Fase Menentukan Tujuan dan Syarat-Syarat Informasi .1 Menentukan Tujuan

4.3.2 Logo Kota Tangerang Selatan

Gambar 4.2 Logo Kota Tangerang Selatan Sumber : Kota Tangerang Selatan 4.4 Fase Menentukan Tujuan dan Syarat-Syarat Informasi 4.4.1 Menentukan Tujuan Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai solusi yang dapat membantu user atau staf Bagian Keuangan dalam menyusun dokumen pencairan dana tanpa harus menginput secara manual setiap dokumen dalam pengajuan pencairan dana. Selain itu, user juga dapat memperoleh manfaat lain berupa laporan-laporan yang berhubungan dengan pelaporan keuangan.

4.4.2 Menentukan Syarat-Syarat Informasi

Untuk menentukan syarat-syarat informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan wawancara dengan staf Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan, dimana dari hasil wawancara tersebut diperoleh informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan adalah Menampilkan dalam satu tampilan untuk menginput data-data pengajuan pencairan dana seperti: SPTJB, Surat Pengantar SPP GU, Surat Permintaan Pembayaran 1, 2 dan 3, SPP untuk LS Nilai Pagu Anggaran dan jumlah dana dalam tiap triwulannya, Surat Pengantar, SPM Nama Program dan Kegiatan, Kode Rekening Kegiatan, Nota Dinas, NPD.

4.4.3 Analisis Sistem Berjalan

Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tahap sebelumnya, maka penulis dapat menganalisa sistem yang sedang berjalan dalam penginputan data dokumen pengajuan pencairan dana pada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kota Tangerang Selatan. Sistem penginputan dokumen pencairan dana pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan awal dimulai dari SPTJB, didalam SPTJB terdapat uraian dari SPJ per Kegiatan yang akan di jadikan dokumen pencairan dalam pengajuan pencairan dana, nilai yang diperoleh setelah selesai penginputan SPTJB akan terhubung dengan uraian nilai pada SPM, SPP, NPD dan Nota Dinas. 2. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan pada SPP 2, didalam SPP 2 terdapat uraian nilai pagu anggaran dan jumlah anggaran dalam tiap triwulannya. Nilai pada SPP 2 disesuaikan dengan pencairan sebelumnya karena berhubungan dengan sisa anggaran yang ada. 3. User atau Staf Bagian Keuangan melakukan penginputan pada form inputan SPM yang didalamnya terdapat inputan Nama Program, Nama Kegiatan, Kode Rekening Kegiatan, Nomor SPM, Nilai Pajak jika dalam kegiatan tersebut kena pajak. Dalam SPM terdapat informasi tentang uraian dalam pengajuan, nilai total, jumlah terbilang, dan semua informasi yang berhubungan dengan rekening dan nama kegiatan. 4. Setelah selesai proses penginputan SPTJB, SPP dan SPM dilanjutkan dengan penginputan NPD, didalam NPD terdapat inputan berupa akumulasi pencairan sebelumnya dari kegiatan yang akan dicairkan dan informasi rincian pencairan yang akan kita ajukan. 5. Setelah selesai melakukan penginputan seluruh dokumen dicetak satu persatu, mulai dari SPTJB, SPP 1,2 dan 3, SPM, Surat Pengantar, Nota Dinas dan NPD. 6. Tampilan memasukan data pada sistem yang berjalan dengan menggunakan MSExcel. Gambar 4.3 Penyusunan SPTJB menggunakan MSExcel.

4.4.4 Kelebihan dari Sistem Berjalan

Analisa yang didapat dari perusahaan dapat disimpulkan beberapa keunggulan dari sistem yang sedang berjalan, diantaranya proses penginputan yang dilakukan secara bertahap memudahkan Staf Bagian Keuangan dalam melakukan pencetaakaan ulang apabila ada kesalahan dalam proses verifikasi.

4.4.5 Kekurangan dari Sistem Berjalan

Berdasarkan hasil dari analisa yang diperoleh dari perusahaan dapat diuraikan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan diantaranya : 1. Staf Bagian Keuangan harus memasukan dokumen pengajuan satu persatu pada setiap dokumen pengajuan . 2. Staf Bagian Keuangan harus menyalin satu file pada setiap pengajuannya sehingga terdapat banyak file pengajuan dan laporan yang dihasilkan hanya sebatas kelengkapan dokumen pengajuan. 3. Apabila ada kesalahan dalam hubungan di setiap halamannya maka nilai yang diinput pada SPTJB tidak akan sama atau terhubung dengan halaman yang lain.

4.4.6 Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan pada sistem yang berjalan, diuraikan beberapa permasalahan yang ada sebagai berikut : 1. Proses penginputan yang berulang, dimana user atau staf Bagian Keuangan dalam menginput data harus melakukan penginputan pada semua sheet. 2. Tidak tersedianya laporan-laporan, user atau staf Bagian Keuangan tidak dapat mencetak secara langsung register-register yang terdapat pada dokumen pencairan dana.

4.4.7 Solusi Pemecahan Masalah

Dari hasil analisa permasalahan, peneliti mencoba untuk memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi pada tabel berikut : Tabel 4.1 Solusi Permasalahan Sistem Berjalan No Permasalahan Solusi 1 Staf Bagian Keuangan harus menginput dokumen pengajuan satu persatu pada setiap dokumen pengajuan Dengan membangun sebuah sistem pengajuan dokumen pencairan dana maka user atau staf Bagian Keuangan dapat mrnyusun dokumen pencairan dana dengan hanya menginput pada satu tampilan. 2 Tidak tersedianya laporan- laporan, user atau staf Bagian Keuangan tidak dapat mencetak secara langsung register-register yang terdapat pada dokumen pencairan dana Aplikasi Pengajuan Dokumen Pemcairan Dana dibuat dengan tujuan memudahkan staf pada Bagian Keuangan dalam penginputan, melihat laporan berupa register SPP, SPM, SP2D dan langsung dapat mencetaknya.

4.5 Fase Perancangan