Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pada Dinas Perhubungan Kota Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

Oleh :

NIA AULIA LUBIS 122102087

PROGRAM STUDI D- III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : NIA AULIA LUBIS

NIM : 122102087

PROGRAM STUDI : D-III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA DINAS PERHUBUNGAN

KOTA MEDAN

Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA)

Tanggal ... Ketua Program Studi D-III Akuntansi NIP. 19511114 198203 1 002

(Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA)

Tanggal ... Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis NIP. 19511114 198203 1 002

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA :NIA AULIA LUBIS

NIM :122102087

PROGRAM STUDI :D-III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

Medan, 8 Juli 2015

(NIA AULIA LUBIS) NIM 122102087

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, yang berjudul

“Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pada Dinas Perhubungan Kota Medan”.

Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan program Diploma III Jurusan Akuntansi dari Universitas Sumatera Utara. Selain itu penulis juga dapat mencoba menerapkan dan membandingkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada di lingkungan kerja.

Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisanlaporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak.Menyadari penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :

1. Bapak Prof. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA,selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi DiplomaIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberikan saran.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Departemen Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Sarima Pulungan, SE, selaku Bendahara pengeluaran serta staff pegawai pada Dinas Perhubungan Kota Medan yang memberikan izin kepada penulis untuk melakukan riset.

5. Kepada kedua orang tua tercinta, yaitu Ayah Alm. Abdullah Lubis dan Mama Rasmisyam, yang telah mencurahkan segala kasih sayangnya dan perhatiannya, serta selalu memenuhi kebutuhan penulis, baik materil maupun moril.

6. Kepada kakak Citra Maya Winta Lubis, bang Tri Wahyudi, bang Rendi Akbar Lubis dan Kepada adik Lia Wulandari Lubis.

7. Teman-teman D III Akuntansi 2012 yang tidak dapat disebut satu per satu. Khususnya Chairunnisa Siregar, Rizky Yulia, Ahmad Fadhil Lubis, Yollanda, Devi Aldhea, Resi Utari, dan Khairunnisa Nst.

8. Bapak dan Ibu dosen dari semester I s/d semester VI yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.

9. Teman-teman SMA Negeri 3 Medan yang selama ini membantu penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini.

10.Buat semua pihak yang membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Akhir kata, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan karunia-Nya danmembalas segala amal budi serta kebaikan pihak-pihak yang telah membantu

penulis dalam penyusunan laporan ini dan semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Medan, 8 juli2015 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survey/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN ... 7

A. Sejarah Ringkas... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Uraian Tugas (Job Description) ... 10

D. Jaringan Kegiatan ... 18

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJIDAN UPAHPADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN ... 20

A. Pengertian sistem pengendalian gaji dan upah ... 20

B. Unsur-unsur gaji dan upah ... 23

C. Prosedur perhitungan gaji dan upah... 26

D. Prosedur pencatatan gaji dan upah ... 28

E. Pengendalian internal gaji dan upah ... 32

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 37

A. Kesimpulan ... 37

B. Saran... 38

DAFTAR PUSTAKA ... 39

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

1.1 Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir... 4 3.1 Daftar Perhitungan Gaji Dan Upah ... 27

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Di era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha semakin pesat. Para pengusaha sedapat mungkin dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya agar dapat bersaing dan tetap berdiri di bidangnya serta tidak tertinggal dengan perusahaan lain. Pertumbuhan dunia usaha yang pesat ini, dapat kita lihat dari banyak berdirinya perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang yang berbeda-beda, baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, perusahaan industri dalam bentuk usaha kecil, usaha menengah, atau usaha besar.

Perusahaan dalam melaksanakan usahanya sangatmembutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai tenaga kerja. Sumber Daya Manusia atau SDM adalah salah satu faktor yang sangat penting mewujudkan tujuan instansi. Tenaga kerja member sumbangan berupa tenaga kerja, pikiran, pengalaman, dan keahlian.

Berbicara mengenai tenaga kerja ini, maka kita tidak dapat berpaling dari biaya gaji.Gaji merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa pada karyawan. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan akan memilikirasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang seimbang, maka aka nada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupayamelakukan tindakan-tindakan seperti:

melakukan demo untuk kenaikan gaji, mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.

Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah agar lebih memperhatikan penentuan tarif gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah besar, maka pembayaran gaji didalamnya harus diawasi.Walaupun demikian masih saja sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji.Untuk mengatasi hal ini setiap perusahaan harus melakukan pengawasan internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan tenaga kerja.

Banyaknya tenaga kerja yang digunakan Dinas Perhubungan menjadikan biaya gaji merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji ini.

Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji, maka penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul “Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan

Upah Pada Dinas Perhubungan Kota Medan”.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penyusunan tugas akhir ini adalah “Bagaimana Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah yang Diterapkan pada Dinas Perhubungan Kota Medan ?”.

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian internal gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.

b. Untuk mengetahui bagaimana manajemen Dinas Perhubungan Kota Medan dalam melaksanakan pengendalian internal gaji dan upah.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi Penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai pengendalian internal gaji dan upah.

2. Bagi perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen perusahaan untuk meningkatkan pengendalian internal gaji dan upah.

3. Bagi penulis-penulis lainnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

1. Jadwal Survey / Observasi

Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Kota Medan Jl. Pinang Baris No. 114 A Medan.

Tabel 1.1

Jadwal Survey / Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir

No Kegiatan

BULAN

April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

1 Pengesahan tugas akhir

2 Pengajuan judul

3 Permohonan izin riset

4 Penunjukan dosen

pembimbing

5 Pengumpulan data

6 Penyusunan tugas akhir

7 Bimbingan tugas akhir

8 Penyelesaian tugas akhir

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan satu sama lainnya. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan pembuat tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini dapat dilihat dalam sistematika penulisan berikut ini :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini di uraikan tentang latar belakang, rumusan masalah,

tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi, uraian tugas (job description), jaringankegiatan, kinerja kegiatan, dan rencana kegiatan.

BAB III :SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DANUPAH PADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

Dalam bab ini, diuraikan mengenai pengertian sistem pengendalian gaji danupah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur perhitungan gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, dan pengendalian internal gaji dan upah.

BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN

Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pada Dinas Perhubungan Kota Medan.

BAB II

DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

A. Sejarah Ringkas

Departemen Perhubungan telah ada sejak periode awal kemerdekaan Indonesia yang dibentuk berdasarkan periode Kabinet-Kabinet Republik Indonesia.Rencana Strategis Dinas Perhubungan Kota Medan disusun berawal dari pemikiran strategis tentang nilai-nilai luhur yang dianut /dimiliki oleh seluruh pimpinan dan pegawai Dinas Perhubungan Kota Medan yang merupakan karakteristik inti dari tugas pokok yang diemban oleh Dinas Perhubungan Kota Medan.

Berdasarkan peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas di lingkungan Pemerintah Kota Medan. Pemerintah Daerah bermaksud melakukan pembinaan, pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan hubungan daerah. Pemerintah Daerah juga bertujuan untuk meningkatkan pelayanan penyelenggaraan perhuubungan yang efektif, efisien, profesional, handal dan berkemampuan.

1. Visi Dinas perhubungan Kota Medan

Visi Dinas Perhubungan Kota Medan adalah mewujudkan penyelenggaran pelayanan perhubungan yang handal, berdaya saing dan memberikan nilai tambah dalam upaya menciptakan masyarakat Kota Medan yang beriman, maju, mandiri, mapan dan berkeadilan di dalam kebhinekaan yang didukung tata pemerintahan.

Handal meliputi :

Aman, nyaman, tepat waktu, terpelihara, mencukupi kebutuhan menjangkau seluruh pelosok tanah air serta mampu mendukung pembangunan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).

2. Misi Dinas Perhubungan Kota Medan

Misi dari Dinas Perhubungan Kota Medan adalah membangun dan mengembangkan Ekonomi Kerakyatan yang bertumpu pada pertanian, agroindustri, pariwisata dan sektor-sektor unggulan serta mengembangkan sumber daya alam yang berwawasan lingkungan dengan cara :

a. Mempertahankan tingkat jasa pelayanan sarana dan prasarana perhubungan(rekondisi/ survival).

b. Melaksanakan konsolidasi melalui restrukturisasi dan reformasi di bidang perhubungan dan menegakkan hukum secara konsisten (restrukturisasi dan reposisi).

c. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap pelayanan perhubungan. d. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan jasa perhubungan yang

handal, berdaya saing dan memberi nilai tambah.

3. Tujuan Dinas Perhubungan Kota Medan

Adapun tujuan dari Dinas Perhubungan Kota Medan adalah untuk mewujudkanpelayanan yang baik di bidang perhubungan yang semakin maju agar

dapat terus memenuhi kebutuhan masyarakat sesuai dengan kemajuan Ilmu dan Teknologi.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui struktur organisasi.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Kota Medan Sumber : Dinas Perhubungan Kota Medan

C. Uraian Tugas (Job Description)

Kasi Parkir Khusus Kasi Managemen

Rekayasa & Lalu lintas

Kasi Keperlabuhan & Kebandarudaraan Kasi Tekhnik

Perbengkelan karoseri

Kasi Parkir Harian Wilayah - I Kasi Lalu Lintas &

Angkutan Laut Kasi Angkutan Darat

Kasi Pengembangan Pengujian Kendaraan

Bermotor

Kasi Parkir Harian Wilayah - II Kasi Penunjang &

Kes. Pelayanan Kasi Pengendalian &

Ketertiban Kasi Pengembangan Teknik Terminal Kepala Dinas Sekretaris Kasubag Keuangan Kasubag Umum Kasubag Program Kabid Parkir Kabid Hub. Laut &

Udara Kabid Tekhsapra

Angk. Darat

Kabid Lalin & Angk. Darat

Berikut ini adalah Uraian Tugas (Job Description) dari setiap unit pada Dinas Perhubungan Kota Medan yang terdiridari :

Kepala Dinas

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perhubungan

a. Mengindentifikasi, menemukenali, serta memahami sistem transportasi kota berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang ditetapkan.

b. Menyusun siklus perencanaan dan penganggaran bidang perhubungan kota. c. Menyampaikan rancangan siklus perencanaan dan penganggaran bidang

perhubungan kota kepada Walikota Medan melalui Sekretaris Daerah untuk ditetapkan sebagai pola kebijakan transportasi berkelanjutan di Kota Medan. d. Mengidentifikasi, mendisposisi dan menugaskan tindak lanjut surat-surat

masuk kepada bawahan.

2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang perhubungan.

a. Mengidentifikasi, menyusun dan mengagendakan rapat-rapat perencanaan, pengendalian dan evaluasi rencana kebijakan sistem transportasi kota.

b. Menyelenggarakan dan memimpin rapat-rapat koordinasi, perencanaan, pengendalian dan evaluasi serta implementasi kebijakan transportasi perkotaan yang diselenggarakan.

c. Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi bakortib lalu lintas Kota Medan. d. Mendorong pelaksanaan pelayanan dan perizinan di bidang perhubungan

3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perhubungan.

4. Memberikan arahan proses penyelenggaraan perhubungan dan pelayanan perizinan di bidang perhubungan.

5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

a. Menerima tugas-tugas lain yang diberikan oleh walikota medan secara tertulis.

b. Mempelajari tugas-tugas lain yang diberikan oleh walikota medan. c. Merumuskan tindak lanjut dari tugas-tugas lain yang diberikan.

d. Menugaskan pelaksanaan untuk mempersiapkan rumusan tindak lanjut. e. Memeriksa konsep bahan tindak lanjut sekaligus menyetujuinya dan atau

membuat catatan-catatan penyempurnaan untuk mendapatkan perbaikan kembali dari pelaksanaan.

f. Meneruskan saran tindak lanjut kepada walikota medan untuk mendapatkan tanggapan atau persetujuan.

g. Melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan tupoksi Dinas Perhubungan Kota Medan.

Sekretaris

1. Penyusunan Rencana Kerja Kesekretariatan.

a. Mengumpulkan dan menyusun data/informasi relevan sebagai bahan penyusunan rencana kerja kesekretariatan.

b. Mempelajari dasar – dasar regulasi penyelenggaraan tugas – tugas administrasi, keuangan dan penyusunan program.

2. Pengkoordinasian Penyusunan Perencanaan Program SKPD.

a. Menginventarisir materi dan jadwal rapat – rapat koordinasi penyusunan program SKPD.

b. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan terkait dengan rapat – rapat koordinasi penyusunan program SKPD yang diperlukan.

3. Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Kesekretariatan yang meliputi Administrasi Umum, Kepegawaian, Keuangan dan Kerumahtanggaan SKPD. a. Menyusun pedoman pelayanan administrasi umum, kepegawaian, keuangan

dan kerumahtanggaan.

b. Mengajukan pertimbangan dan persetujuan pengadaaan prasarana dan sarana pelayanan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggan kepada atasan.

c. Menyelenggarakan pelayanan surat masuk dan surat keluar.

d. Merumuskan ringkasan materi surat masuk dalam lembar disposisi untuk diteruskan kepada atasan.

e. Menetapkan jenis-jenis kebijakan transportasi yang akan dilaksanakan dan yang akan disusun.

f. Memberikan arahan proses penyelenggaraan perhubungan dan pelayanan perizinan di bidang perhubungan.

4. Pengelolaan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia, Pengembangan Organisasi dan Ketatalaksanaan.

Kasubbag Umum

1. Penyusunan Rencana Program dan kegiatan Sub. Bagian Umum a. Mengidentifikasi dan mengenali tugas – tugas Sub. Bagian Umum.

b. Mempersiapkan rencana kerja tahunan Sub. Bagian Umum dan

mengajukannya kepada atasan untuk mendapat tanggapan dan persetujuan. c. Melaksanakan rencana kerja tahunan Sub. Bagian Umum.

d. Penyusunan Bahan Petunjuk Teknis Pengelolaan Administarasi Umum. 2. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi tata naskah dinas, penataan

kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan kerumahtanggaan SKPD. a. Menugaskan penatausahaan surat masuk dan surat keluar.

b. Mempersiapkan isi ringkas surat masuk pada lembar disposisi. 3. Administrasi Kepegawaian.

a. Melakukan pencatatan atas kebutuhan pembinaan kepegawaian seperti jadwal kenaikan pangkat regular dan pilihan dan sebagainya.

b. Menginformasikan hak dan kewajiban kepegawaian kepada seluruh pegawai yang ada di lingkungan SKPD.

4. Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,ketatalaksanaan, dan kepegawaian.

a. Mengumpulkan bahan – bahan pengembangan kelembagaan,

b. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian.

c. Mempersiapkan rancangan rencana pengembangan kelembagaan,

ketatalaksanaan dan kepegawaian untuk selanjutnya diajukan kepada atasan. 5. Penyiapan bahan pembinaan , pengawasan dan pengendalian.

6. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kasubbag Keuangan

1. Penyusunan rencana dan kegiatan Sub.Bagian Keuangan

a. Mengidentifikasi dan mengenali tugas-tugas sub.bag.keuangan.

b. Mempersiapkan rencana kerja tahunan sub.bag.keuangan dan mengajukan kepada atasan tanggapan dan persetujuan.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan.

a. Mengumpulkan serta mempelajari pedoman pelaksanaan dan teknis penyelenggaraan Tugas-tugas sub bag. Keuangan.

b. Membimbing unsur staf untuk memahami pedoman pelaksanaan dan teknis penyelenggaraan tugas tugas sub bag. Keuangan.

3. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi.

5. Penyusunan laporan keuangan.

6. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian. a. Melaksanakan akuntansi SKPD.

b. Memverifikasi harian atas penerimaan.

7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kasubbag Penyusunan Program

1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program. a. Mengidentifikasi dan Mengenali tugas-tugas sub bagian penyusunan

program.

b. Mempersiapkan rencana kerja tahunan sub bagian penyusunan program dan mengajukannya kepada atasan untuk mendapat tanggapan dan persetujuan. c. Melaksanakan rencana kerja tahunan sub bagian penyusunan program. 2. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program

Dinas.

a. Mengumpulkan dan mempelajari pedoman pelaksanaan dan teknis penyelenggaraan tugas-tugas sub bagian penyusunan program.

b. Membimbing unsur staf untuk memahami pedoman pelaksanaan dan teknis penyelenggaraan tugas-tugas sub bagian penyusunan program.

a. Mempersiapkan rencana dan program tahunan dari masing-masing bidang (Sekretaris, Bidang Dinas) dan sub bidang (Kasubag/Kasi, Ka. UPTD) untuk dapat ditampung dalam bahan Musrenbang Kota Medan.

b. Mempersiapkan Bahan Rencana Kerja (Renja) SKPD setiap Tahun yang berasal dari usulan dan masukan Bidang/Sub Bidang Dinas Perhubungan Kota Medan.

c. Mengumpulkan usulan dan masukan dari hasil Musrenbang untuk disusun dalam penyusunan RKA SKPD Dinas Perhubungan Kota Medan.

d. Mempersiapkan Bahan RKA SKPD Dinas Perhubungan Kota Medan yang berasal dari masukan/usulan hasil musrenbang dan usulan Dinas Perhubungan yang berasal dari Bidang dan Sub Bidang Dinas Perhubungan Kota Medan.

e. Berkoordinasi dengan Bappeda Kota Medan untuk menyusun KUA PPAS Dinas Perhubungan Kota Medan.

4. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.

a. Mempersiapkan laporan pelaksanaan masing-masing kegiatan yang dihimpun dari bidang/sub bidang dinas.

b. Mempersiapkan koreksi dan masukan kepada Sekretaris terhadap tugas/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan program kegiatan Dinas yang ditampung dalam DPA SKPD Dinas Perhubungan Kota Medan.

5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

a. Mempersiapkan bahan laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Dinas Perhubugan ke Sekretariat Kota Medan secara triwulan setiap tahun.

b. Mempersiapkan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas Perhubungan Kota Medan setiap tahun.

c. Membuat laporan tertulis kepada Sekretaris terhadap kinerja program dan kegiatan yang dilaksanakan / belum dilaksanakan oleh bidang/sub bidang. 6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

D. Jaringan Kegiatan

Dinas Perhubungan Kota Medan adalah instansi pemerintah yang bergerak di pelayanan transportasi darat, laut dan udara.Instansi ini juga menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung transportasi.Dinas Perhubungan Kota Medan juga mengadakan kegiatan pembangunan di bidang perhubungan pos dan telekomunikasi.

E. Kinerja Kegiatan

Secara umum hasil pembangunan perhubungan tahun 2013 telah mengalami beberapa kemajuan, sedangkan target utama dari Rencana Kerja Dinas perhubungan Kota Medan adalah pengembangan fasilitas keselamatan lalu lintas jalan dengan pengadaan dan pemasangan rambu lalu lintas jalan, guard rail, marka jalan, delineator dan RPPJ (Rambu Pendahulu Penunjuk Jurusan), pembangunan dermaga laut dan dermaga sungai serta peningkatan dan pembangunan bandara – bandara.

Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2013 merupakan rencana tahunkedua pelaksanaan pembangunan Rencana Strategis Dinas Perhubungan Kota Medan Tahun 2012 – 2016. Rencana Kerja Dinas Perhubungan Kota Medan Tahun 2013 disusun berdasarkan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) Walikota Medan Tahun 2014, Rencana Pembangunan Jangka.

Menengah Daerah (RPJMD) 2012 - 2016 dan Rencana Strategis Dinas

Perhubungan Kota Medan Tahun 2012 – 2016, dimaksudkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan tugas Dinas Perhubungan Kota Medan pada tahun 2013Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2013 berisi kebijakan pembangunan perhubungan, yaitu transportasi dan kegiatan pendukungnya, yang akan dibiayai baik melalui APBD. Uraian ini akan diawali dengan kondisi umum yang secara singkat menguraikan pencapaian kinerja sampai dengan tahun 2011 dan perkiraan tahun 2014 masalah dan tantangan yang harus dihadapi pada tahun 2013.

Dari perkembangan keadaan tersebut kemudian dirumuskan prioritas-prioritaspembangunan tahun 2013 dan sasaran pembangunan yang hendak dicapai pada masing-masing prioritas dengan mengacu kepada agenda pembangunan Dinas Perhubungan Kota Medan yang perlu diselesaikan pada tahun 2013. Dengan arah kebijakan pada masing-masing bidang pembangunan perhubungan, yang meliputi transportasi darat, transportasi laut, transportasi udara, dan kegiatan penunjang transportasi, selanjutnya disusun program-program pembangunan dikaitkan dengan kebutuhan pendanaan.

Tujuan disusunnya Renja Dinas Perhubungan Kota Medan adalah sebagai dokumen perencanaan pembangunan dalam rangka penyusunan APBD Kota Medan Tahun 2013 yang merupakan pegangan umum perencanaan bidang Perhubungan di Kota Medan, yang merupakan penjabaran Renstra Dinas Perhubungan Kota Medan dalam bentuk program aksi atau kegiatan yang lebih spesifik, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Dinas Perhubungan Kota Medan, terkoordinir dengan baik dan merupakan bagian integral dari RPJMD KotaMedan, dan dapat dilaksanakan dengan kemampuan dana yang tersedia.

BAB III

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA MEDAN

Setiap perusahaan maupun instansi pemerintahan memiliki tenaga kerja (pegawai) agar perusahaan maupun instansi pemerintahan tesebut dapat menjalankan usaha dan menjalankan tujuan dari instansi pemerintahan tersebut. Tenaga kerja (pegawai) diberikan gaji sebagai ucapan balas jasa atas apa yang telah ia lakukan.

Dinas Perhubungan Kota Medan juga memiliki pegawai agar bisa menjalankan visi dan misi serta tugas yang telah ditetapkan oleh pemerintah sesuai dengan peraturan Gubernur Sumatera Utara. Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang (natura). Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang disebut gaji.Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dan pimpinan.

A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah

Pengertian sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.Sedangkan sistem pengawasan yaitu sistem yang diartikan sebagai alat untukmengendalikan suatu kegiatan.

Gaji merupakan jumlah total yang dibayarkan pegawai atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode tertentu.Administrasi penggajian/ payroll adalah pekerjaan rutin dan merupakan salah satu bagian terpenting dalam manajemen perusahaan. Proses perhitungan gaji harus dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Untuk dapat melakukan administrasi penggajian yang baik diperlukan pengetahuan dan pemahaman yang komperhensif tentang administrasi penggajian.

Administrasi penggajian harus sesuai dengan hukum dan perundang-undangan yang berlaku seperti UU Tenaga Kerja, Perpajakan, Jamsostek, dan menunjang keberhasilan perusahaan. Untuk itu professional dalam bidang HRD/Payroll dituntut mampu melaksanakan proses administrasi penggajian mulai dari pemahaman terhadap konsep penggajian, proses perhitungan, dan pembuatan laporan penggajian.

Adapun menurut Pasal 1 ayat 30 No. 13 Tahun 2003, “Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha kepada pekerja yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan UU, termasuk tunjangan bagi pekerja telah/akan dilakukan”.

Menurut Anastasia dan Lilis (2011 : 174) “Upah diberikan atas dasar kinerjaharian, dan terkadang berdasarkan pada unit produk yang dihasilkan sedangkan gaji diberikan atas dasar kinerja bulanan”.

Menurut Mulyadi (2001 : 373) “gaji umumnya merupakan pembayaran jasayang dilakukan oleh pegawai yang mempunyai jenjang jabatan dan dibayarkan secara bulanan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai ”.

Jadi, gaji dan upah merupakan kompensasi yang paling besar yang diberikan oleh pemerintah sebagai jasa kepada pegawai dengan berbagai tunjangan dan fasilitas lainnya.Gaji dan upah sangat penting bagi pegawai karena merupakan nilai atau prestasi mereka dan sebagai motivator dalam bekerja, demikian penting bagi pemerintah karena gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan perlu secara terus menerus diawasi.

Dan karena pentingnya gaji dan upah maka perlu diperhatikan dan dipertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan ini tinggi.Pemeritah harus membayar gaji dan upah secara lancar kepada pegawai hingga pegawai diharapkan berusaha meningkatkan kerjanya dan memperjuangkan tugas yang telah dipercayakan padanya.

Dan pada umumnya gaji merupakan pembagian yang mempunyai jenjang jabatan manajemen, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilaksanakan untuk pegawai pelaksana.Tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikan, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian pegawai itu sendiri.

Upah biasanya tidak ditetapkan denganperbandingan langsung terhadap faktor-faktor tersebut. Dengan kata lain,upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan. Disamping gaji dan upah ada yang disebut tunjangan, uang lembur, uang makan, serta hal-hal lain yang menyangkut hal untuk meningkatkan motivasi pegawai.

Dapat disimpulkan “Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Dinas Perhubungan Kota Medan” yaitu sistem pengendalian atau pengawasan gaji dan upah terhadap apa yang diberikan kepada pegawai yang telah memberikan jasanya kepada pemerintah. Jumlah gaji yang dibayarkan secara berkala dan tetap, sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.

Dan pengendalian internal meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang di koordinasikan, yang digunakan dalam pemerintah untuk melindungi harta milik pemerintah, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi kebijaksanaan pemerintah yang telah di tetapkan.

Dan demi terciptanya pengendalian yang baik, maka pemerintah melibatkan bagian umum dan bagian inilah diperhatikan hal-hal yang menyangkut kepentingan pegawai dalam tugas dan tanggung jawabnya sebagai pegawai.

B. Unsur- Unsur Gaji Dan Upah

karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam berkerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak mengganggap bahwa istilah gaji dan upah mempunyai pengertian yang sama, terjadi karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada para pegawai.

Adapun unsur-unsur gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan adalah sebagai berikut :

1. Gaji pokok

Adalah gaji yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan koefisien yang telah ditentukan oleh pemerintah.Gaji pokok ini ditentukan dari upah minimum provinsi yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

2. Tunjangan tetap

Yaitu sejumlah uang yang diberikan pada pegawai sebagai tambahan yang dibayarkan bersamaan dengan upah bulanan.

3. Tunjangan struktural

Adalah tunjangan yang berdasarkan pada ketentuan sekretariat daerah, dinas daerah dan lain sebagainya.

4. Tunjangan jabatan

Adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada peagawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku. Tunjangan jabatan pada Dinas Perhubungan Kota Medan dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Tunjangan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya. Tunjangan stuktral terbagi tiga, yaitu : eselon 2, eselon 3, dan eselon 4.

b. Tunjangan jabatan fungsional umum adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang tidak menjabat jabatan struktural sebagai mana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara. Tunjangan jabatan fungsional umum terbagi atas tiga golongan, yaiu : golongan 4, golongan 3, golongan 2, dan golongan 1.

5. Perlengkapan dan sarana lain-lain, upah ini diterima pegawai secara tidak langsung sebab diterima dalam bentuk jasa seperti pelayanan kesehatan, hiburan, dan lain sebagainya.

6. Insentif

Sejumlah uang yang diberikan kepada pegawai yang telah mencapai target tertentu diluar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada pegawai apabila bekerja diatas standart yang telah ditentukan oleh Dinas Pehubungan Kota Medan. Seperti bonus yang diberikan karena keefektifan saat melaksanakan kerja.

Menurut Hermanto (2001:110), sistem pengendalian internal adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistempembagian dan pendelegasian, tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi pemerintah.

Perbedaan antara gaji dan upah, antara lain :

1. Gaji

- Berlaku secara nasional

- Dikeluarkan oleh pemerintah pusat

- Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintah - Dasar pemberian adalah golongan / tingkat pekerjaan

- Diikuti dengan sistem tunjangan

2. Upah

- Dapat berlaku secara lokal - Dikeluarkan pemerintah daerah

- Dasar pemberian adalah hasil dan waktu

- Tidak ada sistem kenaikan dan sistem tunjangan

C. Prosedur Perhitungan Gaji Dan Upah

Perusahaan jasa, perusahaan barang maupun instansi pemerintahan mempunyai dasar perhitungan gaji dan upah sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh masing-masing perusahaan maupun pemerintahan. Total pendapatan pegawai dalam satu periode penggajian termasuk uang bonus dan uang lembur dinamakan dengan pembayaran kotor (gross pay). Jumlah ini akan dikurangi dengan satu atau lebih potongan (deductinos) sehingga menghasilkan pembiayaan bersih (net pay). Pembayaran bersih adalah jumlah yang diterima oleh pegawai dari atasan.

Prosedur perhitungan gaji pegawai pada Dinas Perhubungan Kota Medan adalah sebagai berikut :

Dimana gaji pokok pegawai telah ditetapkan oleh pemerintah dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014 tentang perubahan ke enam belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 1977 tentang peraturan gaji Pegawai Negeri Sipil. Data tersebut dapat dilihat pada bagian lampiran. Besarnya gaji pokok pada Pegawai Negeri Sipil dilihat dari golongan dan jabatan yang pegawai tersebut miliki.Berikut adalah daftar perhitungan gaji Dinas Perhubungan Kota Medan pada tabel 3.1 halaman 29.

Tabel 3.1

Daftar Perhitungan Gaji Dan Upah Total gaji bersih = Gaji pokok + Tunjangan – Potongan

Pendapatan

1. Gaji Pokok Rp. xx

2. Tunjangan Istri/Suami Rp. xx

3. Tunjangan Anak Rp. xx Rp. xx

4. Tunjangan Jabatan Rp. xx

5. Tunjangan Beras Rp. xx

6. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp. xx

7. Subsidi BPJS Rp. xx

8. Pembulatan Rp. xx

Setiap perusahaan atau instansi pemerintahan pasti memiliki berbagai cara agar pegawainya lebih bersemangat dalam bekerja dan lebih sejahtera, misalnya dengan memberikan bonus dalam bentuk uang, tabungan maupun jalan-jalan ke luar negeri. Dinas Perhubungan Kota Medan juga memiliki sumber penghasilan tambahan di luar gaji, yaitu :

1. Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP) diberikan kepada

seluruhpegawai (staf dan kepala bidang), tetapi pembagiannya berdasarkan golongan dan jabatan. TPP dapat diberikan apabila adanya surat peraturan Gubernur.

2. Gaji ke-13 ini diberikan untuk membantu biaya anak sekolah, biasanya diberikan pada bulan Juni atau Juli. Pada gaji ke-13 ini diberikan potongan, yaitu potongan tunjangan pajak (Pph 21) dan besarnya jumlah gaji ke-13 tersebut dilihat dari golongan.

D. Prosedur Pencatatan Gaji Dan Upah

Sebelum membahas tentang prosedur pencatatan gaji dan upah perlu kita

Potongan

1. Iuran Wajib Pajak (IWP) Rp. xx

2. Pph 21 Rp. xx

3. Iuran BPJS Kesehatan Rp. xx 4. BPR/Angsuran Bank Rp. xx

Jumlah Potongan Rp. xx

pahami dulu arti dari prosedur itu sendiri. Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang untuk mencapai keseragaman tindak dalam melaksanakan segala transaksi-transaksi yang sering terjadi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001: 385) adalah sebagai berikut :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir . Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir pegawai yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau perusahaan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi pegawaidifungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji pegawai kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa pegawai tersebut. Prosedur pembuatan daftar gaji dalam prosedur ini fungsi daftar gaji membuat daftar gaji pegawai.

3. Prosedur distribusi biaya gaji. Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

4. Prosedur pembayar gaji. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

Adapun prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum dalam hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan.

Menurut Mulyadi (2001: 389)dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupasurat-surat keputusan yang bersangkutan dengan pegawai, misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.

2. Kartu jam hadir

Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap pegawai diperusahaan. Catatan jam hadirpegawai ini dapat berupa daftar hadir dan dapat pula berbentuk kartu

hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap pegawai

dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21 utang pegawai, iuran untuk organisasi pegawai dan lain-lain.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah

Utang gaji dan upah pegawai diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Setiap instansi pemerintahan di Indonesia memiliki tingkat golonganyang berbeda-beda, termasuk juga di Dinas Perhubungan Kota Medan mengikuti peraturan yang telah ditetapkan pemerintah. Adapun tingkat golongan tersebut adalah :

Golongan I :

Golongan Ia Juru Muda Golongan Ib Juru Muda TK 1 Golongan Ic Juru

Golongan Id Juru TK 1 Golongan II :

Golongan IIa Pengatur Muda Golongan IIb Pengatur Muda TK 1 Golongan IIc Pengatur

Golongan IId Pengatur TK 1 Golongan III :

Golongan IIIa Penatar Muda Golongan IIIb Penata Muda TK 1

Golongan IIIc Penata Golongan IIId Penata TK 1 Golongan IV :

Golongan IVa Pembina Golongan IVb Pembina TK 1

Golongan IVc Pembina Utama Mada Golongan IVd Pembina Utama Madya Golongan IVe pembina Utama

Keterangan :Di Dinas Perhubungan Kota Medan dimulai darigolongan Ia.

Pemberian gaji dan upah pada pegawai tidak akan pernah jauh dari yang namanya permasalahan, mulai dari proses penetapan gaji pegawai, pembagian gaji terhadap pegawai, kerugian, pemborosan, dan kecurangan-kecurangan lainnya. Agar tidak terjadi penyelewengan, instansi pemerintah menerapkan pengendalian internal gaji dan upah yang baik dan efektif sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.Pengendalian pada umumnya berhubungan dengan pengawasan, untuk mengawasi masalah penggajian maka pemerintah harus melakukan pengendalian internal terhadap proses penggajian.

Pengendalian internal merupakan pengendalian yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi pemerintah, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadi kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada perusahaan.

Agar terlaksananya pengendalian internal gaji dan upah dengan baik perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan pegawai tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan, karena dapat terjadi penyelewengan jabatan dan bisa terjadi manipulasi dalam pekerjaan.

Unsur pengendalian internal gaji dan upah menurut Hermanto (2001 : 110) sistem pengendalian internal adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan

diintegrasikan kedalam sistem pembagian dan pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.

Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengendalianinternal gaji dan upah yang baik pada Dinas Perhubungan Kota Medan, dilakukan pembayaran gaji dan upah dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian antara lain :

1. Bagian personalia

Apabila ada suatu bagian dalam pemerintah yang membutuhkan pegawai baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan pegawai baru dengan cara mencari pegawai baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada. Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari pegawai baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti :

a. Teman- teman pegawai perusahaan b. Badan-badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain

Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan tes untuk kemampuan calon-calon pegawai dan berdasarkan hasil tes diumumkan beberapa pegawai yang diterima. Kemudian mereka diminta untuk mengikuti tes kesehatan calon pegawai yang dinyatakan

lulus tes kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan pegawai yang diterima.

Bagi calon pegawai yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai pegawai dengan masa training paling lama tiga bulan, selama masa itupegawai diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.

2. Bagian pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap pegawai wajib hadir dan di haruskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi pegawai yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian administrasi dan keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gajidan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikirimkan kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal :

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal :

Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari yang diterimapegawai. Pada Dinas Perhubungan Kota Medan, sistem pengendalian internal gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji (bagian bendahara pengeluaran) khususnya bagian personalia berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatanganan dengan mengeluarkan “Surat Permintaan Pembayaran (SPP)” setelah itu diajukan bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

Beban gaji dan upah xxx

Hutang gaji dan upah xxx

Hutang gaji dan upah xxx

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peniliti, peneliti mencoba memberikan kesimpulan dan memberikan sedikit saran yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan. Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah :

1. Sistem pengendalian internal gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan telah efektif.

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji pegawai dilakukan secara tunai melalui bendahara kantor.

3. Setiap ingin mencairkan uang Dinas Perhubungan Kota Medan harus mengisi formulir sebagai dokumen pendukung.

4. Unsur-unsur gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan telah dipenuhi dengan baik dengan adanya pemberian tunjangan-tunjangan untuk mensejahterakan pegawainya.

5. Di Dinas Perhubungan Kota Medan memiliki penghasilan diluar gaji, dimana penghasilan tambahan diluar gaji pegawai tidak bisa dicairkan secara sembarangan harus ada surat Peraturan Gubernur untuk TPP dan Peraturan Menteri Dalam Negeri untuk gaji ke-13.

6. Catatan-catatan dan dokumen-dokumen penting tentang kepegawaian dan penggajian disimpan didalam lemari pada satu tahun anggaran.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:

1. Pengendalian internal gaji dan upah telah efektif, tetapi perlu ditingkatkan lagi sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sebaiknya pemberian unsur-unsur gaji dan upah harus tetap dipertahankan, karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji dan upah maka pegawai lebih termotivasi untuk bekerja dan untuk mencapai rencana kegiatan.

3. Sistem pengendalian internal terhadap gaji dan upah mengenai fungsi pemotongan yang dilaksanakan pada instansi pemerintahan ini ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi karena segala bentuk tindakan dan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi pemerintahan dapat diminimalkan.

4. Dinas Perhubungan Kota Medan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Lilis, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Hasibuan, Melayu S.P, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara,Jakarta.

Hermanto, 2001.Sistem Akuntansi Survey dan Teknik Analisa, Edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001.Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, 1995. Struktur Pengendalian Intern, Cetakan Pertama, PT. Rineka Cipta, Jakarta.

diintegrasikan kedalam sistem pembagian dan pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.

Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengendalianinternal gaji dan upah yang baik pada Dinas Perhubungan Kota Medan, dilakukan pembayaran gaji dan upah dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian antara lain :

1. Bagian personalia

Apabila ada suatu bagian dalam pemerintah yang membutuhkan pegawai baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan pegawai baru dengan cara mencari pegawai baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada. Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari pegawai baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti :

a. Teman- teman pegawai perusahaan b. Badan-badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain

Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan tes untuk kemampuan calon-calon pegawai dan berdasarkan hasil tes diumumkan beberapa pegawai yang diterima. Kemudian mereka diminta untuk mengikuti tes kesehatan calon pegawai yang dinyatakan

lulus tes kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan pegawai yang diterima.

Bagi calon pegawai yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai pegawai dengan masa training paling lama tiga bulan, selama masa itupegawai diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.

2. Bagian pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap pegawai wajib hadir dan di haruskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi pegawai yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian administrasi dan keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gajidan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikirimkan kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal :

Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal :

Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari yang diterimapegawai. Pada Dinas Perhubungan Kota Medan, sistem pengendalian internal gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji (bagian bendahara pengeluaran) khususnya bagian personalia berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatanganan dengan mengeluarkan “Surat Permintaan Pembayaran (SPP)” setelah itu diajukan bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

Beban gaji dan upah xxx

Hutang gaji dan upah xxx

Hutang gaji dan upah xxx

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peniliti, peneliti mencoba memberikan kesimpulan dan memberikan sedikit saran yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan. Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah :

1. Sistem pengendalian internal gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan telah efektif.

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji pegawai dilakukan secara tunai melalui bendahara kantor.

3. Setiap ingin mencairkan uang Dinas Perhubungan Kota Medan harus mengisi formulir sebagai dokumen pendukung.

4. Unsur-unsur gaji dan upah pada Dinas Perhubungan Kota Medan telah dipenuhi dengan baik dengan adanya pemberian tunjangan-tunjangan untuk mensejahterakan pegawainya.

5. Di Dinas Perhubungan Kota Medan memiliki penghasilan diluar gaji, dimana penghasilan tambahan diluar gaji pegawai tidak bisa dicairkan secara sembarangan harus ada surat Peraturan Gubernur untuk TPP dan Peraturan Menteri Dalam Negeri untuk gaji ke-13.

6. Catatan-catatan dan dokumen-dokumen penting tentang kepegawaian dan penggajian disimpan didalam lemari pada satu tahun anggaran.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:

1. Pengendalian internal gaji dan upah telah efektif, tetapi perlu ditingkatkan lagi sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sebaiknya pemberian unsur-unsur gaji dan upah harus tetap dipertahankan, karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji dan upah maka pegawai lebih termotivasi untuk bekerja dan untuk mencapai rencana kegiatan.

3. Sistem pengendalian internal terhadap gaji dan upah mengenai fungsi pemotongan yang dilaksanakan pada instansi pemerintahan ini ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi karena segala bentuk tindakan dan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi pemerintahan dapat diminimalkan.

4. Dinas Perhubungan Kota Medan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Lilis, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Hasibuan, Melayu S.P, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara,Jakarta.

Hermanto, 2001.Sistem Akuntansi Survey dan Teknik Analisa, Edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001.Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, 1995. Struktur Pengendalian Intern, Cetakan Pertama, PT. Rineka Cipta, Jakarta.