pengawasan adalah upaya merealisasi rencana, maka pemgawasan itu penting, sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
B. Proses Pengawasan
Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam
organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semkin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai
fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya
Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan pengawasan ini menyebabkan fungsi pengawasan
juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya. William Travers Jerome III dalam Harahap 2010:42 menjelaskan
pengunaan pengawasan sebagai berikut : 1.
Untuk membuat standar presatsi yang dimaksudkan untuk menaikkan efisiensi dan menean biaya.
2. Untuk mengamankan asset dari kemungkinan pencurian, pemborosan dan
penyalahgunaan. 3.
Untuk membuat stanndar kualitas untuk menjamin kualitas yang diinginkan. 4.
Untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen. 5.
Untuk mengukur prestasi kerja. 6.
Untuk perencanaan dan penyusunan program kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
7. Untuk menyumbangkan berbagai macam rencana dan program yang
ditetapkan top manajemen. 8.
Untuk memotivasi karyawan sehingga meraka dapaat menyumbangkan prestasi terbaiknya.
1. Tujuan Pengawasan
Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers dalam Sukoco 2007:129 adalah :
a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi
persaingan usaha yang semakin tinggi menurut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan
menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi
penyalahgunaan alat atau bahan. c.
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang tercapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi seorang
pegawai. d.
Mengkoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalakan. e.
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organsasi agar tercapai.
2. Manfaat Pengawasan
Apabila sitem pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan atau manfaat sebagai berikut :
a. Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah, dan lebih mudah dicapai.
b. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, dan transparancy.
Universitas Sumatera Utara
c. Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam
organisasi. d.
Menumbuhkan perasaan aman di hati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat.
e. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaanorganisasi.
f. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil.
g. Meningkatkan iklim persaingan yang sehat sehingga mereka yang
berprestasi akan lebih dihargai. h.
Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya meningkatkan laba perusahaan.
i. Top pimpinan dapat lebih memfokuskan perhatian kepada masalah lain
yang lebih besar untuk kepentingan jangaka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan
yang baik. j.
Akan memperlancar operasi, komunikasi, dan kegiatan perusahaan karena semua serba terbuka, jelas, lurus, dan tidak ada yang disembunyikan
transparan. k.
Merupakan persyaratan dalam “ good corporate governance “. Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible dalam
Sukoco 2007:130 antara lain : a.
Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. b.
Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kuantitas dan kualitas output yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektifbagi
organisasi. d.
Mengidentifikasi beberapa hal yang memuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
e. Membantu pencapaian kerja sesuai tingakt atau deadline yang ditetapkan.
3. Unsur Pengawasan
Menurut Quible dalam Sukoco 2007:130, proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur – unsur dibawah ini dihilangkan :
a. Faktor – faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya
stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktaor – faktor apa saja yang diawasi. Tentu saja, pemahaman terhadap faktor tidak terlalu penting
akan mengakibatkan waktu dan tenaga yang terbuang secara sia – sia. Misalnya, pada departemen adminitrasi, penyelesaian order penjualan
merupakan faktor penting yang perlu diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
b. Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas
mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah
keterlibatan semua pihak termasuk pihak yang akan diawasi mutlak diperlukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk
menentukan alat ukur yang akan digunakan.
Universitas Sumatera Utara
c. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan
dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.
d. Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari yang
diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu.
4. Proses Yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio dalam Sukoco 2007:130, ada tiga proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaaan administrasi kantor :
a. Mendefenisikan pekerjaan kantor yang diawasi. Hal ini akan membantu
pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Ada beberapa hal yang dapat
dilakukan manajer adalah sebagi berikut : 1.
Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat
meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderug memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk
mencapainya. Jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10 dalam setahun
atau pengurangan biaya telepon sebesar 15 dalam setahun. 2. Standar Ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai
kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga
Universitas Sumatera Utara
pengkuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “ menjadikan organisasi lebih baik “ sangat sulit untuk diukur. Menurut
Loenard Dan Hilgert dalam Sukoco 2007:131, terdapat dua standar yang dapat digunakan oleh organisasi :
a. Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi dan
diukur dengan mudah. Misalnya, teiler disebuah ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi penarikan, penyimpanan, maupun
pembayaran, sehingga rata – rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit. b.
Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubngan dengan karakteristik hubungan
manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingakat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.
3. Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrassi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa perkuartal maupun
semester, untuk menjamin tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran
kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
b. Menfasialitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah
dilakukan, Manajer Administrasi atau Supervisor hendaknya membarikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk
meningkatkan kinerja meraka sesuai dengan target yang diterapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas
Universitas Sumatera Utara
yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :
1. Mengurangi hambatan yan ada, misalnya peralatan kantor yang sudah out
of date penggunaan komputer dengan kecepatan processor 496 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor
diatas 2GHz; kurang efisiensinya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah hendaknya
manajer administrasi atau supervisor seenantiasa mendegarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai
tujuan. 2.
Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun
hambatan telah dikurangi leh Manajer Administrasi atau Supervisor,namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas
jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaaan seharusnya 5 orang, namun hanya bersedia 3 orang, maka tujuan mustahil
akan tercapai. 3.
Memberikan perhatian penuh dalam pekerjaan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai,
dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian
publiaksi fotocopy adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang abru lulus dari sekolah
Universitas Sumatera Utara
kejuruan. Hendanya perekrutan tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu
dipertimbangakan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimilki, dan seterusnya.
c. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi atau
Supervisor agar pegawai senantiasa tertantang untuk mebncapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persistem mencapainya.
Beberapam hal yang harus dilakukan adalah : 1.
Memberikan imbalan yang dihargai pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting
buat mereka, apakah t peningakatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain – lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem imbalan bagi
pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari pegawai. 2.
Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang telah ditetapkan, organisasi harus
memberikannya secara tepat sesuai dengan yang telah dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi
dimata pegawai, dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
3. Memberikan imbalan secara adil. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga
ketidakpuasan dari masing – masing pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya Supervisor juga mendapatkan
input dari masing – masing anggota kelompok mengenai kinerjanya.
Universitas Sumatera Utara
Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap anggota kelompok kerja yang dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat
mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang.
Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen
yang lain.
5 . Pengawas
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam
periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat diajadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, Cardy dalam Sukoco 2007:132 adalah :
a. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan
bertanggungjawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi
karena supervisor berhubungan erat dengan usaha untuk memotivasi para pekerja, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu
membentuk suatu tim yang melaksanakan tugas – tugas spesifik. b.
Teman Sekerja. Yang didasari atas kenyataan tidak setiap atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja
seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam
Universitas Sumatera Utara
sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman sekerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan
yang bersankutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk
memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota lain, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan,
sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat. c.
Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang
diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis
kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan
perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi. d.
Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap defensif mereka
dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.
Universitas Sumatera Utara
C. Pengawasan Yang Efektif
