Proses Penulisan Press Release

commit to user oleh para jurnalis. Informasinya harus jelas, sesuai kenyataan, serta menaati kaidah penulisan yang baik.

F. Proses Penulisan Press Release

Proses penulisan dalam membuat press release harus memuat unsur 5W+1H sebagai unsur yang sangat mempengaruhi berita yang dibuat oleh seorang public relations. Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung straight news dengan gaya piramida terbalik. Dimulai dengan membuat lead teras berita kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H. Cole mengungkapkan bahwa penulisan dengan gaya piramida terbalik digunakan dengan alasan: Pertama , pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua , redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga , redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release . Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu. 10 Sedangkan menurut Kriyantono , dalam menulis press release diperlukan teknik-teknik praktis yang harus dikelola dengan sebaik mungkin. Tetapi sebelum menulis release, PR disarankan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : 11 1. Mengapa peristiwa ini layak disampaikan why is this important ? 2. Apa materi pokok informasi what are the main points ? 3. Apakah informasinya dapat di cek ? Apakah tersedia data pendukung ? what research is there to back up informations ? Can it be checked easily if reporters ask to do so ? 4. Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita who can be quoted as an authority on the topic ? 10 Soemirat Ardianto. Op. Cit. 60. 11 Kriyantono. Op. Cit. 142. commit to user 5. Apakah memerlukan backgrounders atau fact sheet is a fact sheet needed for additional information ? Dalam proses penulisan press release juga mempunyai beberapa tehnik agar release yang dibuat oleh seorang public relations dapat dimuat di media massa dan dapat dimengerti oleh wartawan pencari berita. Hal ini digunakan sebagai acuan agar memudahkan pembaca dalam mengerti sebuah release tersebut. Diantaranya penulis mengutip teori dari salah satu ahli. Teknik- teknik menulis realese yang baik menurut Kriyantono , adalah sebagai berikut : 12 1. Menentukan suatu tema key-issue atau news values. 2. Buat sesuai piramida terbalik. 3. Release harus informative. 4. Hindari pesan-pesan menjual. 5. Paragraf singkat. 6. Format : Jangan ditulis tangan. 7. Identifikasi. 8. Tanggal release. 9. Waktu pengiriman. 10. Pilih media pengiriman yang tepat. 11. Pilih aksesori yang menarik. 12. Undang media. 13. Tulis ekslusif. 14. Beri tanda diakhir release. 15. Jangan salah ketik. 16. Pertimbangkan rumus tujuh unsur yang sangat mempengaruhi : -Subjek -Organisasi -Lokasi -Keunggulan -Penerapan -Rincian -Sumber Teknik dalam penulisan press release tersebut digunakan tidak hanya sebagai acuan, tetapi juga agar terhindar dari kesalahan-kesalahan dalam menulis press release yang terkadang disama artikan dengan berita atau artikel di koran maupun media massa. Sehingga penulisan 12 Kriyantono. Op. Cit. 142-148. commit to user press release menggunakan teknik-teknik yang baik sesuai dengan pendapat Kriyantono diatas dapat bermanfaat bagi seorang public relations dalam membuat release di suatu perusahaan. Tidak hanya itu saja, Frenk Jeffkins mengemukakan The Seven Points Formula dalam pembuatan Press Release yaitu unsur-unsur yang harus ditulis dalam sebuah Press Release atau News Release. Unsur- unsur itu disingkat SOLAADS: 13 Subject : Apa yang diungkapkan ide pokok dalam Press Release. Organizations : Apa nama perusahaan pengirim Press Release. Locations : Dimana kegiatan yang diberikan itu berlangsung. Advantages : Apakah manfaatnya. Applications : Apa kegunannya, Siapa penggunanya. Details : Apa yang menjadi spesifikasi dari informasi itu. Source : Sumber pengirim News Release. Selain teknik-teknik penulisan press release yang baik dan unsur- unsur dalam membuat press lease, di dalam penulisannya seorang public relations harus mengerti dan memahami struktur penulisan Press Release. Memahami struktur penulisan press release bertujuan agar dapat mengetahui bagian-bagian di dalam berita yang dibuat. Sehingga memudahkan dan membantu saat dilakukan evaluasi terhadap berita atau release tersebut. Sedangkan Format Standar Press Release Menurut Bivins , mengemukakan format standar Press Release berdasarkan konvensi para praktisi PR yang tergabung dalam suatu asosiasi sebagai berikut : 14 1. Tipe penulisan Press Release harus jelas, ditulis di kertas surat tanpa hiasan di pinggir kertasnya. 2. Margin adalah satu untuk satu dan setengah inci untuk semua bagian. 13 Frank Jeffkins. 1998. Essential of Public Relations. Heineman Publishers. Singapore. 60-61. 14 Thomas Bivins. 2005. PR Writing: The Essentials of Style and Format . Boston. 45. commit to user 3. Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas halaman utama. Ditandai dengan blok termasuk alamat lengkap, nama kontak person, biasanya orang yang menulis Press Release dan nomor telepon, nomor telepon hotline yang bisa dihubungi kapan. Perlu diingat bahwa redaksi ingin memuat Press Release Anda dan meminta informasi lebih lanjut. 4. Tanggal release tertera di margin kanan, sedikit lebih ke bawah dibandingkan margin bawah alamat yang diblok. Bagian ini memberikan kepastian informasi bagi redaksi dan waktu yang tepat untuk pemuatannya. 5. Penulisan judul ditulis dalam satu spasi dan digarisbawahi. 6. Tubuh atau uraian Press Release ditulis dalam dua spasi. 7. Jika lebih dari satu halaman, Press Release dibawah halaman dalam more lagi-lagi diletakkan dalam kurung atau tanda garis pisah. 8. Halaman-halaman berikutnya ditandai dengan slug-line kode diikuti beberapa garis pemisah. Nomor halaman pada kiri atas. 9. Akhir dari suatu tulisan Press Release ditandai dengan beberapa cara misalnya membubuhkan kata “end” tamat. Setelah release sudah selesai dibuat dan release tersebut mengacu pada hal-hal yang sudah menjadi aturan dalam penulisan press release, seorang public relations dalam mengirimkan press release harus memperhatikan beberapa hal yang penulis kutip dari pendapat salah satu ahli. commit to user Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman Press Release menurut Aceng Abdullah , adalah : 15 1. Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan pada hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari. 2. Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi. 3. Pengiriman bisa pula melalui faksimili. 4. Konfirmasikan kembali lewat telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum. Sebab, adakalanya tidak sampai pada alamat yang dituju, atau cetakan pada faksimili ternyata amat sulit untuk dibaca. G. Media Massa Media Massa merupakan mitra bagi seorang Public Relations karena melalui media ini Public Relations memperoleh publisitas atau lebih dikenal, baik perusahaan PT. Kereta Api Indonesia Persero Daop 6 Yogyakarta maupun produk atau jasanya. Media massa tersebut dapat berupa surat kabar umum, majalah umum, radio siaran, dan televisi siaran. Berikut beberapa pendapat dari para ahli mengenai media massa : F a jr i Senja dalam Kamus Lengkap Bahasa Indonesia berpendapat bahwa media massa diartikan sebagai berikut: 16 Media adalah sarana, alat, sarana komunikasi bagi masyarakat bisa berupa koran, majalah, tv, radio siaran, telepon, internet, dsb; Media cetak adalah a l a t k o m u n i k a s i m a s s a y a n g d i t e r b i t k a n d a l a m b e n t u k c e t a k a n s e p e r t i koran, majalah dsb; Media elektronik adalah Sarana atau media yang berupa elektronik seperti radio dan televisi. 15 Aceng Abdulah. 2000. Press Relations : Kiat Berhubungan dengan Media Massa . Remaja Rosdakarya. Bandung. 84. 16 Fajri Senja. 2000. Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta. 557. commit to user Sedangkan J efkins berpendapat mengenai Media massa. 17 “Pihak media memerlukan penanganan yang berbeda dengan publik-publik lainnya. Salah satu alasannya adalah kenyataan bahwa media merupakan jalur penghubung antara organisasi atau perusahaan dan para publik. Alasan terpenting lainnya adalah bahwa para penerbit, produser, editor dan jurnalis atau wartawan memiliki kekuasaan penuh dalam menentukan apa yang akan dilihat, dibaca, dan didengar publik. Berikanlah apa yang mereka minta, maka Anda akan menjadi kesayangan kalangan media. Suatu keberhasilan besar bagi praktisi PR ketika para editor atau redaktur surat kabar menghubungi dan bertanya apakah memiliki cerita yang bagus untuk mereka.” Press Release yang diberikan kepada media massa akan dirasakan manfaatnya melalui pemberitaan yang positif mengenai perusahaan di media. Agar press release layak diterbitkan di media massa lebih mudah apabila perusahaan mempunyai hubungan baik yang telah dijalin dengan pers. Press Release yang dikirimkan ke media massa tidak semua diterbitkan. Semua press release yang diterima, akan dilakukan proses penyeleksian terlebih dahulu. Press Release yang dikirimkan akan diprioritaskan untuk disiarkan, apabila pihak perusahaan sudah membina hubungan baik dengan pers atau media massa. Penyiaran iklan dan undangan konferensi pers juga akan lebih diprioritaskan daripada perusahaan lain jika telah ada kerjasama dan hubungan yang baik dengan pers. 17 Ardianto. Op. Cit. 121. commit to user 20

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN