Pengertian Pengawasan Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan

Pengawasan muncul pada saat adanya rumusan tujuan. Semua orang atau lembaga memiliki tujuan pribadi, tujuan organisasi, tujuan perusahaan bahkan tujuan nasional. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan sering diartikan sebagai berikut : Menurut Henry Fayol dalam Harahap 2010 : 10 mengartikan “ Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelamahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari” Conntrol consist in verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then and prevent recurrence . Menurut Ducan dalam Harahap 2010 : 10 mendefenisikan pengawasan sebagai berikut “ Tindakan yang menentukan apakah rencana tercapai atau tidak “ The act of determinning whether or not plans have been accomplished . Secara sederhana pengawasan adalah kegiatan yang dilaksanakan dengan mulus tanpa penyimpangan, agar tujuan organisasi tercapai dengan mulus tanpa penyimpangan Universitas Sumatera Utara – penyimpangan yang berarti. Dalam pengertian ini pengawasan adalah tujuan setiap orang. Dalam setiap pencapaian tujuan tercakup fungsi pengawasan controlling. Fungsi ini merupakan tanggung jawab yang tidak terpisahkan dari suatu kepemimpinan. Inilah arti pengawasan yang sebenarnya. Jika pengertian ini yang dipakai, maka jelaslah bagi kita bahwa setiap orang butuh akan tercapainya Pengawasan. Biasanya dalam suatu lembaga dibentuk lembaga atau unit pengawasan tersendiri, ada yang menyebut controller, internal auditor, Inspektur, Pengawasan dan lain – lain. Lingkungan kantor yang ditata apik dan nyaman, konpensasi, dan intensif yang tinggi juga akan memperkuat pengawasa. Hubungan harmonis dan kekeluargaan yang dibangun dalam suatu organisasi juga akan dapat melahirkan suasana yang kondusif dalam menerapkan pengawasan. Karena kompleksnya sistem pengawasan ini maka banyak dikemukakan berbagai macam definisi, teori, jenis, sistem pengawasan, maupun pendekatan yang ditempuh dalam memahami dan mendesain sistem pengawasan itu. Dalam beberapa literatur dikenal beberapa pendekatan dalam memahami pengawasan yaitu : 1. Pendekatan Klasik Dalam pendekatan klasik pengawasan ditekankan ada formulasi tujuan dan tugas – tugas juga peraturan yang ada atau tujuan yang telah ditetapkan dipaksakan untuk dipatuhi tanpa diberi hak untuk mempermasalahkannya. Kesalahan dan kelemahan diusahakan didefenisikan dan diberikan sanksi bagi merka yang terbukti melakukannya. Disiplin dan kepatuhan yang buta sangat diharapkan. Pendekatan ini merupakan pendekatan awal sewaktu manusia Universitas Sumatera Utara mengenal sistem pengawasan. Biasanya sistem ini dilaksanakan pada organisasi dimana mereka yang diawasi belum memiliki skill dan moralitas yang baik. 2. Pendekatan Struktual Pendekatan ini menggunakan struktur organisasi sebagai alat untuk melakukan pengawasan. Dalam pendekatan ini pimpinan yang bertanggungjawab mencapai tujuan mambagi fungsi dan membuat struktur organisasi. Fungsi pengawasan dilakukan melalui stuktur yang sudah ada berdasarkan fungsi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan fungsi pengawasan mengalir melalui struktur organisasi mulai dari atas atau pusat ke seluruh struktur. Kepada mereka yang berhasil melaksanakan fungsi dengan baik diberikan penghargaan dan yang tidak melaksanakan fungsi dengan benar di berikan hukuman. 3.Pendekatan Kekuasaan atau Power Kekuasaan memberi hak kepada seseorang untuk mengarahkan orang lain sesuai tujuan yang dibebabkan kepadanya. Kekuasaan ini bisa karena jabatan atau kualitas pribadi seseorang. 4. Pendekatan Human Relation dalam hal ini pengawasandilihat dari segi manusianya, yang diperhatikan adalah hubungan antar manusia. Semakin meningkatnya penghargaan kepada nilai dan kemampuan manusia. Seseorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merrencanakan dan mengupayakan agar rencana dapat tercapai sehingga perencanaan mutlak dan secara sadar atau tidak sadar harus dikerjakan seorang manajer. Karena tujuan Universitas Sumatera Utara pengawasan adalah upaya merealisasi rencana, maka pemgawasan itu penting, sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.

B. Proses Pengawasan