikut Mulyadi, 2001:164: 1.
struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,
2. sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekeyaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. praktek yang sehat harus dijalankan didalam melaksanakan tugas dalam
fungsi setiap unit organisasi, 4.
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas.
Struktur organisasi merupakan keranka pembagian tanggung jawab pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang
dibenduk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini berdasarkan pada prinsip-
prinsip sebagai berikut: harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk penyimpanan aktiva perusahaan, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap
suatu transaksi.
Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Yang Memberikan
Universitas Sumatera Utara
Perlindungan Yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen mengadakan pengawasan terhadap operasi
dan transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data akuntansi yang tepat. Klasifikasi data akuntansi dapat dilakukan dalam rekening buku besar.
Menurut AICPA susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut: membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan lain
dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, utang, pendapatan, harga
pokok dan biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan operasi, menguraikan dengan teliti dan
singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan dan biaya.
Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan Didalam Melaksanakan Tugas Dalam Fungsi Setiap Unit Organisasi
Adapun cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah: menggunakan formulir bernomor
urut cetak yang pemakiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan
dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya, keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,
pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
Universitas Sumatera Utara
unsur-unsur sistem pengawasan intern.
Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengawasan intern. Apabila sudah disusun stuktur organisasi yang
tepat, prosedur-prosedur yang baik tapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem
pengawasan intern tidak akan berhasil dengan baik. Dalam memilih pegawai yang cakap dapat ditempuh dengan cara: seleksi calon karyawan yang sesuai
dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan mengadakan analisa jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan
syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, pengembangan pendidikan karyawan selam menjadi
karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan jabatannya.
E. Prosedur Perhitungan Upah dan gaji
