xxxviii
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem dan Prosedur
Pengertian dari sistem dan prosedur perlu dibedakan dalam membentuk sistem akuntansi, agar dapat memperoleh gambaran yang
jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi.
Pengertian mengenai sistem dan prosedur yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Mulyadi 2001:5
Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur adalah
urutan kegiatan
klerikal
, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi yang
terjadi berulang-ulang.
b. Baridwan 1981:1
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun dengan skema menyeluruh untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-
transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Dari penjelasan para ahli mengenai sistem dan prosedur tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur merupakan bagian dari sistem.
Urutan beberapa prosedur akan membentuk suatu sistem yang telah
23
xxxix
terencana dan terprogram, disini prosedur disusun sebagai pelaksana dari suatu sistem.
2. Sistem Akuntansi
Pengertian mengenai sistem akuntansi dikemukakan oleh para
ahli sebagai berikut :
a. Mulyadi 2001:3
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
b. Howard F.Stettler dalam S.P Hariningsih 2006:3
Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk
mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dan menghasilkan suatu bentuk laporan-laporan yang diperlukan
oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi suatu perusahaan.
c. Widjayanto 2001
Sistem akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapan serta alt komunikasi,
tenaga pelaksanaannya dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang didesain untuk menstransformasikan data keuangan menjadi
informasi yang dibutuhkan manajemen.
Dari penjelasan mengenai sistem akuntansi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah suatu formulir, buku catatan,
prosedur, alat-alat yang digunakan untuk kepentingan kegiatan suatu
xl
perusahaan yang menghasilkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan.
3. Bahan Baku
Bahan adalah suatu benda berwujud yang digunakan untuk membuat barang jadi Hanggana, 2008:13.
Bahan baku adalah bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi yang mempunyai nilai relatif lebih tinggi dibandingkan nilai
bahan yang lain dalam pembuatan suatu barang jadi Hanggana, 2008:16.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah
suatu bahan utama yang digunakan oleh perusahaan untuk membuat suatu produk sehingga dapat menghasilkan barang jadi.
4. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan Mulyadi, 2001:299.
Sistem pembelian bahan baku menurut Mulyadi 1993:3, adalah “Suatu kerangka dari prosedur-prosedur kegiatan pembelian yang saling
berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan pembelian dari perusahaan”.
Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan
Zaki Baridwan, 1981:107. Menurut Mulyadi 2001: 301-313, sistem akuntansi pembelian
bahan baku memiliki beberapa unsur-unsur sebagai berikut :
xli
a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1 Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2 Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3 Fungsi Penerimaan
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4
Fungsi Akuntansi a
Fungsi pencatatan utang Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembeliaan ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber
yang berfungsi
sebagai catatan
utang atau
xlii
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
b Fungsi pencatatan persediaan
Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli
ke dalam kartu persediaan. b.
Dokumen yang digunakan adalah : 1
Surat Permintaan Pembelian Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti dalam surat tersebut.
2 Surat Permintaan Penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat
berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3 Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4 Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang telah diterima dari pemasok
xliii
telah memenuhi jenis, mutu, dan kuantitas barang sesuai yang tercantum dalam surat order pembelian.
5 Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan
tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis. 6
Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian, juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
c. Catatan akuntansi yang digunakan adalah :
1 Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
voucher payable procedure
, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2 Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
account payable procedure
, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
xliv
3 Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
account payable procedure
, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika
dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
voucher payable procedure
, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
unpaid voucher file
. 4
Kartu sediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. d.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :
1 Prosedur permintaan pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan
pembelian kepada fungsi pembelian. 2
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan para pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
xlv
3 Prosedur order pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada
pemasok yang
dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
oleh perusahaan. 4
Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5 Prosedur pencatatan utang.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakan pencatatan
utang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6 Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebitkan dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen. e.
Bagan Alir Bagan alir digunakan untuk mendefinisikan hubungan antar
bagian pelaku proses, proses manual yang berbasis komputer, dan
xlvi
aliran data dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan Pohan dan Bahri, 1997:65.
Dalam bagan alir ini menggambarkan jaringan-jaringan
prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku.
5. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas adalah sistem yang dirancang untuk menangani transaksi yang berkaitan dengan sumber pengeluaran kas
yang digunakan untuk pembayaran yang bersifat kontinyu dan melibatkan beberapa kegiatan dan perusahaan.
Prosedur pengeluaran kas adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi hutang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut.
Zaki Baridwan, 1981:115. Menurut Mulyadi 2001: 512-518, sistem akuntansi pengeluaran
kas memiliki beberapa unsur-unsur sebagai berikut : a.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah : 1
Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi
yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi.
2 Fungsi Kas
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek,
dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
xlvii
3 Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan pengeluarkan kas ke dalam jurnal pengeluaran kas. Dan
membuat bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kapada fungsi kas dalam mengeluarakan cek sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut. 4
Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.
b. Dokumen yang digunakan adalah :
1 Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada fungsi Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut. 2
Cek Dokumen yang digunakan untuk memerintah bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
3 Permintaan cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi
untuk membuat bukti kas keluar.
xlviii
c. Catatan akuntansi yang digunakan adalah :
1 Jurnal Pengeluaran Kas
Mencatat transaksi pengeluaran kas berdasarkan faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2 Register Cek
Mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
adalah : 1
Prosedur permintaan cek Dalam
prosedur ini
fungsi yang
memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas
dengan mengisi permintaan cek. 2
Prosedur pembuatan bukti kas keluar Dalam prosedur ini diuraikan mengenai pembuatan bukti
kas keluar yang dibuat oleh bagian kas atas permintaan dari fungsi yang memerlukan kas dengan membuat cek dan
mencatatnya dalam bukti kas keluar. 3
Prosedur pembayaran kas Dalam prosedur ini diuraikan mengenai pembayaran kas
yang dilakukan oleh bagian kas dengan mengeluarkan cek kepada bagian yang memerlukan kas.
xlix
4 Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register
cek. e.
Bagan Alir
Dalam bagan alir ini menggambarkan jaringan-jaringan
prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas
B. Pembahasan