Latar Belakang. Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang.

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugaspekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah aturan yang diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan. Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien. Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam Universitas Sumatera Utara organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya. Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan pengawasan ini menyebabkan fungsi pengawasan juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap perilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik pengawasan semakin diperjelas dan disederhanakan. Pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan berikut ini : Pengawasan digunakan untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efisiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis. Pengawasan digunakan untuk mengamankan asset perusahaan dari kemungkinan pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan. Misalnya dengan penekanan tanggung jawab divisi, pemisahan tugas, pengamanan harta dan pencatatan, penetapan prosedur otoritas. Pengawasan didesain untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen. Pengawasan digunakan unutk mengukur prestasi kerja karyawan. Pengawasan digunakan untuk perencanaan dan penyusunan program kegiatan. Administrasi merupakan pusat komunikasi antara bagianunit di dalam organisasi, administrasi yang baik akan membantu Universitas Sumatera Utara meningkatkan mutu pekerjaan karena dapat mengurangi hambatan yang dapat menyebabkan timbulnya kegagalan pada perencanaan tujuan organisasi. Administrasi merupakan proses kerjasama kelompok orang untuk mrncapai tujuan organisasi seperti yang telah ditetapkan sebelumnya dan memikirkan tentang pekerjaan tugas setiap personil, maupun tentang bagaimana manajemen pekerjaan dalam organisasi kantor. Pimpinan yang membawahi semua kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut tidak akan berhasil dengan baik, apabila tidak menggunakan dan menerapkan system administrasi yang baik pada setiap bagian yang di butuhkan. Kegagalan di bidang administrasi dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan di bidang lain. Administrasi yang baik juga sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan kegiatannya. Pengawasan administrasi mempunyai peranan penting untuk mencapai tujuan organisasi, namun pelaksanaannya tidak mudah. Pengawasan administrasi dapat dikatakan berhasil apabila memenuhi kriteria : proses pengawasan telah memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki individu dari pekerjaan dapat digunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi. Terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk melakukan pengawasan. Pengawasan akan sulit terlaksana tanpa dukungan dan komitmen dari manajemen puncak. Proses pengawasan dapat disesuaikan dengan pekerjaan sebenarnya. Apabila sistem pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan maupun kelebihan dari proses pengawasan yaitu sebagai berikut : tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan lebih mudah dicapai. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran dan transparan. Menimbulkan saling Universitas Sumatera Utara percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi. Menumbuhkan rasa aman dihati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau organisasi. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan. Top pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik. Walaupun pengawasan begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupuan organisasi. Namun sepertinya pelaksanaan pengawasan itu belum begitu efektif dan memuaskan. Ada beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain : pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan pada tujuan jangka pendek. Penerapaan sistem pengawasan ddapat menimbulkan frustasi dan semangat kerja. Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit pandangan terhadap organisasiperusahaan. Kontrol dianggap sebagai tujuan bukan alat mencapai tujuan. Hal yang perlu dingat bahwa pengawasan itu merupakan “cost item”, artinya memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan dana dan material, dengan dana yang tersedia dan metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang tak tersentuh pengawasan. Atau Universitas Sumatera Utara ada suatu kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau terlindungi dari pengawasan. Dengan terlaksananya efisiensi dan efektifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan terpelihara dengan baik. Berdasarkan uraian diatas, maka dapat dilihat betapa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis akan membahas masalah tentang : “Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

B. Permasalahan